ZKS Köln Das LKP Handbuch

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1 ZKS Köln Das LKP Handbuch Unterstützung des Leiters der Klinischen Prüfung (LKP) bei der regularienkonformen Durchführung einer klinischen Prüfung Christine Georgias Miriam Olderog, Heike Mönkemann, Claudia Weiss, Ursula Paulus BMBF 01KN Sponsor bei IITs Die Sponsorfrage bei Prüferinitiierten Studien (IITs) Wer kann Sponsor sein? Nach AMG: JEDER! bei IITs: Institution (Uni / Klinikum) Prüfer kommerzieller Anbieter (CRO, Sponsorgesellschaften) 1

2 ZKS Köln 3 Sponsor bei IITs Das Kölner Sponsormodell Universität (Rektor ) ZKS Köln LKP / Studienleiter Sponsor Ausführendes Organ des Sponsors Bevollmächtigter des Sponsors 4 Kölner Sponsormodell Delegation von Sponsorpflichten Aufgabenzuweisung der Uni an das ZKS Prüfung Qualitätssicherung Überwachung Delegation von Sponsorpflichten vom ZKS auf den LKP Finanzierung Prüfplan Versicherung Genehmigungen Risiko- Nutzen Delegation von Sponsorpflichten vom LKP auf weitere Partner ZKS, CRO Studienzentralen von Studiengruppen / -zentren Labore, Apotheken 2

3 ZKS Köln 5 Kölner Sponsormodell Die Uni-LKP Vereinbarung Die Delegation der Sponsorpflichten vom ZKS Köln an den LKP / Studienleiter erfolgt schriftlich ZKS Köln schließt die Uni-LKP Vereinbarung mit dem LKP im Namen des Universität ab Kerndokument: Delegationsplan 6 Kölner Sponsormodell Delegationsplan Anlage der Uni-LKP Vereinbarung 3

4 ZKS Köln 7 Kölner Sponsormodell Der Delegationsplan der Uni-LKP Vereinbarung Titel der Studie: SPONSORPFLICHTEN Dokumentation und Berichterstattung unerwünschter Ereignisse Gemäß GCP-V 13 Abs. 1-6 beinhaltet den ASR Maßnahmen zu Qualitätskontrolle, Sicherstellung eines angemessenen Monitorings Gemäß ICH-GCP, Kapitel 5.1 und 5.18 Maßnahmen zur Sicherung der Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten Gemäß ICH-GCP, Kapitel 5.5 Unterrichtung über Beendigung der Studie Gemäß AMG 67 Abs. 3 Satz 2, GCP-V 13 Abs. 8 Übernahme der Pflichten durch den LKP/Hauptprüfer Nicht zu-treffend Ja Wird weiter übertragen an / Kommentar delegiert an: 8 Kölner Sponsormodell Der Studienleiter / LKP als Sponsorbevollmächtigter übernimmt die meisten Sponsorpflichten, muss damit umfassende Kenntnisse über Regularien haben und die Anforderungen aus ICH-GCP erfüllen. 4

5 ZKS Köln 9 Kölner Sponsormodell Der Studienleiter / LKP als Sponsorbevollmächtigter kann kompetente Partner einbinden: ZKS CRO Studienzentrum Studienzentralen von Studiengruppen kann einzelne Aufgaben selber durchführen. 10 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln Unterstützungsleistungen des ZKS Köln als Dienstleister Übernahme von Sponsorpflichten Entsprechend standardisierte Prozesse sind etabliert. Verfahrensanweisungen (SOPs) sind vorhanden. Qualitätsmanagmentsystem inklusive Qualitätssicherung ist implementiert. 5

6 ZKS Köln 11 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln Studienleiterkurse Die Fortbildungsakademie des ZKS Köln bildet LKPs / Studienleiter aus mie 12 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln Qualitätsmanagement Coaching Unterstützung durch Beratung in QMbezogenen Aspekten in der GCP konformen Durchführung klinischer Prüfungen in den studiendurchführenden Einheiten 6

7 ZKS Köln 13 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln Qualitätsmanagement Coaching - Schwerpunkt SOP-AG: Arbeitsgemeinschaft zur Ausarbeitung von SOP-Vorlagen für die Studienzentren des Klinikums / Fakultät der Universität zu Köln 14 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln LKP Handbuch Unterstützendes Dokument für den LKP / Studienleiter = Sponsorbevollmächtigter Ergänzung / Erläuterung zum Delegationsplan Jede Sponsorpflicht wird in einem eigenen Kapitel dargestellt. 7

8 ZKS Köln 15 LKP Handbuch Zweck des LKP Handbuchs: Wissensvermittlung: Informationen zu den Sponsorpflichten Verweise auf regulatorische Vorgaben Handlungshinweise: praktische Hinweise zur Umsetzung Verweise auf geeignete Hilfsinstrumente (SOPs, Formulare) Hinweise zur Dokumentationspflichten 16 LKP Handbuch Ziel des LKP Handbuchs: Sicherstellung der Erfüllung der Sponsorpflichten durch den LKP / Studienleiter 8

9 ZKS Köln 17 LKP Handbuch Inhaltsverzeichnis LKP Handbuch 1 Finanzierung der klinischen Prüfung Maßnahmen zu Qualitätssicherung Beantragung der behördlichen Genehmigung der klinischen Prüfung nach AMG 04. Bewertung, Genehmigungs- und Vorlagepflicht für nachträgliche Änderungen 05. Nutzen-Risiko-Bewertung Gemäß 06. Pharmakologisch-toxikologische Prüfung des Arzneimittels / Information der Prüfer 07. Abschluss einer Probandenversicherung 08. Auswahl qualifizierter Prüfer und Prüfstellen 09. Herstellung von Prüfpräparaten 10. Kennzeichnung von Prüfpräparaten 11. Entblindung 18 LKP Handbuch Inhaltsverzeichnis LKP Handbuch Erklärung zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen 13. Einbeziehung weiterer Prüfzentren 14. Ergreifen von Maßnahmen bei unmittelbarer Gefahr 15.0 Dokumentation und Berichterstattung unerwünschter / scherwiegender unerwünschter Ereignisse 15.1 Erstellung eines Jahressicherheitsberichts (ASR) 15.2 Zweitbewertung eines SAE 16. Sicherstellung eines angemessenen Monitorings 17. Maßnahmen zur Sicherung der Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten 18. Unterrichtung über Beendigung/Abbruch/Unterbrechung einer klinischen Prüfung 19. Abschlussbericht 20. Archivierungspflichten des Sponsors nach Studienende 9

10 ZKS Köln 19 LKP Handbuch Handbuch Abschluss einer Probandenversicherung für klinische Prüfungen 20 LKP Handbuch Handbuch 1/1 10

11 ZKS Köln 21 LKP Handbuch Handbuch 22 LKP Handbuch Handbuch Gesetzliche Verpflichtung zum Abschluss einer Probandenversicherung Gilt für alle klinischen Prüfungen, die in den Geltungsbereich des AMG fallen mit noch nicht CE-zertifizierten Medizinprodukten (MP) (Wirksamkeitsuntersuchungen) mit bereits CE-zertifizierten MP: Bei anderer Zweckbe-stimmung des MP bzw. wenn zusätzlich invasive oder andere belastenden Unter-su-chun-gen mit dem MP durchgeführt werden ( 23 MPG). Gilt nicht für Studien zu Therapieverfahren, die weder Arzneimittel noch MP sind (z.b. Operationsverfahren, physikalische Therapien, Psychotherapien) mit MP, die nach 6-10 MPG die CE-Kennzeichnung tragen dürfen, wenn die klinische Prüfung im Rahmen der Zweckbestimmung des MP durchgeführt wird und keine zusätzlichen invasiven oder andere belastende Untersuchungen notwendig werden. Auch bei diesen Studien kann der Abschluss einer Probandenversicherung sinnvoll sein. Dies sollte mit der zuständigen EK abgeklärt werden. 11

12 ZKS Köln 23 LKP Handbuch Handbuch 24 LKP Handbuch Handbuch Vorlage des Versicherungsnachweises Beim ZKS Köln vor Übernahme der Sponsorfunktion. Bei der EK bei Einreichung. Dies gilt auch bei Nicht-AMG- und Nicht-MPG-Prüfungen, die aber nach Maßgabe der EK versicherungspflichtig sind. Ablage Im Trial Master File (TMF) das Original sowie die Allgemeinen Versicherungsbedingungen (AVB). Im Investigator Site File (ISF) eine Kopie sowie eine Kopie der AVB. 12

13 ZKS Köln 25 LKP Handbuch Handbuch 26 LKP Handbuch Handbuch Welche Probandenversicherung kann abgeschlossen werden? Gruppenversicherung Bei klinischen Prüfungen nach AMG können Probanden im Rahmen des Gruppenversicherungsvertrages (Uni-Jahresvertrag) des Universitätsklinikums mitversichert werden. Voraussetzung: Die Universität zu Köln ist Sponsor oder der zum Abschluss der Probandenversicherung verpflichtete Sponsorbevollmächtigte bzw. die Studienleitung sind ein Angehöriger des Universitätsklinikums Köln. Einzelversicherung Ist der Sponsorvertreter / die Studienleitung kein Angehöriger des Klinikums oder handelt es sich nicht um eine nach AMG zu versichernde Studie, ist die Versicherungsgesellschaft auf dem freien Markt zu suchen. Wege-Unfallversicherung Nicht mitversichert sind i.d.r. Unfälle auf dem Weg zum Prüfzentrum. Wenn die Studienteilnehmer im Rahmen der klinischen Prüfung Wege zurück legen, die ohne Studienteilnahme nicht zurückgelegt werden müssten, ist der Abschluss einer zusätzlichen Wege-Unfallversicherung zu erwägen. Im Zweifelsfall ist eine Rücksprache mit der Ethikkommission zu empfehlen. 13

14 ZKS Köln 27 LKP Handbuch Handbuch 28 LKP Handbuch Handbuch Pflichten im Verlauf der Studien Information über die Abänderung des ursprünglichen Designs Über Änderungen am ursprünglichen Studiendesign, die Einfluss auf die Risikoeinschätzung haben oder haben könnten (z.b. Probandenzahl, Behandlungsdauer, zusätzliche Maßnahmen), muss die Versicherungsgesellschaft vor ihrer Umsetzung informiert werden. Prüfung der Gültigkeit der Probandenversicherung Die Gültigkeit der Probandenversicherung sollte in regelmäßigen Abständen geprüft und mit dem Status der klinischen Prüfung (Studiendauer, Probandenanzahl und Risikoeinschätzung) abgeglichen werden. Ggf. ist eine Anpassung der Versicherungskonditionen vorzunehmen. Ablauf des Versicherungsvertrages vor Beendigung der klinischen Prüfung Eine Verlängerung der Police muss beantragt werden. Zu beachten: Erhält der Versicherungsschein bei Verlängerung eine andere Versicherungsnummer, müssen Probandeninformation und Einwilligungserklärung angepasst werden. 14

15 ZKS Köln 29 LKP Handbuch Handbuch 30 LKP Handbuch Handbuch Referenzen: AMG 40 Abs. 1 Satz 3 Nr. 8 und Abs. 3; MPG 20 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 3; ICH-GCP Kapitel 5.8; SOP Probandenversicherung der TMF zu beziehen über tmf-ev.de 15

16 ZKS Köln 31 LKP Handbuch Das LKP Handbuch - Zusammenfassung Das LKP Handbuch ist ein praxisorientiertes Hilfsmittel für einen LKP, der als Sponsorbevollmächtigter agiert. ist ein Informationsmittel (Inhaltliche Kurzinfos, Verweise auf weitere Info-Quellen) ergänzt den regulativen Hintergrund um praxisund standortspezifischen Tipps. enthält Handlungshinweise. [CAVE Handlungshinweise Handlungsanweisungen (SOPs), die ein Sponsor bzw. Sponsorbevollmächtigter gemäß ICH-GPC vorhalten muss.] 32 LKP Handbuch Das LKP Handbuch - Perspektive Das LKP Handbuch kann weiter als Informations-Tool mit Tipps dienen. Die Standardisierung der Umsetzung der Sponsorpflichten wird durch Handlungsanweisungen (SOPs) gewährleistet: SOP Vorlagen der SOP AG Mittelfristig werden auch SOPs im Rahmen der projektspezifischen Uni-LKP Vereinbarung zur Verfügung stellen. 16

17 ZKS Köln 33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dr. Christine Georgias Leitung Qualitätsmanagement des ZKS Köln Tel: Fax: ZKS Köln - Zentrum für Klinische Studien Methodischer Bereich Medizinischer Bereich Gleueler Strasse 269 Herderstrasse Köln Köln 34 Kölner Sponsormodell Rolle des ZKS Köln an der Universität Betriebseinheit der Universität Aufgabe: Unterstützung der Durchführung klinischer Studien Weiterentwicklung der Qualität der patientenorientierten klinischen Forschung im akademischen Umfeld Als ausführendes Organ des Sponsors: auch Prüfung, Qualitätssicherung und Überwachung 17

18 ZKS Köln 35 LKP Manual Manual Finanzierung der klinischen Prüfungen 36 LKP Manual Manual 18

19 ZKS Köln 37 LKP Handbuch Handbuch Finanzierung der klinischen Prüfung Im Verantwortungsbereich des Sponsors /Sponsorbevollmächtigten liegt die Sicherstellung einer ausreichenden Finanzierung der klinischen Prüfung. (AMG 4, (24)) Welche Möglichkeiten zur Finanzierung einer klinischen Prüfung gibt es? 38 LKP Manual Manual 19

20 ZKS Köln 39 LKP Handbuch Handbuch Fakultätseigene Förderung Über den Forschungspool Klinische Studien der medizinischen Fakultät kann eine Anschubfinanzierung für IITs erfolgen. Der Antrag muss die Kriterien der hohen klinischen Relevanz sowie der wissenschaftlichen Originalität und der GCP-Konformität erfüllen. Ausgeschlossen von dieser Förderung sind u.a. retrospektive und multizentrische Studien. Antragsberechtigt sind alle promovierten Mitarbeiter der Medizinischen Fakultät, die erfolgreichen an einem Prüfarztkurs teilgenommen haben. Fördervolumen und -zeitraum - Geldmittel in Form eines Zuschusses in Höhe von maximal p.a. - geldwerte Leistungen in gleicher Höhe durch das ZKS - Eigenleistungen der antragstellenden Klinik ebenfalls in Höhe der bewilligten Förderung in Form von Freistellungen 40 LKP Manual Manual 20

21 ZKS Köln 41 LKP Handbuch Handbuch Industrielle Förderung Förderung möglich in Form - der unentgeltlichen Zurverfügungstellung der Prüfpräparate - der Übernahme von Kosten für Dienstleistungen, Sachmittel oder Gebühren im Rahmen der Studie - der Übernahme von Aufgaben Wichtig ist bei Industrieförderung die Wahrung der wissenschaftlichen Unabhängigkeit des Studienleiters und Schaffung von Transparenz durch klare vertragliche Reglungen, Abgrenzung Leistung vs. Gegenleistung (Verträge über DFS-Verwaltung). 42 LKP Manual Manual 21

22 ZKS Köln 43 LKP Handbuch Handbuch Öffentliche Förderer: 1.DFG und BMBF fördern in einem gemeinsamen Programm die Durchführung von multizentrischen Forschungsvorhaben der patientennahen klinischen Forschung. Weitere Informationen über das Förderprogramm finden sich hier: 2. Bei der Deutschen Krebshilfe gibt es zwei Förderinstrumente: Normalverfahren/Einzelförderung: Zur Durchführung thematisch und zeitlich begrenzter innovativer Forschungsvorhaben aus dem Bereich der kliniknahen onkologischen Grundlagenforschung oder der klinischen Krebsforschung. den_normalverfahren.pdf Weitere Informationen: 44 LKP Manual Manual 22

23 ZKS Köln 45 LKP Handbuch Handbuch Kostenaufstellung im Rahmen der Sponsor-Antragsstellung: Dem Antrag an das ZKS Köln auf Übernahme der Sponsorfunktion durch die Universität zu Köln muss eine Kostenaufstellung sowie ein Nachweis über die Finanzierung der klinischen Prüfung beigefügt werden. In der Kostenaufstellung werden u.a. Angaben zu der Deckung der Kosten für folgende Bereiche verlangt: Klinische Studienkoordination, Projektmanagement Monitoring, Datenmanagement SAE / SUSAR Management Statistik / Biometrie Gebühren für EK u. BOB Probandenversicherung Medikation Prüfer-, Prüfzentrenhonorare Ggf. stattfindende Inspektionen / Audits Labor Apotheke ggf. Honorare für DMC oder andere Gremien 46 Unterstützungsleistungen der ZKS Köln Qualitätsmanagement-Coaching Individuelle Beratung: z.b. Implementierung von SOPs in den studiendurchführenden Einheit, andere QM bezogene Aspekte wie Vorbereitung von Inspektionen, Umsetzung von Maßnahmen aus Audits 23