Praxishandbuch digitale Betriebsprüfung

Transkript

1 Michael Goldshteyn Stefan Thelen Praxishandbuch digitale Betriebsprüfung Anforderungen der neuen GoBD an Buchführung, Datenspeicherung und Datenzugriff

2

3

4 Michael Goldshteyn/Stefan Thelen Praxishandbuch digitale Betriebsprüfung Anforderungen der neuen GoBD an Buchführung, Datenspeicherung und Datenzugriff 2016 Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart

5 Bearbeiterübersicht Goldshteyn: Kapitel 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 13 Thelen: Kapitel 1, 8, 9, 10, 12 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. Print: ISBN Bestell-Nr epdf: ISBN Bestell-Nr Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH Umschlagentwurf: Goldener Westen, Berlin Umschlaggestaltung: Kienle gestaltet, Stuttgart Satz: Dörr + Schiller GmbH, Stuttgart Mai 2016 Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart Ein Tochterunternehmen der Haufe Gruppe

6 Autoren Michael Goldshteyn IT-System- und Informatikkaufmann; Dipl.-Wirtschaftsjurist (FH); Certified Information Systems Auditor (CISA) ist als Senior Manager bei der Jansen GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für Prüfungs- und Beratungsprojekte in den Bereichen Interne Kontrollsysteme, Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Tax-Compliance verantwortlich. Er ist Autor von zahlreichen Fachbeiträgen in einschlägigen Publikationen und Referent auf Seminaren und Schulungen. Stefan Thelen Diplom-Kaufmann, Master of Computer Science, ist als IT-Revisor bei der Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig. Er besitzt langjährige Erfahrung aus der Prüfung und der Beratung. Er ist Certified Information Systems Auditor (CISA) und engagiert sich darüber hinaus als Referent auf zahlreichen internen und externen Fachveranstaltungen sowie als Mitglied von Fachgremien. V

7

8 Inhaltsverzeichnis Autoren... Abkürzungsverzeichnis... XIII V 1 Einleitung Buchführung Buchführungspflichten Außersteuerliche bzw. derivative Pflichten Steuerliche bzw. originäre Pflichten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Form Aufbewahrung Aufzubewahrende Unterlagen Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe Buchungsbelege Zollanmeldungen Sonstige Unterlagen Aufbewahrungsfristen Elektronische Aufbewahrung Bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung Jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarmachung Maschinelle Auswertbarkeit Scannen von Papierdokumenten Auslagerung von Daten und Systemwechsel Buchführungsverlagerung Voraussetzungen für die Verlagerung Standort des Datenverarbeitungssystems Anforderungen an die Beschlagnahme Relevanz der Standortangabe für die Beschlagnahme Benennung des beauftragten Dritten Erfüllung der Mitwirkungspflichten Ermöglichung des Datenzugriffs Inhaltsverzeichnis VII

9 Prüfungsort Aufbewahrungsort Verlagerung bei fehlenden Voraussetzungen Ermessensausübung Nichtelektronische Bücher und Aufzeichnungen Verlagerung aufgrund sachlicher Härten Allgemeine Anforderungen Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Progressive und retrograde Prüfbarkeit Der sachverständige Dritte Angemessene Zeit Sprache Währung Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole Grundsatz der Vollständigkeit Erleichterungen und Ausnahmen Aufzeichnung im Ausland und bei Dritten Einrichtung von Kontrollen Verbot der mehrfachen Aufzeichnung Verdichtete Positionen Unterdrückung der Erfassung Verstoß gegen das Vollständigkeitsgebot Grundsatz der Richtigkeit Materielle Richtigkeit Formelle Richtigkeit Einsatz von DV-Systemen Verstoß gegen den Grundsatz der Richtigkeit Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Laufende Verbuchung Unbare Geschäfte Bargeschäfte Sicherungsmaßnahmen Verstoß gegen den Grundsatz der Zeitgerechtheit Grundsatz der Ordnung Kontenfunktion Übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen Grundsatz der Unveränderbarkeit Protokollierungen Nachweis von Kontrollen Rechtsfolge VIII Inhaltsverzeichnis

10 6 Belegfunktion Belegsicherung Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Zu buchender Betrag Währungsangaben Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Buchungsperiode oder Voranmeldungszeitraum Umsatzsteuersatz Umsatzsteuerbetrag Steuerschlüssel Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer Weitere Angaben Verfahrensnachweis Journal- und Kontenfunktion Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen Verbuchung im Journal Journalfunktion Buchungsdatum Autorisierung Konto und Gegenkonto Soll- und Haben-Betrag Buchungsschlüssel Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Grundlagen Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennung Erfassungskontrolle Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten Inhaltsverzeichnis IX

11 8.2 IKS nach COSO Kontrollumfeld Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Information und Kommunikation Überwachung des IKS Three Lines of Defense Modell zur Verbesserung des IKS Datensicherheit Grundlagen Datensicherheit Datensicherung Informationssicherheit Standards zur Umsetzung von Informationssicherheit ISO/IEC auf Basis von IT-Grundschutz ISMS Der Informationssicherheitsprozess Sicherheitskonzept Datensicherung Planung, Konzeption und Beschaffung Umsetzung Betrieb und Notfallvorsorge Notfallmanagement Notfallmanagement Prozess Konzeption Umsetzung Notfallbewältigung Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Verfahrensdokumentation Grundlagen und Aufbau einer Verfahrensdokumentation Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation Hierarchisch aufgebaute Verfahrensdokumentation Allgemeine Beschreibung des Verfahrens Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Kritik an der Verfahrensdokumentation X Inhaltsverzeichnis

12 11 Datenzugriff Einleitung Rahmenbedingungen Im Rahmen einer Außenprüfung Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Mithilfe des DV-Systems erstellt Prüfungsmodalitäten Verfahrensprüfung Erstqualifikationsrecht Verwertungsverbot Datenzugriffsformen Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Hard- und Software des Steuerpflichtigen Analysesoftware und Dateidownload Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten Veränderung der Daten Lesen und Analysieren Vorhandene Auswertungsmöglichkeiten Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Datenumfang Exportmodalitäten Datenformate Beschreibungsstandard Datenträger Eingriffsverbot Prüfungsort Rückgabe des Datenträgers Vorgehensweise der Finanzverwaltung bei der Datenträgerüberlassung Umfang der Mitwirkungspflicht Mitwirkungspflichten bei Z Mitwirkungspflichten bei Z Mitwirkungspflichten bei Z Zertifikate und Software bescheinigungen Verbindliche Auskunft nach 89 Abs. 2 AO und Auskünfte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung Softwarebescheinigung nach IDW PS Projektbegleitende Prüfung nach IDW PS Prüfung des IKS für ausgelagerte Funktionen nach IDW PS Zertifizierung der Informationssicherheit Fazit Inhaltsverzeichnis XI

13 13 Sanktionen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen Verlust steuerlicher Vergünstigungen Verzögerungsgeld Zwangsmaßnahmen Straf- und Bußgelder Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis XII Inhaltsverzeichnis

14 Abkürzungsverzeichnis a. A. anderer Ansicht, anderer Auffassung Abs. Absatz AEAO Anwendungserlass zur Abgabenordnung AG Aktiengesellschaft (Zeitschrift) AktG Aktiengesetz Alt. Alternative AO Abgabenordnung AO-StB AO-Steuerberater (Zeitschrift) Art. Artikel BB BBK BC Bd. BDSG BFH Betriebsberater (Zeitschrift) Buchführung, Bilanzierung, Kostenrechnung (Zeitschrift) Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling Band Bundesdatenschutzgesetz Bundesfinanzhof BFH/NV Sammlung amtlich nicht veröffentlichter Entscheidungen des Bundesfinanzhofs BGB Bürgerliches Gesetzbuch BMF Bundesministerium der Finanzen BR-Drs. Bundesratsdrucksache BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BStBl Bundessteuerblatt BT-Drs. Bundestagsdrucksache BVerfG Bundesverfassungsgericht bzgl. bezüglich bzw. beziehungsweise DStZ DuD DV Deutsche Steuer-Zeitung Datenschutz und Datensicherheit (Zeitschrift) Datenverarbeitung EFG Entscheidungen der Finanzgerichte EL Ergänzungslieferung ERP Enterprise Resource Planning EStG Einkommensteuergesetz EU Europäische Union e. V. eingetragener Verein evtl. eventuell f., ff. FG FS gem. ggf. GmbH GoB GoBD GoBS grds. GuV folgende, fortfolgende Finanzgericht Festschrift gemäß gegebenenfalls Gesellschaft mit beschränkter Haftung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme grundsätzlich Gewinn- und Verlustrechnung COBIT COSO CR Control Objectives for Information and related Technology Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Computer und Recht (Zeitschrift) DB Der Betrieb (Zeitschrift) ders. derselbe d. h. das heißt Drucks. Drucksache DStR Deutsches Steuerrecht (Zeitschrift) HGB Handelsgesetzbuch h. M. herrschende Meinung Hrsg. Herausgeber HS Halbsatz IDEA Interactive Data Extraction and Analysis (Prüfungssoftware der Finanzverwaltung) i. d. R. in der Regel IDW Institut der Wirtschaftsprüfer i. H. v. in Höhe von Abkürzungsverzeichnis XIII

15 IKS INF Internes Kontrollsystem Information für Steuer und Wirtschaft (Zeitschrift) i. S. d. im Sinne der/des ISMS Information Security Management System IT Informationstechnik ITIL IT Infrastructure Library i. V. m. in Verbindung mit JStG KMU KÖSDI K & R Jahressteuergesetz Kleine und mittlere Unternehmen Kölner Steuerdialog (Zeitschrift) Kommunikation und Recht (Zeitschrift) NJW Neue Juristische Wochenschrift Nr. Nummer/n n. v. nicht veröffentlicht NWB Neue Wirtschafts-Briefe für Steuerund Wirtschaftsrecht (Zeitschrift) s. siehe sog. so genannt(e) StB Der Steuerberater (Zeitschrift) StBp Die steuerliche Betriebsführung (Zeitschrift) StGB Strafgesetzbuch StuB Steuern und Bilanzen (Zeitschrift) StuW Steuer und Wirtschaft (Zeitschrift) Tz. Textziffer u. a. unter anderem Ubg Die Unternehmensbesteuerung (Zeitschrift) u. E. unseres Erachtens UR Umsatzsteuer-Rundschau (Zeitschrift) UStG Umsatzsteuergesetz usw. und so weiter u. U. unter Umständen UVR Umsatzsteuer- und Verkehrsteuer- Recht (Zeitschrift) OFD Oberfinanzdirektion vgl. vergleiche PStR RGBl Rn. RStBl Rz. Praxis Steuerstrafrecht (Zeitschrift) Reichsgesetzblatt Randnummer Reichssteuerblatt Randziffer wistra WPg Zeitschrift für Wirtschafts- und Steuerstrafrecht Die Wirtschaftsprüfung (Zeitschrift) z. B. zum Beispiel ZD Zeitschrift für Datenschutz XIV Abkürzungsverzeichnis