DT190. Bedienungsanleitung. BusinessPhone-Kommunikationssystem

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1 DT190 BusinessPhone-Kommunikationssystem Bedienungsanleitung Cover Page Graphic Place the graphic directly on the page, do not care about putting it in the text flow. Select Graphics > Properties and make the following settings: Width: 15,4 cm (Important!) Height: 11,2 cm (May be smaller) Top: 5,3 cm (Important!) Left: -0,3 cm (Important!) This text should then be hidden.?

2 DE/LZTBS R1A Ericsson Enterprise AB

3 Inhalt Inhalt Seite Willkommen... 4 Wichtig... 6 Beschreibung Ein-/Ausschalten Ankommende Gespräche Abgehende Gespräche Während Sie telefonieren Anrufweiterschaltung Information Sprachspeichersystem Kurzwahlnummern Gruppenfunktionen Weitere nützliche Funktionen Sicherheit Least Cost Routing Integriertes Telefonbuch Systemtelefonbuch Texteingabe Alternative Programmierung für Anklopfen, automatischen Rückruf und Aufschalten Einstellungen Hörbare Signale Nützliche Tipps Installation Referenz Fehlerbeseitigung Glossar Index

4 Willkommen Willkommen Herzlich willkommen bei der Bedienungsanleitung für das Schnurlos-Telefon DT190 des BusinessPhone- Kommunikationssystems von Ericsson. Das BusinessPhone- Kommunikationssystem umfasst das BusinessPhone Compact, BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i und das BusinessPhone 250. Die in dieser Bedienungsanleitung beschriebenen Funktionen gelten alle für das BusinessPhone-Kommunikationssystem ab Version 7.0. Wenn Sie ein System mit einer früheren Versionsnummer benutzen, kann es vorkommen, dass einige Funktionen nicht verwendet werden können und/oder durch ein Lizenzpaket geschützt sind, das separat erworben werden muss. Diese Bedienungsanleitung beschreibt die Funktionen des BusinessPhone-Kommunikationssystems und des Schnurlos- Telefons DT190 mit den werkseitigen Standardeinstellungen. Möglicherweise ist Ihr Telefon etwas anders programmiert. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, falls Sie weitere Informationen benötigen. Die aktuellste Version dieser Bedienungsanleitung können Sie auch im Internet unter folgender Adresse herunterladen: 4

5 Willkommen Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne die vorherige schriftliche Erlaubnis des Herausgebers darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form, noch durch irgendwelche Mittel - seien sie elektronisch oder mechanisch, Fotokopier-, Aufzeichnungs- oder andere Systeme - vervielfältigt, in Wiedergewinnungssystemen gespeichert oder übertragen werden, es sei denn es liegen die folgenden Bedingungen vor und werden eingehalten. Wenn diese Publikation auf Medien von Ericsson zur Verfügung gestellt wird, genehmigt Ericsson das Herunterladen und Ausdrucken des in dieser Datei enthaltenen Inhalts zur privaten Nutzung, nicht aber für den Weitervertrieb. Diese Dokumentation darf in keinem Fall abgeändert, verändert oder kommerziell genutzt werden. Ericsson haftet nicht für Schäden, die durch die Verwendung einer illegal abgeänderten oder veränderten Publikation verursacht wurden. Garantie ERICSSON ÜBERNIMMT KEINERLEI GARANTIE FÜR DIESES MATERIAL. DIES GILT U.A. AUCH FÜR DIE STILLSCHWEIGENDEN ZUSICHERUNGEN DER VERKÄUFLICHKEIT UND DER TAUGLICHKEIT FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK. Ericsson übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit dieser Bedienungsanleitung und haftet auch nicht für Zufalls- oder Folgeschäden in Verbindung mit Lieferung, Einsatz oder Gebrauch dieses Materials. Konformitätserklärung Hiermit erklärt Ericsson Enterprise AB, S Stockholm, dass dieses Telefon den Vorgaben der Richtlinie R&TTE 1999/5/EC sowie allen anderen relevanten Bestimmungen entspricht. Einzelheiten finden Sie unter: 5

6 Wichtig Wichtig Dieses Kapitel enthält wichtige Informationen, die Sie sich sorgfältig durchlesen sollten, bevor Sie das Telefon DT190, den Akku, das Ladegerät und die in dieser Anleitung beschriebenen Funktionen verwenden. Hinweis: In dieser Bedienungsanleitung werden die vom BusinessPhone-Kommunikationssystem unterstützten Leistungsmerkmale sowie die am häufigsten verwendeten Funktionen beschrieben. Alle telefonspezifischen Funktionen werden in der Menüstruktur aufgeführt (siehe Abschnitt Menüstruktur auf Seite 17). Bevor Sie das DT190 zum ersten Mal benutzen, muss der Akku aufgeladen und eingesetzt werden (siehe Abschnitt Installation auf Seite 89). Richtlinien, Warnhinweise und Vorsichtsmaßnahmen für sicheren und effizienten Einsatz Empfehlungen Verwenden und behandeln Sie die Produkte mit Sorgfalt, und achten Sie auf eine saubere und staubfreie Umgebung. Sachgerechte Verwendung und Sorgfalt verlängern die Lebensdauer des Produkts. Verwenden Sie ein weiches, saugfähiges Tuch zum Entfernen von Staub, Verschmutzungen oder Feuchtigkeit. Achten Sie immer darauf, dass Telefon, Akku und Ladegerät in der Umgebung, für die sie hergestellt wurden, verwendet und betrieben werden. 6

7 Wichtig Die empfohlene Temperatur für den Betrieb des Telefons liegt zwischen +5 C und +45 C. Setzen Sie die Produkte niemals Flüssigkeit, direkter Feuchtigkeit bzw. zu hoher Luftfeuchtigkeit, Lösungsmitteln, direkter Sonneneinstrahlung, rauen Betriebsbedingungen oder Extremtemperaturen (über +60 C) aus. Starke Hitzeeinwirkung kann Lecken, Überhitzung oder Explosion der Akkus zur Folge haben, zu Verbrennungen oder anderen Verletzungen führen oder einen Brand auslösen. Legen Sie das Produkt niemals in einen Mikrowellenofen: Hierdurch kann es zu schweren Schäden am Ofen oder am Produkt kommen. Versuchen Sie niemals, Telefon, Ladegerät(e) oder Akkus auseinanderzunehmen oder Teile davon zu verändern. Werden diese Komponenten auseinandergenommen oder verändert, besteht die Gefahr eines elektrischen Schlags oder einer dauerhaften Beschädigung des Gerätes. Inspektionen, Teileaustausch oder Reparaturen sollten nur von qualifiziertem Servicepersonal oder autorisierten Ericsson-Partnern durchgeführt werden. Setzen Sie das Produkt weder offenen Flammen noch Ascheglut aus. Produkt niemals fallen lassen, werfen oder verbiegen. Dies kann zu Fehlfunktionen oder elektrischen Schlägen führen. Bemalen Sie das Produkt nicht. Verwenden Sie das Produkt nicht in Umgebungen mit potenziell explosiver Atmosphäre. Um einen Anrufer hören zu können, müssen Sie das Gespräch immer zuerst annehmen, bevor Sie das Gerät an Ihr Ohr halten. Das DT190 ist nicht als explosionsgeschützt spezifiziert. Deshalb dürfen Sie das Telefon nicht in explosionsgefährdeten Bereichen verwenden. Entsorgung des Produkts Entsorgen Sie das Produkt nicht über den Hausmüll. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen kommunalen Einrichtungen, welche Entsorgungsmöglichkeiten es für elektronische Produkte gibt. 7

8 Wichtig Stromversorgung Schließen Sie den AC-Netzadapter der Ladeeinheit nur an Stromquellen an, die den Angaben auf der Ladeeinheit entsprechen. Platzieren Sie das Kabel so, dass es nicht beschädigt wird und keinem Zug ausgesetzt ist. Um einen Stromschlag zu vermeiden, trennen Sie das Ladegerät vom Netz, bevor Sie es reinigen oder bewegen. Das Netzteil darf nicht im Freien oder in einer feuchten Umgebung eingesetzt werden. Nehmen Sie keine Änderungen am Netzkabel oder Netzkabelstecker vor. Passt der Stecker nicht in die Steckdose, lassen Sie von einem Elektriker eine passende Steckdose installieren. Halten Sie die Distanz zwischen Netzanschluss und Mobiltelefon während des Aufladens gering, um leichten Zugang zu ermöglichen. Trennen Sie das Ladegerät nach dem Laden vom Stromnetz, um Energie zu sparen. Achten Sie darauf, dass Ihre Hände trocken sind, wenn Sie den Netzadapter vom Netz trennen. Halten Sie den Adapter dabei nicht am Kabel fest. Ziehen Sie nicht an Kabeln. Nutzung des Akkus Lesen Sie die folgenden Sicherheitshinweise sorgfältig durch, bevor Sie den Akku zum ersten Mal einsetzen. Sie sollten die aufgeführten Hinweise verstehen und beachten, um mögliche Sicherheitsgefährdungen durch falsche Verwendung oder Beschädigungen des Akkus zu vermeiden. Verwenden Sie nur Akkus, Netzadapter und Ladestationen, die für Ihr Produkt entwickelt wurden. Die Verwendung nicht ausdrücklich empfohlener Stromquellen kann Überhitzung, schwächere Akkuleistung oder Verformungen am Gerät zur Folge haben und Brände auslösen. Schnurlose Telefone sind mit Nickel-Metallhydrid-Akkus (NiMH) oder Lithium-Ionen-Akkus ausgestattet. Die Gesprächs- und Standby-Zeiten des Gerätes können in Abhängigkeit von den Übertragungsbedingungen (beispielsweise unterschiedliche Signalstärke je nach vorliegender Infrastruktur) variieren. 8

9 Wichtig Der Akku muss vor der ersten Nutzung voll aufgeladen werden (mindestens 5,5 Stunden). Der Akku dieses Produkts ist so entwickelt, dass die Leistung über zahlreiche Ladevorgänge hinweg nicht abnimmt. Verwenden Sie nur das empfohlene Zubehör zum Aufladen. Unsachgemäßes Aufladen kann zur Überhitzung des Akkus oder sogar zu Beschädigungen durch Überdruck führen. Beachten Sie die richtige Polarität beim Aufladen. Löten Sie keine Metalldrähte direkt an den Akku. Setzen Sie den Akku keiner Flüssigkeit aus. Beim ersten Aufladen des NiMH-Akkus kommt es zur Erwärmung des Akkus. Dieser Effekt ist eine gewöhnliche Begleiterscheinung des Aufladens von NiMH-Akkus. Sie können den Akku austauschen. Dies sollte jedoch nicht allzu oft geschehen. Laden Sie den Akku nur auf, wenn dieser sich im Telefon befindet. Verwenden Sie nur die für Ihr Produkt bestimmten Akkus. Erhitzen Sie den Akku nicht. Setzen Sie ihn niemals offenen Flammen aus, dies kann zum Lecken oder Bersten des Akkus führen oder einen Brand auslösen. Bedecken Sie das Produkt während des Ladevorgangs nicht. Laden Sie das Telefon nicht in einem geschlossenen Schrank oder einer Schublade auf. Der Aufladevorgang ist ein chemischer Prozess und setzt Wärmeenergie frei. Achten Sie darauf, das Telefon nur in einer gut belüfteten Umgebung aufzuladen. Verbinden Sie unter keinen Umständen den Plus- und den Minuspol des Akkus. Akku niemals Schlägen aussetzen oder fallen lassen. Andernfalls kann es zu einer Beschädigung des Akkus kommen. Laden Sie den Akku nicht bei Temperaturen unter +5 C auf. Laden Sie den Akku immer bei einer Umgebungstemperatur zwischen +5 C und +45 C auf. Ein Aufladen des Akkus unter extremen Bedingungen (über oder unter der empfohlenen Umgebungstemperatur) kann seine Leistung beeinträchtigen und die Lebensdauer des Akkus verkürzen. Verwenden Sie keine Akkus anderer Hersteller oder Fabrikate oder Akkus mit einer anderen Leistung. Lagern Sie den Akku, um die beste Akkuleistung zu erzielen, trocken bei einer Umgebungstemperatur von ca. +25 C. 9

10 Wichtig Auch wenn das Produkt ausgeschaltet ist oder der Akku entfernt wird, gibt er weiterhin geringe Mengen Energie ab. Beachten Sie bei der Entsorgung des Akkus die für Ihr Land gültigen regionalen Richtlinien. Warnhinweise Rauch- und Qualmbildung Stellen Sie den Betrieb des Produkts bei Rauch- oder Qualmbildung unverzüglich ein. Trennen Sie den Netzadapter vom Netz, und nehmen Sie umgehend den Akku aus dem Telefon. Ein Fortführen des Betriebs kann zu Stromschlägen führen oder einen Brand verursachen. LCD Sollte die Flüssigkristallanzeige beschädigt werden, vermeiden Sie Kontakt mit den Flüssigkristallen sowie den Glassplittern an Haut, Augen und Mund. Vermeidung von Fehlfunktionen Vermeiden Sie es, das Gerät in unmittelbarer Nähe von Elektromotoren, Schweißgeräten oder anderen Geräten, die starke elektromagnetische Felder erzeugen, zu benutzen oder abzulegen. Starke (elektro)magnetische Felder führen unter Umständen zu Fehlfunktionen und können die Übertragung beeinträchtigen. Ein rascher Wechsel zwischen warmer und kalter Umgebungstemperatur führt unter Umständen zu Kondensation (Bildung von Wassertropfen) an den inneren und äußeren Flächen des Produkts. Kondensation kann zu Fehlfunktionen führen, die Übertragung beeinträchtigen oder unterbrechen oder das Produkt beschädigen. Sollten Sie Kondensationsbildung bemerken, beenden Sie den Betrieb des Gerätes. Schalten Sie das Telefon aus, entfernen Sie den Akku, und trennen Sie den Netzadapter vom Netz. Warten Sie, bis die Feuchtigkeit verdampft ist, und nehmen Sie das Gerät anschließend wieder in Betrieb. Lassen Sie das Telefon nicht versehentlich fallen. Vermeiden Sie es, das Telefon zwischen Möbeln und Ihrem Körper einzuklemmen, wenn Sie das Telefon in einer Tasche oder an der Kleidung tragen. 10

11 Wichtig Empfangsbereich Der Standort Ihres Unternehmens ist durch eine Reihe von Zellen abgedeckt, die zusammen den Empfangsbereich bilden. Innerhalb dieses Bereichs können Sie Anrufe tätigen und annehmen. Sobald Sie sich außerhalb dieses Empfangsbereichs befinden, haben Sie keine Verbindung mehr zum System. Empfangsbereich des Unternehmens: 11

12 Beschreibung Beschreibung 9 1 V Þ Ü MENU DT R Display Displayanzeige im Ruhezustand (d. h., wenn nicht telefoniert wird) ist Ihre Nebenstellennummer, die Uhrzeit. Siehe Abschnitt Display auf Seite

13 Beschreibung 2 Softkeys Welche Funktionen jeweils zur Verfügung stehen, hängt vom Verbindungsstatus ab. Die verfügbaren Funktionen werden in der untersten Displayzeile angezeigt. Wenn Sie mit dem Hinweis (siehe Display) zu einer bestimmten Aktion aufgefordert werden, betätigen Sie die Taste unter der angezeigten Funktion, um auf diese Funktion zuzugreifen. Siehe Abschnitt Softkey-Symbole auf Seite Abheben / YES Gespräch annehmen, Hörer abnehmen. 4 1 / Leerzeichen Leerzeichen bei Texteingabe. Siehe Abschnitt Integriertes Telefonbuch auf Seite Akku (auf der Rückseite) Siehe Abschnitt Installation auf Seite Stern-Taste / Rufsignal aus Rufsignal und Warnton ein-/ausschalten (Taste lange herunterdrücken). Siehe Abschnitt Rufsignal oder Warnton stummschalten auf Seite 20. Sonderzeichen bei Texteingabe. Siehe Abschnitt Integriertes Telefonbuch auf Seite R-Taste / Pause Anruf halten (Rückfrage), Gespräch wieder aufnehmen. Siehe Abschnitt Während Sie telefonieren auf Seite 27. Wähltonpause einfügen. Siehe Abschnitt Integriertes Telefonbuch auf Seite Mikrofon 9 Hörmuschel Hinweis: Unter Umständen können sich kleine, magnetische Metallobjekte in der Hörmuschel verfangen. 10 Ein/Aus / Auflegen / NO Telefon ein-/ausschalten, Anrufe beenden, Anrufe abweisen. Zurück zum vorherigen Menü, Menüoption abbrechen. Durch langes Herunterdrücken der Taste wird das Telefon wieder in den Ruhezustand zurückversetzt. 11 Telefonbuch Ruft das integrierte Telefonbuch auf. 12 Nummernzeichen / Sperre Tastatur sperren/sperre aufheben (Taste lange herunterdrücken), siehe Abschnitt Tastensperre auf Seite

14 Beschreibung 13 Mailbox Durch Betätigen dieser Taste im Standby-Modus wird ein abgehendes Gespräch an eine vorgegebene Nebenstellennummer (standardmäßig die des Sprachspeichersystems) eingeleitet. Wenn das Symbol für Sprachnachricht erscheint, können Sie auf Ihr Sprachspeichersystem zugreifen, um die Sprachnachricht abzufragen. Display Im Display werden alle Bedienungsschritte angezeigt, die Sie durchführen. Außerdem erscheinen dort die Warntexte. In der mittleren Zeile (max. 12 Zeichen) werden die von Ihnen bearbeiteten oder gewählten Namen und Rufnummern, die ID Ihres Telefons etc. angezeigt. Die obere Zeile gibt die verschiedenen Zustände des Telefons aus, die durch Symbole dargestellt werden. Die beiden unteren Zeilen zeigen Softkey-Symbole an. Das Display des DT190 8 p ± ² tu s v ß OK Þ Ü MENU p Ø Symbole Rufsignal aus Rufsignal und Tastenton stummgeschaltet. Tastensperre Die Tasten sind gesperrt. Nachricht Sie haben eine Nachricht erhalten. Symbol blinkt, wenn eine neue noch nicht abgehörte Nachricht vorliegt. 14

15 Beschreibung V Akku-Anzeige Blinkt beim Aufladen des Akkus und ist durchgehend eingeblendet, wenn der Ladevorgang beendet ist. Zeigt außerdem an, wie viel Sprech- und Standby-Zeit bis zum nächsten Aufladen verbleibt. Hinweis: Es ertönt ein Alarm, wenn der Ladestand des Akkus nur noch eine kurze Gesprächszeit zulässt. Der Akkualarm kann ausgeschaltet werden, siehe Warnton für niedrigen Akkuladestand auf Seite 85. Ziffern 0-9 Menü-Shortcuts Zeigt in der linken oberen Ecke Shortcut-Nummern für die Menüs an. Statt mit den Navigations-Softkeys durch die Menüoptionen zu blättern, können Sie eine Shortcut-Nummer eingeben und so direkt in die gewünschten Untermenüs springen. Softkey-Symbole Þ tusv ß V OK MENU Die Softkey-Funktionen werden als Symbole in den untersten Display-Zeile angezeigt, immer direkt über dem jeweiligen Softkey. Sie können die Softkey-Funktionen aufrufen, indem Sie den Softkey unter dem jeweiligen Symbol betätigen. Anrufliste Zeigt die Anrufliste an. Navigationstasten Bewegt den Cursor oder die Auswahl nach oben/unten oder rechts/links. Rücktaste Löscht das Zeichen links vom Cursor. Siehe Abschnitt Texteingabe auf Seite 79. Liste der entgangenen Anrufe Zeigt die Liste der entgangenen Anrufe an. Das Symbol blinkt, wenn sich in der Liste der entgangenen Anrufe ein neuer, noch nicht gelesener Eintrag befindet. Siehe Abschnitt Liste der entgangenen Anrufe auf Seite 21. Quittierung Zum Quittieren von Einträgen und Auswählen von Optionen in Untermenüs. Menü Ruft das Menü auf. Die im Menü verfügbaren Optionen richten sich immer nach der jeweils aktuellen Betriebsart. 15

16 Beschreibung _ - P # & Symbole in der Textzeile Unterstrich oder blinkendes Zeichen Cursor für Texteingabe. Nummer ist zu lang für das Display Links oder rechts befinden sich noch weitere Ziffern. Pause Zeigt an, dass in der Rufnummer ein Pausezeichen programmiert wurde. Nummernzeichen Symbol für #. Häkchen Zeigt an, dass eine Option aktiviert ist. Langer Infotext Wenn der zur Information eingegebene Text zu lang ist und zwei Zeilen belegt, dann erscheinen die erste und zweite Textzeile abwechselnd in der Anzeige. Zusätzliche Display-Funktionen Je nachdem, mit welchem Netz Sie verbunden sind, stehen Ihnen noch weitere Display-Funktionen zur Verfügung. So können z. B. Datum und Uhrzeit angezeigt werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, falls Sie die erweiterten Display- Funktionen nutzen möchten. 16

17 Beschreibung Menüstruktur Die verfügbaren telefonspezifischen Funktionen können über die Menüs des DT190 aufgerufen werden. Menüstruktur Menü MENU drücken RUFLAUTST MELODIE ts In einem Menü navigieren. Telefonbuch ö drücken VERWENDEN NEUEINTRAG VERWENDEN LOESCHEN Anrufliste Þ drücken VERWENDEN NR INS TB Einstellungen Taste MENU und die nachfolgenden Zifferntasten betätigen 4 MAILBOX 5 ANMELDEN 9 1 AUTORUFANNAHME 9 2 SPRACHE 9 4 AKKU-ALARM OK Auswahl vornehmen. In Untermenü wechseln. ðï In vorheriges Menü wechseln. ðï Lange herunterdrücken: In Bereitschaftsanzeige wechseln. Navigationstasten Links u Aufwärts t v Rechts s Abwärts ß Rücktaste OK Bestätigung MENU Abbrechen/ Zurück Telefonbuch 17

18 Ein-/Ausschalten Ein-/Ausschalten ðï DT190 einschalten Betätigen Sie diese Taste, und halten Sie sie gedrückt, bis sich die Display-Beleuchtung einschaltet. Schaltet sich das Telefon nicht ein oder beginnt das Akku-Symbol zu blinken, kann es daran liegen, dass die Ladespannung des Akkus nicht ausreicht. Laden Sie den Akku auf. Sie können das Telefon auch benutzen, während Sie den Akku aufladen. Hinweis: Wird die Meldung NO NET angezeigt, ist weder das Einleiten noch das Entgegennehmen von Anrufen möglich. DT190 ausschalten ðï Hinweis: Während eines laufenden Gesprächs kann das Telefon nicht ausgeschaltet werden. Betätigen Sie diese Taste, und halten Sie sie gedrückt, bis sich die Beleuchtung des Displays ausschaltet (d. h. das Display schwarz wird). Ihr Telefon wird ausgeschaltet. 18

19 Ankommende Gespräche Ankommende Gespräche Ein ankommendes Intern- oder Externgespräch wird mit einem Rufsignal angezeigt. Außerdem können Sie in der Anrufliste oder in der Liste der entgangenen Anrufe sehen, wer Sie angerufen hat. Gespräche annehmen Am Rufton können Sie erkennen, ob es sich bei dem Anruf um ein Intern- oder Externgespräch oder um einen Rückrufanruf handelt. Ankommende Gespräche werden außerdem im Display angezeigt. Es können sowohl die Rufnummern von internen als auch von externen Anrufern angezeigt werden; Voraussetzung für das Anzeigen von externen Rufnummern ist allerdings, dass sie vom Netzanbieter übermittelt werden. Übermittelt der Netzanbieter keine externen Rufnummern, dann erscheint im Display stattdessen die interne Rufnummer Ihres Anschlusses. Beispiel für die Anzeige im Display: 4736 V õô Wenn die Rufnummer des Teilnehmers im integrierten Telefonbuch gespeichert ist, erscheint statt der Nummer der Name des Teilnehmers. Betätigen Sie diese Taste, um den Anruf anzunehmen. Wenn Sie das Gespräch nicht annehmen, wird die Rufnummer als entgangener Anruf in der Liste der entgangenen Anrufe gespeichert. Siehe Abschnitt Liste der entgangenen Anrufe auf Seite 21. Hinweis: Sie können ein ankommendes Gespräch jederzeit annehmen, und zwar auch dann, wenn Sie gerade eine Rufnummer einprogrammieren, eingeben etc. 19

20 Ankommende Gespräche ðï Auflegen Betätigen Sie diese Taste. Im Display wird die Gesprächsdauer angezeigt. Rufsignal oder Warnton stummschalten Wenn in einem unpassenden Moment das Telefon klingelt oder ein Warnton zu hören ist, können Sie das akustische Signal unterdrücken: * Durch langes Herunterdrücken dieser Taste schalten Sie das Rufsignal aus. Im Display erscheint das Symbol für Rufsignal aus : Pp p Anna V Auch bei ausgeschaltetem Ton können Sie das Gespräch weiterhin wie gewohnt annehmen. Wenn Sie das Gespräch nicht annehmen, wird die Rufnummer als entgangener Anruf in der Liste der entgangenen Anrufe gespeichert. Rufsignal wieder einschalten: * Halten Sie diese Taste lange heruntergedrückt. Das Symbol für Rufsignal aus erlischt wieder. Hinweis: Wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen möchten, drücken Sie die Taste NO. Der Anruf wird damit abgewiesen und nicht in der Liste der entgangenen Anrufe eingetragen. Art der Rufannahme ändern Um ein ankommendes Gespräch anzunehmen, reicht es, das Mobilteil aus dem Ladegerät zu nehmen; es ist nicht notwendig, die Taste YES zu betätigen. Hinweis: Standardmäßig ist die automatische Rufannahme ausgeschaltet. Wenn Sie diese Funktion nicht aktivieren, müssen Sie zum Annehmen von ankommenden Gesprächen immer die Taste YES betätigen. Wenn sich das Mobilteil nicht im Ladegerät befindet, müssen Sie auch bei aktivierter automatischer Rufannahme die Taste YES betätigen. 20

21 Ankommende Gespräche MENU So ändern Sie die Art der Rufannahme: 91 Betätigen Sie diese Taste. z Betätigen Sie diese Taste (siehe Display). Geben Sie den entsprechenden Code ein (siehe Tabelle unten). Code Art der Rufannahme 0 Sie müssen die Taste YES betätigen, um das Gespräch anzunehmen. 1 Das Telefon hebt automatisch ab, wenn Sie es aus dem Ladegerät nehmen. Sie hören den Quittierungston und die Einstellung wird gespeichert. Liste der entgangenen Anrufe Die letzten 5 unbeantworteten Anrufe werden in der Liste der entgangenen Anrufe gespeichert. Sobald neue unbeantwortete Anrufe in der Liste gespeichert wurden, blinkt das Anruf-Info-Symbol 2. Anrufer zurückrufen 2 Betätigen Sie diese Taste (siehe Display). Die Liste der entgangenen Anrufe öffnet sich. SABRINA t s V V 28/ t s t oder s õô Die beiden Anzeigen werden abwechselnd im Display angezeigt (automatische Umschaltung im Takt von 1-2 Sekunden). Blättern Sie nach oben oder unten (siehe Display), bis Sie die gewünschte Rufnummer oder den Namen gefunden haben. Betätigen Sie diese Taste, um die gewünschte Rufnummer zu wählen. 21

22 Abgehende Gespräche Abgehende Gespräche Es kann auch einmal vorkommen, dass eine gewünschte Person telefonisch nicht erreichbar ist. Einige der im Folgenden vorgestellten Funktionen unterstützen Sie dabei, den jeweiligen Gesprächspartner trotzdem zu erreichen. Sie können einen Anruf auch direkt vom Telefonbuch aus einleiten. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Integriertes Telefonbuch auf Seite 70 oder Systemtelefonbuch auf Seite 77. Anrufe tätigen z 0z Mit aufgelegtem Hörer wählen Geben Sie die Nummer einer Nebenstelle ein, um ein Interngespräch zu führen. Oder: Geben Sie die Amtskennziffer(n) für Externgespräche und die Rufnummer des gewünschten Teilnehmers ein. Hinweis: Welche Ziffern Sie als Amtskennzahl(en) eingeben müssen, hängt von der Programmierung der Anlage ab. Im Display wird die gewählte Nummer angezeigt, z. B.: V _ u v ß MENU 22

23 Abgehende Gespräche õô Hinweis: Jetzt können Sie die Nummer im integrierten Telefonbuch speichern, indem Sie einfach MENU» NR INS TB» OK wählen. Siehe Abschnitt Rufnummern während des Wählens hinzufügen auf Seite 76. Betätigen Sie diese Taste, wenn die Rufnummer korrekt ist. Ihr Telefon nimmt jetzt sozusagen den Hörer ab und wählt die Rufnummer. Nach 8 Sekunden wechselt das Display und zeigt die Gesprächsdauer an. Hinweise: Eine falsche Eingabe können Sie mit der Taste korrigieren (siehe Display). ß Betätigen Sie die Taste No, falls Sie sich während des Wählens entschließen, doch nicht zu telefonieren. Wenn Sie einen Anruf erhalten, während Sie eine Rufnummer wählen, betätigen Sie einfach die Taste Yes, um das Gespräch anzunehmen. Noch schneller können Sie telefonieren, indem Sie Kurzwahlnummern verwenden. Siehe Abschnitt Kurzwahlnummern auf Seite 51. õô z Mit abgenommenem Hörer wählen Wenn Sie lieber mit abgehobenem Hörer wählen: Betätigen Sie diese Taste. Sie hören den Wählton. Geben Sie die Rufnummer ein, und warten Sie auf eine Verbindung t s V ðï Gespräche beenden Betätigen Sie diese Taste, um das Gespräch zu beenden. Es wird Ihnen nun die Gesprächsdauer angezeigt. 23

24 Abgehende Gespräche Wahlwiederholung der letzten externen Rufnummer ***õô Wenn Sie einen externen Anruf vornehmen, werden alle gewählten Ziffern gespeichert, und zwar unabhängig davon, ob Ihr Anruf erfolgreich war oder nicht. Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um die zuletzt gewählte externe Rufnummer erneut zu wählen. Im Display wird die gewählte Rufnummer angezeigt. Wahlwiederholung über die Anrufliste Þ t oder s õô In der Anrufliste werden bis zu 5 gewählte Rufnummern oder angenommene Anrufe gespeichert (sofern die Rufnummernanzeige vom Netz unterstützt wird). Betätigen Sie diese Taste (siehe Display). In der Anrufliste sind alle von Ihnen gewählten Rufnummern sowie alle von Ihnen angenommenen Anrufe aufgeführt. Blättern Sie nach oben oder unten (siehe Display), bis Sie die gewünschte Rufnummer oder den Namen gefunden haben. Betätigen Sie diese Taste, um die gewünschte Rufnummer zu wählen. Tipp: Wenn Sie statt der Taste YES die Optionen MENU» VERWENDEN» OK wählen, können Sie die Nummer vor dem Wählen bearbeiten. Sie können die Rufnummern aus der Anrufliste auch dauerhaft im integrierten Telefonbuch speichern. Siehe Abschnitt Nummern aus der Anrufliste hinzufügen auf Seite 75. Þ MENU Alle Nummern aus der Anrufliste löschen Betätigen Sie diese Taste (siehe Display), um die Anrufliste zu öffnen. Betätigen Sie diese Taste (siehe Display). 6 Betätigen Sie diese Taste. LOESCHEN? wird angezeigt. 24

25 Abgehende Gespräche OK Betätigen Sie diese Taste (siehe Display), um den Vorgang zu bestätigen. Damit werden alle Nummern aus der Anrufliste gelöscht. Automatischer Rückruf Diese Funktion können Sie immer dann benutzen, wenn der gewünschte Teilnehmer gerade telefoniert oder nicht an den Apparat geht. Außerdem können Sie diese Funktion auch dann benutzen, wenn momentan keine externe Leitung frei ist. 5 Betätigen Sie diese Taste. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. ðï Hinweis: Der Code für die Verwendung der Funktion Automatischer Rückruf kann von Land zu Land variieren, siehe Tabelle Alternative Programmierung für Anklopfen, automatischen Rückruf und Aufschalten auf Seite 82. Betätigen Sie diese Taste. Sobald das Gespräch bei der Nebenstelle beendet wird, werden Sie automatisch zurückgerufen. Sie müssen dann den Rückruf innerhalb von acht Sekunden annehmen, da sonst die Rückruf- Einstellung gelöscht wird. Nebenstelle ist besetzt Sie möchten einen Teilnehmer erreichen, der gerade telefoniert. Anklopfen Sie können dem telefonierenden Teilnehmer mit einem gedämpften Rufsignal signalisieren, dass Sie ihn sprechen möchten (vorausgesetzt, der Teilnehmer gestattet dies). 4 Betätigen Sie diese Taste, um beim anderen Teilnehmer anzuklopfen. Legen Sie nicht auf. Sobald bei der Nebenstelle wieder frei ist, wird sie automatisch angerufen. 25

26 Abgehende Gespräche Hinweis: Wenn Sie erneut das Besetztzeichen empfangen, ist die gewünschte Nebenstelle gegen Anklopfen geschützt. Der Code für die Verwendung der Funktion Anklopfen kann von Land zu Land variieren, siehe Tabelle Alternative Programmierung für Anklopfen, automatischen Rückruf und Aufschalten auf Seite 82. Aufschalten Wenn bei einer Nebenstelle besetzt ist, können Sie mit der Funktion Aufschalten das Gespräch unterbrechen (sofern die Nebenstelle dies gestattet). 8 Betätigen Sie diese Taste, um aufzuschalten. Sie hören den Aufschalteton, und eine Dreierkonferenz wird eingerichtet. Wenn der angerufene Teilnehmer den Hörer auflegt und Ihr Hörer abgenommen ist, wird die Nebenstelle automatisch wieder angerufen. Hinweis: Wenn Sie erneut das Besetztzeichen empfangen, dann ist Ihre Nebenstelle nicht zum Aufschalten berechtigt, oder die gewünschte Nebenstelle ist gegen Aufschalten geschützt. Der Code für die Verwendung der Funktion Aufschalten kann von Land zu Land variieren, siehe Tabelle Alternative Programmierung für Anklopfen, automatischen Rückruf und Aufschalten auf Seite

27 Während Sie telefonieren Während Sie telefonieren Das BusinessPhone-Kommunikationssystem erlaubt die Handhabung von Anrufen auf viele verschiedene Weisen. Sie können z. B. Rückfragen vornehmen, Anrufe übergeben, Telefonkonferenzen einrichten, das Rufsignal stummschalten oder einen Anruf halten, um in der Zwischenzeit andere Aufgaben auszuführen. Übergabe und Rückfrage R Z Sie führen ein internes oder externes Telefonat und möchten dieses laufende Gespräch an einen anderen Teilnehmer übergeben. Betätigen Sie diese Taste, um das aktuelle Gespräch zu halten. Sie hören den Wählton. Rufen Sie den dritten Teilnehmer an. Sie können das Gespräch vor oder nach dem Melden der gerufenen Nebenstelle übergeben. Tipp: Statt die Rufnummer direkt einzugeben, können Sie sie auch über das integrierte Telefonbuch aufrufen und dann die Taste YES drücken. Hinweis: Vergewissern Sie sich vorher, dass Sie mit dem gewünschten Gesprächspartner verbunden sind. Lesen Sie dazu auch die Hinweise und Warnungen im Abschnitt Nützliche Tipps auf Seite

28 Während Sie telefonieren R2 ðï Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um zwischen den beiden Gesprächen zu wechseln. oder: Hinweis: Manchmal muss die R-Taste zweimal gedrückt werden. Ob Sie Interngespräche halten oder Gespräche an externe Teilnehmer übergeben können, hängt von Ihrer Nebenstellenanlage ab. Bitte fragen Sie hierzu Ihren Systemadministrator. Betätigen Sie diese Taste, um den Anruf zu übergeben. Übergabe auf besetzt Sie können Gespräche auch an Teilnehmer übergeben, die noch ein anderes Gespräch führen. Der Anruf wird dem Teilnehmer, bei dem besetzt ist, durch ein gedämpftes Rufsignal gemeldet (Anklopfen) und, sobald frei ist, automatisch verbunden (sofern dies gestattet ist). Rückruf Das Gespräch kommt nur dann als Rückruf zu Ihnen zurück, wenn es sich um einen externen Anruf handelt und dieser nicht innerhalb einer gewissen Zeit von der neuen Nebenstelle entgegengenommen wird. Ihr Telefon klingelt dann erneut. R Z R3 Konferenz Während Sie telefonieren, möchten Sie eine Konferenz einrichten. Betätigen Sie diese Taste. Sie hören den Wählton. Rufen Sie den dritten Teilnehmer an. Betätigen Sie diese Tasten, um eine Dreierkonferenz einzurichten. Sie haben nun eine Dreierkonferenz aufgebaut. Zur Kennzeichnung der Konferenz wird für alle Mitglieder ein periodischer Konferenzton eingeblendet. 28

29 Während Sie telefonieren ðï Um weitere Gesprächspartner in die Konferenz aufzunehmen, wiederholen Sie den Vorgang. So können bis zu sechs Teilnehmer gemeinsam telefonieren. Wie viele davon externe Gesprächspartner sein dürfen, wird in der Systemprogrammierung festgelegt. Betätigen Sie diese Taste, um die Konferenz zu verlassen. Anklopfen Wenn Sie während eines laufenden Gesprächs den Anklopfton hören, versucht gerade ein anderer Teilnehmer Sie zu erreichen. ðï õô Laufendes Gespräch beenden und wartendes Gespräch annehmen Betätigen Sie diese Taste, um das laufende Gespräch zu beenden. Der wartende Anruf wird jetzt auf Ihrem Apparat signalisiert. Betätigen Sie diese Taste, um den neuen Anruf anzunehmen. Hinweis: Die Funktion Warten auf frei (mit Rückruf) ist auf Ihrer Nebenstelle möglicherweise gesperrt und kann daher nicht benutzt werden (vom Systemadministrator programmiert). Nachrichten senden Sie können Nachrichten senden, wenn bei einer Nebenstelle besetzt ist oder niemand den Anruf entgegennimmt. Rückruf So senden Sie eine Rückruf-Nachricht: 9# Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um die Nachricht zu senden. 29

30 Während Sie telefonieren Sprache So senden Sie eine Sprachnachricht: 99 Betätigen Sie zweimal die 9, und sprechen Sie Ihre Nachricht auf. * Betätigen Sie die Stern-Taste, um die Aufnahme noch einmal anzuhören. 9 Betätigen Sie die 9, um die Nachricht neu aufzunehmen. # Betätigen Sie die Raute-Taste, um die Nachricht zu senden. 30

31 Anrufweiterschaltung Anrufweiterschaltung Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz nicht erreichbar sind oder Gespräche von einer anderen Nebenstelle aus annehmen möchten, leiten Sie die für Sie bestimmten Anrufe am besten zu einer alternativen Abfrageposition um. Bei der alternativen Abfrageposition kann es sich entweder um eine vorprogrammierte Position (d. h. eine gemeinsame Abfrageposition für Feste Rufumleitung, Rufumleitung nach Zeit und Rufumleitung bei besetzt) oder um eine individuelle Abfrageposition handeln. Falls Sie dringend mit jemandem sprechen müssen, der die Rufumleitung aktiviert hat, gibt es die Möglichkeit diese in Ausnahmefällen zu umgehen. Abhängig von der eingestellten Rufumleitung können Sie darüber hinaus auch eine persönliche Begrüßung für Ihre Anrufer aufnehmen. Lesen Sie hierzu bitte den Abschnitt Persönliche Begrüßung ändern auf Seite 45. Hinweis: Sie können bei aktivierter Rufumleitung wie gewohnt selbst Anrufe tätigen. Rufumleitung nach Zeit Wenn Sie ankommende Gespräche nicht innerhalb einer bestimmten Zeit annehmen, werden alle Anrufe (interne und/oder externe) zu einer anderen, zuvor von Ihrem Systemadministrator programmierten Nebenstelle umgeleitet. (Die Standardeinstellung beträgt: 15 Sekunden.) Rufumleitung bei besetzt Der Systemadministrator kann Ihre Nebenstelle so programmieren, dass alle ankommenden Gespräche an eine zuvor definierte Nebenstelle umgeleitet werden, wenn Sie Intern- oder Externgespräche erhalten, während Sie telefonieren. 31

32 Anrufweiterschaltung Feste Rufumleitung Mit dieser Funktion werden an Sie gerichtete Anrufe zu einer vorprogrammierten Abfrageposition (z. B. Sekretariat) umgeleitet. Feste Rufumleitung aktivieren *21# Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. õô Betätigen Sie diese Taste. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Alle an Ihre Nebenstelle gerichteten Anrufe werden jetzt zur programmierten Abfrageposition (Umleiteziel) umgeleitet. Im Display wird der aktuelle Rufumleitungsstatus angezeigt: UMLEITUNG V Þ Ü MENU V 4736->5450 Þ Ü MENU Die beiden Anzeigen werden abwechselnd im Display angezeigt (automatische Umschaltung im Takt von 1-2 Sekunden). Feste Rufumleitung aufheben #21# Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. õô Betätigen Sie diese Taste. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. ðï Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. 32

33 Anrufweiterschaltung Individuelle Rufumleitung Mit dieser Funktion können Sie Ihre Gespräche an interne und externe Rufnummern umleiten, so z. B. an eine beliebige Rufnummer aus dem integrierten Telefonbuch, an die Nebenstelle eines Kollegen, eine externe Rufnummer oder eine allgemeine Kurzwahlnummer (z. B. Ihr Autotelefon). Hinweis: Um den Missbrauch dieser Funktion zu vermeiden, kann die individuelle externe Rufumleitung bei Ihrer Nebenstelle gesperrt werden, siehe Abschnitt Sicherheit auf Seite 67. Interne Rufumleitung programmieren und aktivieren So leiten Sie Ihre Anrufe zu einer internen Nebenstelle um: *21* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Z # õô Betätigen Sie diese Tasten. ðï Geben Sie das Umleiteziel ein. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Abgehende Gespräche können Sie wie gewohnt vornehmen. Ein Sonderwählton erinnert Sie daran, dass die Anrufweiterschaltung aktiviert ist. Im Display wird der Umleitungsstatus angezeigt. Hinweis: Die individuelle interne Rufumleitung kann nicht aktiviert werden, wenn Sie bereits die individuelle externe Rufumleitung aktiviert haben. Interne Rufumleitung beenden #21# Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. õô Betätigen Sie diese Taste. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Die individuelle Rufumleitung wurde damit beendet. 33

34 Anrufweiterschaltung Neues Ziel für die externe Rufumleitung programmieren und aktivieren So programmieren Sie ein neues Ziel für die individuelle externe Rufumleitung: *22* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. 0 Z Geben Sie die Amtskennzahl(en) für externe Verbindungen ein, und wählen Sie dann die externe Rufnummer für die Rufumleitung. Die Rufnummer darf bis zu 24 Ziffern umfassen. Hinweis: Wenn für Verbindungen ins öffentliche Telefonnetz auf einen zweiten Wählton gewartet werden muss, betätigen Sie dazu die Taste R und halten sie lange gedrückt. Welche Ziffern Sie als Amtskennzahl(en) eingeben müssen, hängt von der Programmierung der Anlage ab. # õô Betätigen Sie diese Tasten. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. ðï Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Hinweis: Die individuelle externe Rufumleitung kann auch mit Hilfe der DISA-Funktion programmiert und aktiviert werden, siehe Abschnitt Weitere nützliche Funktionen auf Seite 59. #22#õô ðï Externe Rufumleitung beenden Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Hinweis: Das programmierte Umleiteziel wird hiermit nicht aus dem Speicher gelöscht, sondern lediglich außer Kraft gesetzt. 34

35 Anrufweiterschaltung *22*#õô ðï Externe Rufumleitung erneut aktivieren So leiten Sie Ihre Anrufe zu einem externen Anschluss um: Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Abgehende Gespräche können Sie wie gewohnt vornehmen. Ein Sonderwählton erinnert Sie daran, dass die Anrufweiterschaltung aktiviert ist. Außerdem können Sie im Display sehen, dass Sie die externe Rufumleitung aktiviert haben. Follow me (Rufnummer für Rufmitnahme) Die Funktion Follow me ermöglicht Ihnen, Ihre bereits umgeleitete Nebenstelle auf die Nebenstelle nachzuziehen, bei der Sie sich gerade befinden. Um Follow me zu aktivieren, muss die individuelle Rufumleitung auf Ihrem Telefon aktiviert sein. Follow me aktivieren Hinweis: Die folgende Prozedur ist auf dem Telefon vorzunehmen, auf das umgeleitet wurde. *21* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Z* Geben Sie die Nummer Ihrer eigenen Nebenstelle ein, und betätigen Sie die Stern-Taste. Z Geben Sie das Umleiteziel ein, an das alle ankommenden Gespräche umgeleitet werden sollen. # õô Betätigen Sie diese Tasten. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. 35

36 Anrufweiterschaltung Follow me beenden Sie können die Funktion Follow me und die individuelle Rufumleitung auch von der Abfrageposition aus (in diesem Fall das Umleiteziel) beenden. #21* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Z Wählen Sie Ihre Rufnummer. # õô Betätigen Sie diese Tasten. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. ðï Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Anrufweiterschaltung umgehen Sie können die Anrufweiterschaltung einer anderen Nebenstelle umgehen. Damit ist es möglich eine bestimmte Nebenstelle auch dann anzurufen, wenn dort die Anrufweiterschaltung aktiviert ist. *60* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Z Wählen Sie die gewünschte Nebenstellennummer. # õô Betätigen Sie diese Tasten, und warten Sie auf eine Antwort. Sie werden nun mit der gewünschten Nebenstelle verbunden. Dabei spielt es keine Rolle, welche Anrufweiterschaltung bei der Nebenstelle aktiviert ist. 36

37 Information Information Bei jeder längeren Abwesenheit von Ihrem Arbeitsplatz (z. B. Besprechung, Urlaub, Mittagspause, Krankheit etc.) können Sie mithilfe dieser Funktion alle Anrufer über den Grund Ihrer Abwesenheit informieren. Externe Anrufer werden auf die Vermittlung umgeleitet, die Zugriff auf Ihre Abwesenheitsinformationen hat. Hinweis: Wenn Sie die Rufumleitung mit persönlicher Begrüßung eingestellt haben, hören Ihre Anrufer diese Begrüßung statt einer aktivierten Abwesenheitsinformation. Sie können Anrufer auf zwei Arten informieren: 1 Vorgegebene Menütexte Hier geben Sie den Grund für Ihre Abwesenheit ein und die Rückkehrzeit bzw. das Rückkehrdatum. 2 Sprachinformation Nehmen Sie eine Sprachnachricht für Ihre Anrufer auf. Information eingeben Zum Speichern von Text- oder Sprachinformationen. *23* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um in den Informationsmodus zu wechseln. Wählen Sie Vorgegebene Menütexte oder Sprachinformation. 37

38 Information Z z Vorgegebene Menütexte Geben Sie den Code ein. Geben Sie mithilfe der nachfolgenden Tabelle die zutreffenden Abwesenheitsinformationen ein. Code Abwesenheitsinformation Abwesend/Besuch 1 Stunde (00-23) Minute (00-59) Reise/Seminar 2 Monat (01-12) Tag (01-31) Mittagspause 3 zurück um, Stunde Minute Besprechung 4 zurück um, Stunde Minute Urlaub 5 zurück am, Monat Tag Krank 6 zurück am, Monat Tag # õô Betätigen Sie diese Tasten. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Interne Anrufer sehen die Information auf dem Display (oder hören die Information, falls sie ein Telefon ohne Display benutzen). Externe Anrufer werden auf die Vermittlung umgeleitet, die Zugriff auf Ihre Abwesenheitsinformationen hat. Beispiel für einen vorgegebenen Menütext: Urlaub, zurück am 27. Juni *23* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. 5 Geben Sie den Code für die Abwesenheitsinformation ein Geben Sie den Monat und den Tag ein. # õô Betätigen Sie diese Tasten. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Damit wurde die Information aktiviert. V 5 URLAUB BIS Þ Ü MENU V ZEIT Jun 27 Þ Ü MENU Die beiden Anzeigen werden abwechselnd im Display angezeigt (automatische Umschaltung im Takt von 1-2 Sekunden). 38

39 Information *23*õô Sprachinformation Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. 9 Betätigen Sie die 9, und sprechen Sie Ihre Nachricht auf. * Betätigen Sie die Stern-Taste, um die Aufnahme noch einmal anzuhören. 9 Betätigen Sie die 9, um die Nachricht neu aufzunehmen. # ðï Betätigen Sie diese Tasten, um die Information zu aktivieren. Interne Anrufer werden diese Information über den Hörer oder den Lautsprecher hören. Externe Anrufer werden auf die Vermittlung umgeleitet, die Zugriff auf Ihre Abwesenheitsinformationen hat. Hinweis: Um die gesprochene Information zu überprüfen, rufen Sie einfach Ihre eigene Nebenstelle an. 39

40 Information #23#õô ðï *23*#õô ðï Information löschen, Information speichern Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um die Information zu löschen. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. oder: Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um die eingestellte Information zu deaktivieren und zu speichern, sodass sie zur späteren Verwendung zur Verfügung steht. Die Information wurde damit ausgeschaltet und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. *23*#õô ðï Gespeicherte Information benutzen Wenn die Information nicht aktiv ist: Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein, um die gespeicherte Information zu aktivieren. Die Information ist nun aktiv. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. 40

41 Sprachspeichersystem Sprachspeichersystem Anrufer können in Ihrer Mailbox Nachrichten für Sie hinterlassen, falls Sie gerade nicht im Büro sind. Sie können Ihre Mailbox außerdem so konfigurieren, dass Anrufer zunächst eine persönliche Begrüßung hören. Näheres hierzu erfahren Sie im Abschnitt Persönliche Begrüßung ändern auf Seite 45. Wenn Sie sich zum ersten Mal in das Sprachspeichersystem eingewählt haben (nur von der eigenen Nebenstelle aus möglich), werden Sie unter Umständen gebeten, Ihr Passwort zu ändern. Diese Aufforderung erfolgt nur, wenn noch das Standard-Passwort (0000) eingerichtet ist. Lesen Sie hierzu bitte den Abschnitt Passwort ändern auf Seite 49, oder befolgen Sie die Sprachanweisungen. Hinweis: Damit Sie das Sprachspeichersystem verwenden können, muss Ihre Nebenstelle zuerst vom Systemadministrator dafür autorisiert werden. Mailbox aktivieren Stellen Sie die Rufumleitung zum Sprachspeichersystem ein. *21* Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. z #õô Geben Sie die Nummer des Sprachspeichersystems ein. Bitte fragen Sie den Systemadministrator nach der Nummer des Sprachspeichersystems. Betätigen Sie diese Tasten. ðï Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. 41

42 Sprachspeichersystem Hinweis: Für die tägliche Nutzung empfiehlt es sich, dass Ihr Systemadministrator das Sprachspeichersystem als vorprogrammiertes Rufumleitungsziel für Sie definiert. Sobald dies geschehen ist, brauchen Sie nur noch die Tastenkombination *21# einzugeben, um Ihre Mailbox zu aktivieren. Außerdem kann der Systemadministrator festlegen, ob die Mailbox aktiviert werden soll, wenn Sie ankommende Anrufe nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne annehmen oder wenn bei Ihrer Nebenstelle besetzt ist. #21#õô ðï Mailbox deaktivieren Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Warten Sie, bis Sie den Quittierungston hören. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Neue ankommende Gespräche werden nun wieder auf Ihrem Telefon signalisiert. Hinweis: Die Mailbox ist noch immer aktiv, wenn sie als Umleiteziel für die Bedingungen Rufumleitung nach Zeit und Rufumleitung bei besetzt vorprogrammiert wurde. 42

43 Sprachspeichersystem Einwahl in die Mailbox Die nachfolgend aufgeführten Mailbox-Funktionen können von Ihrer eigenen Nebenstelle, einer beliebigen anderen Nebenstelle oder von einer externen Rufnummer (z. B. Handy) aus aufgerufen werden. Gespeicherte Nachrichten anhören Persönliche Begrüßung ändern Nachrichten senden Funktion zur Benachrichtigung bei neuen Nachrichten einrichten (konfigurationsabhängig) Passwort ändern ñ *59#õô Von Ihrer Nebenstelle aus auf die Mailbox zugreifen Betätigen Sie diese Taste, um auf das Sprachspeichersystem zuzugreifen. oder: Geben Sie die nebenstehende Tastenkombination ein. Befolgen Sie die Sprachanweisungen im Hauptmenü. Hinweis: Je nach Systemkonfiguration werden Sie unter Umständen nach Ihrem Passwort gefragt, bevor Sie Zugang zu Ihrer Mailbox erhalten. z Von einer anderen Nebenstelle aus auf die Mailbox zugreifen Geben Sie die Rufnummer des Sprachspeichersystems ein. Befolgen Sie die Sprachanweisungen im Hauptmenü. z z Zugriff auf die Mailbox über einen externen Apparat (z.b.handy) Wählen Sie die Rufnummer Ihrer Firma. Geben Sie die Rufnummer des Sprachspeichersystems ein. Befolgen Sie die Sprachanweisungen im Hauptmenü. 43

44 Sprachspeichersystem Nachrichten anhören Eingegangene Nachrichten werden in folgende drei Kategorien unterteilt: Neue Nachrichten (nicht abgehört): Neue Nachrichten werden durch das blinkende Nachrichtensymbol angezeigt. Sie hören einen Sonderwählton, sobald Sie abheben. V Þ Ü MENU Abgehörte Nachrichten: Kein Nachrichtensymbol. Sie hören einen Sonderwählton, sobald Sie abheben. Gespeicherte Nachrichten: Kein Nachrichtensymbol. Sie hören den normalen Wählton, sobald Sie abheben. Hinweis: Die Nachrichten werden nach einer bestimmten Zeit vom System gelöscht. Bitte fragen Sie hierzu Ihren Systemadministrator. Einwahl in die Mailbox (Siehe Kapitel Einwahl in die Mailbox auf Seite 43.) Befolgen Sie die Sprachanweisungen im Hauptmenü. 1 Wählen Sie die 1, um sich alle verfügbaren Nachrichten anzuhören. Hinweis: Wenn sich keine Nachrichten in Ihrer Mailbox befinden, dann steht die Option zum Anhören von Nachrichten auch nicht zur Verfügung. z Wählen Sie eine der drei Nachrichtenkategorien aus (neue / abgehörte / gespeicherte Nachrichten). Hören Sie sich die Nachrichten an, und befolgen Sie die Sprachanweisungen des jeweiligen Menüs. Nachricht erneut anhören Nachricht weiterleiten Datum und Uhrzeit abfragen Pause während des Abspielens Vorherige Nachricht anhören Nachricht speichern Nächste Nachricht anhören Nachricht löschen 44

45 Sprachspeichersystem ðï Hinweis: Sprachnachrichten werden über den Lautsprecher abgespielt. Bei Rückrufnachrichten wird der Absender angerufen. Das Speichern von Rückrufnachrichten ist nicht möglich. Betätigen Sie diese Taste, um den Vorgang zu beenden. Sprachnachrichten weiterleiten Eine Kopie der in Ihrer persönlichen Mailbox eingegangenen Sprachnachrichten können Sie an andere persönliche Mailboxen oder an die Sammel-Mailbox weiterleiten. Wenn Sie eine (abgehörte oder gespeicherte) Sprachnachricht an eine persönliche Mailbox weiterleiten möchten, geben Sie als Mailboxnummer einfach die Rufnummer der jeweiligen Nebenstelle ein. Hinweis: Bei der weitergeleiteten Nachricht handelt es sich nur um eine Kopie, d. h., sie kann gelöscht werden, ohne dass dadurch die Originalnachricht gelöscht wird. Es ist nicht möglich, Verteilerlisten festzulegen. Das bedeutet: Die Nachricht kann nicht in einem Schritt an mehrere Mailboxen gleichzeitig weitergeleitet werden, sondern muss an jede der gewünschten Mailboxen einzeln gesendet werden. Persönliche Begrüßung ändern Für jede Art von Rufumleitung an die Mailbox können Sie eine andere persönliche Begrüßung aufnehmen und insgesamt bis zu drei verschiedene persönliche Begrüßungen eingeben. Sie können festlegen, dass Anrufe umgeleitet werden sollen, wenn Ihre Leitung besetzt ist oder Sie den Anruf nicht annehmen können, oder Sie können eine feste oder eine individuelle Rufumleitung für alle an Sie gerichteten Anrufe aktivieren. Einwahl in die Mailbox (Siehe Kapitel Einwahl in die Mailbox auf Seite 43.) Befolgen Sie die Sprachanweisungen im Hauptmenü. 2 Wählen Sie die 2, um Ihre persönliche Begrüßung zu ändern. z Wählen Sie die gewünschte Rufumleitungsart aus. Befolgen Sie die entsprechenden Sprachanweisungen. 45