ALLES AUF EINEN KLICK D W M

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1 ALLES AUF EINEN KLICK D W M

2 Die Personalabteilung on Heute Welchen Aufgaben stellen sich Personalabteilungen von heute? Personalabteilungen durchleben in den letzten Jahren einen signifikanten Wertewandel. Die dort ablaufenden Prozesse steuern wesentlich das Unternehmensgeschehen und greifen immer tiefer in die Organisation ein. Über das Webportal sind Mitarbeiterdokumente zu jeder Zeit abrufbar. Diese Freiheit ermöglicht beschleunigte Prozesse und einen reibungslosen Informationsfluss. Nicht nur die Mitarbeiter als Endanwender, sondern auch die Personalabteilungen selbst und das Unternehmen als Ganzes profitieren von dieser Lösung. Häufig verwenden Fachmedien in diesem Zusammenhang den Begriff des internen Dienstleisters. Er drückt die Vielfältigkeit der Tätigkeitsbereiche und die enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Führungskräften aus. Der Wille zu verändern, um effizientere Leistungen anbieten zu können, ist in den Personalabteilungen von heute deutlich spürbar. Viele Unternehmen sehen dabei in technischen Systemlösungen attraktive Möglichkeiten, Ihre Vorstellungen umzusetzen. Warum hält der Trend zum Digitalisieren Einzug in den Unternehmen? Der Vorteil des Digitalisierens liegt auf der Hand: jeder kann unabhängig von Ort und Zeit agieren. Dieses Argument spricht vor allem die Bedürfnisse der Personalabteilungen an. Sie sehen im Digitalisieren die Möglichkeit, ihre Zielgruppen optimal zu informieren und ihre internen Leistungen zu verbessern. Welche Vorteile hat die Personalabteilung, wenn sie das Webportal für Mitarbeiterdokumente nutzt? Am Einfachsten lässt sich diese Frage anhand der Arbeitsabläufe papierbasierter Lohn- und Gehaltsabrechnungen beantworten. Das Kuvertieren und Verteilen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen führt regelmäßig zu hohem Zeitaufwand. Auch die Kosten für Papier, Druck und Versand können abhängig von der Größe eines Unternehmens beachtlich sein. Das Webportal vermeidet diese Kosten komplett. Vielmehr ermöglicht es Ihnen, die gewonnenen Einsparungen in effizientere Prozesse und Tätigkeiten zu investieren. Mit diesen Argumenten können Sie Ihre Personalabteilung für das Webportal gewinnen: Eingesparte zeitliche Ressourcen Optimierte organisatorische Abläufe Verbesserter Informationsfluss Ein Schritt näher am papierlosen Büro

3 Der Klick u neuen Möglichkeiten Was bringt der Klick ins Portal Ihren Mitarbeitern? In Zeiten der Digitalisierung macht ein Knopfdruck den entscheidenden Unterschied zwischen Online- und Papierdokument. Beim Webportal für Mitarbeiterdokumente bedeutet der Mausklick vor allem Unabhängigkeit von örtlichen und zeitlichen Gegebenheiten. Gleichzeitig ersetzt der Klick ins Webportal häufig den Anruf in der Personalabteilung, um zum Beispiel verloren gegangene Dokumente wiederzubeschaffen. Auf einen Klick greifen Ihre Mitarbeiter auf die eigenen persönlichen Dokumente zu. Dabei erleichtern die einfache Strukturierung und verschiedene Selektionsmöglichkeiten die Bedienung des Webportals. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von einer zeitgemäßen Lösung, die außerdem dabei behilflich ist, über Jahre angesammelte Papierstapel in den heimischen Arbeitszimmern zu reduzieren. Übrigens: auch die Umwelt wird es Ihnen danken! Warum Sie die Möglichkeiten des Webportals für Ihre Mitarbeiter nutzen sollten: Unabhängiger räumlicher und zeitlicher Zugriff Einfache Bedienbarkeit des Webportals Verständliche und übersichtliche Darstellung der Dokumente Ein Dienst an der Umwelt

4 Die Freiheiten der Portallösung geniessen

5 Die Lösung, so indi iduell ie Ihre Mitarbeiter Was macht eine Weblösung individuell? Ganz einfach: die Weblösung basiert auf einem flexiblen und erweiterbaren Konzept. So können Sie Ihren Mitarbeitern Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, wie z.b. SAP ERP HCM oder Microsoft Word, über das Webportal zur Verfügung stellen. Die Strukturierung des Portals und die Selektionsmöglichkeiten der Dokumente sind je nach Anwenderrolle (z.b. Mitarbeiter oder Personalreferent) anpassbar. Die eigens auf Sie zugeschnittene Weboberfläche erhöht außerdem die Akzeptanz und die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit der Systemlösung. Wie steht es mit der Datensicherheit? Sind Dokumente Ihrer Mitarbeiter vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt? Das Webportal für Mitarbeiterdokumente punktet mit mehreren Argumenten zum Datenschutz. Die persönlichen Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeiter sind durch einen mehrstufigen Erstanmeldungsprozess vor fremdem Zugriff gesichert. Als Basis für das Webportal dient das vielfach bewährte Dokumentenmanagementsystem NOVIPLAN mit seinem rechtssicheren Archivierungskonzept. NOVIPLAN erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Papierdokumenten und bietet Revisionssicherheit für Ihre Mitarbeiterdokumente. Und was ist, wenn diese Argumente nicht bei jedem Mitarbeiter zählen? Kein Problem! Wer seine Dokumente weiterhin auf dem Papierweg erhalten möchte oder schlicht keine Möglichkeit besitzt, einen Internetzugang zu nutzen, dem steht weiterhin der Papierweg offen. Davon unbeeinflusst bleibt, dass Ihre Personalabteilung alle Mitarbeiter über das Webportal aufrufen und somit alle Dokumente reibungslos verarbeiten kann. Überzeugen Sie sich selbst von den Freiheiten des Webportals und fragen Sie andere, die diese Lösung bereits für sich entdeckt haben. Ein Unternehmen der Odenwälder Kunststoffwerke (OKW) Gruppe beispielsweise setzt die Lösung bereits produktiv ein und erhält regelmäßig positives Feedback. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, mehr Kontrolle über Ihre Dokumente zu besitzen. Die Personalabteilung schätzt vor allem den verringerten Zeitaufwand, der es ermöglicht dringende Aufgaben vorzuziehen. Warum Sie das Webportal für Mitarbeiterdokumente dem Papierstapel in Ihrem Büro vorziehen sollten: Verringerte Kosten für Zeit, Papier, Druck, Kuvert und Porto Effizientere und übersichtlichere Prozesse in der Personalabteilung Höherer Schutz der Mitarbeiterdokumente vor unberechtigtem Zugriff Flexibles und erweiterbares System

6 Das S stemkon e t: Ein ach - Fle ibel - Alles au einen Blick Mit drei Schritten zum Ziel: Schritt 1 Die Personalabteilung druckt SAP Dokumente, wie z.b. Gehaltsabrechnungen, auf einen zentralen Netzwerkdrucker. Dieser stellt alle Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (NOVIPLAN) ab. Schritt 2 NOVIPLAN liest die Mitarbeiter-Referenten-Zuordnung aus dem SAP System. Zusätzlich klassifiziert NOVIPLAN die Dokumente nach ihrer Art und ordnet diese den einzelnen Mitarbeitern und Referenten zu. Schritt 3 Jeder Mitarbeiter verfügt über individuelle Zugangsdaten zum Webportal. Nach dem Login können Mitarbeiter auf Ihre gesamten persönlichen Dokumente zugreifen.

7 Die Funktionen im Überblick Funktionen des Webportals für Mitarbeiterdokumente: User-Authentifizierung Pflege des eigenen Benutzerprofils Anzeige, Druck oder Herunterladen eigener Dokumente Selektionsmöglichkeiten nach Dokumentenarten und zeitlicher Hierarchie Zugriff auf zugeordnete Mitarbeiter aus Sicht von Personalverantwortlichen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems (NOVIPLAN): User-Authentifizierung Lesen von SAP Stammdaten und Rollenzuweisungen Klassifizieren von Mitarbeiterdokumenten Abgleich der Mitarbeiter-Referenten-Zuordnung Revisionssicheres Aufbewahren von Dokumenten Funktionen des SAP Systems: Generieren von Passwörtern Druck verschiedener Dokumentenarten ins Webportal z.b.: Lohn- und Gehaltsabrechnungen Zeitnachweise Personalisierte Mitarbeiterinformationen Steuern der Berechtigungen im Webportal Technische Voraussetzungen: Zentraler Web-Server (lokal installiert oder gehostet) Web-Browser als plattformunabhängiger Client

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