PROMAS Damit die Qualität immer stimmt. Prozessorientiertes Qualitäts- und Dokumenten-Management

Transkript

1 PROMAS Damit die Qualität immer stimmt Prozessorientiertes Qualitäts- und Dokumenten-Management

2 2 Ordnung im eigenen Regelwerk

3 sauber dokumentiert und zugänglich Jedes Unternehmen legt für seine Geschäftsprozesse die Abläufe und Zuständigkeiten fest. Zu solchen Prozessbeschreibungen kommen häufig noch spezifische Dokumente, die für den jeweiligen Prozess eine unverzichtbare Arbeitsgrundlage bilden. Je umfangreicher und komplexer die Geschäftsprozesse eines Unternehmens ausfallen, desto aufwändiger und schwieriger wird es auch, die Prozessbeschreibungen mit ihren jeweiligen Dokumenten stets aktuell zu halten und allen Mitarbeitern in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. Daher greifen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen auf computergestützte Systeme zur Dokumentenverwaltung und -verteilung zurück. Das von imagefactory entwickelte Prozessmanagementsystem PROMAS ist ein einfach zu bedienendes Werkzeug zum Aufbau und Unterhalt eines QMS. PROMAS unterstützt jeden Funktionsträger im Unternehmen bei seinen QMS-spezifischen Arbeiten: Der QM-Verantwortliche und Dokumentenmanager behält die Übersicht und Kontrolle über grosse Dokumentenmengen. Der Prozesseigner weiss, welche Dokumente zu bearbeiten sind und in welchem Status sie sich befinden. Die Geschäftsleitung hat einen raschen Zugang auf die Führungsprozesse und deren Dokumente. Der Mitarbeiter erhält mit wenigen Klicks seine relevanten Prozesse und Dokumente (Anweisungen, Checklisten, Formulare etc.). PROMAS führt zu einer Produktivitätssteigerung im gesamten Betrieb, denn der Zugriff auf das aktuell gültige Dokument ist garantiert. PROMAS bedeutet somit auch klar strukturierte Prozesse im ganzen Betrieb und ein für alle Mitarbeiter gültiges homogenes System. Funktionen: Einfache Suche von Dokumenten nach Prozessen und Dokumenttypen Einfache Suche von Mutationen im QM-System nach Tagen und Prozessen In maximal 2-3 Klicks zu Ihren Zieldokumenten Gesetze, Normen und andere Regelwerke (SUVA, EKAS, DIN etc.) können beliebigen Prozessen zugeteilt werden Versionierung und Archivierung der Dokumente Hyperlinkkontrolle Ideale Ergänzung zu bestehenden Applikationen (Intranet, DMS, Share etc.) oder auch als Einzelapplikation einsetzbar Original-Dateiformate bleiben erhalten Optionen: Mehrsprachigkeit, Audit-Trail, Replikation, OCM (CMS) Technik: 100% Web (Benutzer- und Verwalterseite) Modernste Technologien und Techniken (ASP.NET mit.net-framework 3.5/JQuery/Ajax/ URL-Rewriting) Datenbankunterstützung mit SQL-Server 3

4 Für Frontplayer: PROMAS von seiner schönsten Seite das Frontend! Prozessorientierte Führung PROMAS Frontend bietet dem Mitarbeiter einen benutzerfreundlichen Zugriff auf Prozesse und Dokumente und unterstützt ihn, sich mit den betrieblichen Prozessen vertraut zu machen und diese anzuwenden. Durch den browserbasierten Zugriff und den hohen Benutzerkomfort erhöht sich die betriebliche Wertschöpfung. Mit dem Einsatz eines qualitativ hochstehenden Systems wie PROMAS werden die Qualitätsstandards vom Management auf die Mitarbeiter übertragen. Informationsplattform Das Frontend ist die Informationsplattform für den Mitarbeiter. Hier kann er mit wenigen Klicks sämtliche Prozesse und deren zugehörigen Dokumente aufrufen und ausdrucken. Es werden verschiedene Zugriffsformen für unterschiedliches Benutzerverhalten (grafisch, hierarchisch, strukturierte Suche, Favoriten) angeboten. Und selbstverständlich kann das kundenspezifische Erscheinungsbild im PROMAS-Frontend angezeigt werden. Die wichtigsten Hauptfunktionen von PROMAS: Umfangreiche Suchfunktionen nach Bereich, Prozess, Dokumenttyp etc. Erweiterte Suchmöglichkeiten nach Stichworten oder Verantwortlichkeiten Dynamische Stichworte- und Verantwortlichkeitsliste Auflistung der dazugehörigen Dokumente und Gesetze zum gewählten Prozess Direktzugriff auf alle dynamisch verlinkten Dokumente, die in Relation zu den Prozessen stehen Direkter Zugriff auf Vorgabe-Formulare zur Weiterverarbeitung Abfrage der zuletzt geänderten Dokumente Druckfunktionalität von HTML-Dokumenten im PDF-Format Favoritenverwaltung Ihrer aktuellsten Dokumente Nachrichtenmanager für Verbesserungsvorschläge Beispiel einer Prozesslandkarte als Einstiegsplattform HTML- und Druckansicht mit Kopf- und Fusszeilen im PDF-Format 4

5 Für diejenigen, die im Hintergrund die Fäden ziehen: das PROMAS-Backend! Steuerungszentrale PROMAS Backend ist die umfangreiche Administrationsoberfläche und speziell für den Aufbau und die Verwaltung von Dokumenten und Gesetzen innerhalb eines Prozessmanagements konzipiert und aufgebaut. Modernes Qualitätsmanagement beinhaltet mehr als lediglich den Zugriff auf Dokumente zu organisieren. Mit PROMAS-Backend verfügt der Qualitätsverantwortliche über eine Steuerungszentrale für Prozesse, Dokumente sowie Gesetze. Er kann die Qualität des Systems überwachen, Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und deren Freigabe steuern. Hauptfunktionen Verwalten von Prozessen, Dokumenten und Gesetzen Hyperlinkkontrolle für Dokumente und Gesetze Verwalten von Benutzern und Benutzergruppen Zugriff auf Altversionen von Dokumenten Dreistufiger Freigabeprozess der Dokumente (Draft, Staging, Release) Listen mit umfangreichen Filterfunktionen Export als Excel- oder Pdf-Datei Der Zugriff auf die Administrationsoberfläche ist nur autorisierten Benutzern erlaubt. Dokumenten-Übersichtsliste Resultat und Auswertung der Hyperlink-Kontrolle 5

6 Effiziente Dienstleistungen Schreibbüro imagefactory bietet dem Kunden mit einem eigenen Schreibbüro einen zusätzlichen Service an, PROMAS inhaltlich stets aktuell zu halten. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden. Dabei profitiert der Kunde von der Erfahrung des imagefactory-teams mit Prozessmanagementsystemen. Da unsere Mitarbeiter die Arbeiten mit PROMAS bestens kennen, ist eine effiziente Bearbeitung und Aktualisierung ebenfalls gewährleistet. Der QM-Verantwortliche kann sich auf das Management konzentrieren die Fleissarbeiten erledigt imagefactory. Hosting imagefactory übernimmt bei Bedarf die gesamte technische Betreuung von PROMAS auf den eigenen Servern. Dadurch wird der Kunde vom technischen Aufwand befreit und kann sich gänzlich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren. Um die Verfügbarkeit, Backups und Server-Updates kümmert sich imagefactory. Wir verfügen über externe leistungsfähige Server mit einer Datenanbindung von 100MBit/Sek. Damit können wir einen schnellen Zugriff auf das PROMAS gewährleisten. 6

7 für qualitätsbewusste Kunden Releases und Weiterentwicklung PROMAS wird weiterentwickelt. Neue Funktionen oder Module werden hinzugefügt und bestehende werden optimiert. Ebenso werden Kundenanforderungen umgesetzt, was ebenfalls dazu führt, dass PROMAS eine hochwertige und aktuelle Software bleibt. Wartung und Support Bei jeder komplexen grösseren Anwendung treten Fragen oder unerwartete Resultate auf. Um den Kunden rasch und kompetent betreuen zu können, bietet imagefactory eine individuelle Wartung und eine fachkundige Benutzerunterstützung an. Entwicklungsumgebung und Software imagefactory entwickelt PROMAS vollumfänglich mit Software von Microsoft. Zum Einsatz kommen Visual Studio 2008/2010 mit.net Framework 3.5/4.0, Team Foundation Server 2005 und SQL-Server

8 Image Factory AG Internet- und Managementsysteme Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gern führen wir auch die vielfältigen Möglichkeiten von PROMAS bei Ihnen oder in unseren Büroräumlichkeiten vor. General Dufourstrasse 28 CH-2502 Biel Tel. +41 (0) Fax +41 (0) Design: