Unternehmenssteuerung und Kennzahlen im Krankenhaus 43. Berliner Krankenhaus-Seminar

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1 Unternehmenssteuerung und Kennzahlen im Krankenhaus 43. Berliner Krankenhaus-Seminar Irmgard Wübbeling Dipl. Kfm. Geschäftsführerin der Sana Kliniken Berlin-Brandenburg GmbH Sana Kliniken Berlin Brandenburg GmbH Fanningerstraße Berlin Tel Fax

2 Die Geschäftsführung: Sind wir noch auf Kurs? Der Finanzer: Wohin soll es denn eigentlich gehen? Ausschnitt des Filmplakats zu Der Sturm die letzte Fahrt der Andrea Gail, Warner Bros

3 Agenda Strategieentwicklung als Basis der Unternehmenssteuerung Normen und Kennzahlen als Maß zur Steuerung Datawarehouse als Lösungstool zur Steuerung

4 Strategieentwicklung Entwicklungsziele der kommenden fünf Jahre Ziele Projekte / Maßnahmen 1. Fallzahlsteigerung durch.. 2. Erweiterung des Leistungsspektrums um. 3. Attraktivitätssteigerung für Mitarbeiter insbesondere für weibliche ärztliche Mitarbeiterinnen 1. Zentrenbildung 2. Chefarztgewinnung mit Leistungsspektrum. 3. Entwicklung von Konzepten zur Vereinbarung von Beruf und Familie Messgrößen 1. Fallzahlsteigerung um Fälle 2. Gewinnung eines Chefarztes mit Leistungsspektrum.. 3. Senkung der Fluktuationsquote im ärztlichen Bereich um % Ergebnis -erwartung 1. Umsatzsteigerung um.% 2. Umsatzrendite von..% 3. Senkung der Kosten der Personalgewinnung um.% - 4 -

5 Strategieentwicklung Portfolioplanung Elemente 1. Ermittlung der Entwicklung des Leistungspotentials aufgrund der Demographie 2. Ermittlung des Leistungspotentials bezogen auf das Einzugsgebiet 3. Identifizierung der Wettbewerber 4. Ermittlung des Leistungsprofils der Wettbewerber (Fallzahl und Leistung) 5. Einzugsgebiet differenziert nach Entfernung (in Min.) 6. Ermittlung des Marktanteils bezogen auf das Einzugsgebiet differenziert nach Entfernung 7. Berücksichtigung von Engpässen (Bette, OP etc.) 8. Ermittlung des Deckungsbeitrags 9. Berücksichtigung von Interdependenzen mit anderen Leistungen Beteiligte 1. Krankenhausleitung 2. Chefärzte 3. Kfm. Controlling und Medizincontrolling Datenbasis 1. Qualitätsberichte 2. öffentliche Statisktiken 3. eigene statistische Daten 4. Einweiserdaten - 5 -

6 Strategieentwicklung Projekte / Maßnahmen zur Umsetzung der Entwicklungsziele Projektbeschreibung Aufbau eines Zentrums für Messbare Projekteffekte 2009 (Ist) 2010 (FC Q2) 2011 (Plan) 2012 (Plan) 2013 (Plan) 2014 (Plan) 2015 (Plan) Umsatz 217 T 290 T 290 T EBITDA 120 T 180 T 180 T EAT 100 T 160 T 160 T 290 T 180 T 160 T 290 T 180 T 160 T Investition 60 T 0 T 0 T 0 T 0 T CM- Punkte

7 Normen und Kennzahlen Die Geschäftsführung: Können wir noch gegensteuern?

8 Bettenauslastung Durchschnitts alter Kosten pro Fall Rate der Patientenbeschwerden Durchschnitts gehalt Kostenträgerstati stik Normen und Kennzahlen Der Finanzer: Hier ist alles was Sie brauchen! Fallzahl Anzahl MDK-Fälle Anzahl Kurz- Langlieger Marktanteil Case-Mix Beatmungsstun den Abrechnungsstatus DRG EBITDA OP-Schnitt- Nahtzeiten Verlegungsrate Altersstruktur VWD OP- Wechsel zeiten Forderungslaufzeit Krankenquote Verlegu ngsrate Materialkosten quote Fluktutationsquote Rate Patientenbeschwerden Top 10 Diagnose n Basisfallwert Fehlzeitenq uote CMI

9 Normen und Kennzahlen Ziel ist es, dass zu messen, was man steuert und nicht dass zu steuern, was man misst. Der wachsenden Zahlenmenge steht eine konstante Verarbeitungskapazität der Entscheidungsträger gegenüber Durch die Entwicklung im IT-Bereich stehen immer mehr Daten zur Verfügung, aber können wir im gleichen Tempo immer mehr Daten in die Entscheidungsfindung einbinden? Daten müssen so verdichtet werden, dass entscheidungsrelevante Sachverhalte oder Veränderungen erkannt werden.

10 Normen und Kennzahlen Weniger ist manchmal mehr Kennzahlensysteme müssen empfänger- und zielorientiert sein Nur eine Gruppe von Kennzahlen kann die mehrdimensionale Strategie messen Kennzahlensystem muss minimal sein, d. h. es darf nur solche Kennzahlen erfassen, die wirklich benötigt werden (Definition von Schlüsselkennzahlen) Kennzahlen müssen an Ziele ausgerichtet sein

11 Normen und Kennzahlen Renditekennzahlen VORJAHR IST PLAN STATUS TREND NORM Umsatzrentabilität: 3,4% 2,6% 5,0% 6,0% EBITDA-Marge: 9,7% 8,5% 10,0% XXX% Personalaufwandsquote: 58,8% 59,3% 58,0% 56,0% Materialaufwandsquote: 27,4% 28,1% 26,0% 21,0% Eigenkapitalrendite: Eigenkapitalrendite (v. St.): Gesamtkapitalrendite: 11,6% 14,1% 5,2% 11,2% 4,9% 12,0% 13,2% 14,0% XXX% Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen 5,4% XXX% Gemeinsame Festlegung von Normen unter den Einzelnormen! XXX% Return on Invested Capital 14,4% 15,0% 15,0% XXX% Kapitalmarkt Covenant Net Debt / EBITDA: 1,83 2,28 2,00 XXX Cashflow-Kennzahlen Net Debt / Eigenkapital 60,4% 73,7% 73,7% XXX% FCF / Total Debt 6,3% -3,4% -3,0% XXX%

12 Leistungs-Dashboard - Leistungsdaten (Drill-Down: Konzern Region/Cluster Buchungskreis Standort Fachabteilung) VORJAHR IST PLAN DELTA Status Trend Kumulierte Abweichung Case Mix Fallzahl eff. CM eff. CMI Zuschläge (ogvd) Abschläge (Verl.) Abschläge (ugvd) Zu- und Abschläge ,126 1, ,452-62, ,081 52, ,126 1, ,577-76, , , ,126 1, ,123-90, , , ,000 0,000 27,454 14,684-13,973 28,185 Abweichung IST-Vereinbarung Abweichung IST-Plan Abweichung IST-Vorjahr 160 Tage Tage (TguG) Tage (Verlegung) Tage (TgoG) Status Abw. IST-Vereinbarung: Trend (zu Vormonat) Beatmungsstunden Abw. IST-Plan: Abweichung IST-Vorjahr: Verweildauern Katalogverweildauer 7,2 Benchmarks IST-Verweildauer 6,7 IST Status Trend Leader Best Practice-Verweildauer 4,9 Abw. Ist-VWD zu Katalog-VWD: -6,9% (23/45) -27,0% Präop. VWD 1, Norm Abw. Ist-VWD zu Best Practice: Eff. CM pro Belegungstag: +36,7% (25/45) 0,144 (31/45) +5,3% 0,508 66,62% 33,38% Normallieger bis mvwd Normallieger über mvwd 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00% Leistung DRG

13 Normen und Kennzahlen Auswahl der Kennzahl ist entscheidungsrelevant Kennzahlensysteme müssen bei Bedarf einen schneller Zugriff mit unterschiedlichem Detallierungsgrad je nach Zielgruppe sicherstellen Kennzahlensystemen müssen der Strategie bzw. der veränderten Umwelt angepasst werden Aus der Kennzahl müssen sich Maßnahmen ableiten lassen Die Kennzahl muss eine Verbesserung oder Verschlechterung wirklich widerspiegeln Die Kennzahl muss durch aktives Handeln beeinflusst werden können Der Aufwand von Informationsgewinnung muss im Verhältnis zur Erkenntnis stehen

14 Was Was soll soll gemonitort gemonitort werden? werden? Wie Wie kann kann man man dies dies messen? messen? Sind Sind bereits bereits Kennzahlen Kennzahlen vorhanden vorhanden Normen und Kennzahlen Normen als Regelkreislauf zur Steuerung Act Plan Check DO Einführen Kennzahl Kennzahl Einleitung Einleitung von von Veränderungsma nderungsmaßnahmen nahmen Kennzahl Kennzahl beibehalten, beibehalten, verändern oder oder entfernen entfernen Maßnahmen verändern Messen Messen

15 Normen und Kennzahlen Normen sind verbindlich anerkannte Festlegungen,, Regeln oder Maße. Kennzahl Messen Festlegung von aus Unternehmenszielen abgeleiteten von Zielgröß ößen (z.b. Margen, Kostenfallwerte, Ergebnis) Schlankes Set an Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung und als Indikator für f r adäquate Steuerungsmaßnahmen nahmen Erkennen Ergebnistransparenz Umgehende Identifikation von Normabweichungenr Auswahl der adäquaten Steuerungsmaßnahme nahme Steuern Konfrontation mit Normabweichungen durch das Controlling Umsetzung der Steuerungs- maßnahme Monitoring der Umsetzung

16 Normen und Kennzahlen Risiken Kennzahlen sind nur so gut wie die Datengrundlage. Verbindliche Regelungen sind notwendig: Einheitliche Kontierungsrichtlinien Einheitliche Abgrenzungsrichtlinie Einheitliche Richtlinie zur Leistungsbewertung Einheitliche Richtlinie zur VK-Zählung Einheitliche Definition von Kennzahlen

17 Datawarehouse als Lösungstool Grundanforderungen an das Instrument Grunddaten können steuerungsrelevant verdichtet abgebildet werden Schnelle Verknüpfung von Daten unterschiedlicher Herkunft (Kaufmännischen Controlling, Medizincontrolling, Personalcontrolling) Schneller Zugriff mit unterschiedlichem Detallierungsgrad je nach Zielgruppe Empfängerorientiertes Berichtswesen Vorjahresvergleiche und Historienbetrachtung je Standort und Abteilung

18 Data Warehouse Grundziel des DW ist die Verbesserung der Datenbasis, der Verfügbarkeit und der Funktionalität des Berichtswesens Automatisches Generieren und Verteilen von definierten Standardberichten Flexible Berichte, die leicht erstellt werden können Schnelle Verknüpfung der verschienen Daten Dies wird erreicht durch: Zusammenführung hetrogener Systeme Aufbau einer einheitlichen validen und aktuellen Datenbasis Flexiblen Datenexport Speicherung historischer Daten

19 Datawarehouse als Lösungstool Operative Systeme Zwischenspeicher (Staging Area) Datenverarbeitung (ETL Logik z.b. Online Grouping) Sonstige Stammdaten Kontenplan Master Stammdaten Portal Stammdaten Buchungen SAP Kostenstellen Master Grouper Leistung / Personal Benchmarking Einweiser monitoring Erlöse / Kosten / Leistung 21 Daten KIS 137 Daten QS Daten Einkauf Controlling VK Daten Sonstige Systeme Einweiserdaten Medizin Controlling QS Monitoring Konsolidierungsschicht (Core Data Warehouse) Abfrageschicht (Data Mart) Reporting Analyse

20 Datawarehouse als Lösungstool Verweildaueranalyse je Fachabteilung Normallieger werden detailliert dargestellt (bis mittlere VWD und über mittlere VWD

21 Datawarehouse als Lösungstool Leistungsübersichten Fachabteilungen, Fällen und Kataloge

22 Datawarehouse als Lösungstool Leistungsüberblick hier Fallebene

23 Datawarehouse als Lösungstool Verlegungsanalyse je Fachabteilung Woher kommen die Patienten? Wohin gehen die Patienten?

24 Datawarehouse als Lösungstool Casemix-Verteilung Entlassabteilung u. Erlösaufteilung Eff. Casemix nach Erlösaufteilung mittels DRGPatplus Effektiver Casemix nach Entlassabteilung

25 Datawarehouse als Lösungstool Ergebnisse nach GuV nach Buchungskreisen Inkl. Vorjahresvergleiche und Planzahlen

26 Datawarehouse als Lösungstool Med. Bedarf je eff. CM Plan, Ist und Vorjahr

27 Zusammenfassung Kennzahlen sind kein Selbstzweck Die Strategie bestimmt das Kennzahlensystem Es gibt keine optimales Kennzahlensystem, es muss den Bedürfnissen des Krankenhauses angepasst sein EDV kann bei dem Aufbau eines Kennzahlensystems unterstützen Kennzahlensysteme können nur Mittel sein, entscheidend sind die Maßnahmen die man aus der Kennzahlenauswertung zieht

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!