Landkarte. Ganzheitliches Change- und Projektmanagement

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Krista Geier
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1 Landkarte Ganzheitliches Change- und Projektmanagement Methode zur Umsetzung von Unternehmensstrategien Kernthemen sachliche, methodische, psycho-soziale und politische Aspekte Information Projektmanagement 1

2 Ausgangslage und Trends - Wozu Arbeit in Projektform? Wachsende Dynamik, Ansprüche und Themenkomplexität erfordern Projekte = Gezieltes, schnelleres, systematisches und kooperatives Handeln Steigende Anforderungen und wachsende Dynamik, Komplexität der Themen wie z.b. Marktentwicklung Technikentwicklung Wirtschaftsentwicklung Politische Anspruchsgruppen Internationalisierung Vorschriften, Normen erfordern zunehmend die Bearbeitung von innovativen Vorhaben in Form von Projekten Komplexität / Dynamik / Anspruchsniveau Komplexität: Einflussfaktoren und Zahl der Anspruchsgruppen Ansprüche: Anforderungen an Preis-Leistung und Servicequalität Anwendung von Projektmanagement für die schnellere Bewältigung von Komplexität und Markt-Dynamik Trend Kürzere Cash-/Produkt- Lebenszyklen und Time to market als Wettbewerbsfaktor Zeit Information Projektmanagement 2

3 Change- und Projektmanagement Ziele - Produktivität im Projekt Produktivtät = Projektleistung (Change- bzw. Einspar-Ergebnis) Projekt-Kosten / Personal-Aufwand z.b: bei Projektvolumen: 100 Mio Mehraufwand durch Projektmanagement ca. 5-10% 5-10 Mio Einsparungen ca % Mio Nutzeffekt ca Mio Start Konsequente Anwendung von Projektmanagement = Klären vor dem Handeln, Ändern und Streiten Projekt-Aufwand, -Kosten ohne PM mit PM Mehraufwand durch Projektmanagement Projekt - Prozeß Einsparung durch Projektmanagement: Reduzierung von unnötigen Fehler- und Änderungs-Kosten Ende Zeit Information Projektmanagement 3

4 Leitidee: Systematik und Kooperation Drei Thesen: 1. Immer wenn Menschen zusammenarbeiten, geschieht dieses auf einer Sachebene und einer menschlichen Ebene. 2. Diese zwei Ebenen stehen in einer dauernden Wechselbeziehung zueinander, d.h. sie beeinflussen sich permanent gegenseitig. 3. Die psycho-soziale Ebene beeinflusst dabei die Sachebene mehr als umgekehrt. Stimmt das Klima klappt auch die Sacharbeit. Stimmen die Beziehungen nicht - kommt es unnötig zu kostspieligen und terminverzögernden Projekt- Überziehungen. Auftrags- klarheit Projektauftrag: Zielplan Vorgehensplan Zeit / Kosten Auftrags- konsens Sachliche Ebene: Ziele, Themen, Wirtschaftlichkeit, Inhalte, Systematik, Struktur, Methoden, Instrumente Praxis der Projektarbeit als Summe systematischer, menschlicher und fachüber- greifender Entscheidungen, Abstimmung und Handlungen Menschliche Ebene: Werte, Haltung, Verhalten, Kommunikation, Zusammenarbeit, Beziehungen, Konflikte Ergebnis- qualität Projektergebnis: Erreichte Zielqualität im Rahmen von Termin u. Budget Ergebnis- akzeptanz Studienergebnisse und Erfahrungen: Die Ursache für Projektmisserfolge bzw. Projektstörungen liegen zu ca. 80% im Bereich von Politik und den menschlichen Faktoren. Das Ganzheitliche Team- und Projektmanagement integriert die Kommunikation im Team die Klärung von natürlichen Interessenskonflikten zwischen den Fachbereichen in die Projektvorbereitung, -planung und -steuerung. Information Projektmanagement 4

5 Landkarte 1 - Bausteine im Projektmanagement / OE -Projekte Organisation Summe aller beteiligten Personen / Zuständigkeiten, Pro- und Kontra-Kräfte Projekt / Prozess Summe aller Arbeitspakete, die Kosten-, Termin- und Ressourcen-wirksam sind Ziele / Anforderungen Summe aller Qualitätsanforderungen / Q und deren Integration Entscheidung Koordination Ausführung GF/GL Infokreis PL PM Fachliche, + Produkt- Anforder. Markt / Kunde Preis-Leistung Q Strategie Finanzen Unternehmen Tagesgeschäft X Projekte Projekt-/ Prozesslenkung Ressourcenlenkung Qualitätslenkung Information Projektmanagement 5

6 Landkarte 2 Ganzheitliches Projektmanagement für Changeprozesse Projektmanagement- Bausteine Erfolgsfaktoren des Projektmanagement (Konsequente PM-Anwendung) Organisation Summe aller beteiligten Personen / Zuständigkeiten, bzw. Pro- und Kontra-Kräfte LA PM Linien-Projekt-Organisation: Klärung der Zuständigkeiten PjM = Vorbeugen bzw. Klären von Konflikten Projekt / Prozess Summe aller Arbeitspakete, die Kosten-, Termin- und Ressourcen-wirksam sind Zeitplan / Projektaktivitäten (Entscheidung, Koordination, Arbeit) PjM =Steuerung der Termin-, Kosten-Abweichungen Ziele / Anforderungen Summe aller Qualitätsanforderungen und Vernetzungen Fachliche Anforder. Markt/Kunde Preis-Leistung PQ Strategie Finanzen Produkt-Qualität Briefing / Spezifikation PjM = Steuerung der Qualitäts-Abweichungen Projektebenen Eisberg-Modell Erfolgsfaktoren für Projektbearbeitung mit Projektmanagement (Rahmenbedingungen, Projektkultur) Fachliche Inhalte, Projektgegenstand Standards, Struktur, Systematik Personen, Beziehungen Kultur, Politik, Kraftfelder Sachthemen, Vernetzungen, Abgrenzung Finanzen, Kennzahlen, Wirtschaftlichkeit Projekt-, Meeting-, Team-, Arbeits-Methoden Planung, Dokumentation, Controlling, Reporting Arbeitshaltung, Selbstorganisation, Reifegrad Kommunikation, Kooperation, Konfliktklärung Projektumfeld: Führung und Organisation Werte, Normen, ungeschriebene Regeln Information Projektmanagement 6

7 Projekt-Organisation - Rolle & Verantwortung im Projekt Projekt-Ebene Rolle & Verantwortung Projekt-Auftraggeber / AG (Lenkungsausschuss / LA) Projekt-Promotor - oberste Projektinstanz Entscheiden, Ressourcenbereitstellen Projektleiter / PL (Projektkoordinator) Prozess-Promotor - Gesamtkoordination: Planen, Steuern, Dokumentieren Abstimmen, Führen, Moderieren Projektteam-Mitglied (Fachexperten int./ext.) Projektbearbeitung Ausführung nach vereinbartem Projektplan Information Projektmanagement 7

8 Standard-Projekt-Phasen = Risikomanagement & Projektlenkung Genehmigung Auftrag, Freigabe für Projektplanung Genehmigung Projektplanung, Freigabe für Analyse + Konzept Genehmigung Analyse + Konzept, Freigabe für Umsetzung Genehmigung Umsetzung, Freigabe für Markt/Nutzung Start Go 1 Go 2 Go 3 0 Projekt- Vorbereitung 1 Projekt- Planung 2 Analyse, Konzept 3 Umsetzung, (Pilotphase) X Markt bzw. Nutzung Auftragsklärung: Zweck Ziele Themen-Umfang Zeit-/Kostenschätz. Projektorganisation Rahmenbedingung. Projektplanung: Zielabstimmung Projektstruktur Zeit-/Kostenplan Projektorganisation Chancen/Risiken Entsch.-Vorlage 1 Analyse + Konzept: IST / SWOT-Anlayse Potenzialanalyse Krea-Konzepte Lösungsvorschlag Umsetzungskonzept Entsch.-Vorlage 2 Umsetzung: Arbeitsvorbereitung Produktanpassung Fertigung Marktkommunikation Personalschulung Entsch.-Vorlage 3 Markt / Nutzung: Markteinführung Marktbearbeitung CRM Nutzung lfd. Controlling Information Projektmanagement 8

9 Erfolgskriterien für die Lenkung komplexer Change-Projekte Was macht Change-Projekte wirklich erfolgreich? Erst die Voraussetzungen schaffen... ( Nest bauen ) 1. Ein Gefühl für die Dringlichkeit und Notwendigkeit erzeugen 2. Die Führungskoalition aufbauen 3. Vision und Strategien entwickeln - Projekte aufsetzen 4. Die Vision des Wandels kommunizieren - Marketing nach innen... dann die Projekte starten ( Ei ausbrüten ) 5. Empowerment und Qualifizierung auf breiter Basis 6. Kurzfristige Ziele ins Auge fassen / Quick wins 7. Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen ableiten 8. Neues Denken und Verhalten in der Kultur verankern Information Projektmanagement 9

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