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Hans Ludo Winkler
vor 7 Jahren
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1 BayRMS - Hinweise Besonderheiten bei der Abrechnung zu Lasten der BayFHVR Hof. 1 Einführung Mit Hilfe von BayRMS wird es Ihnen ermöglicht, Fortbildungsreisen an die BayFHVR Hof papierlos zu beantragen und abzurechnen. Die erforderlichen Mitzeichnungen und die Genehmigung einer auf diese Weise beantragten Fortbildungsreise erfolgen elektronisch. Der Status von Anträgen kann vom Antragsteller verfolgt werden, bereits genehmigte Anträge stehen als Muster in einer Liste zur Verfügung. Jedem Antrag im System BayRMS wird eine eindeutige Antragsnummer zugeteilt. Diese Antragsnummer benötigen Sie bei einer späteren Abrechnung Ihrer Reisekosten mit dem Programm BayRMS. Mit Hilfe dieser Antragsnummer werden Ihre Antragsdaten später automatisch in das System BayRMS übernommen. Eine ausführliche Anleitung zur BayRMS können Sie der Onlinehilfe im Programm entnehmen. Die Onlinehilfe erreichen Sie über das Hilfesymbol: Hinweis zur papierlosen Abrechnung: Die Pflicht zur Übersendung der Reiseunterlagen an die Abrechnungsstelle in Papierform entfällt mit der Nutzung von BayRMS. Sie sind jedoch verpflichtet, sämtliche zu einer Dienst- oder Fortbildungsreise angefallenen Belege für einen Zeitraum von sechs Monaten aufzubewahren. Während dieser Zeit können die Belege für eine stichprobenartige Prüfung durch die Zentrale Abrechnungsstelle des Landesamts für Finanzen angefordert werden. Können die Belege nicht vorgelegt werden, kann der entsprechende Kostenersatz für diese Reise verweigert werden. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 1 von 14

2 2 Anmeldung BayRMS - Hinweise Melden Sie sich wie gewohnt über das Portal Mitarbeiterservice Bayern an BayRMS an. 3 Neuen Antrag auf Dienst- oder Fortbildungsreise stellen Rufen Sie im Menü Genehmigungsantrag den Punkt GN-Antrag auf: Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 2 von 14

3 Geben Sie nun die Daten der Reise vor. BayRMS - Hinweise 3.1 Persönliches Überprüfen Sie bitte die Daten auf ihre Richtigkeit. Falls sich Änderungen ergeben haben, nehmen Sie Änderungen im Mitarbeiterprofil vor. Mitzeichner(in) ist in der Regel der/die unmittelbare Dienstvorgesetzte i 3.2 Daten 1 Tragen Sie hier die relevanten Daten für die durchzuführende Reise ein. Im Feld Zweck der Reise geben Sie bitte die 6stellige Seminarnummer der BayFHVR Hof an. Sie finden die Nummer im Einladungsschreiben zum Seminar. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 3 von 14

4 3.3 Daten 2 BayRMS - Hinweise Verkehrsmittel, Mitreisende und Nebenkosten fügen Sie über die Schaltfläche Neu ein. Sie können jeweils mehrere Einträge vornehmen. 3.4 Daten 3 Öffnen Sie den Eingabeassistenten. Abhängig von der in Daten 1 angegebenen Zeitspanne der Reise öffnet sich eine Maske zur Vorgabe: Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 4 von 14

BayRMS - Hinweise 1 Markieren Sie die betreffenden Felder in Bezug auf Übernachtung und Verpflegung. In der Regel erhalten Sie in Hof unentgeltliche Übernachtung und unentgeltliche Verpflegung.

5 BayRMS - Hinweise 1 Markieren Sie die betreffenden Felder in Bezug auf Übernachtung und Verpflegung. In der Regel erhalten Sie in Hof unentgeltliche Übernachtung und unentgeltliche Verpflegung. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Einladungsschreiben zum Seminar. Achten Sie auf die feldbezogenen Erläuterungen, die Sie bei der Vorgabe unterstützen. Sie erhalten hier viele Hinweise zu Kürzeln etc. 2 Als Buchungsdaten tragen Sie bitte folgende Daten ein: Erweiterung: Kapitel: 1303 Titel: KLR-Daten brauchen nicht eingetragen werden. 3 Schließen Sie den Eingabeassistenten durch das Anlegen der Reisetage. Im Fall einer mehrtägigen Fortbildungsreise werden die Daten nun automatisch vervielfältigt. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 5 von 14

6 Ergebnis nach Anlegen der Reisetage: BayRMS - Hinweise 3.5 Daten 4 Wählen Sie die Anordnungsstelle (FH Hof) wie folgt manuell aus: 1 2 In der Suchmaske geben Sie bitte die Nummer vor. aktivieren Sie die Suchfunktion. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 6 von 14

7 BayRMS - Hinweise 1 2 Übernehmen Sie das Suchergebnis durch einen Klick auf die Nummer Bestätigen Sie die Auswahl mit OK Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 7 von 14

8 Im Feld Kostenerstattung durch Dritte tragen Sie bitte FHVR Hof ein BayRMS - Hinweise Damit Sie einen Antrag stellen oder als Entwurf speichern können, bestätigen Sie unbedingt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Der Antrag wird nun direkt an den in Persönliches eingetragenen Mitzeichner weitergeleitet. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 8 von 14

9 BayRMS - Hinweise Nachdem Ihr Antrag endgültig genehmigt (oder abgelehnt) wurde, informiert Sie das System per . Sie können jederzeit in Ihrer Liste Meine GN-Anträge den Status des Antrags mitverfolgen Sie können direkt aus der o.a. heraus auf den Antrag zugreifen. (Beispiel für eine Benachrichtigung über eine genehmigte Dienstreise) 4 Eigene Anträge im Überblick / Antragsliste Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 9 von 14

10 BayRMS - Hinweise Rufen Sie im Menü Genehmigungsantrag den Punkt Meine GN-Anträge auf, um die eigenen Anträge einzusehen. Über den Suchfilter können Sie sich nun alle Anträge (geordnet nach Genehmigungsnummer) anzeigen lassen. Im rechten Abschnitt befindet sich sowohl eine Erklärung der Statuswerte, als auch eine Legende zu den unterschiedlichen Möglichkeiten einen Antrag zu öffnen. In der Detailansicht lässt sich ein Antrag bearbeiten. In allen anderen Ansichten können Sie Ihre vorgegebenen Daten übersichtlich einsehen. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 10 von 14

11 5 Abrechnung BayRMS - Hinweise Rufen Sie im Menü Erstattungsantrag den Punkt Abrechnung mit GN-Nr. auf: Wählen Sie den betreffenden Antrag aus und öffnen ihn über den Button 5.1 Daten ändern Die Einträge in den Registern - Daten 1; Daten 2 und Daten 3 - sind durch! die tatsächlichen Reisedaten zu ersetzen, soweit Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Antrag eingetreten sind. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 11 von 14

5.2 Auswahl der Abrechnungsstelle BayRMS - Hinweise 1 Analog der Auswahl der Anordnungsstelle bei der Antragstellung, wählen Sie hier die Zentrale Abrechnungsstelle manuell aus.

12 5.2 Auswahl der Abrechnungsstelle BayRMS - Hinweise 1 Analog der Auswahl der Anordnungsstelle bei der Antragstellung, wählen Sie hier die Zentrale Abrechnungsstelle manuell aus. Als Suchbegriff geben Sie bitte die Nummer 8 vor Lösen Sie die Suche aus. Aktivieren Sie die Abrechnungsstelle mit einem Klick auf die Zahl. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die Anordnungsstelle ist in der Regel bereits gefüllt. 1 2 Bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben im Antrag Versenden Sie den Antrag an die Abrechnungsstelle Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 12 von 14

13 BayRMS - Hinweise Sollte die Anordnungsstelle nicht gefüllt sein, gehen Sie für die Auswahl der Daten wie auf Seite 7 unter Daten 4 - Wählen Sie die Anordnungsstelle manuell aus beschrieben vor.! Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 13 von 14

BayRMS - Hinweise Wenn Sie für die Abrechnung über die BayFHVR Hof noch nicht zugelassen sind, erscheint folgende Fehlermeldung: Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an

14 BayRMS - Hinweise Wenn Sie für die Abrechnung über die BayFHVR Hof noch nicht zugelassen sind, erscheint folgende Fehlermeldung: Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die Zentrale Abrechnungsstelle in Passau, damit Sie für die Abrechnung über die FH Hof freigeschaltet werden. Leitstelle Personalnebenleistungen Stand: 07/2015 Seite 14 von 14

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