Bewerber-Auswahl. Der Weg zu den besten neuen Mitarbeitern.

Transkript

1 Bewerber-Auswahl Der Weg zu den besten neuen Mitarbeitern 1

2 Bewerber-Auswahl Auswahl-Prozess 1. Anforderungen Personal- Marketing 2. Vor-Auswahl 3. Auswahl- Prozess 4. Entscheidung / Feedback On- Boarding Machen wir Bewerber-Interviews zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Die besten Mitarbeiter für das Unternehmen Entscheidungssicherheit für die Bewerber Beste Präsentation unseres Unternehmens 2

3 Vorgehen zur Erstellung eines Anforderungs-Profils 1. Genaue Zieldefinition für die Position (Siehe auch Kapitel Unternehmensziele) 2. Definition der Fach-Anforderungen 3. Erfolgreiche Mitarbeiter in der Position analysieren: Was haben sie gemeinsam? 4. Welche Faktoren sind in der vorhandenen Unternehmenskultur wichtig? Welche Personen passen zu unserer Unternehmens-Kultur? 5. Anforderungen der Führungskraft: Welche Anforderungen hat der Chef an seine neuen Mitarbeiter: Befragung der Vorgesetzten 6. Welche Anforderungen werden von den Kollegen und Mitarbeitern gestellt? 3

4 Anforderungs-Profil Kompetenz- Bereiche 1 Sachkompetenz Kompetenz-Faktoren Fachliche Ausbildung, fachliche Erfahrung, Organisation 2 Persönlichkeit Selbstvertrauen, Initiative, Belastbarkeit Das richtige Anforderungs- Profil ist der grundlegende Schritt für alles Weitere. Erst wenn die Anforderungen klar sind, kann man die richtigen Entscheidungen treffen 3 Soziale Kompetenz Kontaktbereitschaft, Freundlichkeit 4 Motivation Leistungswillen, Optimismus, Identifikation 5 Intelligenz Systematisches, strukturiertes Vorgehen 6 Werte Zuverlässigkeit, Integrität Mehr zum Anforderungsprofil siehe Kapitel Kompetenz-Modell 4

5 Anforderungen und Erfassungs-Methoden 1 Anforderungen Einstellungstermine, Arbeits-Ort, Gehalts-Vorstellungen 2 Fachliche Ausbildung 3 4 Selbstvertrauen, Initiative, Belastbarkeit Kontaktbereitschaft, Freundlichkeit, Offenheit 5 Leistungswillen, Optimismus 6 Systematisches, strukturiertes Vorgehen, Flexibilität 7 Zuverlässigkeit, Integrität Methoden zur Erfassung Unterlagen / Zeugnisse / Lebenslauf / Bewerbungs- Schreiben Fach-Interview, Zeugnisse, Lebenslauf, Bewerbungs- Schreiben, Fallstudien Verhalten beim Interview, bei Round-Table-Diskussion, bei Fallstudien Verhalten / Körpersprache beim Interview / Round-Table- Gespräch Interview, Biografische Daten, Auseinandersetzung mit Leistungssituationen, persönliche Hobbies, Lebens- Erfahrungen Sprechweise, Darstellung von Inhalten, Fallstudien Bewertung von Fallstudien, Meinungen, Einstellungen zu bestimmten Themen 5

6 Informations-Quellen Quelle Vorteile Nachteile 1 Lebenslauf Immer vorhanden Nicht sehr aussagekräftig 2 Bewerbungs -Unterlagen 3 Interview 4 Referenzen Immer vorhanden; Anforderungen auf der Sach-Ebene gut zu erkennen Einfach durchzuführen, viele Informationen Sehr aussagefähig, vor allem für Eigenschaften, die schwer zu beobachten sind 5 Tests Meist gut abgesichert 6 Assessment Center 7 Round Table Diskussion Sehr gute Beurteilung der allgemeinen Persönlichkeitseigenschaften Einfach durchzuführen, Informationen über Kommunikationsfähigkeiten Meist standardisiert, Gefahr von Vorurteilen Erfordert Training und Erfahrung Manchmal schwer zu bekommen Geben nur punktuelle Messwerte wieder, Gefahr der Über- Interpretation Sehr aufwändig, oft zu persönlichkeits-lastig Mehrere Bewerber gleichzeitig 6

7 Lebenslauf & Zeugnisse 1 Daten Übereinstimmung von Zeugnis-Daten und Lebenslauf Interpretation 2 Unübliche Wechsel-Termine? Warum? Kündigungen? 3 Grund des Wechsels erkennbar? Evtl. Hinweis auf Probleme 4 Lücken zwischen Austrittstermin und Ausstellungstermin des Zeugnisses? 5 Bescheinigung für Weiterbildung? Fachliche Kompetenzen 6 Schulmoten 7 Dauer des Studiums / Studienfach- Wechsel Fehlende Arbeitszeugnisse? Mangelnde Übereinstimmung von Zeugnis-Daten und Lebenslauf? Evtl. Hinweis darauf, dass Austritt nicht geplant war Eher wenig aussagekräftig. Wenn zwischendurch mal gute Leistungen: Hinweis auf hohe Intelligenz Motivation / Unsicherheit / Probleme im Studium / Überforderung 8 Häufigkeit des Arbeitsplatz-Wechsels Evtl. Konflikt-Situationen / Leistungs-Probleme 9 Verlauf des Lebenslaufs Lücken: Arbeitslosigkeit, Motivationsprobleme, sonstige Probleme; Aufwärts-Entwicklung erkennbar? 10 Soziale Umgebung Verheiratet, Kinder, Wohneigentum: Höhere Motivation 7

8 Telefon-Interview Das Telefon-Interview ist ein Vor-Screening. Es dient dazu, allgemeine Voraussetzungen (Verfügbarkeit, Fachkompetenz, Gehaltsvorstellungen) zu erfassen und die Zahl der Bewerber auf ein handhabbares Mass zu reduzieren Fragebereiche Fachliche Ausbildungen, Berufserfahrung? Einstellungsdatum frühestens? Bis wann müssten Sie die Entscheidung haben? Firmensitz für Sie als Arbeitsort ok? Sprachen? Einkommens-Vorstellungen? In welchen Unternehmen bisher gearbeitet? Bereitschaft, den Wohnort zu wechseln? Informationen 8

9 Vorbereitung Interviews 1 Fragen-Katalog / Auswahl-Unterlagen vorbereitet? Das Interview ist das hauptsächliche Auswahl- Instrument. Interviews geben die beste Auskunft über spezifische Fragestellungen, die durch andere Methoden nicht erfassbar sind. Durch sorgfältige Vorbereitung bekommen wir beste Ergebnisse 2 Einladung der Teilnehmer rechtzeitig verschickt? Wegbeschreibung / Verkehrsverbindungen? Tel-Nr.? Name des Ansprechpartners im Unternehmen? 3 Termin überprüft? 4 5 Räumlichkeiten vorbereitet: Erfrischungen, Schreibmaterial, Unterlagen? Repräsentativer Raum? Firmen-Broschüre, Visitenkarten, Präsentationsmedien, Präsentationsmaterial vorbereitet? 6 Reisekosten-Abrechnung vorbereitet? 7 Alle Interviewer auf die Interviews vorbereitet? 9

10 Einstimmung in das Interview Holen Sie die Bewerber am Empfang ab, bzw. organisieren Sie die Begleitung bis zu Ihrem Raum Stellen Sie sich und alle weiteren Teilnehmer / Beteiligten vor Beginnen Sie erst einmal ein entspanntes Gespräch (meist: haben Sie gut hergefunden? Schön, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, zu uns zu kommen ) Erklären Sie Zeit- und Ablaufplan Erfragen Sie Abreise-Zeiten des Bewerbers: Müssen fest gebuchte Verkehrsmittel erreicht werden? Sichern Sie Diskretion und Vertraulichkeit zu, insbesondere Beachtung von Sperrvermerken 10

11 Beschreibung der Position Kurze Beschreibung des Unternehmens Beschreibung der speziellen Anforderungen / Herausforderungen der Position Einstufung der Position im Gefüge des Unternehmens Bewerber sollten sich die Position und deren Anforderungen gut vorstellen können, um die richtigen Entscheidungen für sich selbst treffen zu können Beschreibung der Unternehmenskultur Beschreibung der Personen, mit denen in der Position zusammengearbeitet werden soll Wunschtermin für den Arbeitsbeginn 11

12 Interviews Fragenkatalog und Bewertungen Fragen-Katalog Bewertungen Vorgehen: Die richten Fragen auswählen Antworten mitschreiben, mit den Bewertungen vergleichen Indirekte Botschaften und Körpersprache beachten Mehr siehe Kompetenz- Modell 12

13 Entscheidungs-Vorbereitung Alle Interviewer schreiben ihre Eindrücke auf Die Interviewer tauschen ihre Beobachtungen aus und einigen sich auf eine gemeinsame Bewertung Auswertung: Welche speziellen Assets bringt der Bewerber mit? Was könnte grössere Schwierigkeiten machen? Welche Entwicklungsmassnahmen wären notwendig? 13

14 Präsentation des Unternehmens Produkte Kunden Ziele, Chancen, Möglichkeiten Philosophie und Kultur Die Menschen bei uns 14

15 Verabschiedung Nochmals Dank für die Teilnahme Weiteres Vorgehen besprechen Evtl. Taxi bestellen oder für Transport zu öffentlichen Verkehrsmitteln sorgen Respekt und Wertschätzung zeigen. Den Bewerber zum Ausgang begleiten 15

16 Leitlinien Feedback-Gespräch Jeder Bewerber hat Anrecht auf Feedback zu seiner Bewerbung. Das Feedback-Gespräch ist eines der wichtigsten Mittel, um unser Unternehmen als fair und kompetent darzustellen. Deshalb die Checkliste genau einhalten Bedanken für das Interesse an unserem Unternehmen Die Stärken des Bewerbers deutlich herausstellen Die Anforderungen der Position nochmals deutlich machen Übereinstimmungen und Abweichungen zwischen zum Bewerber-Profil und Anforderungen Sehr deutlich machen, dass die Bewertung keine Bewertung der Persönlichkeit des Bewerbers ist, sondern nur eine Bewertung der Übereinstimmung mit dem Anforderungs-Profil Dem Bewerber die Möglichkeit geben, Stellung zu der Entscheidung zu nehmen und Fragen zu stellen Falls die Entscheidung über eine Einstellung erst später erfolgt, weil noch mehr Kandidaten interviewt werden: Geben Sie eine verbindliche Aussage ab, wann und auf welchem Weg die Entscheidung mitgeteilt wird. Auch in diesem Fall Möglichkeit zu einer Diskussion geben 16

17 Neun Leitlinien für erfolgreiche Bewerber-Auswahl 1 Keine Kompromisse. Nur Personen einstellen, von denen wir überzeugt sind. 2 Die Bewerber-Auswahl zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten machen 3 4 Nicht die Person bewerten, sondern lediglich die Übereinstimmung des persönlichen Kompetenz- Profils mit den Anforderungsprofil Für Bewerber ist die Wahl eines Arbeitsplatzes eine weit reichende Entscheidung. Diese wichtige Entscheidung bei allen Beteiligten sorgfältig vorbereiten 5 Bewerber so behandeln, wie wir selbst in einer solchen Situation behandelt werden möchten 6 Beurteilen und Einstellen neuer Mitarbeiter ist ein bedeutsamer Teil der Führungsaufgaben Um die Sicherheit der Bewertung und der Entscheidung zu garantieren, ausschliesslich geprüfte Methoden mit hohem Qualitäts-Standard einsetzen Nicht nach Schwächen suchen, die eine Ablehnung rechtfertigen, sondern Bewerbern die Gelegenheit geben, alle Stärken ins rechte Licht zu rücken. Gezielt nach Stärken suchen Bewerber sind an einer zutreffenden Aussage darüber interessiert, wie ihre eigenen Vorstellungen und die des Unternehmens übereinstimmen. Keine Scheu vor klaren Aussagen! 17

18 Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle Unternehmen wie auch Mitarbeiter deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das Daily Management zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar. 18

19 Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-toolsshop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.b. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar