Analyse und Planung im Rechnungswesen Werkzeuge für das unterjährige. Controlling. A rbei tsu nt er la ge

Transkript

1 Analyse und Planung im Rechnungswesen Werkzeuge für das unterjährige Controlling A rbei tsu nt er la ge

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /10-01 Bestell-Art.-Nr.: 37748

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, Nürnberg 1

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Allgemein Von der monatlichen Auftragsbuchführung zur Service-Center Buchführung Die Qualitäts-BWA Anforderungen an ein modernes Rechnungswesen Für jeden Anspruch die passende Lösung Der Musterfall ein typischer Mandant Typisches Auswertungspaket für Mandant und Bank Erste Analyse mit Controllingreport und Kurzfristiger Erfolgsrechnung Typische Korrekturen einer Bank Der Weg zur Qualitäts-BWA Abstimmung und Transparenz Abschreibungen und aperiodische Aufwendungen Bestandsveränderungen Fertige/Unfertige Erzeugnisse Bestandsveränderungen entsprechen den erhaltenen Anzahlungen Bestandsveränderungen laut Fertigstellungsgrad Bestandsveränderungen laut Projektabrechnung Methoden der Wareneinsatzermittlung Wareneinsatz entsprechend dem Einkauf Wareneinsatz in Prozent der Gesamtleistung Wareneinsatz entsprechend dem Warenverbrauch Wareneinsatzermittlung mit individueller BWA Monatliches Controlling Vorjahresvergleich Controllingreport Übersichtsblatt Erfolg Controllingreport Arbeitsblatt Erfolg Wertenachweis zum Vorjahresvergleich

6 3.4 Fortlaufende Qualitätssicherung Kontenabstimmliste ProCheck Abhängigkeiten von Kunden/Lieferanten? Controllingreport Arbeitsblätter Top Kunden / Top Lieferanten und ABC- Analyse Zeitreihenanalyse Jahres- und Entwicklungsübersicht Jahresübersicht BWA und SuSa Entwicklungsübersicht BWA und SuSa Soll-/Ist-Vergleiche Controllingreport und Unternehmensplanung Vergleichs-BWA: Soll/Ist-Vergleich Unternehmensplanung Tool Planungsradar, Unternehmensprognose und Frühwarnsystem Planungsradar Unternehmensprognose Frühwarnsystem (Unternehmensanalyse) Branchenauswertungen Wo liegen die Stärken/Schwächen meines Unternehmens? Liquiditätsanalyse mit dem Controllingreport Controllingreport Übersichtsblatt Liquidität / Forderungen und Verbindlichkeiten Controllingreport Arbeitsblatt Liquidität Statische Liquidität BWA-Grundauswertung und Summen- und Saldenliste Statische Liquidität Summen- und Saldenliste Überwachung der Kreditlinien Kassen/Bankbericht Fälligkeiten und Werthaltigkeit der Forderungen Offene Postenund Fälligkeitsliste Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Zahlungsziele verkürzen und Forderungsausfälle vermeiden (Schnellberechnungen Wirtschaftsberatung) Ausgleich von Forderungsausfall Verkürzung eines kontokorrentfinanzierten Kundenziels

7 3.15 Kurz- und mittelfristige Liquiditätsplanung Liquiditätsvorschau (Toolbox) Liquiditätsplanung (Unternehmensplanung) Anlassbezogenes Controlling Controllingreport Arbeitsblatt Privatbereich/Kapital Bewegungsbilanz Kapitaldienstgrenze-BWA (BWA-Form 15) Bankenschemata BWA und/oder Kostenrechnung? Stundensatzkalkulation mit der Handwerks-BWA Projektabrechnung mit der KOST-Systemlösung Zuschlagskalkulation Filialabrechnung mit der KOST-Systemlösung Deckungsbeitragsrechnung BWA-Sonderformen und Betriebswirtschaftliche Branchenlösungen BWA-Sonderformen Betriebswirtschaftliche Branchenlösungen Anpassung der Standard-BWA Anforderungen Standard-BWA ändern Layout und Datenweitergabe Kurzfristige Erfolgsrechnung DIN A4 Hochformat Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (BKB) Stichwortverzeichnis

8 1 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Allgemein 1.2 Von der monatlichen Auftragsbuchführung zur Service- Center Buchführung 7

9 1 Einleitung 1.1 Allgemein À Zu dieser Arbeitsunterlage Sie lernen die Werkzeuge kennen, mit denen Sie in der Lage sind, die Zahlen eines Unternehmens schnell und einfach zu interpretieren. Fehlentwicklungen und Chancen machen Sie sich bzw. den Entscheidern in Kanzlei oder Unternehmen durch die passenden Auswertungen, wie z. B. Controllingreport, Planungsradar und Liquiditätsvorschau, transparent. So werden Sie zum kompetenten Ansprechpartner für rechnungswesennahe betriebswirtschaftliche Lösungen. Ä Nach Bearbeitung dieser Arbeitsunterlage können Sie: aktuelle Zahlen interpretieren, negative Entwicklungen rechtzeitig erkennen, erforderliche Gegenmaßnahmen einleiten, Vorbereitung auf typische Bankenfragen treffen, kontinuierliche Verbesserungen durchführen, anspruchsgerechte Lösungen finden, die Hilfsmittel für eine permanente Qualitätssicherung einsetzen. 8

10 1 Einleitung 1.2 Von der monatlichen Auftragsbuchführung zur Service- Center Buchführung Mehr-Wert-Leistungen Lieferanten Management Erstellen von Zahlungsvorschlägen und Ausführung Transparente Dokumentation Saldenbestätigung Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung Kunden-Management Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen Lastschriftverfahren Saldenbestätigung elektronische Belegaufbewahrung 9

11 1 Einleitung Controlling als weitere Dienstleistung Unternehmer-Informationssystem Erfolgsanalysen Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Kreditoren und Debitoren Überwachung der Bankkonten Aktive Info bei Abweichungen/Liquiditätsengpässen Banken-Reporting Aufbereitung Bankinformationen Vorbereitung Bankgespräch Ç Notizen: 10

12 2 Die Qualitäts-BWA 2 Die Qualitäts-BWA 2.1 Anforderungen an ein modernes Rechnungswesen 2.2 Für jeden Anspruch die passende Lösung 2.3 Der Musterfall ein typischer Mandant 2.4 Typisches Auswertungspaket für Mandant und Bank 2.5 Erste Analyse mit Controllingreport und Kurzfristiger Erfolgsrechnung 2.6 Typische Korrekturen einer Bank 2.7 Der Weg zur Qualitäts-BWA 2.8 Bestandsveränderungen Fertige/Unfertige Erzeugnisse 2.9 Methoden der Wareneinsatzermittlung 11

13 2 Die Qualitäts-BWA À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel lernen Sie, welche Anforderungen an ein modernes Rechnungswesen-System gestellt werden. Anhand des Musterfalls wird ein typischer Mandant mit dem typischen Auswertungspaket vorgestellt. Auf dem Weg zur Qualitäts-BWA sehen Sie, welche Maßnahmen ergriffen werden können, damit eine aussagekräftige BWA entsteht. 12

14 2 Die Qualitäts-BWA 2.1 Anforderungen an ein modernes Rechnungswesen zeitnah umfassend - Hauptumsatzträger -Cash cows - Filialabrechnungen -Projektabrechnungen - Kostenrechnung -Kalkulation - Controlling -Betriebswirtschaftliche Auswertungen innerhalb 2 6 Wochen Ratinganforderungen vollständig/ glaubhaft - Alle Leistungen abgerechnet? - Alle Rechnungen gebucht -Bestandsbewertung korrekt? Planungsfunktion modern/ rationell - Mahnwesen -Zahlungsverkehr -Schnittstellen zur Warenwirtschaft -Elektronisches Buchen nachvollziehbar - Differenzierter Kontenplan - Berichtswesen - Erläuterung wichtiger Bilanz/ GuV-Positionen Steuerungsfunktion informativ - Grundlage für richtiges Rating -Basis für Unternehmens - entscheidungen -Optimale Arbeitsteilung Kanzlei/Mandant 13

15 2 Die Qualitäts-BWA 2.2 Für jeden Anspruch die passende Lösung Nachfrage (Mandant) Angebot (Kanzlei) Lösung (DATEV) Hauptumsatzträger? Kostentreiber? Abweichung zum VJ? Saisonale Entwicklung? Wo wurde investiert? Liquidität ausreichend? Filialergebnis? Baustellenergebnis? Höhe des Stundensatzes? Umsatzanalyse Kostenanalyse Vorjahresvergleich Zeitreihenauswertungen Mittelverwend./-herkunft Liquiditätsstatus Filialabrechnung Projektabrechnung Stundensatzkalkulation Wertenachweis/Indiv. BWA Wertenachweis/Indiv. BWA BWA-VJ-Vergleich BWA-Jahres-Entw.Übers. BWA-Bewegungsbilanz BWA-Statische Liquidität KOST-Systemlösung KOSt-Systemlösung Handwerks-BWA 14

16 2 Die Qualitäts-BWA 2.3 Der Musterfall ein typischer Mandant Firma Standard FIBU-Muster Branche: Rechtsform: Mitarbeiterzahl: Auswertungsversion 1: Buchungsverhalten: PC-Handel/Wartung für Geschäfts- und Privatkunden GbR 4 Mitarbeiter Standard-Finanzbuchführung Muster Buchung unterjährig nach Beleganfall, keine Abgrenzungsbuchungen und Bildung von Rückstellungen erst mit dem Jahresabschluss. 2.4 Typisches Auswertungspaket für Mandant und Bank 15

17 2 Die Qualitäts-BWA 2.5 Erste Analyse mit Controllingreport und Kurzfristiger Erfolgsrechnung BWA und Controllingreport-Entwicklung des Unternehmens anhand ausgesuchter Kennzahlen, Trends, Schwellenwerten und Grafiken Controllingreport-Übersichtsblatt kompakter Überblick über Rentabilität, Liquidität und Privatbereich Controllingreport-Arbeitsblätter Kennzahlen und Werte in differenzierter Form Voraussetzung: Für SKR 03/04: BWA-Form 01 (DATEV-BWA) und 51 (Kapitalflussrechnung) oder BWA-Form 04 (Controllingreport-BWA) BWA-Form 07 (Controllingreport-BWA E/A) Für SKR 80/81: BWA-Form 07 (Controllingreport-BWA E/A) Für SKR 14/70: BWA-Form 04 Zusätzlich für SKR 45 und 61 Der abgebildete Controllingreport wirft unter anderem folgende Fragen auf: Wie hat sich das Betriebsergebnis entwickelt? Worauf sind Umsatzrückgang und Kostensteigerung zurückzuführen? Was ist Ursache für den gestiegenen Rohertrag? Sind die flüssigen Mittel ausreichend? Sind die Privatentnahmen angemessen? Wie ist das Zahlungsverhalten der Kunden? Wie hat sich das Buchungsverhalten (nach Beleganfall) ausgewirkt? 16