HANDBUCH. Das neue Buchungs- und Beratungssystem für Expedienten

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1 HANDBUCH Das neue Buchungs- und Beratungssystem für Expedienten

2 Index Installation & Anmeldung..3 Bürodaten & Berater...7 Abmelden...9 Beratung mit BistroPortal2 9 Das Dashboard...9 Der Merkzettel...14 Das ServiceCenter in BistroPortal2 15 Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno 17 Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von Angeboten.18 Die Buchungsmaske BuMa 20 Der Merkzettel in der Buchungsmaske 20 Druckfunktionalitäten...22 Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske.23 Support...24 Copyright 2012, TravelTainment GmbH Das vollständige oder teilweise Kopieren dieses Handbuchs ohne vorherige Genehmigung ist strengstens verboten. Änderungen am Inhalt dieses Handbuchs vorbehalten. TravelTainment legt größten Wert auf die Richtigkeit der Angaben in diesem Handbuch. Wenn Sie auf Fehler oder Auslassungen stoßen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Telefon: (0,14 /Min aus dem dt. Festnetz / max. 0,42 /Min vom Mobiltelefon)

3 Installation und Anmeldung Öffnen Sie folgenden Link (sollten Sie nicht weitergeleitet werden, kopieren Sie den Link in Ihren Browser.) In diesem Bereich finden Sie auf der rechten Seite den Link TT-BistroPortal2 Installation zum Download der aktuellsten Version von BistroPortal2. Das Installer-Paket installiert BistroPortal2 auf Ihrem Rechner. Dabei durchlaufen Sie folgende Schritte: Bitte bestätigen Sie diese Meldung mit Speichern oder Ausführen (abhängig von Ihren Firewall Einstellungen). Nach Ausführen gelangen Sie direkt zum Installations-Assistenten. Um mögliche Fehlermeldungen zu vermeiden, empfehlen wir aber die Datei zuerst lokal auf Ihrem PC zu speichern (z.b. auf dem Desktop) und anschließend auszuführen. Bestätigen Sie folgende Download Bestätigung mit Ausführen und Seite 3

4 ... die folgende Sicherheitswarnung durch Klick auf Ausführen. Sie werden nun mit Hilfe des Installations-Assistenten durch die Installation von BistroPortal2 geführt. 1. Schritt: Seite 4

5 Klicken Sie auf Weiter. 2. Schritt Wählen Sie den Installationsordner oder bestätigen Sie den vorgegebenen Ordner. Wählen Sie hier Alle Benutzer und klicken anschließend auf Weiter. 3. Schritt Klicken Sie auf Weiter. Seite 5

6 4. Schritt Die Installation wird nun vorgenommen. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. 5. Schritt Nach Abschluss der Installation finden Sie zum Starten von BistroPortal2 ein entsprechendes Icon auf Ihrem Desktop. Seite 6

7 Mit Doppelklick auf dieses Symbol starten Sie die Anwendung. Geben Sie Ihre Zugangsdaten in das Login Fenster ein. Um sich die zukünftige Eingabe der Login-Daten zu ersparen, können Sie vor der Anmeldung ein Häkchen bei "Einstellungen merken" setzen. Bitte achten Sie bei der Eingabe Ihres Benutzernamens, Passwortes und der Agenturkennung unbedingt auf Groß-/Kleinschreibung. Bürodaten & Berater Nach dem erstmaligen Start von BistroPortal2 wechseln Sie über den Link rechts oben in der Beratermaske in den Bereich Einstellungen. Da es nicht möglich ist, sich mit den gleichen Zugangsdaten gleichzeitig auf mehreren Arbeitsstationen einzuloggen, müssen Sie für jeden Benutzer eigene, persönliche Zugangsdaten anlegen. Die von uns übermittelten Basis-Zugangsdaten bitte weder löschen noch verändern. Sie können eine BistroPortal2 Lizenz auf bis zu fünf Arbeitsstationen installieren. Eine Weitergabe der Zugangsdaten an andere Filialen, Außendienst- Mitarbeiter oder Reisebüros ist nicht erlaubt. Es ist grundsätzlich möglich mehr als 5 Benutzer anzulegen. Ein gleichzeitiger Einstieg in BistroPortal2 ist aber immer nur für 5 Benutzer einer Lizenz möglich. Seite 7

8 Ihre Bürodaten werden automatisch eingetragen. Sie können jedoch noch Ergänzungen wie Ihre Öffnungszeiten und Ihre Signatur vornehmen. Bei der Signatur wäre es sinnvoll, wenn Sie die Angaben aus Ihrem Impressum eintragen. Dies ist rechtlich erforderlich für Ihre s. Anschließend speichern Sie bitte alle Eingaben mit dem Button Speichern. Falls Sie ein Büro-Logo hochladen, erscheint dieses ganz oben im PDF beim Angebotsversand und druck. Um einen neuen Benutzer zu erfassen wählen Sie den Button Hinzufügen im Reiter Berater. Füllen Sie die Felder mit den Daten des Benutzers aus. Benutzername und Passwort können frei gewählt werden. Seite 8

9 Im Bereich CRS Einstellungen hinterlegen Sie Ihre Amadeus Expedientennummer und Ihren Expedientencode sofern in der Amadeus Selling Platform verwendet und zur Hand. Eine Kurzanleitung zu den CRS-Einstellungen finden Sie hier: mmy/reise_bueros/data/kurzanleitung_zu_den_crs-einstellungen.pdf Der Bereich Mid- und Backoffice-Einstellungen ist von Bedeutung wenn Sie die Datenlieferung über Traveltainment wünschen. Hier ist das entsprechende Midund Backoffice System auszuwählen. Zum Aktivieren des Datentransfers kontaktieren Sie bitte unser Sales-Team per an: Nutzen Sie die Amadeus IP Online Datenlieferung, so sind hier keine Einträge notwendig. Die Daten werden nach Abschluss einer Buchung automatisch an Ihr Mid- und Backoffice übertragen. (Achtung: dieser Bereich wird bald unter den Tab Bürodaten umgezogen) Falls Sie ein Berater-Bild hochladen, erscheint dieses ganz unten im PDF beim Angebotsversand und druck. Wichtiger Hinweis: Damit Ihre Änderungen aktiv werden, starten Sie BistroPortal2 neu. Abmelden Bitte benutzen Sie zum Schließen von BistroPortal2 den Menüpunkt Datei Beenden. Alternativ kann das Programm auch über das rote X oben rechts in der Ecke geschlossen werden. Seite 9

10 Beratung mit BistroPortal2 Viele Bereiche in BistroPortal2 speziell die Beratung - entsprechen den Funktionen in BistroPortal. Eine genaue Anleitung und Hilfestellung finden Sie in folgenden Dokumenten: BistroPortal Handbuch: buch.pdf Eine Beschreibung der Funktionen und Bereiche, die zusätzlich zu BistroPortal1 zur Verfügung stehen, finden Sie in den anschließenden Kapiteln. Das Dashboard Auf dem Dashboard (=Armaturenbrett) finden Sie eine Reihe hilfreicher Informationen, die Ihren Reisebüroalltag unterstützen und erleichtern. Sämtliche Informationen werden in sogenannten Widgets (=Informationscontainern) dargestellt. Seite 10

11 Beispiel: Widget Termine und Aufgaben Sie können die Widgets im Dashboard frei positionieren oder auch ganz ausblenden und sich so Ihr persönliches Dashboard erstellen. Widgets verschieben Um ein Widget zu verschieben, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Überschrift eines Widgets und ziehen es an die neue Position. Widgets schließen, öffnen und aktualisieren Widgets können mit dem Symbol + und - geöffnet und geschlossen werden. In manchen Bereichen kann der Inhalt eines Widgets auch über das Pfeilsymbol aktualisiert werden. Widgets ausblenden Fahren Sie mit der Maus ganz an den linken Rand Ihres Bildschirms, öffnet sich ein Fenster zur Verwaltung der Widgetanzeige. Über dieses Fenster können Sie mit der Auswahl AUS einzelne oder auch mehrere Widgets von Ihrem Dashboard entfernen. Über dieses Menü können Sie die Widgets natürlich auch wieder anzeigen. Seite 11

12 Im oberen Bereich des Dashboard sehen Sie eine grafische Gesamtübersicht über alle im Büro getätigten Buchungen und Optionen. Der Zeitraum kann über die Kalenderfunktion geändert werden. Benötigen Sie zum Beispiel diese Anzeige nicht, so können Sie diese ganz einfach über die Widgetverwaltung ausblenden, indem Sie bei Buchungsdiagramm auf AUS klicken. Die folgenden Widgets sind am Dashboard verfügbar: BistroPortal Buchungen Hier finden Sie eine Auflistung der von Ihnen in BistroPortal2 getätigten Buchungen. Per Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie in das Service Center. Im Service Center kann die Buchung dann in der Buchungsmaske dargestellt oder weiter bearbeitet werden. Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchung, kann eine Buchung auch direkt in die Buchungsmaske übertragen werden. Wird eine Buchung storniert, wird diese automatisch in das Widget Stornos verschoben. Seite 12

13 Der angezeigte Kunde entspricht dem Reiseanmelder in der Buchungsmaske. Um alle Buchungen, Optionen und Stornos korrekt darzustellen, ist es daher notwendig den Reiseanmelder korrekt anzugeben. BistroPortal Optionen Hier finden Sie Ihren persönlichen Optionswarner. Alle mit Aktion O gebuchten Vorgänge werden hier inklusive der jeweiligen Optionsfrist angezeigt. Nach Ablauf der Option wird die Buchung wie auch in TOMA - automatisch zur Fixbuchung und in das Widget Buchungen verschoben. Die Buchungen können von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die Buchungsmaske übernommen werden. BistroPortal Stornos Hier werden alle in der Buchungsmaske stornierten Buchungen angezeigt. Die Buchungen können von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die Buchungsmaske übernommen werden. Termine und Aufgaben Setzen Sie im Servicecenter einen Wiedervorlagetermin, werden die Fälligkeiten hier automatisch angezeigt. Genauso werden auslaufende Optionen automatisch als Termin büro-intern sichtbar in den Kalender eingetragen. Zusätzlich können Sie auch manuell Termine erfassen, die nur für Sie persönlich sichtbar sind. Klicken Sie dazu auf ein Datum und den Button Termin hinzufügen. Bitte achten Sie darauf die Uhrzeit mit Doppelpunkt einzugeben. News & Aktuelles Dieses Widget dient zur Kommunikation innerhalb Ihres Büros (einer Lizenz). Hier können Sie Informationen einstellen, die alle Kollegen/innen sehen sollen. Neue Informationen erfassen Sie indem Sie News erstellen anklicken. Eingestellte News können auch wieder gelöscht werden. Seite 13

14 Infocenter Hier finden Sie alle bekannten Informationen aus dem Infocenter, das in BistroPortal als separate Lasche eingebunden ist. Notizen Das ist Ihr ganz persönlicher Bereich. Hier können Sie Notizen erfassen, die nur Sie persönlich sehen können. TravelTainment Infos Hier informieren wir Sie über neue Funktionen und Updates. Ihr Feedback zu BistroPortal2 Hier können Sie Anregungen, Ideen, Lob und Kritik direkt an uns senden. Seite 14

15 Das ServiceCenter in BistroPortal2 Zusätzlich zu den bekannten Aktionen wie Druck, Versand und Merkliste, werden nun auch alle Buchungsaktionen aus der in BistroPortal2 integrierten Buchungsmaske (BuMa) im Service Center dargestellt. Buchungen, Optionen, Umbuchungen und Stornos sind mit einem entsprechenden Symbol in der Übersicht gekennzeichnet. Folgende Symbole kennzeichnen Ihre Angebote und Vorgänge: Druck eines Angebots (max. 10 Einzelangebote) Versand eines Angebots (max. 10 Einzelangebote) Merkliste Buchung Umbuchung Storno Option Seite 15

16 In der Übersicht finden Sie noch folgende weitere Informationen rund um Ihre Angebote: Erstelldatum, Uhrzeit und Kundenname finden Sie in den ersten drei Spalten. Zu jedem Angebot wird der jeweils zuständige Berater mit seinem Kürzel in der Spalte Berater angezeigt. Mit einem Klick auf den zeigen-link in der Spalte Ansicht, können Sie sich das versendete oder gedruckte Angebot noch einmal anzeigen lassen. In der Spalte Veranstalter wird im Falle einer Buchung, Umbuchung, Option oder Stornierung das Logo des gebuchten Veranstalters angezeigt. In der Spalte Termin wird der gesetzte Termin der Wiedervorlage angezeigt. Den entsprechenden Eintrag finden Sie am gesetzten Termin auch im Kalender am Dashboard. Ist eine Notiz vorhanden, so wird dies mit einem Symbol Spalte angezeigt. in der letzten Klicken Sie auf das Informationssymbol können Sie sich die Details eines Vorgangs oder Angebots ansehen und diese weiter bearbeiten. Seite 16

17 Der Merkzettel Die Merkzettelfunktion agiert als Vorstufe zum Warenkorb und unterstützt Sie in der Beratung. Ist Ihr Kunde noch unentschlossen, legen Sie die in Frage kommenden Angebote einfach auf den Merkzettel zur späteren Bearbeitung oder Buchung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Angebot in der Angebots- oder Hotelliste, steht der Menüpunkt fürs Service Center & Merkzettel vormerken zur Auswahl. Mit dieser Funktion wird Ihr Angebot auf Vakanz geprüft und bei Verfügbarkeit gleichzeitig im Service Center und auf dem Merkzettel abgelegt. Das im Merkzettel abgelegte Angebot finden Sie übersichtlich und schön dargestellt rechts unten in der Beratermaske. Sie können bis zu 5 Angebote gleichzeitig in das Service Center und auf den Merkzettel übergeben, indem Sie die STRG Taste während des Markierens gedrückt halten. Seite 17

18 Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno Buchung, Umbuchung, Option und Stornierung, die über die Buchungsmaske durchgeführt wurden, werden automatisch in das Service Center übernommen und mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. In den Details können Sie über den Button nochmals die Beschreibung des Hotels öffnen und optional ausdrucken. Durch Klick auf den Button wird der Vorgang in die Buchungsmaske zur Darstellung und weiteren Bearbeitung übertragen. Seite 18

19 Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von Angeboten Öffnen Sie ein Angebot dieser Art über das Symbol, werden die detaillierten Angebotsdaten dargestellt. Bei Versand, Druck oder Vormerkung mehrerer Angebote, können diese einzeln bearbeitet werden. Klicken sie hier auf, wird Ihr Angebot direkt in die Buchungsmaske zur Buchung übertragen. Einer der vielen Vorteile des Service Centers ist die einfache und schnelle erneute Vakanzprüfung von versendeten oder gemerkten Angeboten. Seite 19

20 Mit Klick auf den Button wird Ihr Angebot erneut auf Vakanz geprüft. Das Angebot muss dazu terminlich aktuell und die Angebotsdaten nicht manuell verändert sein. Ist das Angebot ausgebucht, können Sie es mit Klick auf den Button direkt in die Beratungsmaske übertragen, um nach möglichen Alternativen zu suchen. Die Buchungsmaske BuMa Nutzen Sie generell Amadeus kennen Sie die integrierte Buchungsmaske in BistroPortal2 bereits sie entspricht im Großen und Ganzen der aus der Amadeus Selling Platform bekannten TOMA Maske. Die integrierte Buchungsmaske (BuMa) bietet Ihnen neben den bekannten TOMA Funktionalitäten - einige neue Funktionalitäten, die im Folgenden näher erklärt werden: Der Merkzettel in der Buchungsmaske Der Merkzettel steht Ihnen auch innerhalb der Buchungsmaske zur Verfügung. Dieser dient Ihnen sozusagen als Warenkorb. Seite 20

21 Die Angebotsdaten können schnell und effizient in die Buchungsmaske übergeben werden. Sie müssen nicht zurück in die Beratung wechseln, falls sich Ihr Kunde doch für ein anderes Angebot, als offeriert, entscheidet. Auch die HotelinfoBox können Sie über den Merkzettel öffnen. Klicken Sie dazu direkt auf das Hotelbild des Angebots. Sie gelangen nun nochmal zur detaillierten Hotelbeschreibung, den Hotelbewertungen und allen Zusatzinformationen rund um Ihre Destination. Mit dem +/- Symbol kann der Merkzettel bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Schließen Sie BistroPortal, so wird auch der Inhalt Ihres Merkzettels gelöscht. Die Symbole oberhalb der Buchungsmaske bieten Ihnen die folgenden Möglichkeiten: Maske inklusive Schriftgröße verkleinern Standardgröße der Maske wiederherstellen Maske inklusive Schriftgröße vergrößern Buchungsmaske drucken Eingaben in der Buchungsmaske leeren Daten senden Seite 21

22 Druckfunktionalitäten Sie können in der Buchungsmaske auch wie gewohnt mit der Aktion DR die Reisebestätigung für Ihre Kunden ausdrucken. Im Unterschied zu TOMA wird die Reisebestätigung im PDF Format erzeugt. Dieses Dokument kann anschließend natürlich gedruckt, versendet oder auch gespeichert werden. Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske Um eine Buchungsanfrage in der Buchungsmaske zu tätigen müssen die Namen der Reiseteilnehmer eingetragen werden. Um Ihnen diese Eingabe in einem ersten Schritt zu ersparen, werden sogenannte Dummy-Namen und die Aktion BA automatisch zugesteuert. Beispiel vorgefüllte Dummy Daten bei FTI Seite 22

23 Bevor Sie Ihre Buchung abschließen, müssen Sie daher die Namen der Teilnehmer korrigieren. Diese Vorgehensweise ist aus TOMA bekannt. In der Buchungsmaske von BistroPortal2 muss zusätzlich auch der rechte Teil des Reiseanmelders korrekt mit den Kundendaten ausgefüllt werden. Versuchen Sie die Buchung mit Teilnehmern oder Reiseanmelder AN/BEA abzuschließen, erhalten Sie folgende Warnung: Keine Buchung mit diesem Reiseanmelder möglich. Bitte ändern. Korrigieren Sie bitte Teilnehmernamen und Reiseanmelder und schließen die Buchung ab. Der Reiseanmelder muss ausgefüllt werden, da auch zukünftige BistroPortal2 Funktionen wie z.b. die TripPage das korrekte Ausfüllen des Reiseanmelderbereichs erfordern. Beispiel Kundendaten FTI Nur bei korrekter Eingabe des Reiseanmelders werden Buchungen, Optionen und Stornos am Dashboard korrekt dargestellt. Support Am Dashboard finden Sie das Widget Ihr Feedback zu BistroPortal2 - hier können Sie Ihre Anregungen oder auch Probleme direkt an das Supportteam mailen. Seite 23

24 Das aktuelle Handbuch für BistroPortal mit den Erläuterungen zur Beratung und weiteren Modulen steht hier zum Download bereit: buch.pdf Eine aktuelle Veranstalterliste finden Sie hier: pdf Eine aktuelle Flugveranstalterliste finden Sie hier: BP_0112.pdf Für Fragen zur Anregungen stehen die Kollegen vom BistroPortal/BistroPortal2 Helpdesk gerne zur Verfügung. Telefon: Möchten Sie BistroPortal oder eines der Zusatzmodule bestellen, steht Ihnen unser Vertriebsteam gerne zur Verfügung: Über unsere Trainingsmöglichkeiten wie zum Beispiel unsere virtuellen BistroPortal Trainings informiert Sie ebenfalls gerne unser Vertriebsteam (Telefon: ). Seite 24

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