A r b eit en mit Acc e ss 2003

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1 D ipl.-h dl., Dipl.-K fm. W e rner G eers A r b eit en mit Acc e ss 2003 Datenbanken mit Tabellen Abfragen Formularen Berichten Makros Datenaustausch Projekten 1. Auflage Bestellnummer Bildungsverlag E1NS

2 2 Vorwort Vorwort Datenbanken gewinnen in Betrieben, Verwaltungen und Schulen eine immer größere Bedeutung. Daher wurde dieses Buch den Erfordernissen angepasst und gegenüber vorherigen Versionen vollkommen überarbeitet und neu aufgebaut. Das Arbeitsbuch zu ACCESS 2003 ermöglicht es, Datenbanken handlungsorientiert im Unterricht einzusetzen. Es werden alle Inhalte zum Bereich Datenbank abgedeckt, die in vielen Rahmenlehrplänen angegeben werden. Zunächst werden die grundlegenden Funktionen des Datenbankprogramms Access anhand von Beispielen erklärt. Dabei wird sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Bearbeitungsschritte für die Benutzer nachvollziehbar sind. Es sind viele Bildschirmausdrucke in den Text übernommen worden, damit man die einzelnen Schritte zwischen Buch und Programm vergleichen kann. Intensiv werden auch die verschiedenen Möglichkeiten, Daten zwischen Programmen auszutauschen, dargestellt. Gerade diese Möglichkeiten zeichnen das Arbeiten unter der Benutzeroberfläche Windows besonders aus. Neben Tabellen und Abfragen werden Formulare und Berichte intensiv behandelt. Makros und die Erstellung von Webseiten runden die Darstellungen ab. Ergänzt werden die Darstellungen durch Übungen und Situationsaufgaben, die gelöst werden sollen. Die Nutzungsmöglichkeiten des Programms werden als Letztes dann noch einmal zusammengefasst. Auf der zum Buch erschienenen CD sind weitere 40 Seiten als pdf-datei abgelegt. Die Erstellung einer Datenbank mit einer Benutzeroberfläche und die Erstellung einer Datenbank mit einer Auftragsverarbeitung werden genauestens erklärt. So wird der Benutzer an umfangreichere Aufgabenstellungen herangeführt. Außerdem wird die Erstellung von Webseiten auf diesen Seiten dargestellt. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Für die Arbeit mit dem Buch und den einzelnen Fällen wünsche ich Ihnen viel Spaß! Papenburg, März 2004 Werner Geers Gehlen, Kieser und Stam sind unter dem Dach des Bildungsverlages EINS zusammengeführt. Bildungsverlag EINS Sieglarer Straße 2, Troisdorf ISBN Copyright 2004: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschütz t. Jede Nutz ung in anderen als den gesetz lich z ugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis z u 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netz werk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank Funktionen einer Datenbank Tabellen Entity-Relationship-Modell (ERM) Normalisierung von Tabellen Ziel der Normalisierung Probleme der Datenerfassung (Nullte Normalform) Normalformen Arbeiten mit ACCESS Aufbau des Bildschirms Arbeitsablauf mit einer Datenbank Datenbankfenster Anlegen der Datenbank Betrieb Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle...22 Übungen Bearbeiten der Datensätze/Datenfelder Löschen von Datensätzen Löschen aller Datensätze Löschen einer Tabelle Löschen aller Daten eines bestimmten Datenfelds Sortieren nach Datenfeldern Suchen und Ändern von Daten durch Ersetzen Bearbeiten der Tabellenstruktur Einfügen und Löschen von Datenfeldern Einfügen von Datenfeldern Löschen von Datenfeldern Ändern von Datenfeldname/Datenfeldtyp Ändern von Feldeigenschaften Vorarbeiten - Kopieren einer Tabelle Standardwerte Text-, Kombinations- und Listenfelder Gültigkeit und Gültigkeitsmeldungen Indizes in Tabellen Formatieren von Daten Aufbau weiterer Tabellen Formulare 1 Einfache Formulare Vorbemerkungen AutoFormulare Erstellung eines AutoFormulars über den Bereich Tabellen Erstellung eines AutoFormulars über den Bereich Formulare Formularerstellung mit dem Formular-Assistenten Eingabe von Daten mit Hilfe eines erstellten Formulars Löschen von Daten im Formular Suchen von Daten im Formular Ersetzen von Daten im Formular Filtern von Daten Vorbemerkungen Filtern (Auswählen) von Datensätzen in Tabellen Auswahlbasierter Filter Auswahlausschließender Filter Formularbasierter Filter in der Tabelle...46

4 4 Inhaltsverzeichnis Formularbasierter Filter mit Oder-Verknüpfung in der Tabelle Formularbasierter Filter mit Und-Verknüpfung in der Tabelle Formularbasierter Filter mit Eingabe von Werten Filtern (Auswählen) von Datensätzen in Formularen Sortieren von Daten mit einem Spezialfilter...54 Übungen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Vorbemerkungen Sy ntax der Abfrage Ausdrücke Erstellen einer Abfrage Aufrufen von Abfragen Möglichkeiten der Auswahlabfrage Parameterabfrage Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Vergleich z wischen Datenfeldern Berechnung von Differenzen Berechnungen in einem Datenfeld Berechnungen mit Hilfe mehrerer Datenfelder Berechnungen durch Abfragen ohne neue Datenfelder Summenbildung Berechnungen mit Hilfe des Ausdrucks-Generators Funktionen Vorbemerkungen Nutzung einer mathematischen Funktion mit Hilfe des Ausdrucksgenerators Texte und Textfunktionen Datumsfunktionen und Zeitberechnungen Finanzmathematische Funktionen Berechnungen unter Nutzung der Logik-Funktion Wenn Duplikatsuche SQL-Abfragen...89 Übungen Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung z wischen z wei Tabellen Erstellen einer Beziehung z wischen den Tabellen Auswertung der Beziehung z wischen den Tabellen durch Abfragen Bearbeiten der Beziehung z wischen den Tabellen :N-Beziehung z wischen z wei Tabellen Erstellen einer Beziehung z wischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen z wischen den Tabellen durch Abfragen M:N-Beziehung z wischen Tabellen Grundlegende Vorbemerkungen Aufbau einer dritten Tabelle Erstellen einer Beziehung z wischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen z wischen den Tabellen durch Abfragen Inkonsistenzsuche Einfügen von Unterdatenblättern...105

5 Inhaltsverzeichnis Beziehungen mit referentieller Integrität Begriff Aufbau der referentiellen Integrität Auswirkungen der referentiellen Integrität - Eingabe von Daten Auswirkungen der referentiellen Integrität - Löschung von Daten Referentielle Integrität und Aktualisierungsweitergabe Referentielle Integrität und Löschweitergabe Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Gleichheitsverknüpfung Links-Inklusionsverknüpfung und Rechts-Inklusionsverknüpfung Verknüpfungen auf Grund einer Abfrage Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von ACCESS in Word für Windows und EXCEL Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Datenexport Datenimport Serienbriefe Vorbemerkungen Erstellen von Serienbriefen mit ACCESS und Word für Windows Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern Ausgabe eines alternativen Textes Übungen Makros Vorbemerkungen Makro z ur Datenausgabe Vorbemerkungen Erstellen von Abfragen als Grundlage für die Arbeit mit einem Makro Erstellen des Makros Ausführen des Makros Erstellen von Makros mit Bedingungen Vorbemerkungen Einfache Bedingung Mehrere Bedingungen Beispiel Mehrere Bedingungen Beispiel Mehrere Bedingungen Beispiel Formulare 2 Möglichkeiten der Formulargestaltung Vorbemerkungen Bearbeitungsmöglichkeiten eines Formulars Vorbemerkungen Ansichten Formatierung eines Formulars Bearbeiten der Objekte eines Formulars Bearbeitung eines bereits erstellten Formulars Schaltflächen der S y mbolleiste Toolbox Formulare mit einem Listenfeld Formulare mit Kombinationsfeldern Formular mit Bezeichnungsfeld und Bild Formular mit Textfeld (Berechnungen) Formular mit Befehlsschaltflächen

6 6 Inhaltsverzeichnis Formulare mit Optionsgruppen Formulare mit Optionsschaltflächen, Kontrollkästchen usw Formulare mit Registerkarte und Unterformular Formulare mit einem Unterformular Nutzung von Beziehungen Berichte Vorbemerkungen Erstellen von einfachen Berichten Berichte mit Berechnungen Berichte mit Daten aus verschiedenen Tabellen Berichte mit Gruppierungsebenen Weiterverarbeitung von Berichten mit Word Nutzung des Etiketten-Assistenten Erstellung eines AutoBerichts Übungen Tabellen mit Memofeldern und Grafiken Vorbemerkungen Erstellen einer Tabellenstruktur Dateneingabe über ein Formular Anzeige von Objekten in einem Bericht Vorbemerkungen Berichtserstellung über das erstellte Formular Berichtserstellung über die erstellte Tabelle Hyperlinks Projekte: Datenbanken in der betrieblichen Praxis Vorbemerkungen Datenbank mit Benutzeroberfläche, Formularen, Berichten usw Datenbank mit einer Auftragsbearbeitung Optionen für die Arbeit mit dem Programm Access Unterrichtsmodelle Allgemeine Vorbemerkungen Kunden Personal Vertreter Allgemeine Erklärungen Felddatentypen, Feldeigenschaften usw. eines Zahlenfeldes Felddatentypen Feldeigenschaften Feldgröße eines Zahlenfeldes Funktionen Ausdrücke Vorbemerkungen Operatoren in Ausdrücken Gültigkeitsausdrücke Ausdrücke in berechneten Feldern Standardwerte Dialogfelder und Elemente der Dialogfenster Stichwortverzeichnis...203

7 18 Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten 4 Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten 4.1 Vorbemerkungen Der wesentliche Bestandteil der nachfolgend dargestellten Datenbank ist eine Tabelle mit dem Namen Lager. Die grundsätz liche Überlegung beim Entwerfen der Tabelle ist, festz u- legen, welche Daten erfasst werden sollen und daher als Datenfeld (Attribut) in einen Datensat z (Tupel) aufgenommen werden müssen. Neben der Tabelle Lager werden später die Tabellen Lieferanten und Kunden aufgebaut. Die Tabellen sollen miteinander verknüpft werden. 4.2 Datenfelder und Felddatentypen In einem Datenfeld sollen Daten aufgenommen werden, so z. B. in einem Datenfeld die Artikelart Computer. Für jedes Datenfeld muss ein Felddatenty p festgelegt werden. Der T y p des Feldes entscheidet z.b. darüber, ob mit dem Feldinhalt gerechnet werden kann oder ob in einem Datenfeld alle Zeichen, also Buchstaben, Zahlen und Sonderz eichen eingegeben werden können oder nicht. ACCESS stellt u. a. folgende Felddatenty pen z ur Verfügung: Text Memo Zahl Datum/ Zeit Währung AutoWert Ja/Nein In einem Textfeld können bis z u 255 Zeichen eingegeben werden. Der Datenty p Text wird vom Programm als Standardty p vorgesehen. Umfangreiche Texte mit einer Gesamtlänge von ca Zeichen können eingegeben werden. Bei geplanten Berechnungen sollte der Datenty p Zahl gewählt werden. Einstellungsmöglichkeiten werden nachfolgend beschrieben. Unterschiedliche Möglichkeiten der Eingabeform (z. B , 16. Jun , ) werden verarbeitet und können eingestellt werden. Dieser Datenty p gleicht dem Datenty p Zahl. Es können beispielsweise Berechnungen vorgenommen und Währungsformate festgelegt werden. Eine eindeutige, fortlaufende Zahl (die jeweils um 1 hochgez ählt wird) oder eine Zufallsz ahl, die von Access z ugewiesen wird, wenn ein neuer Datensatz in eine Tabelle eingetragen wird. AutoWerte können nicht geändert werden. Es können Wahrheitswerte eingegeben werden. Der Felddatent y p Zahl bietet viele Einstellungsmöglichkeiten. Bei größeren Datenbanken kann durch eine richtige Einstellung viel Speicherplatz gespart werden. Außerdem kann festgelegt werden, welche Zahlen z ulässig eingegeben werden können und welche nicht. Byte Wertebereich Dezimalstellen Speicherbedarf Byte 0 bis 255 Keine 1 B y te Integer bis Keine 2 B y te Long Integer bis Keine 4 B y te Single -3, E38 bis 3, E By te Double -1, E30 8 bis 1, E B y te Dezimal -10 E28-1 bis 10 E B y te Voreingestellt ist der Datenty p Long Integer. Die Feldgröße kann bei der Erstellung von Tabellen eingestellt und später geändert werden. Dies wird später beschrieben.

8 Anlegen der Tabelle Lager Anlegen der Tabelle Lager Bevor Daten in eine Datenbank eingegeben werden können, muss z unächst eine Tabelle eingerichtet werden. Der erste Schritt ist die Festlegung der Struktur der Tabelle. Es wird bestimmt, welche Datenfelder in die Tabelle aufgenommen werden sollen und welche Daten, also z. B. Texte oder Zahlen, die jeweiligen Datenfelder aufnehmen sollen. Bearbeitungsschritte: Laden Sie die Datenbank Betrieb. Dies kann nach dem Starten des Programms ACCESS durch das Öffnen der Datenbank Betrieb im Fenster Microsoft Access erfolgen oder ansonsten durch die Wahl des Menüpunkts Datei/Öffnen. Das Datenbankfenster wird eingeblendet: Klicken Sie im Datenbankfenster die Bez eichnung Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht doppelt an. Sie können auch die Bez eichnung markieren und danach die Schaltfläche Öffnen anklicken. Danach können Sie mit dem Aufbau der Tabelle, wie er auf der nächsten Seite beschrieben wird, beginnen. Alternativ können Sie die Schaltfläche Neu anklicken, um die Tabelle Lager in der Entwurfsansicht z u erstellen. In diesem Fall wird das Fenster Neue Tabelle eingeblendet: Wählen Sie den Bereich Entwurfsansicht, um die Struktur der Tabelle Lager z u erstellen. Durch Anklicken der Schaltfläche OK wird in die Entwurfsansicht gewechselt.

9 20 Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten Bearbeitungsschritte (Fortsetzung): Danach kann der Aufbau der Tabelle Lager eingegeben werden. Die Bereiche Feldname und Felddatentyp müssen ausgefüllt werden. Geben Sie daher die Bez eichnung Artikel_Nr ein. Die Wahl des Felddatentyps wird durch das Anklicken des entsprechenden Feldes eingeleitet. Es erscheint an der rechten Seite des Feldes ein Pfeil nach unten. Wird dieser Pfeil angeklickt, werden die z ur Verfügung stehenden Felddatentypen ausgegeben. Durch das Anklicken der entsprechenden Bez eichnungen wird der Datenty p ausgewählt. Wenn kein Felddatentyp eingegeben wird, legt das Programm standardmäßig den Datenty p Text fest. Dieser T y p muss also nicht bestimmt werden. Der Bereich Beschreibung muss nicht ausgefüllt werden, kann aber Erläuterungen z um Feldnamen oder z um Datentyp enthalten. Geben Sie die Struktur der Tabelle wie nachfolgend dargestellt ein. Grundsätz lich können Feldeigenschaften festgelegt werden. So kann beispielsweise die Schreibweise bei der Währung oder ein Zahlenformat festgelegt werden. Die Eingabe eines Standardwertes (etwa die Festlegung der Artikelart Computer) kann die Eingabe der Werte sehr erleichtern, da der Standardwert automatisch in die Datenfelder eingetragen wird. Bei den Textfeldern legen Sie die Feldgröße mit 3 0 fest. Sie müssen lediglich mit der Maus auf den entsprechenden Feldnamen klicken, dann stehen die Einstellungsmöglichkeiten im unteren Bereich des Fensters z ur Verfügung. Speichern Sie danach die Tabelle unter dem Namen Lager durch Wählen des Menüpunktes Datei/Speichern ab. Sollten Sie den Menüpunkt Datei/Schließen wählen, werden Sie vom Programm aufgefordert, die Tabelle abz uspeichern. Alternative: Schaltfläche Speichern

10 Anlegen der Tabelle Lager 21 Bearbeitungsschritte (Fortsetzung): In dem folgenden Fenster tragen Sie den Namen Lager ein. Danach wird vom Programm gefragt, ob ein Primärschlüssel definiert werden soll. Auf die Bedeutung des Primärschlüssels wird später (im Kapitel: Beziehungen zwischen Tabellen) noch genau eingegangen. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sollten Sie die Frage mit Nein beantworten. Damit wird festgelegt, dass in dieser Tabelle kein Primärschlüssel vergeben wird. Die Tabellenstruktur verändert sich daher nicht: Sollten Sie sich bereits wieder im Datenbankfenster befinden, müssen Sie die Tabelle Lager markieren und danach die Schaltfläche Entwurf anklicken, um in die Entwurfsansicht z urückz ukehren. Durch die Wahl des Menüpunkts Datei/Schließen wird das Festlegen der Datenstruktur beendet. Es ist ebenfalls möglich, sofort mit der Dateneingabe z ubeginnen, wenn der Menüpunkt Ansicht/Datenblattansicht aufgerufen wird. Alternative: Schaltfläche Ansicht (Die Dateneingabe wird im nächsten Kapitel beschrieben.) Das Zurückwechseln in den Bereich des Entwurfes einer Tabelle wird durch das Anwählen des Menüpunktes Ansicht/Entwurfsansicht vorgenommen. Alternative: Schaltfläche Ansicht

11 22 Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten 4.4 Eingabe von Daten in eine Tabelle Der nächste Schritt beim Aufbau einer Lagertabelle ist das Eingeben von Daten. Einfach und unproblematisch können dabei Daten über das so genannte Datenblatt eingegeben werden, welches einer Tabelle einer Tabellenkalkulation gleicht. Beim Eingeben der Werte muss beachtet werden, dass in ein Datenfeld nur die z um Felddatenty p passenden Werte eingegeben werden. So ist die Eingabe eines Buchstabens in ein Datenfeld mit dem Felddatenty p Zahl oder Währung nicht z ulässig und führt z u einer Fehlermeldung des Programms. Bearbeitungsschritte: Nachdem Sie die Eingabe der Tabellenstruktur beendet haben, wird das so genannte Datenbankfenster eingeblendet: Das Fenster wird ebenfalls eingeblendet, wenn nach dem Starten des Programms AC- CESS der Menüpunkt Datei/Öffnen und dann die Datenbank Betrieb ausgewählt wird. Alternative: Schaltfläche Öffnen Markieren Sie gegebenenfalls die Tabelle Lager. Klicken Sie danach die Schaltfläche Öffnen im Datenbankfenster an, um Daten einz ugeben. Der folgende (hier unvollständig abgebildete und in der Spaltenbreite veränderte) Bildschirm wird eingeblendet:

12 Eingabe von Daten in eine Tabelle 23 Bearbeitungsschritte (Fortsetzung): Falls eine benötigte S y mbolleiste nicht angez eigt wird, kann sie über den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten eingeblendet werden. Eingeblendete S y mbolleisten werden mit einem Häkchen angez eigt. Durch Anklicken wird das Häkchen ein- oder ausgeblendet. Über den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten/Anpassen können Sie, u. U. nach Anklicken der Registerkarte Symbolleisten, S y mbolleisten ein- und ausblenden. Geben Sie die folgenden Artikel in die Tabelle ein: Die Breite der Spalten lässt sich mit der Maus verändern. Gehen Sie mit der Maus auf die Zeile mit den Bez eichnungen Artikel_Nr, Artikelart usw. Der Mausz eiger verändert sich, wenn er z wischen z wei Spalten gesetz t wird, in einen senkrechten Balken mit Pfeilen nach links und rechts. Bei gedrückter linker Maustaste können Sie nun die einz elne Spalte vergrößern oder verkleinern. Dies geschieht durch das Bewegen der Maus nach links oder rechts. Mit einem Doppelklick z wischen die beiden Spalten wird die optimale Breite vom Programm eingestellt. Alternativ können Sie die Spaltenbreite über den Menüpunkt Format/Spaltenbreite verändern, indem Sie die gewünschte Spaltenbreite in die dann auf dem Bildschirm angez eigte Dialogbox eintragen. Das Speichern, Drucken usw. der Daten ist identisch mit der Vorgehensweise bei anderen Programmen.

13 24 Ü bungen Übungen: 1. Die Daten der folgenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Unternehmens Arbeitsvermittlung GmbH sollen erfasst werden, damit sie später nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden können. a) Erstellen Sie eine Datenbank mit dem Namen Arbeitsvermittlung. b) Legen Sie in der Datenbank Arbeitsvermittlung eine Tabelle mit dem Namen Arbeitnehmer an, die die nachfolgende Dateistruktur aufweisen soll. Die Textfelder sollen jeweils mit einer Feldgröße von 25 Zeichen ausgestattet werden. Das Datumsformat soll als Datum, kurz gewählt werden. Feldname Name Vorname Straße PLZ Ort Geburtsdatum Felddatentyp Text Text Text Zahl Text Datum/Zeit c) Geben Sie die folgenden Daten in die Tabelle Arbeitnehmer ein. Speichern Sie danach die Tabelle ohne Primärschlüssel ab. ANr Name Vorname Straße PLZ Ort Geburtsdatum Beckmann Stefan Laaker Duisburg Raun Petra Zeisigstr Dormagen Högemann Katharina Hagenstr Hamm Röring Katharina Am Ostheck Dortmund Zinklage Ramon Bachstr Bochum Bengelke Florentina Märchenweg Duisburg Waake Tobias Jahnstr Gelsenkirchen Regemann Maria Kämpenstr Essen Me y ers Jasmin Teuschstr Dormagen Hansen Thekla Lautstr Essen Maiser Thekla Nadlerweg Dortmund Wonen Wilfried Oberdelle Dortmund Kammes Jennifer Koksstr Essen Kuckli Karsten Händelstr Gelsenkirchen Knie Manuel Christstr Bochum Rennemann Katja Ackerstr Dorsten Schmees Jasmin Passweg Dortmund Dürken Stefanie Saalestr Duisburg d) Passen Sie die Breite der Spalten den jeweiligen Erfordernissen an. Bedenken Sie dabei, dass dies Auswirkungen auf den späteren Ausdruck haben kann. e) Drucken Sie die Tabelle Arbeitnehmer aus. Überprüfen Sie z unächst anhand der Seitenansicht den voraussichtlichen Ausdruck. f) Schließen Sie die Datenbank Arbeitsvermittlung.