Lastenheft bezüglich des Standbaus an der IMEX in Frankfurt Rumänienstand, in der Zeitspanne
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- Gertrud Siegel
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1 Lastenheft bezüglich des Standbaus an der IMEX in Frankfurt Rumänienstand, in der Zeitspanne I Allgemeine Daten Zeitspanne: IMEX: Fachbesuchermesse Dimensionen: 100 qm, 4 offene Seiten Anzahl Infotheken: 19 Stück (1 Zentralinfotheke für die Rumänische Zentrale für Tourismus + 18 Infotheken für Unterausteller) Externer Veranstalter: Regent Exhibitions, UK & Messe Frankfurt II Dokumente des Anbietrers (1) Das technische Angebot wird ein technisches Memo erhalten und eine Skizze des Standes, tridimensionell, farbig. Es wird folgendes aufgelistet: die Art der modularen Struktur, Art der Personalisierung des Standes (Logo, Bildmaterial), alle verwendeten Materialien, Grafik, andere Elemente wie: Szene, Regale, Bartheke, Tische, Stühle, Schaufenster, Hostessen). (2) Finanzielles Angebot: a. Das finanzielle Angebot wird auf konstitutive Elemente aufgebaut und wird in Euro angegeben. b. Das finanzielle Angebot wird auch folgende Kosten enthalten: i. 3 (drei) Hostessen, die die englische Sprache gut beherrschen, die, wenn notwendig auch beim Service mithelfen ii. Tabletts, Servietten, Wischlappen, 500 Kaffeelöffelchen aus Plastik iii. 1 professionelle Kaffeemaschine, Kaffee, Tassen, Becher, Zucker und Milch für die ganze Zeitspanne iv. 1 Wasserbehälter mit Wasser, ca. 100 l, mit Becher v. Orangensaft für die ganze Zeitspanne vi. 300 Weingläser vii. 1 Geschirrspülmaschine viii. 150 rumänische Weinflaschen weiß und rot, trocken ix. 50 Champagnerflaschen - Werbemittel, wie folgt: o 300 USB Sticks, 2 GB, Version 2.0; beschriftet mit Logo Rumänien, Webseite wie
2 auch mit allen Elementen aus dem Brandmanual; Dimensionen 4,2 x 1 cm, mit Deckel. Die Sticks werden die Präsentationen aller Aussteller vom Rumänienstand beinhalten. o 300 Mappen, aus Leder oder Ähnliches, für Dokumente, ausgestattet mit Papier und Kugelschreiber (schwarz) mit Rumänienlogo; Dimensionen der Mappe 35,5 x 25 x 5 cm, mit Logo Rumänien und Webseite wie auch mit allen Elementen des Brandmanuals - Realisierung von: o Broschüre: Rumänien Allgemein (mindestens 24 Seiten) St. (Format A4 Deutsch) o Karte: Rumänien Stück, Format A1, Deutsch o Broschüre: Transsilvanien (min. 24 Seiten, Format A4) St., Deutsch o Broschüre: Naturtourismus in Rumänien (mindestens 24 Seiten, Format A4) St., Deutsch o Broschüre: Meeting Romania (MICE Segment), min. 24 Seiten, Format A4) Stück, Englisch - Alle Bauelemente und Werbemittel werden gemäß dem Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm ( - Andere Dienstleistungen: o Dienstleistungen wie: Wasseranschluss und Konsum, Elektroanschluss und Konsum, Standreinigung, Müllentfernung, GEMA Gebühren. o Transport der Broschüren vom Münchener Büro zur Messe und Retour (ca. 50 Kartons, ca. 500 kg) o Eventuelle Abdeckungen und Abhängungen (gemäß der Messe). o Internetzugang für alle Unteraussteller und alle Theken für alle drei Massetagen o Internetkosten und Gebühren o Realisierung von 5 Fotos, Format A4 mit dem Rumänienstand III Technisch-organisatorisches Konzept (1) Die Projektion und Durchführung des Standes, wie auch der Bau, haben als Grundlage die Realisierung einer modernen Ambiente und wie auch
3 die Erschaffung einer modernen Präsentation als Werbung für Rumänien. (2) Die Standstruktur wird eine optimale Funktionalität darbieten, ebenfalls sollte sie elegant und anziehend sein. Es werden keine kaputten, gekratzten oder exfolierten Plakate verwendet. Es werden transparente Bauelemente bevorzugt (aus Plexik oder Glas) um ein so hell wie mögliches Bild zu erreichen. a. Folgendes wird beachtet: i. Fachbesucher ii. Hauptthema: entdecke den Garten der Karpaten, bezogen auf das MICE Segment (3) Die entstandenen Räumlichkeiten werden so gut wie möglich verwendet: Präsentationen, Gesprächstische, Lager, Wege, etc. (4) Die Präsentationsflächen und die Gesprächstische werden an die Teilnehmer korreliert. (5) Der Stand wird folgende feste Elemente enthalten: a. Lager (mit Kleiderhacken, Regale, Spiegel) für ungefähr 50 Personen; mit Küchenausstattung mit 1 Kühlschrank, 1 Kaffeeautomat, Spülbecken, Mülleimer, Kleiderhacken b. 1 partiell geschlossener Raum für offizielle Gespräche, ausgestattet mit 6 Sesseln, 1 niedriger Tisch, Garderobe) c. Eine Hauptinfotheke der Rumänischen Zentrale für Tourismus, mit 3 Barhockern. Die Theke wird als Hauptinfotheke signalisiert, wird aus schwarzen Plexiglas (oder ähnliches) gebaut, beleuchtet vom Inneren, mit Logo Rumänien, tridimensionell, beleuchtet. Der obere Teil der Theke wir in Form eines Blattes sein ( siehe Logo Rumänien) d. 1 Tafel mit allen teilnehmenden Aussteller, positioniert neben der Hauptinfotheke e. 18 Infotheken, jeweils mit Türe und Schloss mit Schlüssel, 2 Barhocker, mit Steckdose und Internetzugang. Die Infotheken werden schwarz sein, beleuchtet aus dem Inneren, aus Plexiglas (oder Ähnliches), ähnlich der Hauptinfotheke, der Name des Unterausstellers wird in grüner Fabre beschriftet. f. 10 Tische mit jeweils 4 Stühlen g. Beschriftung der Infotheken (Logo und Name) h. 2 Plasmabildschirme mit integrierten Boxen und 2 DVD für Filme i. Logo Rumänien sichtbar auch vom Weiten (eventuell suspendiert, abhängig vom Standbau). j. Der Stand wird drei Komponente haben: auf den Seiten werden die Theken aufgebaut; im Inneren wird ein Präsentationsraum gestaltet, bestuhlt, Classroom-Style, für Präsentationen. Hier wird auch ein Bildschirm positioniert, DVD Player, Computer (Laptop) für die Power Point Präsentationen, CD Player
4 Installation mit Boxen (ohne Stativ), Mikro und Verstärkungsstation. Ebenfalls hier wird eine Leinwand positioniert und ein Beamer. k. Der Präsentationsraum wird von dem anderen Raum durch hohe beleuchtete Kassetten delimitiert (Dimensionen 1,5 x 3 m mindestens). Bezogen aus dem Standdesign werden mehrere Kassetten oder eine einzige grosse positioniert. l. In den freien Flächen werden Tische und Stühle sein. m. Blumendekoration für den Stand und Tische n. Vor jeder Präsentation werden für die Teilnehmer Häppchen (mit rumänischem Käse und Wurst) angeboten, wie auch ein Glas Champagner (6) Es werden nur neue Bauelemente akzeptiert. (7) Die Hauptinfotheke wird im Vordergrund gestellt. (8) Das Rumänienlogo wird auf maximaler Höhe aufgetragen, mit Einhaltung der Messeregelungen. (9) Der Stand wird in den Farben schwarz und grün gebaut. Der Fussboden wird aus plastischem Material gebaut (oder Ähnliches), von unten beleuchtet. Auf dem Fussboden wird das Rumänienlogo sein, in schwarz oder grün, abhängig vom Projekt). (10) Für die Weinverkostungen werden Weingläser organisiert. Für das Essen wird Geschirr organisiert Teller, Servietten, wie auch genügend Wurst und Käse für die ganze Messezeit. (11) Es wird eine Person ernannt, die die ganze Zeit für technische Fragen zur Verfügung stehen wird, wie auch für eventuelle Defektionen. (12) Es wird genug Licht durch Scheinwerfer erreicht, die Fotos werden beleuchtet. Wasseranschluss wie auch Elektroanschluss wird gemäß der Regelung der Messe realisiert. (13) Falls der Standbau nicht optimal eingerichtet wurde, falls Defektionen erscheinen, die nicht sofort gelöst werden, wird das in einem Protokoll vermerkt. Es kann als Grundlage verwendet werden und zum Schluss auf die Endsumme die gezahlt werden muss beansprucht werden. (14) Alle Bedruckungen werden gemäß dem Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm. Die Hauptfarbe wird grün sein, in unterschiedlichen Nuancen. Alle Werbemittel, alle Bauelemente, die Theken und Broschüren werden gemäß dem Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm (
5 IV Finanzielle Bedingungen Das finanzielle Angebot wird auf allen Elementen aus dem Lastenheft aufgelistet, andere Dienstleistungen, jeweils mit dem Wert in Euro. Das finanzielle Angebot wird den Wert in Euro enthalten, wie auch den Wert der MWSt. V Wählbarkeit Der Anbieter ist verpflichtet neben dem Angebot auch folgende Dokumente zu senden und zwar: Dokumente aus denen folgen soll, dass sein Umsatz im letzten Jahr mindestens Euro war. Ebenfalls, wird ein Anbieter Dokumente senden die beweisen, dass er mindestens drei ähnliche Stände (sowohl technisch, als auch finanziell) gebaut hat (Schreiben von Kunden oder Kopien von Verträgen).Ebenfalls wird der Anbieter mindestens drei Empfehlungen von Kunden mitbringen. Die Anbieter werden als Beweis einen ähnlichen Vertrag mitbringen, dessen Wert Euro ist, oder drei Verträge mit dem Gesamtwert von Euro. Falls diese Dokumente nicht präsentiert werden, wird der Anbieter desqualifiziert.
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