als Anlage übersende ich den öffentlichen Bericht der Landesregierung rechtspolitischer Sprecher der FDP Landtagsfraktion l

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1 Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Der Minister Justizministerium Nordrhein-Westfalen Düsseldorf Vorsitzenden des Rechtsausschusses Herrn Dr. Ingo Wolf MdL Platz des Landtages Düsseldorf nachrichtlich: Rechtsausschuss des Landtags - Referat I Düsseldorf Sette 1 von 1 Aktenzeichen L 191 bei Antwort bitte angeben Bearbeiter: Herr Oe Robertz Telefon: Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein Westfalen am Öffentlicher Bericht der Landesregierung (TOP 12 der Tagesordnung "Sachstand der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) in der Justiz in Nordrhein-Westfalen") Anlage: 1 Bericht (60fach) Sehr geehrter Herr Vorsitzender, als Anlage übersende ich den öffentlichen Bericht der Landesregierung zu dem von Herrn Dirk Wedel MdL J rechtspolitischer Sprecher der FDP Landtagsfraktion l mit Schreiben vom 17. Juni 2016 angemeldeten Tagesordnungspunkt (TOP 12) "Stand der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) in der Justiz in Nordrhein-Westfalen" in 60-facher Ausfertigung zur Weiterleitung an die Mitglieder des Rechtsausschusses.,Mit freundliefen Grüßen f~v Thomas Kutschaty Olenstgebäude und Liefera nschrift: Martin-Luther-Platz Düsseldorf Telefon: Telefax: poststelle@jm.nrw.de

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3 Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen 60. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein-Westfalen am 29. Juni 2016 Schriftlicher Bericht zu TOP 12 "Sachstand der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) in der Justiz in Nordrhein-Westfalen"

4 - 2 - Mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 (BGBI. I S. 3786) hat der Bundesgesetzgeber einen Zeitplan für dessen Einführung vorgegeben. So müssen die Gerichte bereits ab dem 01. Januar 2018 Schriftsätze in elektronischer Form entgegennehmen. Alle professionellen Nutzer - also Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts - sind ab dem verpflichtet, Schriftstücke nur noch elektronisch einzureichen. Aufgrund dieser Verpflichtung werden die Eingänge in elektronischer Form mittelfristig die Papiereingänge deutlich übersteigen. Dies erfordert aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen die zeitnahe Einführung einer elektronischen Akte. Eine Beibehaltung der Papierakte würde dazu führen, dass die elektronischen Eingänge - auch zur Zustellung an den Gegner - auszudrucken 1 in Papierform zu verarbeiten und per Post zu versenden wären. Der damit verbundene Medienbruch sowie der erhebliche Aufwand an Druck- und Versandkosten soll durch die Einführung einer durchgängigen elektronischen Aktenbearbeitung in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen vermieden werden. Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte erfordert zudem die Schaffung der technischen Voraussetzungen innerhalb einer zentralen IT-Betriebsumgebung. Bei Einführung einer elektronischen Akte und Wegfall der Papierakten erhöhen sich die Anforderungen an die organisatorischen und technischen Maßnahmen zum Datenschutz, zur Datensicherheit, zur zuverlässigen und revisionssicheren Ablage von Dokumenten, zur Realisierung von Zugriffsrechten sowie zur Ausfallsicherheit und Suche in großen Daten- und Dokumentenmengen. Die Einhaltung dieser Anforderungen kann nur in einem zentralen IT-Betrieb bestmöglich gewährleistet werden. In den kommenden Jahren sollen der elektronische Rechtsverkehr und die elektronische Akte sukzessive bei allen 226 Gerichten und Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen eingeführt und die Zentralisierung der Informationstechnologie umgesetzt werden. Hiervon werden rund Bildschirmarbeitsplätze betroffen sein. Die Einführung erfolgt schrittweise und fachbereichsbezogen nach vorheriger Durchführung von Pilotierungen. Um dies organisatorisch) technisch und wirtschaftlich sinnvoll zu gestalten und dabei in der Übergangsphase eine funktionsfähige Justiz aufrecht zu erhalten, sind vielfältige technische, organisatorische und rechtliche Maßnahmen erforderlich, die bereits begonnen haben und in den kommenden Jahren fortzusetzen sind. Dazu zählen: Aufbau und Betrieb einer zentralen IT -Betriebsstelle Bereitstellung einer elektronischen Aktenbearbeitung (z.b. Infrastruktur Postein- und -ausgang; Entwicklung, Anpassung und Pflege der Software der elektronischen Akte; Anpassung, Pflege und Optimierung der Fachverfahren)

5 - 3 - Anpassung der Arbeitsplatzausstattung an die Erfordernisse einer durchgängig elektronischen Aktenbearbeitung Ertüchtigung der Sitzungssäle und Beratungszimmer für eine Verhandlungsführung unter Nutzung elektronischer Akten Qualifizierung der Anwender Über dieses Projekt und seinen Verlauf ist der Rechtsausschuss des Landtags Nordrhein-Westfalen mit schriftlichem Bericht vom (Vorlage 16/2523), mündlichem Bericht vom (APr 16/924) und schriftlichem Bericht vom (Vorlage 16/3156) unterrichtet worden. Seither sind die Zentralisierung der IT des Landes Nordrhein-Westfalen sowie die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte weiter vorangeschritten. Einzelne Meilensteine konnten erreicht und weitere Maßnahmen konkretisiert werden. Die Inbetriebnahme der zentralen IT-Betriebsstelle der Justiz NRW in Münster soll - wie angekündigt - in diesem Jahr erfolgen. Die IT-Betriebsstelle wurde schrittweise aufgebaut und für die Pilotierung erster Fachverfahren von ausgewählten Gerichten vorbereitet IT,NRW hat die Räumlichkeiten des Rechenzentrums Anfang des Jahres 2016 geräumt und der ITD hat die Betriebsbereitschaft der zentralen IT Betriebsstelle grundsätzlich hergestellt. Die Bereitstellung der Justizarbeitsplätze wird aus der zentralen IT-Betriebsstelle heraus durch Virtualisierung (Microsoft Hyper-V) und Terminalserver (Citrix) erfolgen. Betrieben wird die IT-Betriebsstelle vom zentralen IT-Dienstleister der Justiz NRW (ltd) bei dem Oberlandesgericht Köln, dem die Betriebsverantwortung für die IT der Ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Fachgerichtsbarkeiten, der Staatsanwaltschaften sowie der Aus- und Fortbildungseinrichtungen übertragen wird. Zur Aufgabenwahrnehmung sind bei dem ITD sieben Dezernate eingerichtet worden: Planung und Koordination, Anwenderbetreuung, Verträge und Beschaffung, IT -Fortbildung, Anwendungsmanagement Technischer Betrieb und Rechenzentrum sowie Informationssicherheit und Datenschutz. Der organisatorische Aufbau des ITD schreitet voran. Nach der Zuordnung des Technischen Betriebszentrums (TBZ) und des Beratungstelefons Informationstechnik (BIT) zum POLG Köln zum verfügt der ITD mittlerweile über ca. 100 Arbeitskräfte, die an unterschiedlichen Dienstorten tätig sind. Der Ausbau und die Übertragung weiterer Aufgaben wird in den nächsten Monaten sukzessive fortgesetzt. Im Verwaltungsbereich wird der ITD zudem derzeit von Dezernaten des OLG Köln unterstützt.

6 - 4 - Parallel zu der Errichtung der zentralen IT -Betriebsstelle in Münster erfolgt der Aufbau eines georedundanten Standortes in Düsseldorf (Mauerstraße), in dem sich wie bei der zentralen Betriebsstelle in Münster ausschließlich Hardware der Justiz befindet und ausschließlich Verfahren der Justiz betrieben werden. Da die vollständige Ertüchtigung voraussichtlich 20 Monate benötigen wird, wird die Georedundanz für eine Übergangszeit an einem anderen Standort von IT.NRW in Düsseldorf (Völklinger Straße) hergestellt. Als nächste Schritte stehen nunmehr der Start der technischen Zentralisierung im Rahmen einer Pilotierung mit dem Landgericht Bonn in Verfahren nach 335a HGB, dem Landgericht Bochum und dem Sozialgericht Düsseldorf an. Vor einigen Wochen sind hierzu Daten und Fachverfahren des sogenannten EHUG-Verfahrens beim Landgericht Bonn in den Rechenzentrumsbetrieb erfolgreich überführt worden. Derzeit eriolgen Tests zum Betrieb dieses EHUG-Veriahrens in der Rechenzentrumsumgebung. Daran anschließend wird das eriorderliche Mitbestimmungsveriahren für die Aufnahme des Produktivbetriebes dieser Veriahren eingeleitet. Nach erfolgreicher Pilotierung ist die sukzessive flächendeckende Migration der Gerichte und Behörden in den RZ-Betrieb geplant. Bei der Übernahme der Datenverarbeitung durch die zentrale Betriebsstelle beim ITD sind datenschutzrechtliche Belange zu berücksichtigen. Die Datenhoheit verbleibt bei den jeweiligen Gerichten und Behörden. Das Justizministerium wird in diesem Zusammenhang eine zentrale Kontrollaufgabe hinsichtlich der Datenverarbeitung seitens des ITD übernehmen und dadurch den Geschäftsbereich erheblich entlasten. Ein weiteres zentrales Aufgabenfeld ist die Bereitstellung einer elektronischen Aktenbearbeitung. Dies beinhaltet etwa die Erfassung und Verarbeitung elektronischer Postein- und -ausgänge, die Entwicklung, Anpassung und Pflege der Software der elektronischen Akte sowie die Anpassung, Pflege und Optimierung der Fachverfahren. Aus wirtschaftlichen Gründen und im Hinblick auf die organisatorischen Konsequenzen des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten erfolgt in diesen Bereichen eine länderübergreifende Zusammenarbeit. Dabei haben sich bundesweit drei unterschiedliche Ansätze für die elektronische Aktenbearbeitung entwickelt: Baden-Württemberg entwickelt das Produkt "e-akte-as-a-service" ("ea8"), das auf den Einsatz von marktgängiger Standard-Software unter weitestgehendem Verzicht auf Eigenentwicklungen und die Anbindung weiterer Anwendungen über web Services setzt. Nach hiesigem Kenntnisstand wird die Aktenbearbeitung im Wesentlichen durch die Funktionen eines marktgängigen Dokumenten-Management Systems (DMS) bestimmt. Jüngst hat sich 8chleswig-Holstein als bislang einziges Land neben Baden-Württemberg für den Einsatz "eas" entschieden. Kürzlich wurde in Baden-Württemberg mit der PiJotierung begonnen.

7 - 5 - Das unter bayerischer Federführung entwickelte eakte-system HElektronisches Integrationsportal" (eip) basiert auf Programmierwerkzeugen (JAVA) und Middlewarekomponenten (Oracle Weblogic, Oracle-SOA-Suite) der Fa. Oracle und folgt damit der technischen Basis der ebenfalls unter bayerischer Federführung stehenden IT Fachanwendung forumstar (Äquivalent zu Judica). elp wird derzeit bei dem Landgericht Landshut pilotiert. Geplant ist der Einsatz auch in weiteren Ländern des forumstar-verbunds, dem alle Bundesländer angehören, die nicht im e 2 -Verbund organisiert sind. Allerdings haben sich Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein bereits für ein anderes Produkt entschieden, während andere Bundesländer dem Vernehmen nach noch unentschlossen sind. Nordrhein-Westfalen hat sich mit den ländern Bremen, Niedersachsen, Hessen, Saarland und Sachsen-Anhalt zu dem sogenannten e 2 -Verbund zusammengeschlossen mit dem Ziel der Erarbeitung gemeinsam zu nutzender Softwaremodule insbesondere für die elektronische Akte und den elektronischen Postein- und - ausgang. Maßgebende Produkte sind dabei das unter Federführung von NRW entwickelte und nunmehr in das "e2-projekt" integrierte eakte-system "Ergonomischer elektronischer Arbeitsplatz (e 2 A)" und der unter hessischer Federführung entwickelte "Ergonomische elektronische Posteingang und Postausgang (e 2 P)", die jeweils auf Microsoft-Technologie basieren. Derzeit wird e 2 A in Niedersachsen und Nordrhein Westfalen pilotiert. Gleichzeitig werden entsprechende Vorbereitungen in Bremen und im Saarland getroffen. Auch wenn danach unterschiedliche Systeme für die elektronische Aktenbearbeitung bestehen, bringt die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte die Notwendigkeit mit sich, elektronische Akten über länder- und Entwicklungsverbundgrenzen hinaus auszutauschen. In der Bund-länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) wird daher auf die Vereinbarung von Standards hin gearbeitet, die den Austausch von Akten unter den verschiedenen e Akten-Systemen sicher und verlustfrei ermöglichen. Seit Jahren schon hat sich bundesweit der Standard xjustiz etabliert. der zum Austausch strukturierter Daten in Form einer xml-datei dient. Der Themenkreis Aktenstruktur der BLK arbeitet an einer Erweiterung dieses Standards um Informationen zum Aufbau der Akte. So wird künftig etwa in einem standardisierten strukturierten Datensatz festgehalten, welcher Aktenbestandteil der Hauptband ist und welcher eine Beiakte. Des Weiteren wird sich aus den Strukturdaten ergeben, um welche Art von Akte es sich handelt (Zivilakte, Nachlassakte, etc.). Außerdem werden weitere Informationen wie zum Beispiel abgebende Stelle, Aktenzeichen usw. in standardisierter Form vorgehalten. In Nordrhein-Westfalen wird zur Bearbeitung der elektronischen Akte fachbereichsübergreifend das Modul "ergonomisch elektronischer Arbeitsplatz" (e 2 A) zum Einsatz kommen. Dieses bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche, in welche zunächst in der sog. Basisversion die etablierten Fach- und Textverfahren in der Justiz (z.b. in Nordrhein-Westfalen JUDICA, TSJ, EUREKA-Fach, MESTA. ACUSTA) eingebunden

8 - 6 - werden. Mit dem Produkt e 2 A können die wesentlichen Funktionen der elektronischen Aktenbearbeitung abgedeckt werden, wie z.8. die Steuerung der Arbeitsabläufe (Stichworte: "elektr. Aktenbock") und die inhaltliche Arbeit mit DokumentenfT exten (elektronische Darstellung der Akten). Zudem werden die Anbringung von Anmerkungen, Markierungen, Lesezeichen und Verlinkungen unterstützt und Werkzeuge zur Strukturierung von Texten zur Verfügung gestellt (z.b. werden durch die Markierung von Textteilen mit verschiedenen Farben auf Wunsch automatisch Relationstabellen generiert). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, durch die Einbindung einer die Unterschrift ersetzenden Signaturkomponente Dokumente qualifiziert elektronisch zu signieren. Im April 2016 wurde die sog. Basisversion Stufe 1 an aue Länder des e 2 -Verbundes ausgeliefert. Diese wird derzeit umfangreichen Tests zur Vorbereitung des Echteinsatzes unterzogen. Nachdem die Fachverfahren JUDICAfTSJ bereits im Jahr 2015 erfolgreich angebunden worden sind, wurden in dieser Basisversion Stufe 1 u.a. die Voraussetzungen für eine Anbindung des in der Sozial- und Arbeitsgerichtsbarkeit zum Einsatz kommenden Fachverfahrens EUREKA-Fach sowie der für die elektronische Postein- und -ausgangsverarbeitung vorgesehenen Software e 2 p geschaffen. Derzeit läuft bereits die Weiterentwicklung für die Basisversion Stufe 2 1 die eine Fortentwicklung der Module und eine Anbindung an weitere Fachverfahren beinhalten wird. Die Anwendung e 2 A ist überdies nach dem Ergebnis einer Begutachtung durch einen externen Gutachter weitgehend barrierefrei. Sie ist für gehörlose Nutzer uneingeschränkt nutzbar. Die für sehbehinderte und motorisch eingeschränkte Nutzer bestehenden geringen Hürden und die Beeinträchtigungen für blinde Nutzer werden derzeit durch das mit der Weiterentwicklung und Pflege beauftragte Softwarehaus beseitigt. Darüber hinaus bedarf es zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte noch eines weiteren Moduls zur Steuerung der verschiedenen Kommunikationskanäle (z.b. EGVP oder gescannte Papierdokumente) und der für Postaus- und -eingänge notwendigen automatischen Bearbeitungsschritte (Zusammenführung, Konvertierung in ein einheitliches und durchsuchbares Format automatisierte Zuordnung und Absenden von Dokumenten). Hierzu entwickelt der e 2 - Verbund unter Federführung der hessischen Justizverwaltung die einheitliche Kommunikationsplattform e 2 P, über die u.a. beim Posteingang vom Eingang der Nachricht bis zur Einlagerung in e 2 A notwendige Zwischenschritte, wie eine Konvertierung oder Umwandlung mit einer Texterkennungssoftware (OCR = Optical Character Recognition) in durchsuchbare Dokumente angesteuert werden können. Die Software ist in der Basisversion Stufe 1 ebenfalls im April 2016 ausgeliefert worden. Es erfolgt derzeit der Aufbau der zum Betrieb erforderlichen technischen Infrastruktur.

9 - 7 - Gemeinsam bilden diese Softwareprodukte den integrierten elektronischen Arbeitsplatz der Justiz. Dessen Einführung wird fachbereichsbezogen und schrittweise nach vorheriger erfolgreicher Pilotierung erfolgen. Derartige Pilotierungen laufen derzeit bei dem Landgericht Bonn in den sogenannten EHUG-Veriahren, bei dem Landgericht Bochum in Zivilsachen sowie bei dem Sozialgericht Düsseldorf. In den sogenannten EHUG-Veriahren bei dem Landgericht Bonn befindet sich die elektronische Akte bereits im Echteinsatz. Die Pilotierung hat am in zwei Spruchkörpern begonnen und ist am auf 7 Spruchkörper ausgeweitet worden. Die Pilotspruchkörper arbeiten bereits durchgängig mit der elektronischen Akte, noch ist aber die Papierakte führend. Sobald die Veriahren in die zentrale IT Betriebsstelle überführt sind, wird durch Rechtsverordnung der Einsatz führender elektronischer Akten in allen Spruchkörpern des Pilotbereichs angeordnet. Die parallele Führung einer Papierakte wird dann entfallen. Bei dem Soziaigericht Düsseldori wird neben der elektronischen Akte auch ein neues Fachveriahren (EUREKA-Fach) eingeführt. Anders als bei dem Pilotprojekt in Bonn wird es hier eriorderlich werden, auch gerichtliche Bestandsakten und eingehende Beiakten der beteiligten Verwaltungsbehörden durch Scannen in elektronische Dokumente zu transformieren. Die Erhebung und Umsetzung der technischen! rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ist bereits weit fortgeschritten. Nach erfolgreicher technischer Migration in die zentrale IT-Betriebsstelle kann die praktische Erprobung der elektronischen Aktenbearbeitung kurzfristig beginnen. Entsprechendes gilt für das Pilotvorhaben der Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs und der Einführung elektronischer Akten in landgerichtlichen Zivilsachen bei dem Landgericht Bochum. Die technischen j rechtlichen und organisatorischen Anforderungen sind erhoben und werden derzeit umgesetzt. Im Anschluss kann die praktische Erprobung der elektronischen Aktenbearbeitung einschließlich der Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs beginnen. Die Pilotierungen dienen neben der Erprobung der technischen Lauffähigkeit des Systems auch und gerade dazu, die besonderen fachlichen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs zu erheben und bei der Einführung der elektronischen Akte umzusetzen. Dies beinhaltet insbesondere Feststellungen dazu, ob und inwieweit organisatorische Verfahrensabläufe und rechtliche Rahmenbedingungen der Anpassung bedürien, was eine an die Belange einer durchgehenden elektronischen Aktenbearbeitung angepasste Ausstattung der Arbeitsplätze und der Sitzungssäle eriordert und in welchem Umfang Schulungs- und Qualifizierungsbedari bei den Mitarbeitern entsteht und wie dieser bedient werden kann.

10 - 8 - So steht etwa die endgültige Hardwareausstattung derzeit noch nicht fest. Im Rahmen der Pilotierungen wird vielmehr getestet, welche Hardwareausstattungen den Erfordernissen entsprechen. Im Test befindet sich derzeit etwa ein Arbeitsplatz mit einem sehr großen Bildschirm (27 Zoll) und mit zwei Bildschirmen (24 Zoll). Weiterhin werden für die Mitarbeiter des richterlichen und staatsanwaltschaftlichen Dienstes auch verschiedene mobile Endgeräte getestet, wie Tablets und Notebooks mit der Möglichkeit eines Fernzugriffs in die zentrale IT-Betriebsstelle oder etwa DIN-A4 große sogenannte elnk-reader. Letztere unterstützen zwar im Wesentlichen nur die Wahrnehmung des Akteninhaltes, ermöglichen aber z.8. eine Veränderung der Arbeitsposition. Insoweit dient die Erprobung der Verifizierung, ob diese nicht hintergrundbeleuchten Geräte etwa das Lesen insbesondere langer Schriftsätze erleichtern und soll so Vergleiche mit den Vor- und Nachteilen anderer Geräte ermöglichen. Die Pilotierungen werden weiterhin zeigen, in welchem Umfang Schulungs- und Qualifizierungsbedarf bei den Mitarbeitern entsteht und wie dieser bedient werden kann. Die elektronische Akte soll in den kommenden Jahren bei allen Gerichten und Staatsanwaltschaften in Nordrhein-Westfalen zum Einsatz kommen. Dabei handelt es sich um ein Vorhaben! das auch an die Schulung der Anwender besondere Anforderungen stellt. Gerichts- und fachbereichs- sowie laufbahn übergreifend sind über Anwenderinnen und Anwender mit den neuen rechtlichen Anforderungen sowie den neuen Arbeitsmitteln und Arbeitsweisen vertraut zu machen. Dies beinhaltet die Neuerungen, die mit der Einführung der elektronischen Akte einhergehen, von der Arbeit mit neuen Hardwarekomponenten und der Anmeldung am System über die Arbeit mit der elektronischen Akte bis hin zur Anbringung qualifizierter elektronischer Signaturen und zum elektronischen Versand. Darüber hinaus werden bei einer vollständigen elektronischen Aktenbearbeitung die bestehenden und weiter anzuwendenden Fach- und Textverfahren sowie MS-Office-Anwendungen etc. immer bedeutsamer. Auch müssen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in neuen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu Recht finden. Hierzu werden passende, insbesondere auf den Erfahrungen aus den Pilotprojekten beruhende Schulungsprogramme erstellt, die die erforderlichen Maßnahmen von der inhaltlichen Konzeption über die Planung bis hin zur Organisation und Durchführung der Schulungen enthalten, um die Mitarbeiter bestmöglich für den elektronischen Rechtsverkehr und eine durchgängige elektronische Aktenbearbeitung zu qualifizieren. Ob und inwieweit ein Bedarf besteht, die für den Umgang mit der elektronischen Akte erforderlichen Qualifizierungen künftig zu einem Teil der Referendarausbildung im juristischen Vorbereitungsdienst zu machen, wird sich im weiteren Verlauf des Gesamtprojekts erweisen.