Projekteinblicke: Heinrich Georg GmbH Maschinenfabrik ELO im Praxiseinsatz

Transkript

1 Projekteinblicke: Heinrich Georg GmbH Maschinenfabrik ELO im Praxiseinsatz Andreas Mentzel Folie 1

2 Agenda Firma Heinrich Georg GmbH Steckbrief ECM Projekt Teilprojekte Dokumentenablage Dokumente suchen und finden abas ELO Dokumente bearbeiten Dokumente exportieren Aufgaben (Workflow) Dokumentation Kennzahlen Folie 2

3 GEORG in Kreuztal GEORGhaus Akademie 2013 Corporate Services 2012 Mechanische Fertigung Werk 1 Werk 2 Trafohaus 2007 Trafo-Montagehalle 2010 Werk 3 20?? GA 2011 Folie 3

4 Weltweit technisch überlegen Folie 4

5 Unsere Geschäftsbereiche Diversifizierung schafft Solidität mechanische fertigung trafoanlagen werkzeugmaschinen bandanlagen Folie 5

6 Bandanlagen Folie 6

7 Werkzeugmaschinen Folie 7

8 Werkzeugmaschinen Folie 8

9 Trafoanlagen Folie 9

10 Trafoanlagen Folie 10

11 Steckbrief des ECM-Projekts Branche: Umsetzung: Installation: Situation: Lösung: Maschinenbau September Dezember User Neueinführung nach Übernahme ELOprofessional ELO BLP ELO BC ELO XC Besonderheiten - Umfassende Integration von ABAS mit ELO - ABAS steht als Datenquelle in ELO BLP und BC zur Verfügung - ganzheitliches Suchen, Ablegen, Erstellen, - Oberflächenintegration: BC kann direkt aus ABAS angesteuert werden (kontextsensitives Suchen und Handeln) - ABAS-Masken können aus ELO und von außen geöffnet werden - - Starke Selbstbetreuung Folie 11

12 Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist! Unstrukturierte Informationen Jeder Bereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium DMS-System Dokumentenablage in einem zentralen Pool mit beliebigen Ordnungskriterien (Verschlagwortungsinformationen) Optimierung Keine starren Ordnungskriterien Optimale Suchmechanismen Keine Redundanzen (rot) Zentrale Anpassungen und Änderungen Metadaten Versionsverwaltung Workflow OCR-Scan (Volltext) Folie 12

13 Teilprojekte Allgemeine Mailarchivierung Normenverzeichnis Personalakte Lieferanten Pro User Norm BLP Personalnummer (abas Ident) BLP Lieferantennummer (abas Ident) Einkaufsvorgangsakte Interne Projekte BLP - Anfragenummer - Bestellnummer (abas Ident) BLP Projektnummer Kundenvorgangsakte Interne Dokumente Ablagesystem Betriebsauftrag BLP Betriebsauftragsr. (abas Ident) Artikelakte BLP Artikelnummer (abas Ident) Kunden BLP Kundennnummer (abas Ident) BLP - Chancennr. - Angebotsnr. - Kundenvorgangnr. (abas Ident) Ursprungskundenvorgang Folie 13

14 Dokumentenablage abas-druck Barcode Hilfsmittel Verschlag -wortung DMS Hardcopy Stapel-Scan (Barcodeerkennung) BLP eine Datei X Dateien PostBox Outlook Add In Referenz zuordnen BLP Ablage OCR-Erkennung Redundanzprüfung Versionierung Vorgangszuordnung Rechtevergabe Fehlerprüfung Workflows (Vorgangsbezug) nur Dateianhang Connect Datenquelle Folie 14

15 Dokumentenablage Formularworkflow Rechtevergabe Folie 15

16 Dokumentenablage Barcode Automatisches Drucken der Etiketten z.b. bei der Warenannahme für Lieferscheine! Folie 16

17 Dokumentenablage Postbox Stapel-Scan (Barcodeerkennung) eine oder mehrere Dateien Folie 17

18 Dokumentenablage Outlook Vorgangsbezug Automatisches Zuordnen der Vorgänge, wenn der Domain Part der Adresse im abas Lieferanten oder Kundenstamm gepflegt ist! Folie 18

19 Dokumentenablage Connect Dokument per Drag & Drop auf die Kachel schieben! Folie 19

20 Dokumentenablage Prüfprotokoll Die Zeichnungen der Betriebsaufträge werden automatisch immer mit Barcode gedruckt! Alle Notizen, Prüfmaße und Bemerkungen können vom Werker / QS einfach auf die Zeichnung geschrieben werden. Diese Dokumente werden im Nachgang gescannt und automatisch als Prüfprotokoll der Vorgangsakte zugeordnet! Folie 20

21 Dokumentenablage Referenzen Folie 21

22 Dokumentenablage Referenzen Schlüsselnummer Referenzen Folie 22

23 Dokumentenablage Referenzen Schlüsselnummer Referenzen Folie 23

24 Dokumente suchen/finden Dynamischer Ordner Folie 24

25 Abas ELO Stammdaten - Kunde - Lieferant - Artikel - Personal Vorgänge - Verkauf - Einkauf - Fertigung Automatische Archivierung von abas Dokumente Folie 25

26 Abas ELO Bestellung in ELO anzeigen und daraus den abas Datensatz öffnen! Durch druck auf diesem Button, entsteht das Dokument und wird direkt abgelegt! (abas Dokumentennummer) Folie 26

27 Dokumente bearbeiten Wiedervorlage Bemerkungen - Stempel - Post it - Randnotizen - Feeds Folie 27

28 Vergleichen Folie 28

29 Dokumente exportieren Pdf-Konvertierung TIFF-Konvertierung Folie 29

30 ELO for Mobile Devices Aufgaben & Workflow Ordnerstruktur Dokumentenanzeige (auch Offline möglich) Folie 30

31 Aufgaben Elektronische Belege werden nicht mehr gedruckt, händisch unterschrieben, abgeheftet Dadurch Einsparung von Toner / Papier / Ablageplatz / Zeit / Räumliche Trennung spielt keine Rolle Freigaben auch von unterwegs möglich Verbesserung der Durchlaufzeiten bei Rechnungsfreigabe (Stichwort: Skonto-Einsparung) Automatisierung & Vereinheitlichung der Prozesse Vertretungsregelung automatisiert Nachvollziehbarkeit der Freigabe Übersichtliche Aufgabenliste pro Mitarbeiter Jeder kann jedem zu allen Dokumenten ein solchen Workflow generieren ohne Redundanzen zu erzeugen Folie 31

32 Aufgaben Vertreterregelungen Jeder User trägt im Vorfeld seine Vertretungsberechtigten Kollegen (-innen) ein! Dieser kann sich im Vertretungsfall die Aufgaben anzeigen lassen und bearbeiten! Folie 32

33 Aufgaben Automatische Informationen bei festgelegten Szenarien Bestellfreigabe Rechnungsfreigabe Überprüfung der Auftragsbestätigungen Artikelanlage (Exportkontrolle, Gefahrgut ) Kundenauftragsfreigabe Meldebogen Kostenstellen (Formularworkflow) Serviceanfrage vom Kunden (Formularworkflow) On-/Offboarding Personal (Formularworkflow Datenübernahme zu abas) AdHoc-Workflow bei jedem Dokument möglich Folie 33

34 Aufgaben Formularworkflow Informationen aus einem Formularworkflow können nach abas zurückgeschrieben werden! Folie 34

35 Workflows Folie 35

36 Dokumentation ELO-Hilfe ELO-Handbuch Georg-Bedienungsanleitung Georg Dokumenttypen-Matrix z.b. über ELO Suche: helpelo bzw. direkt durch Erstellung eines Suchfavoriten Folie 36

37 Kennzahlen Anzahl Dokumente ca. 4.5 Mio Anzahl Workflows > /Jahr Anzahl Workflowarten ca. 50 User: 200 Skontoverlust gegen 0 Dokumente ca /Tag Bestellungen (Durchschnitt 2-3 Seiten) > 1.000/Monat Lieferscheine > 1.400/Monat Rechnungen > /Jahr Folie 37

38 Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist. Henry Ford Folie 38