Wirtschaftsinformatik II: Von der Strategie zu Geschäftsprozessen

Transkript

2 Agenda Geschäftsprozessmanagement historisch betrachtet Geschäftsprozessmanagement: Business Process Lifecycle der IDS Scheer AG Überblick BP Lifecycle: Die Business Process Strategy-Phase BP Lifecycle: Die Business Process Design-Phase Ausblick: ARIS Platform

4 Die Historie Konsistente, optimierte Geschäftsprozesse sind die Basis für Ihren Unternehmenserfolg seit Prozessorientierte Gemeinschaften Prozessspezifische Netzwerke: Mauern zwischen Unternehmen Prozessorientierte Geschäftsprozesse Funktionale Organisation: Mauern zwischen Abteilungen 4

5 Funktionsorientierung vs. Prozessorientierung Vertikal orientiert Fokus auf Prozessablauf Kunde Controlling Verkauf Produktion Einkauf Marketing Fokus auf der Hierarchie Prozesse Horizontal orientiert Kunden Kunde Marketing Produktion Verkauf Einkauf Controlling Kunde 5 K

6 Reibungsverluste in der Wertschöpfung Strategie Organisation Reibungsverlust = Wertverlust Reibungsverlust = Wertverlust Fachbereich 1 Fachbereich 2 Fachbereich 1 Fachbereich 4 Kunde Subprozess 1 Subprozess 2 Subprozess 3 Subprozess n Kunde Reibungsverlust = Wertverlust Technologie service booking perform service reception Service order process invoicing vehicle hand-over Service order process Mercedes Service order process Smart 6

7 ARIS - Beschreibungsebenen Fachkonzept Standardisierte fachliche Beschreibung der Unternehmenskonzepte DV-Konzept Übernahme der fachlichen Anforderungen in die Beschreibungssprache der DV-Technik Implementierung Implementierung Beschreibung der konkreten Hardund Softwarekomponenten, die für die Umsetzung des Unternehmenskonzeptes verwendet werden 7

8 Business Process Excellence 3 Ebenen-Modell 8

9 Business Process Lifecycle 9

11 Business Process Lifecycle: Überblick Business Process Design Prozesse analysieren Störfaktoren suchen Potenziale ermitteln Soll-Prozesse konzipieren Machbarkeit prüfen Kosten-Nutzen/ ROI bestimmen Business Process Strategy Business Process Controlling Kennzahlensystem aufbauen Performance messen Prozessrevision etablieren Berichtswesen einführen Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Aufbauorganisation anpassen Prozessabläufe ändern IT-Systeme ändern/ einführen Maßnahmen monitoren Prozesskompetenz aufbauen Business Process Implementation Change Management Standortanalyse erstellen Change Konzeption erstellen Veränderung planen Veränderung umsetzen Stabilisierung herbeiführen 11

12 ARIS Plattform ARIS Design Platform ARIS Controlling Platform ARIS Toolset ARIS Web Designer ARIS Easy Design ARIS Process Performance Manager ARIS Process Mining ARIS Online Monitoring ARIS Process Cost Analyzer ARIS Simulation ARIS Web Publisher ARIS BSC ARIS Healthcare Solution ARIS Scouts ARIS Implementation Platform ARIS Redocumentation Scout ARIS Quality Management Scout ARIS for mysap ARIS UML Designer ARIS P2A ARIS Integrator for Vitria ARIS for INTERSHOP enfinity ARIS Process Risk Scout ARIS Software Engineering Scout 12

13 Business Process Strategy: Überblick Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln 13

14 Nutzen und Ergebnisse der Strategiephase Ihr Nutzen Positions- und Zielbestimmung durch Geschäftsfeldmatrix Verifizierte Prozesslandkarte End-to-End BPM-Projekt auf konkrete Unternehmenssituation zugeschnitten Management des BPM-Projekts anhand der Prozessziele Fokus auf relevante Prozesse Ergebnisse Geschäftsfeldmatrix P M - - HEF-Analyse Prozesslandkarte Prozessportfolios Prozessziele Managementprozesse Kernprozesse Supportprozesse Ziele: t, Q, Ziele: t, Q, 14

15 Business Process Strategy: Vorgehensweise Geschäftsfeldstrategie Geschäftsfeldmatrix P M Privat... Industrie Pkw Lkw Flug HEF Abd. HEF 1... HEF n HEF-Analyse Prozess- - performance + Prozessportfolio HEF-Relevanz Prozesstypen Innovation Standard Flexibel Prozesslandkarte Managementprozesse Kernprozesse Supportprozesse Prozessziele Ziele: t, Q, Ziele: t, Q, 15

16 GF-Matrix: Strukturierung/Visualisierung d. GF Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Die Die GF-Matrix stellt stellt eine eine Sicht Sicht auf auf die die Produkte // Produktgruppen und und die die Märkte Märkte // Kundengruppen // Vertriebswege des des Unternehmens in in Portfolioform dar. dar. 16

17 GF-Matrix: Identifikation der Kernprozesse Geschäftsfeldmatrix P/L M Markt 1 Markt 2 Markt 3 Produkt 1 Produkt 2 Schnittstelle Schnittstelle Produkt-Markt Produkt-Markt Produkt 3 Cluster Cluster gleichartiger gleichartiger Produkt-Markt-Kombinationen Für Für gleichartige Produkt-Markt-Kombinationen können meistens auch auch gleichartige Geschäftsprozesse erwartet werden. Die Die GF-Matrix kann kann somit somit direkt direkt genutzt werden, die die Kernprozesse auf auf Ebene Ebene der der Hauptprozesse zu zu identifizieren und und zu zu strukturieren. 17

18 GF-Strategien: Vorbereitung der HEF-Analyse Projektbeispiel Niedergelass. Ärzte Patienten Apotheker Klinikärzte Krankenkassen Kundengruppen Produktgruppen Meinungsbildner Industrieverbände Generica? Originalpräparate? Konzentration Konzentration auf auf die die wichtigsten wichtigsten Verordnergruppen Verordnergruppen Wachstum Wachstum generieren generieren (durch (durch eigenen eigenen Cash Cash Flow Flowfinanziert) Intensive Intensive Neukundengewinnung und und -bindung -bindung Time-to-Profit Time-to-Profitdeutlich verkürzen verkürzen (-50%) (-50%) Eingang Eingang finden finden bei bei Therapieempfehlungen 18

19 HEF-Analyse zur Positionierung der GF Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Die Die HEF-Analyse ist ist die die Brücke zwischen Geschäftsfeldern und und Prozesszielen. Sie Sie bereitet die die Zielfindung vor. vor. 19

20 Erfolgsfaktoren Branchen-Erfolgsfaktoren Unternehmens-Erfolgsfaktoren Produkt-Erfolgsfaktoren generelle spezifische 20

21 HEF-ANALYSE: GF und seine Erfolgsfaktoren Projektbeispiel Haupterfolgsfaktoren Starkes Produktportfolio Ausprägungen -- - o + ++ Effiziente Vermarktung (kaufmännisch) Kompetente Vermarktung (inhaltlich/fachlich) Kundenorientierte Vermarktung Gewinnung und Bindung der lukrativen Kunden Kundenorientierung Individuelle Betreuung Nutzenstiftung Services/Dienstleistungen Eigenes Unternehmen Stärkster Wettbewerber Ziel 21

22 HEF-ANALYSE: GF und seine Erfolgsfaktoren Geschäftsfeld: High Tech Aluminium Projektbeispiel Qualität Haupterfolgsfaktoren Ausprägung Innovation Investition Prozesse IT-Systeme Kundenservice Kunden-Abwicklung Umfassende Produktpalette Human Resources Produktionskapazität Eigenes Unternehmen Stärkster Wettbewerber Ziel 22

23 Prozesslandkarte Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Das Das Geschäftsprozessmodell ist ist in in den den seltensten Fällen Fällen in in der der Ist- Ist- Organisationsstruktur eines eines Unternehmens abgebildet. Im Im Normalfall stellt stellt es es eine eine Idealstruktur dar, dar, die die als als Leitlinie für für die die spätere Optimierung der der Organisation dient. dient. 23

24 Prozesslandschaft Projektbeispiel Management- Prozesse entwicklung Unternehmensstrategie Marketing Management Entwicklung Risk- neuer Serienfahrzeuge Personal- Qualitätsmanagement Kern- Prozesse Entwicklung neuer Serienfahrzeuge Sonderausstattungsentwicklung "Face-lifting", Anpassung an gesetzliche Vorschriften Seriengeschäft Variantengeschäft Vertrieb Auftragsabwicklung Konstruktion Produktion Service Support- Prozesse Controlling Beschaffung Informations- Technologie Legal Services Human Resources 24

25 Kundenorientierung Geschäftsprozess Kunde Leistung Messbare Ziele Servicequalität Schnelligkeit Kosten Unternehmensstrategie Marktbedingungen Kunden können sowohl interne als als auch externe Kunden sein. 25

26 Prozessportfolio Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Dadurch kann kann die die Effektivität des des BPM-Projekt nachgewiesen werden. 26

27 Prozessportfolio: Prozessbewertung Projektbeispiel hoch Strategie Marketing Beschaffung Innovation Prozessperformance Controlling Human Resources IT Vertrieb Order Processing Service Legal Services Produktentwicklung Risikomanagement Qualitätsmanagement niedrig niedrig Beitrag zur Erfüllung der HEF hoch 27

28 Normstrategien im Prozessportfolio hoch Kunde Performance beobachten, Änderung der HEF verfolgen Kunde Performance beobachten, absichern, lernen Prozessperformance Kunde & Berater keine Aktivitäten* Berater Prozess optimieren, Performance steigern niedrig niedrig Beitrag zur Erfüllung der HEF hoch *außer wenn Zeit u. Budget vorhanden 28

29 GP-Ziele: Basis der Erfolgsmessung Business Process Strategy Geschäftsfeldmatrix erstellen Haupterfolgsfaktoren bestimmen Prozesslandschaft aufnehmen Prozessportfolio erstellen Geschäftsprozessziele ermitteln Die Die Ziele Ziele werden in in den den Dimensionen Zeit, Zeit, Kosten, Qualität sowie sowie Service/ Kundenzufriedenheit definiert. 29

30 Beispiel: Ziele für f r das Variantengeschäft Projektbeispiel Management- Prozesse Unternehmensstrategie Q- Ziele Verlagerung der technischen Klärung in die Konzerngesellschaften Kern- Prozesse Entwicklung neuer Serienfahrzeuge Sonderausstattungsentwicklung "Face-lifting", Anpassung an gesetzliche Vorschriften Seriengeschäft Variantengeschäft Variantengeschäft Vertrieb t- Ziele Durchlaufzeitreduzierung von der technischen Klärung bis zur Fertigstellung von ca. 40% 0 Wo Technische Klärung 1 Wo -30% Ende Arbeitsvorbereitung Anfang Teilefertigung u. Montage Beschaffung -50% Anfang Endmontage Zeitreduktion von 20% in der Endmontage (ohne Optionen) Zeitreduktion von 30% in der Vorfertigung Beginn Technische Auftragsbearbeitung Fertigstellung Unterstützun gs- Prozesse Controlling - Ziele Reduzierung des Aufwandes zur Erstellung der technischen Dokumentation um 50% Reduktion des Fertigungssteuerungsaufwandes um 20% Reduktion der Lagerbestände um 20% 30

31 Warum Prozess-Performance Performance Management? Geschäftsprozesse, die nicht gemessen werden, können auch nicht verbessert werden. 31

32 Prozess- vs. Ressourceneffizienz 32

33 Prozesseffizienz 33

35 Probleme in Unternehmen Unternehmensvision Unternehmensstrategie Unternehmensziele Effektivität + Effizienz Kundenzufriedenheit Mitarbeiterzufriedenheit betriebliche Abläufe/ Geschäftsprozesse Ziel: Die richtigen Dinge richtig tun!!! 35

36 Business Process Design: Überblick Business Process Design Analyse Prozesse analysieren Störfaktoren suchen Potenziale ermitteln Optimierung Soll-Prozesse konzipieren Machbarkeit prüfen Kosten-Nutzen/ ROI bestimmen Eine Eine wesentliche Frage Frage zu zu Beginn dieses dieses Arbeitspakets ist ist die die Aufwandsabgrenzung für für die die Analyse. 36

37 Architektur integrierter Informationssysteme 37

38 Methodenintegration Disposition Einkauf Geschäftsleitung Materialwirtschaft Vertrieb Anfrage ist eingegangen Vertriebsabwicklung Angebot Anfrage Anfrage Anfragebearbeitung Vertrieb Anfragebearbeitung Angebotsbearbeitung Anfrage ist bearbeitet Bonität prüfen Kunde Kundenangebot Angebotsbearbeitung Liefertermin ermitteln Kundenangebot Kundenanfrage Kundenauftrag 38

39 ARIS Repository Modellerstellung Navigation Analyse Reporting ARIS Funktionalitäten ARIS Repository Konfigurationsdatenbank Methode Modell-, Objekttypen, Attributtypen, Attributgruppen, Symbole Konventionen Filter, Vorlagen, Chart-Definitionen, Schriftformate Anwendungsdatenbank Projektdatenbank 1 Projektdatenbank 2 39

42 Die Prozessaufnahme muss vorbereitet werden Vorbereitung Konventionenhandbuch Detaillierungsgrad Darstellungsart Mögliche Auswertungen Projektorganisation, etc. Prozessaufnahme/ Qualitätssicherung Einrichten Datenbank Stammdatenermittlung 42

43 Festlegung des Detaillierungsgrades Europakarte Deutschlandkarte Regionalplan Stadtplan 43

44 Prozessarchitektur: Top down-ansatz Teilprozesse Hauptprozesse Ebene 1 Ebene 2 Aktivitäten Ebene 3 Arbeitsschritte Ebene 4 44

45 Geschäftsprozess ftsprozess-typen Supportprozesse Teilprozesse Hauptprozesse Managementprozesse Aktivitäten Arbeitsschritte Kernprozesse 45

46 Prozessarchitektur: Managementprozesse Prozesse, die die der der Steuerung des des Unternehmens und und seiner Prozesse dienen. Mögliche Beispiele Planungsprozesse Marktuntersuchung, als als Prozess institutionalisiert Personalentwicklung Management- Prozesse 46

47 Prozessarchitektur: Kernprozesse Prozesse......,, die die zu zu Ergebnissen führen, die die im im Zusammenhang stehen stehen mit mit der der Erfüllung der der Anforderungen des des Kunden. Bei Bei diesen diesen Anforderungen kann kann es es sich sich um um die die Produktentwicklung, die die Produktion, die die Abwicklung von von Aufträgen sowie sowie kundenseitige Reklamationen handeln. Mögliche Beispiele Anfragenbearbeitung Angebotsbearbeitung Projektabwicklung Projektabwicklung Auftragsbearbeitung Kernprozesse 47

48 Prozesse, die die der der Unterstützung der der Kernprozesse dienen dienen und und nur nur mittelbar im im Zusammenhang mit mit der der Erfüllung von von Anforderungen des des Kunden stehen. Mögliche Beispiele Personalbetreuung Vertragsmanagement Abwicklung Abwicklung von von Änderungen Änderungen IT-Bereitstellung IT-Bereitstellung Beschaffung Beschaffung Rechnungswesen Rechnungswesen Prozessarchitektur: Unterstützungs tzungs- /Supportprozesse Unterstützungs- Prozesse 48

50 ÜBERSICHT KERNGESCHÄFTSPROZESSE Kostenstellen-/ Kostenartenrechnung Kostenträgerrechnung Ergebnisrechnung Kalkulation Projektbeispiel Unternehmens- Reporting Endausbaustufe Controlling Stammdatenworkflow und Engineering Auftragsverfolgung Tracing und Tracking Instandhaltung Gutschrifts-/ Reklamationsabwicklung Absatzplanung und Kontingentplanung Einkauf incl. QM in Beschaffung Export- und Zollabwicklung Bonus- und Provisionsabwicklung Anfragen-/ Angebotsbearbeitung Terminierung und Einplanung Produktionsgrobplanung Auftragsbearbeitung Produktionsfeinplanung Produktionsdurchführung Versand Fakturierung Globalverträge und Lieferpläne Zeugniserstellung Qualitätssicherung Logistik Hauptbuch Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Banken Finanzwesen Organisationsmanagement Personaladministration Personalbeschaffung Personalentwicklung Veranstaltungsmanagement Personalabrechnung Personalplanung Personal Veranstaltungsmanagement Prio Instandhaltung Prio 1 Prio 2 3 Qualitätssicherung 50

52 EPK Objekttypen zur Darstellung des Kontrollflusses Ereignis Ereignis Funktion Funktion Konnektor (Regel) 52

53 Funktion Eine Funktion ist eine fachliche Aufgabe, ein Vorgang bzw. eine Tätigkeit an einem (Informations-)Objekt zur Unterstützung eines oder mehrerer Unternehmensziele. Die Funktion ist Träger von Zeiten und Kosten. Grafische Darstellung: Kundenauftrag bearbeiten Informationsobjekt Verrichtung 53

54 Ereignis Ein Ereignis beschreibt einen eingetretenen betriebswirtschaftlich relevanten Zustand eines Informationsobjektes, der den weiteren Ablauf eines Geschäftsprozesses steuert oder beeinflusst. Grafische Darstellung: Kundenauftrag bearbeitet Informationsobjekt Statusveränderung (Partizip Perfekt) 54

55 Beispiel: Kontrollfluß Start F1 Ereignis Ereignis F2 F3 Ereignis Ereignis F4 Ende 55

56 Regel zur Modellierung von EPKs Jede EPK beginnt mit mind. einem Startereignis. Jede EPK endet mit mind. einem Endereignis. Nach einem Ereignis folgt entweder eine Funktion oder ein Konnektor (Ausnahme: Endereignis) Nach einer Funktion folgt entweder ein Ereignis oder ein Konnektor. Jede Funktion hat genau eine eingehende und genau eine ausgehende Kante. Jedes Ereignis hat genau eine eingehende und genau eine ausgehende Kante (Ausnahme: Start- und Endereignis) Ein Konnektor hat entweder mehrere eingehende und genau eine ausgehende Kante oder genau eine eingehende und mehrere ausgehende Kanten 56

57 EPK: Sequenz Sequenz Ereignis 1 Funktion 1 Ereignis 2 Funktion 2 Ereignis 3 57

58 EPK: Parallele Pfade parallele, unabhängige Pfade Ereignis 1 und-konnektor Funktion 1 Funktion 2 Ereignis 2 Ereignis 3 58

59 EPK: Sich ausschließende ende Pfade sich ausschließende, unabhängige Pfade Ereignis 1 Funktion 1 Prüf-/Entscheidungsfunktion entweder-oder-konnektor Ereignis 2 Ereignis 3 59

60 Regeln für f Konnektoren A B UND: ODER: XOR: A+B A; B; A+B A; B 60

61 Falsche Verwendung v. Konnektoren nach einem Ereignis Ereignis 1 Ereignis 1 Funktion 1 Funktion 2 Funktion 1 Funktion 2 Kein OR bzw. XOR-Konnektor nach einem einzelnen Ereignis! 61

62 Falsche Verwendung v. Konnektoren Ereignis 1 Ereignis 2 Funktion 1 Funktion 2 Hier fehlt ein weiterer Konnektor! 62

63 Schlechte Verwendung von Konnektoren Funktion 1 Funktion 1 Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 2 Ereignis 3 fachlich nicht eindeutige Verzweigung Funktion 1 beinhaltet zwei fachliche Funktionen 63

65 One Product Family One Look & Feel ARIS Business Designer ARIS Business Optimizer ARIS Business Architect ARIS PPM 65

66 ARIS Process Platform 2005 ARIS Business Web Designer ARIS Business Architect ARIS Business Publisher RENAMED NEW NEW ARIS Easy Design ARIS Toolset ARIS Web Publisher Basic Functionality Extended Functionality Web Publishing 66

67 ARIS Business Designer Quick start Tip of the day Modulleiste Einstellbarer Startbildschirm Aktuelle Anmeldedaten 67

68 ARIS Business Designer: Explorer Modul Inhalt d. markierten Gruppe: Modelle oder Objekte Navigationsbaum mit Gruppenstruktur d. ARIS DB Modulleiste hier: Explorer 68

69 ARIS Business Designer: Designer Modul Symbolleiste Modulleiste hier: Designer Designer/ Modellierungsfläche Eigenschaftsfenster 69

70 ARIS Business Architect nur im Business Architect 70

71 ARIS Platform 2005 ARIS Process Performance Manager ARIS Process Mining ARIS Performance Cockpit ARIS Online Monitoring ARIS Audit Manager ARIS Process Risk Scout ARIS Business Cockpit ARIS OrgAnalyzer ARIS BSC Solution ARIS BSC Scout ARIS Business Optimizer ARIS for SAP NetWeaver ARIS Redocumentation Scout ARIS UML Designer ARIS P2A ARIS Scout Factory ARIS Software Engineering Scout ARIS Business Designer ARIS Business Architect ARIS Business Publisher ARIS Easy Design ARIS Toolset ARIS Web Publisher ARIS Simulation ARIS Healthcare Solution ARIS Defense Solution ARIS QM Scout 71

72 Der neue BPE-Lifecycle der IDS Scheer AG 72