IVY. White Paper. Microsoft Dynamics NAV Workflow Controller Powered by Xpert.ivy

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1 White Paper IVY Microsoft Dynamics NAV Workflow Controller Powered by Xpert.ivy Business Process Management (BPM) unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsprozessen. BPM-Lösungen liefern Technologie für die Modellierung, die Implementierung sowie die Messung und Optimierung von Prozessen. ERP-Systeme bilden bestimmte Geschäftsprozesse ganzheitlich und umfassend ab. Durch steigende Rationalisierung und Differenzierung decken die ERP Komponenten zunehmend nicht mehr alle und einige Prozesse nur noch teilweise ab. Aus Gründen der Redundanzvermeidung besteht die Anforderung, alle Unternehmensdaten (strukturierte Datensätze, semistrukturierte Daten und unstrukturierte Daten) in einer zentralen Datenbank zu speichern. Microsoft Dynamics NAV zählt zu den weltweit meistgenutzten ERP-Lösungen bei mittelständischen Unternehmen. Es bietet vollständig integrierte Funktionen für alle Geschäftsprozesse und kombiniert die Sicherheit einer bewährten Standardlösung mit der Flexibilität einer Individuallösung. Posteingang rechnungs- Kontrolle visum verbuchung Abbildung 1: Schreibender Zugriff

2 Die Prozesssteuerungsmöglichkeiten in Dynamics NAV (=Navision) beschränken sich auf die im System abgebildeten Standard ERP Prozesse. Die aktive Planung und durchgängige Steuerung von Geschäftsprozessen, auch unter der Einbindung weiterer IT Systemkomponenten (wie z.b. einem Dokumentenmanagementsystem) lässt sich innerhalb des Standardumfangs von Dynamics NAV oft nicht einheitlich umsetzen. Um individuelle Wettbewerbsvorteile zu erlangen, müssen die Systeme optimal am Geschäftsprozess ausgerichtet sein. In der Folge werden trotz Nutzung einer Standardsoftware tiefgreifende Änderungen an den Kernkomponenten der Software vorgenommen. Anpassungen im Bereich von Workflowsteuerungen durchziehen zudem die gesamte Applikation und sind deswegen wahrscheinlich auch entsprechend umfangreich. Diese Eingriffe haben mittelund kurzfristig zur Konsequenz, dass für den Betrieb und das Update der ERP Lösung höhere Aufwendungen entstehen. Xpert.ivy bietet die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu designen und in einem serverbasierenden Umfeld zur Ausführung zu bringen. Damit werden alle relevanten Geschäftsprozesse zentral erfasst und im Status überwacht. Für Arbeitsplätze, die kein Dynamics NAV einsetzen, werden die Prozesse in Web- Anwendungen dargestellt. Jederzeit stehen standortunabhängig, im Echtzeit-Zugriff alle Daten und Funktionen aus den verschiedensten Anwendungen zur Verfügung. Als BPM (Business Process Management) und Workflowsteuerungssystem bietet Xpert.ivy die notwendigen Basistechnologien, die speziell für diesen Einsatzzweck konzipiert wurden. Xpert.ivy ist somit eine Steuerungsinstanz für Dynamics NAV und weitere Softwaresysteme, die im Rahmen der IT Architektur zusammenwirken sollen. Es wird somit eine durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern realisiert. business process Prozessdaten archivierung: SQL-Datenbank Dynamics TM nav Microsoft Sharepoint dms nav db wfcontroller NAV Kosten-/ Leistungsrechnung Abbildung 2: Anwendungen (Beispiele)

3 Technische Voraussetzungen Es wird erwartet, dass Dynamics NAV auf dem Microsoft SQL Server installiert ist, ebenso die Datenbank von Xpert.ivy. Je nach Volumen des zu verarbeitenden Prozessvolumens müssen sog. NAS Serverdienste installiert werden. Mindestens ist jedoch die Installation eines NAS Dienstes erforderlich. Die dafür notwendigen Input-Daten können entweder aus der Eingabe in eine Xpert.ivy Webapplikation kommen oder stehen bereits in der ERP Anwendung zur Verfügung. In der Version Microsoft Dynamics NAV 4.00 SP3 erfolgt der Datenaustausch zu Xpert.ivy über Methoden des SQL Servers. Ab der Version Microsoft Dynamics NAV 2009 ist die Kommunikation via Webservices vorgesehen. Bei dieser Kommunikationsart ist die Wahl der Datenbank frei. Interaktion Lesender Zugriff: In den Webapplikationen von Xpert.ivy kann auf Daten der Dynamics NAV Datenbank zugegriffen werden und sie können dort zur Anzeige gebracht werden. Prozesse ausführen: Über den ERP Workflowcontroller können Funktionen innerhalb von Dynamics NAV gestartet werden und deren Ergebnis abgefragt werden. Hierunter fallen zum Beispiel das Anlegen neuer Belege (Aufträge, Reklamationen, Bestellungen, etc.), das Löschen und das Verändern von Datensätzen unter Berücksichtigung der in Dynamics NAV festgelegten Programmlogik und das Ausführen von Funktionen (z.b. Berechnungen, Buchungsvorgänge, etc.). Abbildung 3: Lesender Zugriff

4 Grundsätzlich geht Dynamics NAV in seiner Philosophie davon aus, dass ein Benutzer einen Prozess direkt im NAV Client aktiv startet. Mit Hilfe des ERP Workflowcontrollers tritt diese Aktivität in den Hintergrund und die Prozesse werden automatisch durch die voreingestellten Definitionen gestartet. So werden beispielsweise auch Anwender in die Lage versetzt, einen Vorgang in der ERP Anwendung zu buchen, die normalerweise keinen direkten Zugriff auf dieses System haben. Die Protokollierung in Dynamics NAV erfolgt entlang der gesamten Prozesskette. Somit kann die Bruttozeit eines Prozesses (Durchlaufzeit) und die Nettozeit der Verarbeitungsschritte ausgewertet werden. Abbildung 3: Prozessautomatisierung

5 Schreibender Zugriff: Eingaben, die in den Webapplikationen von Xpert.ivy gemacht werden, können durch den ERP Workflowcontroller in Felder der Dynamics NAV Anwendung geschrieben werden. Es wird dabei sichergestellt, dass die Businesslogik der ERP Anwendung auch bei Eingaben über die Webapplikation durchgeführt wird. Damit bleiben die Daten innerhalb der ERP Anwendung konsistent. Vorteile Die Nutzung von Xpert.ivy und Microsoft Dynamics NAV zum Zweck der Planung, Steuerung und Auswertung von Geschäftsprozessen hat folgende Vorteile: Weniger programmtechnische Eingriffe in die Standardanwendung von Dynamics NAV - trotzdem individuelle, sichere und dokumentierte Prozesse Tiefere Kosten im Betrieb und bei der Wartung der Standardsoftware Grafisches Prozessdesign, Simulationen Integration durch den Workflowcontroller keine Redundanzen. Verwendung der Microsoft SQL Datenbank bringt Vorteile bei nachgängiger Verarbeitung und Auswertung der entstandenen Prozessdaten. Auswertung der detaillierten Prozessdaten möglich (z. B. Übernahme in Prozesskostenrechnung) Aktive Prozessüberwachung in Dynamics NAV Alarmierungen, Ausnahmebehandlungen Anbindung weiterer Systeme im integrierten Prozess (z. B. Sharepoint CMS, DMS, CRM, etc.) Abbildung 3: Schreibender Zugriff und anschliessender Prozess

6 Nehmen Sie Kontakt auf! SCHWEIZ Deutschland Österreich Frankreich Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel TI Informatique Codi Techo-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Tél: Niederlassung München Soreco International Ltd. Landsbergerstrasse 320 D München Tel Soreco International Ltd. Schottenring 16 A-1010 Wien Tel Azur Technology, Siège Technoparc 3 allée du Moulin Berger F Ecully (Lyion) Tél: Xpert.ivy für Microsoft Dynamics ist in Zusammenarbeit mit der prisma informatik GmbH entstanden.

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