Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Informationsbeschaffung, -bewertung und -austausch Datenträger, Ordner, Dateien Dateien und Dateiformate Die Daten, die du auf dem Datenträger speichern willst, werden zu Dateien zusammengefasst und erhalten einen Namen. In der Regel erzeugst du eine Datei mit einem Computerprogramm. Willst du einen Brief mit deinem Computer schreiben, benutzt du z. B. das Textverarbeitungsprogramm Word Wenn du den geschriebenen Brief auf einen der Computerdatenträger speichern willst, fragt dich das Programm in einem Eingabefenster nach einem Namen für die Datei. Du schreibst z. B. Brief an Maximilian. Das Programm erzeugt nun eine Datei mit dem Namen Brief an Maximilian.docx. In dieser Datei ist der gesamte Text gespeichert sowie alle Eigenschaften des Textes, wie die Farbe der Buchstaben, Zeilenabstände usw. Word 2007 hat am Ende des Namens einen Punkt und die Buchstaben docx hinzugefügt. Die Buchstaben hinter dem Punkt werden Dateiendung oder Dateierweiterung genannt. Anhand der Dateiendung docx erkennt der Computer, dass es sich um eine Datei handelt, die mit dem Programm Word 2007 erstellt wurde. Alle Dateien auf deinem Computer haben einen Namen und eine Dateiendung, die durch einen Punkt vom Namen getrennt wurde: DateinamePunktDateiendung Wenn du einer Datei einen Namen gibst, solltest du einen sinnvollen Namen aussuchen, damit du schon am Namen erkennst, was die Datei beinhaltet. In der Regel darf ein Dateiname eine Länge von bis 256 Zeichen haben. Dazu gehören auch Leerzeichen. Der Dateiname Brief an Maximilian, der aus 17 Buchstaben besteht, hat eine Zeichenlänge von 19. Jedes Programm, mit dem du Dateien erzeugen kannst, erstellt Dateien mit anderer Endung. Tabellen, die mit dem Programm Excel 2007 erstellt wurden, haben die Endung xlsx, digitale Bilder haben sehr häufig die Endung jpg. Es gibt inzwischen Tausende verschiedener Endungen. Anhand der Dateiendung ist zu erkennen, um was für eine Art von Datei es sich handelt. Die unterschiedlichen Dateiarten werden Dateiformate genannt. Unser Beispielbrief an Maximilian wurde demnach im Word-Format erstellt. Die untenstehende Tabelle zeigt die am häufigsten verwendeten Dateiformate. Dateiformat doc, docx, odt, sdw txt xls, xlsx, ods ppt, pptx, odp htm, html pdf Erklärung Datei (Dokument) eines Textverarbeitungsprogramms Einfache Textdatei Datei eines Tabellenkalkulationsprogramms Datei eines Präsentationsprogramms Datei zum Darstellen von Internetseiten Datei, die Text und Bilder enthält und vom Benutzer meist nur gelesen werden kann, d. h. nicht veränderbar ist. Bedienungsanleitungen oder elektronische Bücher (E-Books) werden oft im PDF-Format erstellt (pdf = portable document format).

2 jpg, tif, gif, png, bmp psd, pspimage cdr mp3, wav, wma exe dll, log, ini, dat, sys log mpeg ttf zip, rar Bilddatei Bilddatei, die mit einem Bildbearbeitungsprogramm erstellt oder bearbeitet wurde. Vektorbilddatei Ton-, Musikdatei Ausführbare Datei, Programm (wenn das Programm Word gestartet wird, wird die Datei word.exe gestartet) Systemdatei Textdatei zum Protokollieren Videodatei Systemdatei zum Erzeugen von Schrifttypen Archivdatei, mit der mehrere Dateien anderen Typs zusammengefasst werden können. Systemdateien sind Dateien, die der Computer benötigt, um fehlerfrei zu arbeiten. Auch Programme benötigen Systemdateien. Systemdateien dürfen nur von sehr erfahrenen Computerbenutzern bearbeitet werden. Auf jedem Computer sind Tausende von Systemdateien vorhanden. Bestimmte Dateiformate können in andere Dateiformate umgewandelt (konvertiert) werden. Sie werden einfach unter einem anderen Format abgespeichert oder mit einem speziellen Programm umgewandelt. Das funktioniert natürlich nur da, wo es sinnvoll ist. Textdateien und Bilddateien können z. B. in das PDF-Format konvertiert werden. Tabellen können mit unterschiedlichen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeitet werden. Eine Tabelle des Programms Excel (xlsx) kann z. B. mit dem Programm Base (ods) bearbeitet werden und umgekehrt. Das geht auch mit Textdateien. Man sollte aber Dateien immer mit dem dazu geeigneten Programm bearbeiten. Es gibt Dutzende von Bildformaten, die von Bildbearbeitungsprogrammen bearbeitet und konvertiert werden können. Auch Computerprogramme bestehen aus vielen einzelnen Dateien, mit denen du beim Benutzen eines Programms aber nichts zu tun hast. Ordner und Dateistrukturen Nachdem wir wissen, dass wir unsere digitalen Daten als Dateien auf unterschiedlichen Speichermedien aufbewahren können, müssen wir uns überlegen, wie wir ein Ordnungssystem dafür schaffen. Wie würden wir es mit analogen Daten machen? Wenn wir daheim auf einem großen Papierstapel Briefe, Prospekte, Rechnungen usw. haben, verlieren wir irgendwann die Übersicht. Bald haben wir so viele Papiere herumliegen, dass wir uns überlegen müssen, diese irgendwie zu ordnen. Wir kaufen uns ein paar Aktenordner, beschriften ihre Rücken mit den Worten Briefe, Prospekte, Rechnungen usw. Die Papiere heften wir dann in die Ordner.

3 Wir sortieren die Briefe und Rechnungen nach dem Datum, an dem sie geschrieben wurden, legen für jedes Jahr ein Trennblatt zwischen die Blätter und beschriften die Trennblätter mit den entsprechenden Jahreszahlen.

4 Wenn wir nun den Brief von der Patentante aus dem Jahr 2009 noch einmal lesen wollen, müssen wir nur den Ordner mit den Briefen öffnen und die Briefe hinter dem Trennblatt mit der Aufschrift 2009 durchsuchen. Da die Briefe nach dem Datum sortiert sind, ist der gesuchte Brief schnell gefunden. Genauso machen wir es auf dem Computer. Wir legen Ordner an, in die wir unsere Dateien ablegen. Dazu benutzen wir ein Dateiverwaltungsprogramm bzw. einen Dateimanager. Auf jedem Computer ist ein Programm zum Verwalten der darauf gespeicherten Daten installiert. Der Dateimanager ist Bestandteil des Betriebssystems eines Computers. Info: Das mit Abstand wichtigste Programm eines Computers ist das Betriebssystem. Betriebssystem heißt im Englischen Operating System (OS). Ohne Betriebssystem funktioniert kein Computer. Das Betriebssystem ist kein einzelnes Programm, sondern es besteht aus vielen einzelnen Programmen. Diese verwalten und steuern sowohl die Hardware (Ein- und Ausgabegeräte) als auch die Software des Computers (Programme, Daten) und stellen dem Computerbenutzer die grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung. Wenn du einen Computer kaufst, ist das Betriebssystem meist bereits auf diesem installiert. Es gibt mehrere konkurrierende Betriebssysteme. Das meist genutzte Betriebssystem ist Windows von der Firma Microsoft. Weitere Betriebssysteme sind Linux und Mac OS X. Bei einem Computer, der Windows als Betriebssystem hat, ist der Windows-Explorer, auch einfach Explorer genannt, der Dateimanager. Im Windows-Explorer werden alle Daten, die sich auf den Datenträgern des Rechners befinden, dargestellt. Ferner findest du Informationen über Bauteile des Computers wie z. B. alle angeschlossenen Laufwerke. Das Programm startest du am schnellsten, wenn du auf deiner Tastatur erst die Windows-Taste und anschließend die E-Taste drückst. Es erscheint ein zweigeteiltes Fenster. Auf der linken Seite liest du das Wort Arbeitsplatz. Der Arbeitsplatz ist die höchste Organisationsebene. Innerhalb des Arbeitsplatzes sind alle Dateien, die auf dem Computer vorhanden sind, untergebracht. Das Wort Arbeitsplatz ist blau hinterlegt, was bedeutet, dass diese Ebene aktiviert ist. Auf der rechten Seite des Fensters siehst du die darunterliegende Ebene. Hier sind alle am Computer angeschlossenen Laufwerke aufgelistet (Festplatte, optische Laufwerke, USB-Sticks usw.).

5 Die erste Spalte enthält ein Symbol für die Art des Datenträgers, den Namen des Datenträgers sowie einen Großbuchstaben mit Doppelpunkt in Klammern (Laufwerksbuchstabe). In der zweiten Spalte ist beschrieben, um was für einen Datenträgertyp es sich handelt. Die dritte Spalte zeigt, wie viele Daten das Laufwerk fassen kann. Die vierte Spalte gibt an, wie viel Speicher noch frei ist. Die Großbuchstaben in Klammern beginnen mit C: und werden automatisch alphabetisch fortgeführt. Laufwerk A: und B: gibt es auf modernen Rechnern nicht. Als Laufwerk A: wurde bei älteren Computern das Diskettenlaufwerk bezeichnet. Wenn ein zweites Diskettenlaufwerk eingebaut wurde, erhielt es den Laufwerksbuchstaben B:. Auf Laufwerk C: befinden sich alle wichtigen Systemdateien und -programme, also das Betriebssystem. Andere Computerprogramme werden in der Regel auch auf C: gespeichert. Die Systemdateien müssen auf C: gespeichert werden, sonst funktioniert der Computer nicht. Die weiteren Laufwerke dienen zur Speicherung deiner eigenen Computerdateien. Die Namen der Laufwerke kann der Benutzer beliebig verändern. Mit Ausnahme von A:, B: und C: kann auch beliebig der Laufwerksbuchstabe umbenannt werden. Die Laufwerk-Liste siehst du unterhalb von Arbeitsplatz. Wenn du auf das Minuszeichen vor Arbeitsplatz klickst, wird sie unsichtbar. Festplatten werden als Lokale Datenträger bezeichnet.

6 Physikalische Laufwerke virtuelle Laufwerke Im Beispiel in der Abbildung siehst du vier lokale Datenträger, also vier Festplatten. Zwei Datenträger sind virtuell und zwei Datenträger sind physisch. Was bedeutet das? In Wirklichkeit sind in dem Computer nur zwei Festplatten eingebaut. Das sind die beiden physisch, also real vorhandenen Datenträger. Mit einem speziellen Systemprogramm kann man Speicherplatz auf einer Festplatte unterteilen und die Teile als Datenträger bezeichnen. Das sind die virtuellen Datenträger. Eine solche Unterteilung verwendet man häufig bei großen Festplatten, um mehr Übersicht über die Daten zu bekommen. PICS (G:) ist ein virtuelles Laufwerk, in dem nur Bilder gespeichert sind. Wenn man auf diesem Computer nach Bildern sucht, muss man nur im Laufwerk G: suchen. Ordner, Unterordner, Dateien Klickst du nun auf eines der Laufwerke, siehst du auf der linken Seite des Fensters unter der Laufwerksbezeichnung die in diesem Laufwerk enthaltenen Ordner. Auf der rechten Seite siehst du den gesamten Inhalt des Laufwerks, also Ordner und Dateien. Auf unser analoges Beispiel bezogen ist das Laufwerk der Aktenschrank. Wenn wir die Schranktür öffnen (Mausklick auf das Laufwerk), sehen wir die Ordner, die darin stehen, und eventuell ein paar lose Papierseiten, die noch nicht abgeheftet sind (Dateien). Ordner werden auch Verzeichnisse genannt. Neben Ordnernamen und Dateinamen findest du weitere Informationen auf der rechten Seite. Bei Dateien steht in der nächsten Spalte die Speichermenge (Dateigröße), die die Datei benötigt. Die dritte Spalte gibt an, um welches Dateiformat es sich bei der Datei handelt. Die letzte Spalte gibt an, wann die Datei das letzte Mal bearbeitet (geändert) bzw. erstellt wurde.

7 Der Explorer kann auch so eingestellt (konfiguriert) werden, dass diese Informationen nicht gezeigt werden. Ordner sind leicht zu erkennen. Vor dem Ordnernamen ist ein gelbes Symbol, das einen Aktendeckel darstellt. Die meisten Dateien haben vor dem Dateinamen ein Symbol, das kennzeichnet, mit welchem Programm die Datei erstellt wurde. Am Symbol in der Abbildung siehst du, dass es sich um eine Word-Datei handelt. Klickst du auf der linken Seite auf einen Ordner, siehst du auf der rechten Seite wieder den Inhalt des Ordners. Das sind entweder weitere Ordner und/oder Dateien. Du kannst sogenannte Unterordner bzw. Unterverzeichnisse anlegen, z. B. BRIEFE 2009, BRIEFE 2010 usw. Das entspräche in unserem vorigen Beispiel den Trennblättern. Den Inhalt eines Ordners siehst du auch, wenn du auf der rechten Seite auf den Ordner doppelklickst. In jedem Ordner können Unterordner angelegt werden. Jeder Unterordner kann weitere Unterordner enthalten.