Risikomanagement. 3. Workshop. Prof. Dr. Rüdiger Küchler Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung der Fachhochschule Köln

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1 1 3. Workshop Risikomanagement Prof. Dr. Rüdiger Küchler Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung der Fachhochschule Köln

2 Fachhochschule Köln im Überblick 2 Studierende WS 2013 / Studienanfänger im Studienjahr Studiengänge - Bachelor 39 Studiengänge - Master 37 Seit 2011 kaufmännische Buchführung Eröffnungsbilanz 2011 Testierte Jahresabschlüsse 2011, 2012, 2013 Seit 2014 Risikomanagement und Innenrevision Professuren 417 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Haushaltsvolumen (Erträge 2013) 170 Mio Drittmittel Mio Standorte Köln-Südstadt Köln-Deutz Gummersbach Leverkusen Die Universitäten und Fachhochschulen des Landes NRW sind ab dem ausschließlich vom Land getragene rechtsfähige Körperschaften des öffentlichen Rechts. Das Land stellt den Hochschulen nach Maßgabe des Landeshaushalts die Mittel zur Durchführung ihrer Aufgaben in Form von Zuschüssen für den laufenden Betrieb und für Investitionen bereit.

3 3 Organisationsstruktur der Fachhochschule Köln Fakultäten Zentrale wissenschaftliche Einrichtungen Hochschulverwaltung / Hochschulreferate Fakultät für Angewandte F01 Z01 Hochschulbibliothek R01 Kommunikation und Marketing Sozialwissenschaften P F02 Fakultät für Kulturwissenschaften Z02 Campus IT R02 Internationale Angelegenheiten Fakultät für Kommunikation und Information Zentrum für außerfachliche Qualifikationen und wiss. Weiterbildung F03 Z03 R03 Studium und Lehre VP1 F04 Fakultät für Wirtschaftswissenschaften R04 Qualitätsmanagement F05 Fakultät für Architektur VP2 R05 Forschung und Wissenstransfer F06 Fakultät für Bauingenieurwesen und Umwelttechnik R06 Justiziariat F07 Fakultät für Informations-, Medien und Elektrotechnik R07 Planung und Controlling F08 F09 Fakultät für Fahrzeugsysteme und Produktion Fakultät für Anlagen, Energie- und Maschinensysteme VP3 R08 R09 Finanzen Personal F10 Fakultät für Informatik und Ingenieurwissenschaften R10 Bau- und Gebäudemanagement F11 Fakultät für Angewandte Naturwissenschaften R11 Technisches Gebäudemanagement und Arbeitssicherheit Die Fakultäten gliedern sich in Institute Die zentralen Einrichtungen gliedern sich in Teams Die Hochschulreferate gliedern sich in Teams Das Präsidium ressortiert

4 Risikomanagement im Rahmen der Hochschulplanung Hochschulplanung Finanzplanung Controlling Rechtliche, politische und ordnungspolitische Vorgaben durch EU, Bund und Land Gesellschaftliche und technologische Entwicklungen Hochschulentwicklungsplanung Studierendenentwicklung Lehre und Studium Forschung / Wissenstransfer Baumaßnahmen Ausstattung / Infrastruktur Serviceleistungen Projekte Gleichstellung, Diversity In Geldbeträgen formulierter Plan von zukünftig erwarteten Erträgen und Aufwendungen Erträge Grundbudget Land Förderprogramme Bund/Land Hochschulpaktmittel Eigene Hochschulmittel Drittmittel Aufwendungen Personal Sachmittel Mieten Bewirtschaftung Investitionen Projekte Jahresabschluss / Bilanz Quartalsberichte Budgetcontrolling Liquiditätsmanagement Risikomanangement Innenrevision Statistische Kennzahlen

5 Risikomanagement 5 Unter Risiko wird die Möglichkeit verstanden, dass eine negative Abweichung vom erwarteten Ergebnis eintritt. Eintretenden Risiken können unterschiedliche Auswirkungen haben: Finanzielle Auswirkungen (z.b. geringe Erträge oder höhere Aufwendungen) Beeinträchtigung der Reputation der Hochschule Beeinträchtigung der Geschäftsprozesse und des Betriebsklimas Auswirkungen auf Gesundheit und Umwelt Risikomanagement wird definiert als ein fortlaufendes und systematisches Vorgehen, bei dem potenzielle Risiken identifiziert und bewertet sowie entsprechende Maßnahmen eingeleitet und überwacht werden. Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Mit Hilfe des Risikomanagementsystems sollen Risiken frühzeitig erkannt, abgewendet oder zumindest minimiert werden.

6 Risikomanagement Rechtliche Grundlagen 6 Darstellung der für das Unternehmen wesentlichen Risiken im Lagebericht zum Jahresabschluss (gemäß 289 Abs. 1 und 315 Abs. 1 HGB) Der gesetzliche Abschlussprüfer muss im Rahmen seines Prüfauftrages auch berichten, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung im Jahresabschluss zutreffend dargestellt sind ( 317 Abs. 2 und 4 HGB) Fragenkatalog zu 53 HGrG 1) : Fragenkeis Risikofrüherkennungssystem Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden ( 91 Abs. 2 AktG) Hochschulen unterliegen nicht der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines Risikofrüherkennungssystems nach 91 Abs 2 AktG. Der Gesetzgeber weist jedoch auf die Ausstrahlungswirkung auf Gesellschaften anderer Rechtsformen hin ( 91 Abs. 2 AktG). 1) : HGrG: Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz)

7 Risikoidentifizierung 7 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Vorgehensweise FH Köln: Workshop zur Risikoidentifikation (Teilnehmer: Vizepräsidenten, Leiterinnen und Leiter der Hochschulreferate, Leiterinnen und Leiter der zentralen Einrichtungen, Fakultätsvertreter, ) Risiken sollten möglichst vollständig erkannt und beschrieben werden; Abhängigkeiten, Wechselwirkungen und Redundanzen wurden erfasst. Systematisierung und Strukturierung der Risiken nach Risikokategorien und Zusammenstellung in einer Risikoliste (die Liste der FH Köln enthält aktuell 44 Risiken) Risiken, die eine sehr geringere Schadenshöhe oder eine sehr geringe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen, wurden aus Praktikabilitätsgründen nicht in die Risikoliste aufgenommen. Nebeneffekt: Durch die konsequente Suche und Analyse möglicher Risiken kann auch eine möglicherweise vorhandene Betriebsblindheit beseitigt werden. Risikokategorien 1000 Externe Risiken 1100 Allgemeine Risiken 1200 Hochschulfinanzierung 2000 Interne Risiken 2100 Rechtliche Risiken 2200 Projekte, Prozesse, Planungen 2300 Beschaffungen 2400 Finanzmanagement 2500 Personal 2600 Infrastruktur 2700 Lehre und Studium 2800 Baumaßnahmen

8 Risikoidentifizierung Beispiel FH Köln 8 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Risikomanagement FH Köln Auszug aus der Risiko-Liste Risikomanagement FH Köln - Beispiel Risiko-Blatt

9 9 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Die erfolgt einerseits nach möglicher Schadenshöhe, andererseits nach der Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens. Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit bilden eine Risikoklasse, die in einer Risikomatrix dargestellt werden kann.

10 10 Brutto-Bewertung Netto-Bewertung vor Berücksichtigung risikomindernder Maßnahmen nach Berücksichtigung risikomindernder Maßnahmen

11 Beispiel FH Köln 11 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Risikomanagement FH Köln Auszug aus der Risiko-Liste

12 12 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Nicht alle Risiken lassen sich allein durch eine monetäre Schadenshöhe bewerten. Es kann daher angemessen sein zur Bewertung der Risiken weitere Kriterien zu betrachten. Auswirkung sehr gering gering mittel hoch sehr hoch Finanzielle Auswirkungen X Beeinträchtigung Reputation X Beeinträchtigung Geschäftsprozesse X Auswirkungen auf Umwelt u. Gesundheit X

13 Risikosteuerung 13 Risikovermeidung Risikoverminderung Risikoüberwälzung Risikoakzeptanz Vollständiger Verzicht auf risikobehaftete Maßnahmen und Aktivitäten Reduzierung von Eintrittswahrscheinlichkeit oder Schadenshöhe Transfer von risikobehafteten Aktivitäten an Dritte (z.b. Versicherungen, ) Bewusstes Eingehen von Risiken mit vertretbarem Risikopotenzial Aktive Vorsorge durch ausreichende Risikodeckung (Rücklagenbildung) Bereiche mit identifizierten Risiken werden von der Innenrevison vorrangig geprüft

14 Risikosteuerung Rücklagenbildung 14 Vermögenslage zum Passiva TEUR % Nettoposition ,1 Risikorücklage Hochschulrat ,4 Zweckgebundene Rücklage Präsidium ,6 Allgemeine (freie) Rücklage Hochschulrat ,1 Jahresüberschuss ,1 Eigenkapital ,1 Rückstellungen ,8 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen ,2 Verbindlichkeiten aus Zuweisungen und Zuschüssen Verbindlichkeiten aus laufenden Drittmittelprojekten ,1 Hochschulpakt und ,7 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ,1 Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 3 - Sonstige Verbindlichkeiten ,1 Fremdkapital ,0 Rechnungsabgrenzungsposten ,9 Bilanzsumme ,0 Jahresabschluss 2013 der Fachhochschule Köln (Auszug aus der Bilanz)

15 Risikosteuerung Mittelfristige Finanzplanung 15 Mittelfristige Finanzplanung Szenarien der zukünftigen Finanzentwicklung Mehrere Risiken werden hinsichtlich der Schadenshöhe in einem Szenario zusammengefasst geringere Erträge und / oder höhere Aufwendungen

16 Risikomanagement Organisation 16 Präsidium Zentrales Risikomanagement Risikoverantwortliche / Maßnahmenverantwortliche Verantwortliches Organ für die Einrichtung eines angemessenen Risikomanagementsystems. Mindestens einmal jährlich berichtet das zentrale Risikomanagement dem Präsidium Grundsatzfragen, Organisation, Koordination und Überwachung des Risikomanagements Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung Leiterin Hochschulreferat Finanzen Leiterin Hochschulreferat Planung und Controlling Grundsätzlich jene Personen deren Verantwortungsbereich ein Risiko bzw. eine risikomindernde Maßnahme zuzuordnen ist. (Leiterinnen und Leiter der Fakultäten, Institute, Hochschulreferate, Zentralen Einheiten sowie Projektleiter und Präsidiumsmitglieder) Identifizierung von Risiken Einschätzung (Bewertung) der Risiken Überwachen von Risiken und Maßnahmenumsetzung Berichten an zentrales Risikomanagement (Risikostatus)

17 Risikoüberwachung 17 Risikoidentifizierung Risikosteuerung Risikoüberwachung Hochschulrat Zentrales Risikomanagement Risikoverantwortliche Innenrevision Wirtschaftsprüfer Der Hochschulrat wird einmal jährlich im Rahmen des Jahresabschlusses durch das Präsidium über Risiken informiert. Regelmäßige Betrachtung und Einschätzung / Bewertung der Risiken Koordination von Maßnahmen Erstellung des jährlichen Risikoberichts für das Präsidium Berücksichtigung der Risiken in der mittelfristigen Finanzplanung Regelmäßige Berichterstattung an das zentrale Risikomanagement Ad hoc Berichterstattung bei Änderung der Risikoeinschätzung oder neu erkannten Risiken Die Innenrevision überprüft sowohl das System als auch die handelnden Stellen im RM-Prozess. Hierbei werden insbesondere folgende Punkte geprüft: Abbildung aller wesentlichen Risiken und Nachvollziehbarkeit der Vollständigkeit der Dokumentation des Risikomanagement Stand der Maßnahmenumsetzung Im Rahmen der Abschlussprüfung erfolgt eine Prüfung des Risikomanagement-Systems soweit, wie dies zur Gesamtbeurteilung des Jahresabschlusses zweckmäßig erscheint. Eine Beurteilung der Angemessenheit der beschlossenen Maßnahmen zur Risikosteuerung erfolgt jedoch nicht.

18 18 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Kontaktdaten Prof. Dr. Rüdiger Küchler Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung Fachhochschule Köln Claudiusstraße Köln ruediger.kuechler@fh-koeln.de