Anwenderhilfe. Startdarstellung von PowerPoint 2003 nach dem Start. Arbeitsbereich zur Gestaltung der Folie. Menüleiste Zeichnen

Transkript

1 Beispiel Bei der Vielzahl der PowerPoint-Funktionen scheint es sinnvoll die Ausprägung aller Funktionen nicht im Detail zu erklären. Somit wird an einem Beispiel die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Erstellung einer Präsentation aufgezeigt. Die Varianten werden dann im Regelfall vom Anwender selbst entdeckt und genutzt. Diese Anleitung wurde mit PowerPoint 2003 erstellt. Die Vorgängerversion 2002 weicht in der Darbietung der Funktionen geringfügig ab. Startdarstellung von PowerPoint 2003 nach dem Start Alle Folien in der Ablauffolge oder Gliederung Arbeitsbereich zur Gestaltung der Folie Sonderfunktionen für PowerPoint Menüleiste Zeichnen Die Menüleisten beinhalten die von MS-Word bekannten Menüs aber auch spezifische Menüs. Bekannte Menüs wurden um spezifische Funktionen ergänzt.

2 Schritt 1 Neue Präsentation (nur bei Version 2003) Schritt 2 Leere Präsentation auswählen Schritt 3 Auswahl eines Folienlayouts (Darstellung bei PP2002 leicht verändert. Angebot aber vergleichbar). Schritt 1: Neue Präsentation Schritt 2: Leere Präsentation Schritt 3: Textlayout nur mit Überschrift-Bereich

3 Schritt 5: Klick auf die Schaltfläche Design Schritt 6: Auswahl einer Entwurfsvorlage (Klick) siehe Vergrößerung z.b. ausgewählte Folie

4 Schritt 7: Einstellungen für alle Folien dieses Projektes festlegen Schritt 8: Stellen sie die Maus auf die ausgewählte Entwurfsvorlage. Es zeigt sich eine Schaltlfläche. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheinen Funktionen. Bestätigen sie bitte die 1. Funktion. (Für alle Folien über nehmen) Hinweis: Mit der Auswahl eines Designs sind zwangsweise auch alle anderen Spezifikationen (Schriftart, Schriftgrad, Farbe und Ausrichtung) festgelegt. Wenn der Anwender Änderungen wünscht, dann bitte nachträglich durchführen. Dieser Aufwand ist nur zu vermeiden, wenn der Anwender ein anderes Design wählt oder eine eigene Masterfolie erstellt (späteres Thema).

5 Erläuterung bevor weitere Schritte definiert werden Linke Seite der PowerPoint Basis-Ansicht Unter dem Register Folien werden alle Folien in kleiner Ansicht angezeigt. Eine Folie lässt sich mit gedrückter Maustaste verschieben, d. h. die Reihefolge lässt sich ändern. Neue Folien werden hinter der letzten bzw. vor einer markierten Folie eingefügt. Unter dem Register Gliederung werden die Titel der Folien angezeigt. Außerdem kann der Anwender den Titel hinter dem Symbol eintragen. Dieser Eintrag wird in die Folie übernommen. Wenn der Titel in dieser Ansicht eingegeben werden soll, dann setzt man zunächst die Einfügemarke an diese Position.

6 Schritt 8: Eingabe des Titels in der Einstellung Folien oder Gliederung (siehe Erläuterung vor Schritt 7).Gewünschte Änderungen (Schriftart, Schriftgrad, Ausrichtung..) mit Hilfe der Formatleiste durchführen (vorher Text markieren). Schriftart und Schriftgrad ggf. ändern. Schrift auf zentriert einstellen Schriftfarbe Schritt 9: Speichern des bisherigen Stands ( Datei / Speichern unter Vergabe eines Datei-Namens). Schritt 10: Texte (in einem Textfeld) und Bilder (Einfügen/ Grafik/ ) in den leeren Raum einfügen. Falls das Bild nach dem Einfügen nicht verschiebbar ist, dann Doppelklick auf das Bild und in der folgenden Box Register Layout wählen. Die 2. Form aktivieren und die Aktion mit OK abschließen. Ergebnis bitte speichern (der Datei-Name wurde bereits in Schritt 9 vergeben). Schritt 11: Klick auf die Schaltfläche Neue Folie Die 2. Folie steht zur Gestaltung zur Verfügung. Die Grundeinstellungen wurden -wie im Schritt 8 angewiesen- übernommen. Falls das Textlayout gewechselt wurde, bitte mit einem Klick auf die richtige Form (siehe rechte Darstellung) berichtigen. Die Speicherung erfolgt unter demselben Datei-Namen, d. h. nur die Schaltfläche Speichern anklicken. Unter dem Datei- Namen werden somit alle Folien gespeichert, da sie zu einem Projekt gehören. Fortsetzen bis zur Gestaltung aller Folien

7 Nach der Gestaltung aller Folien wenden wir uns der Animation zu. Als 1. Form der Animation wählen wir den Folienübergang von Folie 1 Folie n. Die unterschiedlichen Formen des Überganges werden im Menü: Bildschirmpräsentation/ Folienübergang angeboten Ein Klick auf die Funktion Folienübergang gestaltet die rechte Seite von PowerPoint neu. Ausgewählter Folienübergang Geschwindigkeit des Folienübergangs Soundeffekte!??? (Trommelwirbel, ) Auch Automatisch einschalten und Verzögerung festlegen in Sec. Nach dem Test übernehmen für alle Folien Test der Einstellung für diese Folie

8 Testen der Präsentation Der bisherige Entwicklungsstand der Präsentation lässt sich testen über Menü: Bildschirmpräsentation/ Bildschirmpräsentation vorführen (Hotkey = F5). Diese Form des Testens gilt grundsätzlich für alle Entwicklungsstufen der Präsentation. Die Animation von Objekten Objekte im Sinne von PowerPoint sind Bilder und Textfelder. Diese Objekte sind einzeln animierbar, d. h. für jedes Objekt kann eine spezifische Animation ausgewählt werden. Das folgende Beispiel zeigt die Animation eines Bildes. Die Vorgehensweise für Textfelder ist gleich. Schritt 1: Schritt 2: Rechter Mausklick auf das Bild. Im folgenden Kontext-Menü die Benutzdefinierte Animation anklicken Die rechte Seite von PowerPoint wurde ausgetauscht. Klicken sie auf die Schaltfläche Effekte hinzufügen Wählen Sie z. B. Einfliegen

9 Schritt 3 Bevor die Einstellung gültig wird, sollte der Anwender den Effekt testen und ggf. ändern. Zuviel Bewegung kann auch stören bzw. als anstrengend empfunden werden.. Jede Animation eines Objektes wird hier abgebildet. Welcher Eintrag zu welchem Objekt gehört beschreibt die Nummer. Kurzinfo zur markierten Animation Sollte eine Animation die Erwartungen nicht erfüllen, dann markieren sie bitte den Eintrag und löschen diesen über die Schaltfläche Entfernen. Danach können sie eine neue Form der Animation auswählen. usw. Die Animationen laufen in der Folge der Abbildung ab, d. h. 1 vor 2. Es kann aber die Animation 1 hinter 2 mit der gedrückten Maus verschoben werden. Oder eine Animation markieren und mit dieser Funktion die Folge ändern. Ablauf der Animationen ab der angezeigten Folie Test der Animation für die angezeigte Folie Speichern nicht vergessen!

10 Der Powerpoint-Darstellung mit Musik unterlegen. Bekanntlich ist die normale Dateigröße eines Songs ca. 3-4 MB. Aus diesem Grunde schließt PowerPoint die Musikdatei nicht ein, sondern legt eine Verknüpfung (Link) zur Musikdatei an. Gemäß Grundeinstellung werden nur Musikdateien eingebettet, wenn sie 100 KB nicht überschreiten. Achtung: PowerPoint akzeptiert nicht alle Formate aber MP3 und WAV. Sollten Sie ihre Präsentation auf einen USB-Stick kopieren, dann bitte die Musikdatei ebenfalls übernehmen. Im Regelfall bedarf es dann auch der Korrektur der Verknüpfung. Sie muss sich auf die Musikdatei auf dem USB-Stick beziehen. Schritt 1: Ausgangssituation ist folgende Darstellung von PowerPoint Menü: Bildschirmpräsentation / Benutzerdefinierte Animation Schritt 2: Menü: Einfügen / Film und Sound /Sound aus Datei In der folgenden Box Sound einstellen Musikdateien ggf. suchen und die ausgewählte Musikdatei anklicken. Automatisch bestätigen Hier erscheint zusätzlich der ausgewählte Song

11 Schritt 3 Register Effekt Ein rechts Klick auf sie Animation Song öffnet ein Kontextmenü. Einstellen auf die Anzahl der Folien Register Soundeinstellung Bitte die Anzeige des Soundsymbols unterdrücken. Unter Informationen findet man Informationen zur Musikdatei Register Anzeigedauer Wiederholung des Songs, falls durch die Menge der Folien erforderlich.

12 Integration eines Filmes in einer Folie. Die Dateigröße eines Filmes ist im Regelfall so umfassend, dass PowerPoint wie bei Audio- Dateien - nur eine Verknüpfung (Link) zur Filmdatei anlegt. Achtung: Bitte zulässige Formate beachten. Sollten Sie ihre Präsentation auf einen USB-Stick kopieren, dann bitte die Filmdatei ebenfalls übernehmen. Im Regelfall bedarf es dann auch der Korrektur der Verknüpfung. Sie muss sich auf die Filmdatei auf dem USB-Stick beziehen. Schritt 1: Ausgangssituation ist folgende Darstellung von PowerPoint Menü: Bildschirmpräsentation / Benutzerdefinierte Animation Schritt 2: Menü: Einfügen / Film und Sound /Film aus Datei Alle weiteren Schritte sind vergleichbar mit dem Einfügen von Audio-Dateien (Song).

13 Die Ablaufsteuerung der Bildschirmpräsentation ist auch ergänzbar durch Schaltflächen. Sie werden im Menü Bildschirmpräsentation angeboten. Vordefiniert sind in der Box Aktionseinstellung nur die einstufige Vor- und Zurücksetzung des Ablaufes. Die möglichen Aktionseinstellungen sind auf die Funktionen beschränkt, die für eine Bildschirmpräsentation sinnvoll sind, d.h. Start Hyperlink (Internet), Start Programme bzw. Medien-Dateien und Start Sound (Musik). Zurück vor

14 Weitere Einstellungen in der Box Aktionseinstellungen. 1. Bestimmte Website aufrufen aus PowerPoint, z. b Hyperlink zu aktivieren 2. Feld öffnen 3. Hier finden sie URL (bitte anklicken) 4. In der folgenden Box bitte Webadresse eingeben (hier 5. Beide Boxen über OK schließen 2. Bestimmtes Programm aufrufen aus PowerPoint. z. b. den Internet Explorer 1. Programm ausf. aktivieren 2. Programm suchen Den Internet Explorer finden sie unter c:/programme/ im Ordner Internet Explorer (bitte anklicken) 3. Die Boxen über OK schließen

15 Masterfolien in PowerPoint Microsoft Office erstellen Eines der Grundprinzipien beim Erstellen elektronischer Dokumente ist die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout. Speziell das Layout sollte einfach anzupassen sein. In PowerPoint verwendet man dazu die Masterfolien. Masterfolien legen das Aussehen der ganzen Präsentation zentral fest, d. h. eine Änderung des Layouts der Masterfolie bewirkt eine Änderung aller Folien der Präsentation. Nach den Prinzipien wirksamer, multimedialer Darstellungen empfiehlt sich ein sparsamer Umgang mit dem Layout. Die Gestaltung der Masterfolie beginnt mit dem Start von PowerPoint. Schritt Schritt 1: 1: Löschen sie bitte diese Leer-Folie, d. h. rechter Mausklick auf die kleine Darstellung. Im folgenden Kontext-Menü die Funktion Folie löschen anklicken Darstellung nach Schritt 1.

16 Schritt 2: Aufruf der Masterfolie über Menü Ansicht / Master / Folienmaster. Löschen sie bitte den gesamten Inhalt der Masterfolie, d. h. Menü Bearbeiten / Alles markieren und anschließend die Entfern-Taste drücken. Das grundsätzliche Schema der Masterfolie wird jetzt über die spezifische Symbolleiste von PowerPoint erzeugt: Nach dem Klick auf das Symbol öffnen sich die Box Masterlayout. Bitte Titel und Text aktivieren. OK Schritt 3: Festlegen der Layouts des Titelbereichs und des Objektbereichs für AutoLayouts Die nachfolgen Maßnahme beschränken sich auf die Festlegung der Schriftart, des Schriftgrads, der Schrifthervorhebung und der Schriftfarbe. Dieses gilt für den Titel- und Objektbereich. Die im Objektbereich angebotenen unterschiedlichen Schriftgrößen erklären sich aus der strukturellen Darstellung einer Information (z. B. 1.0, 1.1, 1.11), d. h. mit der Änderung der Strukturtiefe ändert sich ggf. die Schriftgröße oder auch andere Parameter. Masterfolie nach Änderungen Am Beispiel wurden folgende Änderungen an der Masterfolie durchgeführt: 1. Allgemeine Einstellung: Schriftart = Arial, 2. Titelbereich: Schriftfarbe = blau, Fett 3. Objektbereich 1 Stufe: Schriftfarbe = blau, Schriftgrad = 24, Fett 4. Objektbereich ab 2. Stufe: Schriftfarbe = rot, Schriftgrad = 20, Fett

17 Gestaltung des Hindergrundes. Die Gestaltung des Hintergrundes erfolgt über die Symbolleiste Zeichnen. Die Öffnung des Symbols Füllfarbe führt zur folgenden Abbildung. Bitte beachten die Funktionen Weitere Füllfarben und Fülleffekte bei der Gestaltung des Hintergrundes. Nach der Gestaltung des Hintergrundes schließen sie bitte die Masterfolie durch anklicken der Schaltfläche Masteransicht schließen auf der Symbolleiste für Masterfolien.

18 Nach der Schließung der Masterfolie erscheint PowerPoint ohne Folie. Die erste Folie zur Gestaltung ihrer Darstellung rufen sie bitte über die Schaltfläche Neue Folie auf. Alle neuen Folien, die jetzt gestaltet werden, haben die Formatierungen der Masterfolie. Abweichungen von dieser Formatierung sind bei einer Folie zulässig. Diese benutzerdefinierte Abweichung hat Vorrang vor der allgemeinen Layout-Gestaltung durch die Masterfolie. Sollten sie im Nachgang das Layout der Masterfolie ändern wollen, so gehen sie bitte wie folgt vor: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Menü: Ansicht / Master / Folienmaster Masterfolie ändern Masterfolie Schließen über die eigene Symbolleiste (siehe oben) Nach dem Schließen der Masterfolie werden alle vorhandenen Folien dieser Bildschirmpräsentation automatisch geändert.