Erweiterung von SharePoint mit Funktionen des Open Text. Content Lifecycle Management (CLM)

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1 Content Lifecycle Management (CLM) Erweiterung von SharePoint mit Funktionen des Open Text Content Lifecycle Management (CLM)

2 Gründe für die strukturierte Verwaltung von Content in Unternehmen Gesetzliche Vorgaben Beschleunigung der bestehenden Prozesse Besseres und schnelleres Auffinden von Informationen Reduzierung der Infrastrukturkosten 2

3 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) Was bietet MOSS an Dokumenten Management - Funktionalitäten? Checkin und Checkout - Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung von Dokumenten. Versionierung von Dokumenten - Aktuelle Versionen eine Dokumentes erkennen. - Protokollierung (wer hat, wann, welche Aktion durchgeführt). Inhaltsgenehmigung - Inhalte können über integrierte Workflows genehmigt werden. Rollenbasierte Zugriffsrechte - Vergabe von Zugriffsrechten auf verschiedenen Unternehmensebenen bis zum einzelnen Dokument. Elektronische Akte - Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen. Visualisierte Ordnungsstrukturen 3

4 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) Die Grenzen des MOSS - Dokumentenmanagements Keine Konvertierung der Dokumente in Langzeitformate (PDF-A,TIFF). Keine Dokument-ID - Dokumente werden über den Namen identifiziert, was zur Folge hat, dass Dokumente mit gleichem Namen, aber mit unterschiedlichen Metadaten, nicht eindeutig identifiziert werden können. Keine revisionssichere Archivierung (ISO 15489) Keine Rechteverwaltung auf Ordnerebene Eingeschränkte Unterstützung von "Nicht-Microsoft-Produkten (PDF, MindMap, etc.) 4

5 Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint Lösungen durch das CLM von Open Text Die Open Text CLM Services für SharePoint erlauben das automatische und interaktive Archivieren (auch von ganzen SharePoint Seiten) Manipulationssichere Archivierung Der Content kann auch nach der Archivierung weiterhin im SharePoint System gesucht werden Das Archiv übernimmt die Verwaltung des Content. Anwendung von Records Management Richtlinien. 5

6 Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint Vorteile Suche über aktiven und archivierten Content möglich Revisionssichere Archivierung Konfigurieren von Speicherregeln Aufbewahrungsfrist, Medienwahl Erweiterung der Records Management Funktionen von SharePoint Anbindung an Langzeitspeicher herstellerunabhängig Entlastung der Sharepoint Datenbank durch Speicherung von Content auf anderen Speichermedien Vollständige Integration - Keine weitere Entwicklungsarbeit notwendig Single Sign-On 6

7 Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint 360 Ansicht - ECM mit Microsoft Content durchläuft einen Lebenszyklus Bereitstellung einer gewohnte Umgebung um Content zu erstellen und anzusehen Records Klassifikation ist ein effektiver Weg Content von verschiedenen Quellen und Applikationen zu sammeln Die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen erfordert die Langzeitaufbewahrung von Content 7

8 Content Lifecycle Management (CLM) für Sharepoint 8

9 Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint Zusammenfassung Teamsites und Workspaces bieten einen schnellen Einstieg in den Bereich Collaboration Durch das CLM werden alle Enterprise Content Management Funktionalitäten für alle wichtigen Infrastrukturen angeboten Anwender profitieren durch jahrelange ECM - Erfahrung, durch Kostenminimierung und durch die Reduzierung der Komplexität Open Text Livelink bietet eine optimale Lösung für die revisionssichere Archivierung von SharePoint Content Open Text CLM Services für Sharepoint bietet eine Lösung für Organisationen, die mit einem zunehmend regulierten Umfeld und der Notwendigkeit, Information zu strukturieren und potenzielle Haftung zu minimieren, konfrontiert sind 9

10 Content Lifecycle Management (CLM) für SharePoint Fragestellungen für eine ROI Betrachtung Wieviel Informationen könnten Sie in der Enterprise Library speichern statt in der SQL Datenbank? Wie hoch ist das Einsparungspotenzial durch die Reduzierung von Dubletten? Wie stark kann die SharePoint Datenbank damit verkleinert werden? Wieviel schneller können Applikationen wiederhergestellt werden (bei einer 80% kleineren Datenbank.)? Server Performance: Hardwareaufrüstung ist z. B. ab 2000 Sites pro Site Collection notwendig - statt Aufrüstung mit Hardware, kann das Problem durch Archivierung gelöst werden Wie sind die Auswirkungen auf die Kosten, wenn Informationen betrachtet werden, die gemäß der Standard- Aufbewahrungsregeln von 10 Jahren, gespeichert und aufbewahrt werden müssen? 10

11 Die Standorte der BTC AG Hauptsitz: Escherweg Oldenburg Fon: + 49 (0) 441/ Fax: + 49 (0) 441/ Louisenstraße Bad Homburg Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Kurfürstendamm Berlin Fon: + 49 (0) 30/ Fax: + 49 (0) 30/ Mary-Somerville-Straße Bremen Fon: +49 (0) 421/ Fax: +49 (0) 421/ Wittekindstraße Dortmund Fon: +49 (0) 231/ Fax: +49 (0) 231/ Bartholomäusweg Gütersloh Fon: +49 (0) 5241/ Fax: +49 (0) 5241/ Kehrwieder Hamburg Fon: +49 (0) 40/ Fax: +49 (0) 40/ Klostergasse Leipzig Fon: +49 (0) 341/ Fax: +49 (0) 341/ Wilh.-Th.-Römheld-Str Mainz Fon: + 49 (0) 6131/ Fax: + 49 (0) 6131/ Türkenstraße München Fon: +49 (0) 89/ Fax: +49(089) An der Alten Ziegelei Münster Fon: +49 (0) 251/ Fax: +49 (0) 251/ Çayiryolu 1, Partaş Center Kat: Içerenköy, Istanbul Türkei Fon: +90 (216) Fax: +90 (216) ul. Małe Garbary Poznań Polen Fon: +48 (0) Fax: +48 (0) Hasebe Build.11F, Sendagi, Bunkyo-Ku, Tokyo Japan Fon: +81 (3) Fax: +81 (3) Bäulerstraße Glattbrugg Schweiz Fon: +41 (0) 44/ Fax: +41 (0) 44/ Konrad-Zuse-Straße Neckarsulm Fon: +49 (0) 7132/ Fax: +49 (0) 7132/

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