Saperion MS Dynamics NAV + SaperionBridge4NAV Einsatz in der Praxis am Beispiel der Lösung bei der VDI/VDE Innovation + Technik GmbH

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1 Saperion MS Dynamics NAV + SaperionBridge4NAV Einsatz in der Praxis am Beispiel der Lösung bei der VDI/VDE Innovation + Technik GmbH Inspire Europe 2015 Berlin 17. Juni 2015 Eva Poprawa

2 Agenda 1. Über uns - Kurzporträt VDI/VDE-IT 2. Ausgangssituation 3. Gründe für die Einführung eines DMS mit Schnittstelle zu MS Dynamics NAV 4. Systemlandschaft 5. Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung 6. Ausblick 2

3 Über uns - Kurzporträt VDI/VDE-IT Gegründet 1978 Tochtergesellschaft der VDI GmbH und des VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e.v. Hauptsitz Berlin, Standorte in München und Dresden, Projektbüro in Stuttgart Unterstützung und Beratung bei der Analyse, Förderung und Organisation von Innovation und Technik Kunden im In- und Ausland aus Politik, Forschung, Industrie und Finanzwirtschaft interdisziplinäres Team aus über 300 Personen aus den Bereichen Naturwissenschaften, Ingenieurwesen, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften größte Auftraggeber sind der Bund, die Länder sowie die Europäische Kommission 3

4 Über uns Projektträger für das Management von technologie- und innovationspolitischen Förderprogrammen IKT 2020 Schwerpunkt Mensch-Technik-Interaktion / Demographischer Wandel (BMBF) Bund-Länder-Wettbewerb Aufstieg durch Bildung: offene Hochschulen (BMBF) Schaufenster Elektromobilität (BMWi, BMUB, BMVI, BMBF) ZIM- Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand (BMWi) Geschäftsstellen-, Netzwerk- und Prozessmanager für die Umsetzung von Innovationspolitik in der Wirtschaft go-cluster (BMWi) Gründerwettbewerb IKT innovativ (BMWi) EPOSS Industrie Plattform (Industrie) DVT Dachverband Technisch Wissenschaftlicher Vereine Institut für Innovation und Technik für wissenschaftliche Dienstleistungen Begleitforschung ANKOM Anrechnung beruflicher Kompetenzen auf Hochschulstudiengänge (BMBF) Information and Communication Technologies for the Full Electric Vehicle (EU) Benchmarking Clustermanagement ESCA (unterschiedliche Kunden) 4

5 Ausgangssituation bis 2009 manuelle Erfassung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe aller Eingangsrechnungen lange Bearbeitungszeiten und Liegezeiten im Haus fehlende Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Rechnungslaufes stetig wachsende Zahl von Belegen und Anforderungen lange Aufbewahrungsfristen hohe Anzahl an externen Prüfungen mit hohen Prüfungsstandards -> Zeit- und kostenintensive Vorarbeiten 5

6 Gründe für die Einführungen eines DMS mit Schnittstelle zu NAV effizientere Geschäftsprozesse durch Beschleunigung von Arbeitsprozessen und Verkürzung von Durchlaufzeiten Vermeidung unnötiger Mahnungen und bessere Einhaltung von Skontofristen (E- Mail Benachrichtigungen und definierte Eskalationsszenarien) Optimierung der internen Prüfungs- und Buchungsprozesse transparentere Geschäftsprozesse Vermeidung unnötiger Dokumentenkopien (Reduzierung des Papierarchivs) Optimierung der Recherche- und Bereitstellungsmöglichkeiten von Dokumenten Reduzierung des Zeit- und Kostenaufwands bei der Vorbereitung von Prüfungen durch einfache und schnelle Möglichkeiten zur variablen Zusammenstellung von Projektakten 6

7 Systemlandschaft ERP - Microsoft Dynamics Nav SaperionBridge4Navision DMS Saperion IRISXtract for Documents KofaxCapture 8 ScanManager2000 7

8 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung Archivierung aller zahlungsbegründenden Belege (Bedarfsmeldung, Bestellung, Lieferscheine u.a.) Einsatz von Belegextraktion für die Kreditorenrechnungen Umstellung der Rechnungsweiterleitung und Bearbeitung von Papier auf elektronische Dokumente Einsatz von Workflows und deren Eskalationsmechanismen Workflow für die sachliche Prüfung der Kreditorenrechnungen Workflow für die Zahlungsfreigabe Übergabe von Kontierungs- und Buchungsinformationen in das ERP Microsoft Dynamics Nav aus Saperion und umgekehrt 8

9 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung 9

10 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung Ablauf: Scannen der Rechnung mit der Scansoftware Kofax Capture8 über verschiedene vordefinierte Scanprofile anschließend Beleganalyse, Datenextraktion incl. Positionsdatenauslesung und die Validierung der erkannten Daten mit Stamm- und Bewegungsdatenabgleich mittels IRISXtract nach Kontrolle und ggf. Bearbeitung Export der ausgelesenen Daten (als XML-Dateien) und Übergabe an Navision und Saperion (zusammen mit dem Beleg als TIF-Datei) 10

11 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung Übergabe der Daten an NAVISION gleichzeitig Übergabe des gescannten Dokuments mit den Buchungsinformationen an den elektronischen Workflow mit SB4N verschiedene Funktionen zur Kommunikation zwischen Saperion und NAV 11

12 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung SaperionBridge4NAV: Übertragung von Dokumenten und Daten nach NAV Übertragung der ergänzten und geänderten Kontierungsinformationen aus Saperion und umgekehrt Zusammenstellung der Zahlungsmappe und Übergabe an Saperion Übertrag der Statusänderungen Recherche über NAV in Saperion Anzeige des Standorts der Rechnung im Workflow Anzeigen der Rechnung an verschiedensten stellen in NAV möglich 12

13 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung Anzeige und Recherche über NAV in Saperion mit SB4N 13

14 Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung und Archivierung über einen Brokertask werden die von IRISXtract exportierten Daten nach Saperion importiert und der Workflow automatisch gestartet Rechnungen durchlaufen dann je nach Sachverhalt den Workflow je nach Aufgaben und Rechten unterschiedliche Masken nach dem Freigabeprozess werden die gesammelten Informationen in Navision mit vorhandenen Datensatz abgeglichen und ggf. aktualisiert, vollständig kontiert und die Rechnung gebucht anschließend Start des Zahlungsfreigabe- Workflows 14

15 Ausblick digitale Projektvertragsakte (in Arbeit) Update Saperion und MS Dynamics NAV auf aktuellste empfohlene Version mit neuer ECM-Bridge (Umsetzung geplant ab April 2016) Workflow und Archivierung Debitorenrechnungen (evtl. neue Möglichkeiten mit ECMBridge) digitale Personalakte Workflow für Bedarfsmeldungen mit anschließender Erzeugung der Bestellung in unserem Bestellsystem oder in Navision 15

16 Vielen Dank VDI/VDE Innovation + Technik GmbH Eva Poprawa Steinplatz Berlin eva.poprawa@vdivde-it.de Tel.: Fax: w w w. v d i v d e - i t. d e