Frequently Asked Questions für KollegInnen im Vertrieb Außendienst. Nur zur internen Verwendung, 9. April 2014, Köszeghy/Habinger

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1 Frequently Asked Questins für KllegInnen im Vertrieb Außendienst

2 Inhaltsverzeichnis Welche Vrteile habe ich durch die elektrnische Unterschrift?... 3 Vraussetzungen - was benötige ich für die elektrnische Unterschrift... 3 Wer kann elektrnisch unterschreiben?... 4 Was kann ich elektrnisch unterschreiben lassen?... 4 Was geschieht mit dem unterschriebenen Antrag?... 4 Wie kann ich elektrnisch unterschreiben?... 5 Wie erhalten meine KundInnen die Antragskpie?... 6 Wie kann ich dem Antrag weitere Unterlagen hinzufügen?... 7 Ist ein Firmenstempel erfrderlich?... 8 Der Kunde / die Kundin kmmt mit der Hand am Display an und verfälscht die Unterschrift. Was kann ich dagegen tun?... 8 Ist die Unterschrift am Papierantrag weiterhin möglich?... 8 Kein Buttn Elektrnisch unterschreiben vrhanden?... 8 Beim Starten der elektrnischen Unterschrift kmmt die Meldung Zertifikat nicht gefunden. Was muss ich tun?... Fehler! Textmarke nicht definiert. Mein Tablet Stift reagiert gar nicht mehr (auch nicht in der Plusberatung, etc.)... 9 Mein SignPad funktiniert nicht mehr und ist defekt Kann ich das SignPad eines/r Kllegen/Kllegin verwenden?... 9 Ich habe meinen Stift verlren (Tablet Stift und/der SignPad Stift) Beim Starten der elektrnischen Unterschrift kmmt die Meldung Zertifikat nicht gefunden. Was muss ich tun?... 9 Kann ich das SignPad auch mit einem Tablet Ntebk verwenden?... 9

3 Dieses Dkument richtet sich primär an MitarbeiterInnen im Vertrieb Außendienst. In diesem Dkument werden jene Fragen beantwrtet, die wahrscheinlich am häufigsten im Rahmen der elektrnischen Unterschrift gestellt werden. Ebens werden die Möglichkeiten zum Anhängen vn ergänzenden Dkumenten im Rahmen der Antrags-Freigabe erläutert. Für Detailinfrmatinen der bei technischen Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren lkalen IT-Supprt. Vrschläge, Ideen und Feedback zur elektrnischen Unterschrift senden Sie bitte per an AT-ELU (vn extern: Welche Vrteile habe ich durch die elektrnische Unterschrift? Es ist kein Ausdruck des Antrags erfrderlich und natürlich ist nach der Unterschrift auch kein Einscannen ntwendig. Vn der Berechnung bis zur Plizzierung läuft alles kmplett papierls. Sie sind vr Ort beim Kunden flexibel in der Erstellung vn Anträgen, hne einen Kfferdrucker mitnehmen zu müssen. Sfrt nach der Unterschrift können Sie den Antrag zur Plizzierung freigeben und haben keine Nacharbeit (z.b. Abtippen der Antwrten auf die Antragsfragen ins KSS) mehr im Bür. Die Antragskpie wird autmatisiert in das KundInnenprtal übertragen und steht drt den KundInnen zur Verfügung. Vraussetzungen - was benötige ich für die elektrnische Unterschrift KSS in der aktuellen Versin muss installiert sein Geeignete Hardware entweder ein Tablet-Ntebk (bspw. DELL XT2 der DELL XT3) der ein gewöhnliches Ntebk und dazu ein Wacm SignPad STU 300. In beiden Varianten benötigen Sie darüber hinaus auch den entsprechenden Stift, welcher autmatisch mitgeliefert wird. Freischaltung der Funktin durch den IT-Supprt. Bitte wenden Sie sich an Ihren lkalen IT-Supprt, falls Sie die elektrnische Unterschrift nutzen möchten, eine der mehrere Vraussetzungen jedch nicht erfüllt sind.

4 Wer kann elektrnisch unterschreiben? Alle KllegInnen im HBM Vertrieb, die ein Tablet Ntebk besitzen bzw. einen nrmalen Laptp besitzen und dazu ein SignPad vn ihrem IT Supprt erhalten haben, haben die Möglichkeit und sind aufgerufen die elektrnische Unterschrift zu nutzen. Swhl die Unterschrift vn KundInnen, als auch die Unterschrift der BeraterInnen (bei Anträgen im Bereich Life erfrderlich) kann elektrnisch erflgen. Was kann ich elektrnisch unterschreiben lassen? Alle KSS-Anträge zu Prdukten mit Antrags-Freigabe (Datenrücktransfer/DRT), mit flgenden Einschränkungen: 1. Sach-Versicherung im Firmenkundenbereich Firmen KFZ und Firmen KFZ-RS -> möglich Immbilien, Eazy- &, FlexLine, Agrar, Veranstalter, Bauherren-Haft -> nicht möglich 2. Im Bereich Life nicht möglich, wenn VP der VN minderjährig ist (aufgrund gesetzlicher Regelungen) VN nicht VP ist (aufgrund gesetzlicher Regelungen, auch bei BAV-Verträgen) PrämienzahlerIn nicht VN ist (im KSS generell nur mit Zusatzfrmular möglich) Zurich unterstützt b.a.w. ausschließlich die elektrnische Unterschrift im KSS. Abhängig vm zukünftigen Bedarf werden Lösungen zur elektrnischen Unterschrift vn weiteren Dkumenten entwickelt, bspw. die elektrnische Unterschrift des Beratungsprtklls. Was geschieht mit dem unterschriebenen Antrag? Der elektrnisch unterschriebene Antrag wird im Zuge der Freigabe, bzw. des KSS-Datenabgleichs zur Plizzierung gesendet. Im Zuge der Plizzierung kann der Antrag im ELAK eingesehen werden. Des Weiteren kann der unterschriebene Antrag jederzeit im KSS eingesehen werden (bspw. über Gruppeninf ) und vn drt aus wie gewhnt per versendet der gedruckt werden. Im KundInnenprtal wird der unterschriebene Antrag wie das Plizzendkument - unter den Dkumenten des Vertrags als PDF zur Verfügung gestellt.

5 Wie kann ich elektrnisch unterschreiben? Im KSS steht in der Übersichtsseite der jeweiligen Berechnung unten der Buttn Elektrnisch unterschreiben zur Verfügung. Falls nicht, kntaktieren Sie bitte Ihren IT-Supprt. Wichtig zu wissen: Alle Antragsfragen müssen vr der elektrnischen Unterschrift beantwrtet werden. Davr ist eine elektrnische Unterschrift NICHT möglich (Ausnahme bei KFZ Anträgen: VB- Nummer, KFZ-Kennzeichen, Fahrgestellnummer) siehe (1) ben im Bild. Nach dem Klick auf Elektrnisch unterschreiben - siehe (2) ben im Bild - werden Sie aufgefrdert den Ort einzugeben, an dem die Unterschrift erflgt. Nach Eingabe des Ortes und OK wird der Antrag angezeigt. Der Bildschirm des Tablet Ntebks sllte jetzt für ein bequemeres Unterschreiben umgeklappt werden. Das SignPad muss VOR dem Klick auf elektrnisch unterschreiben am Cmputer angeschlssen werden und darf erst NACH der letzten Unterschrift wieder absteckt werden. Mittels des ersten blauen Buttns (Pfeil mit Stift) kann zum nächsten Unterschriftenfeld gesprungen werden, welches dann auch gleich vergrößert dargestellt wird. Für die Wiederhlung einer Unterschrift, falls sie nicht gefällt Wenn alle ntwendigen Unterschriften erflgt sind, erscheint der grüne OK-Buttn. Klicken Sie drauf um die Unterschrift abzuschließen. Um den Unterschriftenvrgang abzubrechen, klicken Sie den rten Buttn mit dem weißen X darin.

6 Nach dem Klick auf OK erscheint die Bestätigung am Bildschirm: Der Antrag wurde erflgreich unterschrieben und kann jetzt wie gewhnt freigegeben werden. Wichtig: Bitte warten Sie diesen Dialg ab, bis Sie weitere Aktinen im KSS tätigen. Drehen Sie bitte keinesfalls das Gerät ab, bevr Sie diesen Dialg bestätigt haben. Bei einer Fehlermeldung nicht erflgreich unterschrieben versuchen Sie den Vrgang bitte nchmals, bzw. kntaktieren Sie Ihren IT-Supprt. Nachdem nun die Unterschrift erledigt ist, wird der unterschriebene Antrag autmatisch im KSS präsentiert hier können Sie den Antrag gleich freigeben und/der per an den Kunden senden. Falls Sie nichts dergleichen zu diesem Zeitpunkt tun möchten, klicken einfach auf OK. Wie erhalten meine KundInnen die Antragskpie? KundInnen, die mit Zurich die Elektrnische Kmmunikatin vereinbart haben, erhalten die Antragskpie im KundInnenprtal. Für die Übergabe der Antragskpie an KundInnen, die keine elektrnische Kmmunikatin wünschen, wählt der Betreuer wie bei einem ausgedruckten Antrag die Art der Übergabe ( , Fax, Ausdruck, ) selbst.

7 Wie kann ich dem Antrag weitere Unterlagen hinzufügen? Um für die Plizzierung unbedingt erfrderliche Unterlagen hinzuzufügen wurde im KSS im Rahmen des Freigabedialgs die Möglichkeit geschaffen Dkumente upzuladen ähnlich dem Mechanismus der Online-Schadenmeldung. Das Dkument muss sich auf dem Laptp (bspw. D: Platte) der einem verbundenen Netzlaufwerk (bspw. H: Platte) befinden. Mit Klick auf den Pfeil (1) siehe Bild ben - wählt man die gewünschte Datei. Mit Entfernen (3) wird die Datei aus der Auswahlliste entfernt (sie wird nicht vm Cmputer gelöscht). Sind die Dateien ausgewählt, wird in der Spalte (2) die Größe der Dateien angezeigt. Die maximale Gesamtgröße aller gewählten Dateien pr Antrag/Freigabe sind 10 MB. Erlaubte Dateitypen sind Bilddateien, PDF und Wrd Dkumente (dc, dcx). Falls Sie die Dateiauswahl, bzw. die Hinweise zur Plizzierung speichern möchten, hne den Antrag sfrt freizugeben, klicken Sie auf den Buttn (4) siehe Bild ben. Für die Freigabe ist kein zusätzliches Speichern erfrderlich, klicken Sie einfach nur auf Freigeben - (5). Ausschließlich Dkumente, die unbedingt für die Plizzierung erfrderlich sind, sllten hier ausgewählt werden. Das sind bspw. Befreiung MvSt, Bestätigungen Vrversicherer, Gutachten, Atteste, Ausweiskpie (Ft mit Handykamera), Auflistungen vn vers. Gegenständen falls fachlich erfrderlich, etc. Dkumente die für gewöhnlich nicht für die Plizzierung erfrderlich sind, sind bspw. Kpie des Zulassungsscheins, Kpie der VB, Meldezettel, usw. außer slche Unterlagen würden in Einzelfällen

8 explizit angefrdert werden. Bitte hängen Sie generell keine Anträge an einen Antrag an, das könnte für Unklarheiten srgen außer natürlich es ist im Einzelfall erfrderlich. Diese ergänzenden Dkumente sllten keinesfalls dem Inhalt des Antrags widersprechen. Bitte bedenken Sie, dass bei einer vllautmatisierten Plizzierung (Glattläufer) diese Dkumente ebens wenig gesichtet werden, wie das Antragsdkument selbst. Unabhängig vn der elektrnischen Unterschrift, können Sie jedem Antrag ergänzende Dkumente anhängen, sfern für das Prdukt die Möglichkeit der Antrags- Freigabe (DRT) im KSS eingerichtet wurde. Die Dateien werden nicht im KSS gespeichert, da sie hnehin auf Ihrem Cmputer liegen. Das spart Leitungskapazitäten und Zeit beim Datenabgleich. Ist ein Firmenstempel erfrderlich? Ein Stempel ist für die firmenmäßige Zeichnung nicht zwingend erfrderlich. Es genügen die Unterschrift eines Bevllmächtigten und zusätzlich sein Name in lesbarer Schrift. Beides hat im Regelfall Platz im Unterschriftenfeld. Bitte beachten Sie, dass derzeit ausschließlich KFZ-Anträge vn FirmenkundInnen elektrnisch unterschrieben werden können. Der Kunde / die Kundin kmmt mit der Hand am Display an und verfälscht die Unterschrift. Was kann ich dagegen tun? Die Tuchscreen Funktin auf Ihrem Tablet Ntebk kann deaktiviert werden. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, kntaktieren Sie bitte Ihren IT Supprt/ den HelpDesk. Ist die Unterschrift am Papierantrag weiterhin möglich? JA, der bisherige Przess bleibt vn der elektrnischen Unterschrift unberührt. Ein Papierantrag kann - wie bisher befüllt, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und indiziert werden. Parallel dazu muss wie bisher der Antrag im KSS (inklusive aller Ergänzungen die am Papier hinzugefügt wurde) freigegeben werden. Kein Buttn Elektrnisch unterschreiben vrhanden? Handelt es sich um ein Prdukt, welches den DRT unterstützt? Wenn nicht, dann gibt es auch keinen ELU-Buttn. Wenn ja und es steht dennch kein ELU-Buttn zur Verfügung, dann kntaktieren Sie bitte Ihren IT-Supprt.

9 Mein Tablet Stift reagiert gar nicht mehr (auch nicht in der Plusberatung, etc.) Bei Dell XT3 Tablet Ntebks könnte die Batterie im Stift leer gewrden sein. Wenn Batterien für den XT3 Stift (AAAA) benötigt werden, bitte kntaktieren Sie bitte Ihren lkalen IT-Supprt. Mein SignPad funktiniert nicht mehr und ist defekt. Sie erhalten ein Ersatzgerät, bitte kntaktieren Sie Ihren IT-Supprt. Kann ich das SignPad eines/r Kllegen/Kllegin verwenden? Ja. Ich habe meinen Stift verlren (Tablet Stift und/der SignPad Stift). Bitte kntaktieren Sie bitte Ihren lkalen IT-Supprt. Beim Starten der elektrnischen Unterschrift kmmt die Meldung Zertifikat nicht gefunden. Was muss ich tun? Bitte kntaktieren Sie bitte Ihren lkalen IT-Supprt. Kann ich das SignPad auch mit einem Tablet Ntebk verwenden? JA, eine Verwendung des SignPads ist auch mit einem Tablet Ntebk möglich. Bei angestecktem SignPad, können Sie nur am SignPad, jedch nicht gleichzeitig am Tablet unterschreiben. Haben Sie weitere Fragen, Ideen, Vrschläge der Feedback zur elektrnischen Unterschrift? Senden Sie uns einfach ein an AT-ELU

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