Vereinsverwaltung. DFBnet Verein. Schnellhilfe. Erweiterter Import ANLEGEN EINER GEEIGNETEN MITGLIEDERLISTE... 2

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1 Vereinsverwaltung DFBnet Verein Schnellhilfe Erweiterter Import ANLEGEN EINER GEEIGNETEN MITGLIEDERLISTE... 2 EXPORT UND BEARBEITEN DER MITGLIEDERLISTE... 4 ERWEITERTER IMPORT DURCHFÜHREN... 6 KONTROLLE DER DATEN... 8

2 Der erweiterte Import anhand eines Beispiels: Eintragen der Mitgliedsnummer in das Feld Mandatsreferenz = Überschreiben der bisherigen Mandatsreferenz Im folgenden Beispiel wurde zunächst sichergestellt, dass jede Mitgliedsnummer nur ein Mal vergeben ist und nur aus Buchstaben und Zahlen (ohne Sonder- oder Leerzeichen) besteht. Ein Mitglied muss anhand seiner Mitgliedsnummer eindeutig identifiziert werden können. Da über die Funktion des erweiterten Imports massenhaft Daten überschrieben werden, ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Insbesondere die in Kapitel beschriebene Exportliste darf keine Fehler enthalten. Ein erweiterter Import kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Prozess ist für Änderungen an Abteilungs- und Beitragszuordnungen NICHT möglich. Anlegen einer geeigneten Mitgliederliste Legen Sie eine neue Mitgliederliste an: Information > Mitglieder > Mitgliederliste > Neue Mitgliederliste Filter setzen und benötigte zu zeigende Felder auswählen: Filter Suche in allen Mitgliedern Filter Zahlungsart Lastschrift DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

3 Die im Folgenden mit * gekennzeichneten sieben Felder sind Pflichtfelder und müssen in jeder Mitgliederliste vorhanden sein, die für einen erweiterten Import genutzt wird. Um mit dem erweiterten Import die bisherige Mandatsreferenz mit der Mitgliedsnummer überschreiben zu können werden im Beispiel zusätzlich die Felder Mitglieds-Nr und SEPA-Mandatsreferenz benötigt. zu zeigende Felder Mitglieds-Nr Nachname* Vorname* Eintrittsdatum* Ort* SEPA-Mandatsreferenz Status* Straße* Zahlungsart* Die Auswahl erfolgt durch Klick unter zu zeigende Felder auf die Feldbezeichnung und anschließendem Klick auf den Zuordnungspfeil. Die Felder werden daraufhin unter ausgewählte gelistet. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder kann durch die Ordnungspfeile rechts verändert werden, Nach Oben und Nach Unten. Zur besseren Gegenüberstellung wird das Feld SEPA-Mandatsreferenz unterhalb der Mitglieds-Nr platziert. Anschließend links unten Haken setzen, einen Listennamen vergeben und die Liste Speichern. DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

4 Export und bearbeiten der Mitgliederliste Nach dem Speichern wird die Liste gemäß den eingestellten Filtern mit den gewünschten Feldern angezeigt. Der Export erfolgt durch Klick auf den gleichnamigen Button. Die Liste bitte zunächst abzuspeichern und erst danach mit z.b. Microsoft Excel öffnen, um sie zu bearbeiten (s. unterer Screenshot). DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

5 Die Daten der Spalte Mitglieds-Nr in z.b. Microsoft Excel durch kopieren und einfügen in die Spalte Mandatsreferenz kopieren. Die bisherigen Daten werden in dieser Spalte überschrieben. ACHTUNG --- An dieser Stelle ist größte Disziplin gefragt. Bearbeiten Sie ausschließlich die Spalte(n), deren Daten mittels Import geändert werden sollen. Datenänderungen an der falschen Stelle bzw. Spalte können fatale Folgen haben! Die Liste über Datei > Speichern unter im Format CSV (Trennzeichen-getrennt) (*csv) mit neuem Dateinamen speichern (Ablageort merken!). DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

6 Erweiterter Import durchführen Gehen Sie zu: Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder Geben Sie über Klick auf den Button Durchsuchen die Datei an, die importiert werden soll (s. vorheriges Kapitel). Setzen Sie anschließend den Haken bei Erweiterter Import. Anschließend Klick Weiter. Wählen Sie auf der linken Seite die sogenannten Schlüsselfelder aus und ordnen diese den entsprechenden Feldern der Importdatei zu. Verwenden Sie bitte DRINGEND die folgenden Felder: Felder in der Vereinsverwaltung Vorname Nachname Straße Eintrittsdatum Felder in der Importdatei Vorname Nachname Straße Eintrittsdatum Anschließend Klick Importieren. DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

7 Schließen Sie durch Klick auf (Nicht übernehmen) in der Spalte Bezeichnung der Felder in der Vereinsverwaltung die Felder aus, die nicht überschrieben werden sollen. ACHTUNG --- Die Schlüsselfelder (s. oben), sowie das Feld, das überschrieben werden soll im Beispiel ist das das Feld Mandatsreferenz müssen korrekt zugeordnet werden. Weiter mit Klick auf Importieren. Ist der Prozess erfolgreich folgt eine entsprechende Meldung. DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

8 Kontrolle der Daten DFB-Medien GmbH & Co. KG Kontrollieren Sie unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten das Ergebnis des erweiterten Imports. Kontrollieren Sie unter Information > Mitglieder > Max Mustermann > Zahlungsdaten stichprobenweise das Ergebnis des erweiterten Imports in den Mitgliederdaten. DFBnet Verein / / 8 - Schnellhilfe Erweiterter Import

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