Instant Scheduler für Lotus Notes, Benutzerhandbuch

Transkript

1 USER GUIDE Conferencing Instant Scheduler für Lotus Notes, Benutzerhandbuch Überblick...2 Unterstützte Plattformen...2 Installationsverfahren...2 Werkzeugleisten-Schaltfläche und Menü....3 Einstellungen festlegen und ändern...3 Untermenüs von Konferenz starten...4 Untermenüs von Konferenz planen...5 Meetings verwalten...9 Advanced/Customized Netzwerk-Konferenzen hinzufügen Bildschirm Termin-Erinnerung Web-Moderator starten Nach Aktualisierungen suchen

2 Überblick Mit Instant Scheduler haben Anwender die Möglichkeit, in Lotus Notes Audio- und/oder Netzwerk-Konferenzen zu starten und zu planen. Konferenzleiter haben die Möglichkeit, Konferenzen zu planen und Einladungen mit Einzelheiten zum Meeting zu verschicken, die auch einen Click-to-join -Link enthalten. Durch Anklicken dieses Links geben Konferenzleiter und Teilnehmer der Audio-Bridge die Möglichkeit, sie anzuwählen. Die wichtigsten Funktionen dieses Plug-ins: Unter Verwendung Ihrer Login-Informationen für MyMeetings verwalten Ihre Detailinformationen zur Audio- und Netzwerk-Konferenz in das Plug-in importieren Detaillierte Angaben zu Ihrem Instant Meeting, Instant Net Meeting oder Advanced/Customized Net Meeting manuell hinzufügen Mit Hilfe der Werkzeugleisten-Schaltfläche Verizon Conferencing Audio- und/oder Netzwerk-Konferenzen starten/daran teilnehmen Mit Lotus Notes Termine so planen, dass Informationen zu Audio- und/oder Netzwerk-Konferenzen automatisch in die Terminbeschreibung übernommen werden Anzeige individualisierter Erinnerungen an Termine mit der Möglichkeit, direkt von dieser Anzeige aus Meetings zu starten oder daran teilzunehmen Automatische Unterstützte Plattformen IBM Lotus Notes oder höher (nur die Stand-alone-Version) wird von den folgenden SPlattformen unterstützt: Microsoft Windows XP Windows Vista Unterstützte Sprachen Folgende Sprachen werden unterstützt; weitere Sprachen lassen sich bei Bedarf hinzufügen: Englisch Deutsch Französisch Japanisch Installationsverfahren Die Plug-in- und Download-Anleitungen finden Sie unter global/de/index.php in der Menüleiste Konferenzleiter-Tools. Wählen Sie aus den Konferenzleiter- Tools Lotus Notes Scheduler aus. Ein PDF mit den Installationsanweisungen finden Sie auf der Plug-in-Downloadseite. Es wird empfohlen, die Download-Anweisungen aus dem Installationshandbuch zu befolgen. 2

3 Werkzeugleisten-Schaltfläche und Menü Nach Installation des Plug-ins steht Ihnen in der Lotus Notes Werkzeugleiste als neue Schaltfläche Verizon Conferencing zur Verfügung: Die Schaltfläche mit dem roten Telefon öffnet das folgende Dropdown-Menü: Konferenz starten Konferenz planen Meine Meetings verwalten Einstellungen Info Einstellungen festlegen und ändern Wählen Sie Einstellungen, um Ihre detaillierten Angaben zur Instant Meeting- oder Netzwerk- Konferenz hinzuzufügen: Zunächst stehen nur Einstellungen und Info zur Verfügung. Nachdem der Anwender seine Einstellungen vorgenommen hat, steht auch Meine Meetings verwalten zur Verfügung. 3

4 Unter Einstellungen sind die folgenden Felder auszufüllen: Vor- und Nachname Rückrufnummern Spracheinstellungen Import von Konferenzen Netzwerk-Konferenzen (falls zutreffend) Datenschutzvereinbarungen lesen und ihnen zustimmen Web-Moderator aktivieren Zum Importieren von Konferenzen benötigen Sie Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort für MyMeetings verwalten, wie die nachfolgende Abbildung zeigt. Nachdem der Anwender vom Bildschirm Einstellungen Konferenzen importiert oder vom Bildschirm Meetings verwalten Konferenzen hinzugefügt hat und ein Online-User ausgewählt wurde, wird das Menü Konferenz starten aktiviert. Untermenüs von Konferenz starten Das Menü Konferenz starten hat folgende Untermenüs Audio-Konferenz starten Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Audio-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Audio-Konferenz starten 4

5 Netzwerk-Konferenz starten Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Netzwerk-Konferenz starten Audio- und Netzwerk-Konferenz starten Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Audio- oder Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden. Wenn bei Einstellungen das Kästchen für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen. Audio-Konferenz wie oben beschrieben starten. Netzwerk-Konferenz starten Untermenüs von Konferenz planen Das Menü Konferenz planen hat folgende Untermenüs: Audio-Konferenz planen Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Audio-Konferenzen angezeigt werden. Dieses Menü öffnet wie nachfolgend abgebildet den neuen Kalendereintrag und fügt die Detailinformationen zur Audio-Konferenz in die Terminbeschreibung ein (einschließlich des Standard-Abonnements für Audio-Konferenzen). 5

6 Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben zur Audio-Konferenz: Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio-Konferenz teilzunehmen: An Audio-Konferenz teilnehmen Sollten Sie nicht über den oben genannten Link teilnehmen können, wählen Sie sich bitte mit einer der nachfolgend gelisteten Rufnummern ein. Teilnehmer-Zugangscode: Land Stadt Gebührenpflichtige Rufnummer Gebührenpflichtige Rufnummer Argentinien Canberra Australien Sydney Melbourne Brisbane Adelaide Perth Österreich Belgien Chile China A China B Kolumbien Tschechische Republik Dänemark Finnland Festnetz: Mobilfunk: Paris Frankreich Lyon Marseille Deutschland Griechenland Hongkong Ungarn Indien Indonesien Irland Israel Italien Japan Tokio Osaka Luxemburg Malaysien Mexiko Niederlande Neuseeland Norwegen Panama Peru Polen

7 Portugal Russland Singapur Slowakische Republik Südafrika Südkorea Spanien Schweden Schweiz Taiwan Thailand Leeds Grossbritannien Birmingham Glasgow Manchester London Uruguay Usa Venezuela Netzwerk-Konferenz planen Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten keine Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden. Dieses Menü öffnet wie nachfolgend abgebildet den neuen Kalendereintrag und fügt die Detailinformationen zur Netzwerk-Konferenz in die Terminbeschreibung ein (einschließlich des Standard-Abonnements für Netzwerk-Konferenzen). Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben zur Netzwerk-Konferenz: An der Einweisung in Netzwerk-Konferenzen teilnehmen: Meeting-Nummer: Meeting-Zugangscode Meeting-Gastgeber: Javier Kusselewski 1 Jetzt am Meeting teilnehmen 2 Die eingabepflichtigen Felder ausfüllen 3 Bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzvereinbarungen gelesen haben. 4 Klicken Sie auf Weiter. 7

8 Audio- und Netzwerk-Konferenz planen Dieser Menüpunkt ist nur dann aktiviert, wenn auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten mindestens eine Konferenzleiter-Audio- und eine Netzwerk-Konferenz angezeigt werden. Dieses Menü öffnet den neuen Kalendereintrag und fügt die Detailinformationen sowohl zur Audio- als auch zur Netzwerk-Konferenz in die Terminbeschreibung ein (einschließlich der Standard-Abonnements für Audio- und Netzwerk-Konferenzen). Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben zur Audiound Netzwerk-Konferenz: Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio- und Netzwerk-Konferenz teilzunehmen: An Audio-Konferenz teilnehmen Sollten Sie nicht über den oben genannten Link teilnehmen können, wählen Sie sich bitte mit einer der nachfolgend gelisteten Rufnummern ein. Teilnehmer-Zugangscode: Land Stadt Gebührenpflichtige Rufnummer Gebührenpflichtige Rufnummer Argentinien Canberra Sydney Australien Melbourne Brisbane Adelaide Perth Österreich Belgien Chile China A China B Kolumbien Tschechische Republik Dänemark Finnland Festnetz: Mobilfunk: Paris Frankreich Lyon Marseille Deutschland Griechenland Hongkong Ungarn Indien Indonesien Irland Israel Italien Japan Tokio Osaka Luxemburg Malaysien Mexiko Niederlande

9 Neuseeland Norwegen Panama Peru Polen Portugal Russland Singapur Slowakische Republik Südafrika Südkorea Spanien Schweden Schweiz Taiwan Thailand Leeds Grossbritannien Birmingham Glasgow Manchester London Uruguay Usa Venezuela An der Einweisung in Netzwerk-Konferenzen teilnehmen: Meeting-Nummer: Meeting-Zugangscode: Meeting-Gastgeber: Javier Kusselewski 1 Jetzt am Meeting teilnehmen 2 Die eingabepflichtigen Felder ausfüllen 3 Bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzvereinbarungen gelesen haben. 4 Klicken Sie auf Weiter. Meetings verwalten Der Bildschirm Meetings verwalten bietet Ihnen die folgenden Funktionen: Vor- und Nachname werden automatisch eingefügt, wenn der Abschnitt Einstellungen ausgefüllt wurde. Rückrufnummern werden automatisch eingefügt, wobei sämtliche Rückrufnummern vom Bildschirm Einstellungen übernommen werden und die Standardauswahl als aktuelle Rückrufnummer angezeigt wird. Einzelheiten zur Instant Meeting Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz werden automatisch eingefügt, wenn der Abschnitt Einstellungen ausgefüllt wurde. (Sie müssen über ein gültiges Audio- oder Netzwerk-Konferenzkonto verfügen, sonst werden keine Meetings eingefügt.) Bei manuellem Hinzufügen einer Audio-Konferenz werden Sie vom System aufgefordert, die Bezeichnung für das Meeting, das Land und die anzurufende Nummer anzugeben, das Konferenzleiter-Kästchen anzuklicken und den Konferenzleiter-/Teilnehmer-Zugangscode einzugeben. Bei manuellem Hinzufügen einer Netzwerk-Konferenz werden Sie vom System aufgefordert, die Bezeichnung des Meetings einzugeben, das Presenter-Kästchen anzuklicken, die Meeting-Nummer, den Meeting-Zugangscode, den Presenter-Zugangscode sowie Benutzer-ID und Kennwort für MyMeetings verwalten einzugeben. Meeting-Informationen ansehen und ändern Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz starten/daran teilnehmen 9

10 Ansehen und Ändern Manuell Meeting hinzufügen Starten/Teilnehmen Entfernen Konferenz starten Advanced/Customized Netzwerk-Konferenzen hinzufügen Wenn bei Einstellungen das Kästchen Advanced/Customized ein Häkchen enthält, müssen Sie auf dem Bildschirm Meine Meetings verwalten Ihre Advanced/Customized Net Conference URL angeben. Wenn Sie auf Meeting hinzufügen klicken, öffnet sich folgendes Fenster. Hier sind vom Anwender Meeting-Bezeichnung sowie Teilnehmer- und Presenter-URLs einzugeben. Klicken Sie dann auf OK. (Dieses Fenster öffnet sich nur bei der erstmaligen Einrichtung.) Die URLs erhalten Sie, indem Sie sich bei MyMeetings verwalten unter global/de/login.php anmelden. Wählen Sie unter MyMeetings verwalten die Möglichkeit Netzwerk-Konferenz aus und hier die Abonnement-Art Advanced oder Customized. Wählen Sie zum Auffinden der Teilnehmer- und Presenter-URL Meeting Now Details aus. Bildschirm Termin-Erinnerung Bei Terminen, die mit Hilfe des Plug-ins Verizon Conferencing vereinbart wurden, erinnert Sie vor dem geplanten Beginn der Konferenz eine Bildschirmanzeige an diesen Termin. 10

11 Web-Moderator starten Wenn der Web-Moderator unter Einstellungen für automatisches Starten eingerichtet wurde, erscheint auf Ihrem Bildschirm folgendes Dialogfenster, sobald eine Instant Meeting Audio- Konferenz gestartet wurde. Dieses Fenster erscheint nicht, wenn der Web-Moderator unter Einstellungen nicht für automatisches Starten eingerichtet wurde. In diesem Fall muss der Anwender den Web-Moderator nach einem anderen Verfahren starten. Nach Aktualisierungen suchen Um nach Updates zu suchen, klicken Sie einfach im Menü Info auf Nach Aktualisierungen suchen. Durch Klicken auf Neueste Version herunterladen erhalten Sie eine genaue Anleitung, wie Sie Ihr Plug-in aktualisieren. Über Verizon Business Verizon Business ist eine Geschäftseinheit von Verizon Communications (NYSE: VZ) und ein weltweit führender Anbieter von Kommunikations- und IT-Lösungen. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden auf der Basis fachlicher Expertise und des engmaschigsten IP-Netzwerks der Welt mit preisgekrönten Lösungen für die Bereiche Kommunikation, IT, Informationssicherheit und Netzwerke. Verizon Business sorgt für die sichere Kommunikation mit Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern über immer komplexer werdende Unternehmensstrukturen hinweg. Ziel im so genannten extended enterprise ist es, Produktivität und Effizienz zu steigern, Sicherheit zu gewährleisten und dabei die Umwelt zu schonen. Viele der weltweit größten Unternehmen und Behörden darunter 96 Prozent der Fortune 1000-Unternehmen sowie tausende Regierungsbehörden und Bildungseinrichtungen - vertrauen auf die Professional und Managed Services sowie die Netzwerktechnologien von Verizon Business, die zur Optimierung ihrer geschäftlichen Abläufe beitragen. Weitere Informationen unter verizonbusiness.com 2009 Verizon. Alle Rechte vorbehalten. UG13682 DE 5/09 Die Namen und Logos Verizon und Verizon Business sowie sonstige Namen, Logos und Slogans, die auf Produkte und Dienstleistungen von Verizon verweisen, sind Marken und Dienstleistungsmarken oder eingetragene Marken und Dienstleistungsmarken der Verizon Trademark Services LLC oder ihrer Tochtergesellschaften in den USA und/oder anderen Ländern. Microsoft und Internet Explorer sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern. Sämtliche anderen erwähnten Marken und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. 11