Leitfaden für die Vorbereitung des Bilanz- und Zielvereinbarungsgesprächs

Transkript

1 Leitfaden für die Vorbereitung des Bilanz- und Zielvereinbarungsgesprächs (BZG) Stand:

2 Zielsetzung des Gesprächs Das Bilanz- und Zielvereinbarungsgespräch dient der Unterstützung und Steuerung des Qualitätsentwicklungs- und Qualitätssicherungsprozesses einer Organisation bzw. mehrerer Organisationen zusammen. Es wird grundsätzlich von den Führungspersonen zweier benachbarter Ebenen im Schulsystem geführt (also z. B. BSI Schulleiter/in APS; BMUKK-Schulabteilungsleiter/in LSI). Die organisatorischen Modalitäten (z. B. Umgang mit großen Zahlen) sind noch in Ausarbeitung. Ziel des Gespräches ist es, eine für alle Gesprächspartner/innen verbindliche Vereinbarung über die Ziele und Maßnahmen sowie die Unterstützungserfordernisse und Rahmenbedingungen für die nächste Periode zu treffen. Diese Vereinbarung ist, zusammen mit den jeweiligen Entwicklungsplänen, die Grundlage für das nächste BZG und entspricht somit dem Regelkreis kontinuierlicher Qualitätsentwicklung. Vorbereitung und Ablauf des BZG Vorbereitung Bilanz- und Zielvereinbarungsgespräch relevante Unterlagen/Daten (z.b. 1. Bilanz ziehen 2. Ziele besprechen und operationalisieren 3. Vereinbarungen treffen Entwicklungspläne, BIST- Rückmeldungen) analysieren Leitfragen für die Vorbereitung des BZG (siehe S. 3f.) Formular für die Zielvereinbarungen (siehe S. 5) 2

3 Der Termin für das BZG soll rechtzeitig vereinbart werden und im Sinne der Wertschätzung für beide Seiten hohe Priorität haben. Relevante Unterlagen (Entwicklungspläne, ggf. Vereinbarungen der vorherigen Periode und sonstige Unterlagen) sind Basis für die individuelle Vorbereitung auf das Gespräch. Beide Gesprächspartner/innen bereiten sich getrennt voneinander auf das Gespräch vor; die vorliegenden Leitfragen (siehe S. 3f.) sollen dabei zur Unterstützung dienen. Diese Vorbereitung behält jede/r Gesprächspartner/in für sich. Das BZG dauert erfahrungsgemäß 1½ bis 3 Stunden und sollte unbedingt an einem störungsfreien Ort durchgeführt werden. Das gemeinsame Produkt des BZG ist die Vereinbarung, die nach Möglichkeit sofort schriftlich erfolgen soll (siehe Formular S. 5). Beide Seiten unterschreiben vor Ort. Sollten substanzielle Änderungen im Entwicklungsplan erforderlich sein, kann die Unterschrift auch nachgeholt werden. Das Gespräch sollte unbedingt mit einer kurzen Reflexion des Gesprächsverlaufs bzw. -klimas beendet werden. 1. Bilanz ziehen Nehmen Sie bitte die Entwicklungspläne, ggf. Vereinbarungen der vorherigen Periode und sonstige Unterlagen zur Hand! [Falls zutreffend:] Welche Vereinbarungen wurden für die vergangene Arbeitsperiode getroffen? [Falls zutreffend:] Inwieweit wurden die Vereinbarungen umgesetzt? Welche Erfolge wurden erzielt? Woran erkenne ich das? Wie zufrieden bin ich insgesamt mit den erzielten Ergebnissen / mit der aktuellen Situation an der Schule? Welche Gründe habe ich für diese Einschätzung? I I I I I 0% 25% 50% 75% 100% Wie zufrieden bin ich mit meinem eigenen Beitrag zur Erfüllung der letzten Zielvereinbarungen? Welche Gründe habe ich für diese Einschätzung? 3

4 Was war insgesamt förderlich / Was war hinderlich in Bezug auf die Umsetzung der Vereinbarungen? Welches besondere (Führungs-)Verhalten habe ich an meinem Gegenüber beobachtet? Welche Wirkung hat dieses Verhalten bei mir erzielt? Welche Wirkungen dieses Verhaltens vermute ich an der Schule? 2. Ziele besprechen und operationalisieren Inwieweit deckt sich meine Vorstellung von der Entwicklungsrichtung der Schule insgesamt mit jener meines Gesprächspartners / meiner Gesprächspartnerin? Worin konkret orte ich gegebenenfalls Unterschiede, und worauf führe ich die Verschiedenheit unserer Wahrnehmungen, Bewertungen und Schlussfolgerungen zurück? Welche Ziele möchte ich daher mit meinem Gesprächspartner / meiner Gesprächspartnerin vereinbaren (bezogen auf die Entwicklungspläne oder auch darüber hinaus)? Woran werde ich erkennen, ob bzw. wann jedes dieser Ziele erreicht ist? Was kann ich selbst zur Zielerreichung beitragen? Welchen Anteil habe ich selbst an der Zielerreichung? Welches (Führungs-)Verhalten und welche Haltung wünsche ich mir von meinem Gesprächspartner / meiner Gesprächspartnerin? Welche Rahmenbedingungen müssen zumindest gegeben sein, damit die Zielerreichung gelingen kann? 4

5 3. Vereinbarungen treffen: Formular für die Zielvereinbarungen Gesprächsteilnehmer/innen: Gesprächstermin und -dauer: / Neben den Entwicklungsplänen wurden folgende wichtige Themen/ Problemfelder/ Stärken/ Verbesserungspotenziale etc. besprochen bzw. Rückmeldungen gegeben: [Falls zutreffend:] Folgende Adaptierungen der Entwicklungspläne wurden vereinbart: Darüber hinaus wurden folgende Ziele für die kommende Periode vereinbart: Bitte formulieren Sie diese Ziele konkret und operational. Folgende Unterstützungsmaßnahmen oder Änderungen von Rahmenbedingungen sind vereinbart: Datum/Unterschrift Datum/Unterschrift Beilagen: Entwicklungspläne; [wenn bereits vorhanden]: Zielvereinbarungen aus dem letzten BZG 5