Datenschutz: Datenvernichtung im HCM mittels Information Lifecycle Management. Dr. Michael Wulf, Sap SE 22.März 2015

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1 Datenschutz: Datenvernichtung im HCM mittels Information Lifecycle Management Dr. Michael Wulf, Sap SE 22.März 2015

2 Motivation Datenschutz ist schon immer ein Thema im HR, wird aber noch wichtiger Was gehört zum Datenschutz für Mitarbeiterdaten? Jeder soll nur das sehen, was er für die Aufgabe benötigt Bisher: Berechtigungen Aber auch: Daten die alt sind, müssen vernichten werden Oft werden die gleichen Daten für unterschiedliche Aufgaben benötigt Bedarf für eine Lösung zur Datenvernichtung und Sperrung 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 2

3 HR Konzept zur Datenvernichtung Aufbewahrungsfristen / Nutzungszeiträume der Daten für unterschiedliche Rollen Sperren von Daten Datenvernichtung Gesetze Betriebs- und Konzernvereinbarungen Daten müssen in Abhängigkeit der Rolle gesperrt werden. Vernichtung erfolgt nach Ablauf der Nutzungsfrist Teil 2 Teil SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 3

4 Umsetzung Datenvernichtung im HCM Status Im SAP HCM ist die Datenvernichtung möglich Verfügbar für ERP 6.0 Enhancement Package 4 und höher Auslieferung als Support Packages im Juni 2011 und Juni 2012 Deckt alle wichtige Daten (Stammdaten, Zeitdaten, Personalabrechnung, Talent-Management) international und für ausgewählte Länder (z. B. Deutschland) ab Details im Hinweis Zur Zeit Kundenprojekte in Deutschland und global Weitere Ergänzungen geplant (u.a. weitere Länder) 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 4

5 Umsetzung Datenvernichtung im HCM Prozess organisatorisch Die Vernichtung besteht aus mehreren Teilen Einrichtung der Vernichtung Benötigt abgestimmtes Konzept zwischen Personalabteilung, Datenschutzbeauftragtem und IT Erfolgt im Customizing-System Durchführung der Vernichtung Im produktiven System Regeln nicht änderbar Üblicherweise Batch-Programme Testlauf (immer) und Zwei-Schritt-Verfahren (je nach Objekt) möglich 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 5

6 Umsetzung Datenvernichtung im HCM Prozess technisch Die Datenvernichtung in SAP HCM basiert auf dem ILM (Information Lifecycle Management ) Daten sind zu Archivierungsobjekten betriebswirtschaftlich zusammengefasst (z. B. Abwesenheiten, Pfändung) Datenvernichtung ist regelbasiert SAP liefert die Optionen für die Regeln aus (z. B. Land, Art der Abwesenheit) Kunden legen die Regeln fest Keine gültige Regel bedeutet keine Vernichtung Abhängigkeiten werden intern geprüft (z. B. Kindergeld/Kind) Integration mit der Archivierung (erst Archivieren, dann vernichten), nicht notwendig, aber möglich (je nach Archivierungsobjekt) Die ILM Funktionalität des Retention Warehouse ist unabhängig hiervon SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 6

7 Umsetzung Datenvernichtung im HCM Regelpflege 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 7

8 Umsetzung Datenvernichtung im HCM Details für HCM Die Datenvernichtung in SAP HCM basiert auf dem ILM (Information Lifecycle Management ) Besonderheiten im HCM: Lizenz für ILM ist in der HCM Lizenz enthalten (wenn für Datenvernichtung genutzt) Für die Vernichtung ist eine HCM (Lese-)Berechtigungen nötig, nicht nur ILM Berechtigung In den meisten Fällen ist die Vernichtung ein 2-Schritt Verfahren um eine zwischenzeitliche Prüfung zu ermöglichen 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 8

9 Vernichtung aller Daten eines Mitarbeiters Nur für HCM Daten Es gibt ein Werkzeug um individuell alle Daten eines Mitarbeiters zu vernichten Report RPUDELPP Einzelfallprüfung, mit 4-Augenprinzip Nicht mit Regeln konfigurierbar (kein ILM) Keine Vernichtung von Daten, die in andere System verteilt wurden Keine Prüfung ob dieser Mitarbeiter im HCM System selbst noch Beteiligter in einem Prozess ist (z. B. Trainer bei Schulung) Produktiv bei einem Kunde im größeren Maßstab 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 9

10 Disclaimer Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Dieses Dokument wird ohne jede Gewährleistung seitens SAP bezüglich der Richtigkeit, Vollständigkeit und Nutzung der enthaltenen Information und Angaben zur Verfügung gestellt. Es dient ausschließlich Informationszwecken. SAP übernimmt keine Haftung für Fehler in dem oder für die Vollständigkeit des Dokumentes, insbesondere nicht für die darin enthaltenen Informationen, Grafiken, Links oder andere Angaben und Inhalte. SAP übernimmt keine Haftung für Schäden, weder ausdrücklich noch stillschweigend, die sich aus dem Gebrauch des Dokumentes ergeben können, insbesondere nicht für die Marktgängigkeit und der Eignung für einen bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts, es sei denn, dass Schäden durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit seitens SAP verursacht wurden. Hiervon umfasst sind insbesondere direkte, besondere, indirekte Schäden sowie Begleit- und Folgeschäden SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 10

11 Umsetzung Sperren von Daten im HCM Grundlagen Erweiterung der HCM Berechtigungen um eine Zeitabhängigkeit/Sperren zu ermöglichen Aufbauend auf dem bestehenden Berechtigungskonzept Keine Änderung des bestehen Standards (schaltbare Lösung) Fokus auf die HCM Infotypen (PA) analog zur Datenvernichtung Geplante Auslieferung EhP 4 und höher mit dem Support Package im Mai SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 11

12 Umsetzung Sperren von Daten im HCM Konfiguration allgemein Zuordnung eines Default Berechtigungszeitraums nach Land, Infotype und Subtype, möglich. Kein Eintrag bedeutet keine Einschränkung 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 12

13 Umsetzung Sperren von Daten im HCM Konfiguration rolenspezifisch Erstellung von IDs die mögliche rollenspezifischen Berechtigungszeiträume nutzen und einem Benutzer über Berechtigungen zuzuordnen 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 13

14 Umsetzung Sperren von Daten im HCM Verarbeitung (1) User ist generell berechtigt die Daten zu sehen Berechtigungszeitraum für Infotyp gepflegt nein Daten sichtbar ja Ende des Datensatzes liegt im Berechtigungszeitraum ja Daten sichtbar nein 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 14

15 Umsetzung Sperren von Daten im HCM Verarbeitung (2) User hat einen rollenspezifischen Berechtigungszeitraum nein Daten nicht sichtbar ja Ende des Datensatzes liegt im diesem Berechtigungszeitraum ja Daten sichtbar nein Daten nicht sichtbar 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 15

16 Zusammenfassung x y Aufbewahrungsfristen User 1 Sperren Datenvernichtung z User SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 16

17 Danke Kontaktinformationen: Dr. Michael Wulf SAP SE 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

18 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter Die von SAP SE oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP SE oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP SE oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP SE oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Die vorausschauenden Aussagen geben die Sicht zu dem Zeitpunkt wieder, zu dem sie getätigt wurden. Dem Leser wird empfohlen, diesen Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 18

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