Wilken Material- und Warenwirtschaft

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1 Wilken Material- und Warenwirtschaft Sparen Sie mit Wilken!

2 Willkommen in der Wilken Welt Menschen stehen bei uns im Mittelpunkt. Unsere Anwendungen orientieren sich an Ihren Anforderungen. Denn Ihre Geschäftsprozesse sollen laufen: einfach, schnell und kostengünstig. Dr. Andreas Lied, Geschäftsführer Wilken GmbH

3 Die 180 Wilken-Mitarbeiter erstellen seit über 25 Jahren betriebswirtschaftliche Software für das Rechnungswesen, die Warenwirtschaft, die Energieabrechnung sowie Openshop-Lösungen für die elektronische Beschaffung (E-Procurement), Internetshops und E-Marketing. Auf die Leistungsfähigkeit von Wilken vertrauen heute u.a. die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA), das Schweizer Finanzministerium, 130 Stadtwerke, die deutschen Betriebs- und Innungskrankenkassen, Lufthansa AirPlus, die Sparkassen Informatik, Schlecker, Schweiz Tourismus, die Tourismusregion Allgäu-Kleinwalsertal und die Charles Vögele AG. Modernes Softwarehaus mit Tradition Wilken setzt auf modernste Technologie und übernimmt gerne eine innovative Vorreiterrolle. Unter Tradition verstehen wir über 28 Jahre Geschäftserfahrung, eine gewachsene Firmenkultur und ein bodenständiges Wachstum. Substanz und Solidität Wilken ist stolz auf kontinuierlich schwarze Zahlen. Als gewachsenes Unternehmen muss Wilken keine Rücksicht auf globale Interessen eines Mutterkonzerns oder auf den Shareholder Value nehmen. Wir sind nur unseren Kunden verpflichtet. Faire Partnerschaft Sie als Kunde sind nicht unser König. Wir nicht Ihr Vasall. Wir sind faire Partner, die sich gegenseitig aufeinander verlassen können. Investitionsschutz durch Software-Miete Über 60 Prozent unserer Kunden nutzen das Wilken - Mietmodell. Als Mieter haben Sie Anspruch auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software. Die drei Wilken-Gebäude in Ulm zeigen das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens Offene Systeme durch Java-Technologie Wilken Software läuft unabhängig von Plattformen und Betriebssystemen. Der Vorteil: bestehende und künftige Anwendungen lassen sich integrieren. Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile Wilken ERP-Anwendungen sind perfekt aufeinander abgestimmt. Eine doppelte Datenhaltung entfällt. Das erleichtert die Arbeit und beseitigt Fehlerquellen.

4 Elektronisch sparsam: Einkauf und Beschaffung Die Rechnungsprüfung war bei uns lange Zeit der Engpass. Jede Rechnung musste personal-intensiv auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Dank Wilken konnten wir diese Prozesse automatisieren. Selbst der Zahlungseingang wird elektronisch abgeglichen. Das spart Zeit und Personal. Unsere Prozesse sind dadurch schlanker und schneller geworden. Florian Kunze, Leiter IT-Management, Höhenrainer Delikatessen GmbH, Wilken Kunde seit 2001

5 Automatisierte Rechnungsprüfung Warum jede Rechnung mehrmals in die Hand nehmen? Die Wilken Rechnungsprüfung gleicht jede Position mit der Bestellung und dem Wareneingang ab und gibt sie automatisch frei, sperrt sie oder steuert sie als fehlerhaft aus. Automatische Zuordnung: Dokumentenmanagement Die angebundenen Dokumentenmanagement-Systeme scannen die Rechnungen und ordnen sie den Vorgängen zu, in denen sie benötigt werden: der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung oder dem Controlling. Dabei können unterschiedliche Positionen auch aufgeteilt und entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. Mehrfacherfassungen entfallen mögliche Fehlerquellen sind beseitigt. Ein EDV-Baustein passt zum anderen Die Software meldet einen Bedarf direkt an das Beschaffungssystem. Von dort gehen die Daten ohne Medienbruch in Ihr Rechnungswesen. Die Integration Ihrer Backend-Systeme ist nahtlos, egal ob Sie Wilken ERP, SAP R/3 oder eine andere Software im Einsatz haben. Schnelle Bearbeitung von wo immer sie wollen Die prozessorientierte Abwicklung aller Logistik- und Abrechnungsvorgänge geschieht in Echtzeit und wenn gewünscht auch standortunabhängig über das Internet. Automatisierte Beschaffung spart bares Geld Der Einsatz von Openshop als elektronische Beschaffungslösung (E-Procurement) entlastet den Einkäufer. Die Beschaffungsprozesse werden schlanker, transparenter und automatisiert. Wilken Einkauf Verarbeitung von Anfragen, Angeboten und Rahmenverträgen Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung Bedarfsbearbeitung aus verschiedenen Vorsystemen Bestellvorschläge aus der Disposition Überwachung des Bestell-Obligos Bestellung ohne Artikelstammdaten für Einmal-Positionen Integrierte Budgetprüfung bei Bedarf + Bestellung Integration mit öffentlicher Ausschreibung/Vergabe Metallnotierungen Rechnungsprüfung mit Kontierung für das Rechnungswesen und Rechnungseingangsbuch Gutschriftsverfahren Integration von Office-/Messaging-Funktionen Anzahlungsbuchhaltung, Sicherheitseinbehalt und Bauabzugssteuer in der Rechnungsprüfung Optionale Integration mit Dokumentenmanagement-Systemen Komplette Integration mit Openshop E-Business von Wilken

6 Überblick per Mausklick: Lager und Material Wir nutzen die Wilken Warenwirtschaft bereits seit 1995 und haben mit dem Ulmer Softwareunternehmen einen fairen Partner gefunden. Die Wilken-Mitarbeiter haben die Software für uns maßgeschneidert. So haben wir unsere Bestände jederzeit optimal im Griff. Michael Hielscher Leiter IT, Böllhoff, Wilken Kunde seit 1995

7 Egal, ob kleines Handlager oder vollautomatisiertes Hochregal: Sie wissen jederzeit, wovon Sie noch wie viel haben und wo es steckt. Das verkürzt Zugriffszeiten. Auch chaotische Lagerplatzverwaltung sicher im Griff Die Lagerplatzverwaltung verläuft nach Ihren Vorgaben. Die Lager sind frei definierbar und können z.b. nach Verfügbarkeit, Plätzen und Hierarchien sortiert werden. Natürlich berücksichtigt das System automatisch Mindesthaltbarkeit oder Mindestbestand. Auch die sogenannte chaotische Lagerverwaltung haben Sie mit Wilken sicher im Griff. Permanente Inventur optimale Ausnutzung aller Kapazitäten Die Wilken Lagerverwaltung zeigt immer die aktuellen Gesamt-, Teil- und verfügbaren Bestände an. So bauen Sie überhöhte Lagermengen ab und nutzen Ihre Kapazitäten. Damit der eine weiß, was der andere tut: vernetzte Prozesse Die Buchungen aus Kassensystemen, dem Einkauf, dem Vertrieb oder dem Auftrags- und Projektmanagement werden direkt an das Lager weitergegeben. Die Erfassung kann auch per Barcode mit MDE erfolgen. Lagerverwaltung: Bestandstransparenz über alle Unternehmensebenen hinweg bis zum Lagerplatz Chaotische Lagerhaltung Zuordnung von Ein- und Auslagerungsstrategien Manuelle Buchungen MDE-Anbindung (Barcode) Reservierungen aus anderen Wilken-Anwendungen Integration von Buchungen aus anderen Systemen Bestandsführung pro Teil steuerbar (mit/ohne Bestandsführung, Charge, Seriennummer, MHD, Leergut...) Bestellvorschläge/Disposition Inventurverfahren (Stichtag, permanente Inventur) Bestandsbewertung nach unterschiedlichen Kriterien Konsignationslager Anbindung von Lagerverwaltungssystemen

8 Zentrale Steuerungseinheit: der Vertrieb Mit der Wilken Software bekomme ich die Aufträge meiner Kunden via Datenübertragung. Das System generiert daraus automatisch Bestellungen bei meinen Lieferanten. Es bietet mir sogar die Möglichkeit, meine Vertriebswege um einen mit Openshop gestalteten Internet-Shop zu erweitern. Norbert Luchtenberg, Kaufmännischer Vorstand / CFO, GFT Unternehmensverbund Telekommunikation, Wilken Kunde seit 2001

9 Der Vertrieb ist Ihre zentrale Informations- und Steuerungseinheit. Hier verwalten Sie Kunden und Interessenten, Produkte und Preise, Angebote- und Aufträge, Zu- und Abschläge, Versand und Fakturierung. Automatische Unterstützung statt manueller Eingaben Die gesamte Auftragsabwicklung erfolgt mit einem Minimum an manuellen Eingaben. Automatische Memory-Funktionen vermeiden unnötige Wiederholungseingaben. Ihr System denkt mit Preisfindung leicht gemacht Das System schlägt Ihnen Preise, Rabatte oder Provisionen vor. Dabei berücksichtigt es alle Boni im Strecken- und Direktgeschäft. Steuerungs- und Frühwarnsystem Die Anwendung steuert automatisch die gesamte Auftragsabwicklung bis zur Kommissionierung, Lieferscheinerstellung und Fakturierung. Manuelle Eingriffe sind möglich. Verstöße gegen festgelegte Regeln wie z.b. die Unterschreitung des Mindestpreises, die Auftragsfreigabe ohne Verfügbarkeit der Ware oder die Kreditlimitüberschreitung des Kunden werden sofort erkannt. Ein effektives Frühwarnsystem. Anzahlungsrechnung Das System erstellt auch debitorische Anzahlungsrechnungen. Die integrierte Kontenfindung reguliert die Anzahlungsbuchungen mit der Schlussrechnung. Alle Ist- und Sollversteuerungen werden berücksichtigt. Periodische Fakturierung Aus einem Auftrag werden zeitbegrenzt zyklisch Rechnungen erzeugt. Ideal für Wartungen, Mieten, Abos, etc. Set-Artikel einfach erstellen und verwalten Das Zusammenfassen von Einzelartikeln zu einem Verkaufs-Set ist denkbar einfach. Während der Auftragserfassung wird eine Online-Auskunft über die Verfügbarkeit der einzelnen im Set befindlichen Artikel angefordert. Sie berücksichtigt die aktuellen Lagerbestände und die Reservierungen. Vertrieb: Verwaltung von Kunden- und Interessenten-Stammdaten (integriert mit Wilken Rechnungswesen) Set-Artikel-Abwicklung Angebotsverwaltung und -verfolgung Auftragsabwicklung und -verfolgung Automatisierte Preisfindung mit Preislisten, Konditionen und Staffelpreisen Effiziente Abbildung wiederkehrender Faktura-Vorgänge (Abonnements) Bonitätsprüfung Reservierung, Kommissionierung, Lieferababwicklung Anbindung von Versandsystemen Fakturierung mit Gutschriften, periodischen Rechnungen, Ratenzahlungen und Kontierung für das Rechnungswesen Provisionsabrechnung und Bonusabwicklung Flexibler Formulargenerator zur Gestaltung aller Formulare, Geschäftsdokumente und Auswertungen Internet-Intranet-Integration, z.b. mit Openshop E-Business von Wilken Optionale Integration mit Dokumentenmanagement-Systemen

10 Perfekt zugeordnet: Projekt-, Bau- und Auftragsmanagement Als Hersteller von High-Tech-Verkabelungen für die Luft- und Raumfahrt liefern wir auch die Kabelbäume für die Europarakete ARIANE 5 und diverse AIRBUS-Komponenten. Durch das Projekt- und Auftragsmanagement von Wilken haben wir die Projektkosten und die vereinbarten Termine jederzeit im Blick. Das hilft uns und das schätzen unsere Kunden. Waldemar Haßler, Geschäftsführender Gesellschafter, E.I.S. Electronics GmbH

11 Ob Projekt, Auftrag oder Bauvorhaben: Mit Wilken erfassen Sie alle inner- und außerbetrieblichen Leistungen sowie Abrechnungen und werten Sie aus. Hierzu zählen Kunden- und Lageraufträge, Reparaturen oder Instandhaltungen. Das erspart Ihnen lästige Doppeleingaben. Schnelle Rechnungsstellung Bei Wilken laufen alle projektbezogenen Prozesse und Kosten zusammen. Dabei kann zwischen internen und externen Kosten unterschieden werden. Aus den erfassten Leistungen generiert das System eine Ausgangsrechnung und bucht diese als offenen Posten in der Finanzbuchhaltung. Die Rechnungsstellung ermöglicht auch eine Mischung von pauschalierten Preisen mit verbrauchsgenauen Werten. Die erfassten Buchungen eines Projektes wie Lohn, Material, Maschinen, Fremdleistung usw. können auch zu Rechnungszeilen gruppiert aufsummiert werden. Durchgängige Werteerfassung Arbeitszeiten, Fremdrechnungen oder Entnahme von Lagermaterial: Alles wird direkt dem Projekt zugeordnet. Im Zuge der Aufwandserfassung erhalten Sie auf Abruf Übersichten über die geleisteten Arbeitsstunden, das verbrauchte Material und den Einsatz der Arbeitsmittel. Soll-Ist-Vergleich Die Vorgabe von Soll-Daten während der laufenden Datenerfassung gewährleistet jederzeit einen Soll-Ist-Vergleich. Der permanente Kostenüberblick bietet die Möglichkeiten der Budgetüberwachung und der Nachkalkulation. Das gibt zusätzliche Sicherheit. Instandhaltung und Wartung wird zum Kinderspiel Inspektion, monatlicher Service, Jahreswartung: In der Wilken Instandhaltung hinterlegen Sie beliebig viele Wartungspläne. Sofort erstellt die Software den entsprechenden Serviceauftrag für den Techniker samt aller nötigen Papiere. Dabei ist die Ressourcenplanung schon integriert. Das benötigte Material wird am Lager reserviert bzw. bereitgestellt. Wilken Projekt- Bau und Auftragsmanagement: Trennung zwischen Kunden- und internem Auftrag Projekt- und Aufgabenplanung und -strukturierung Planung der Ressourcenverbräuche (Material, Personal, Maschinen, Fremdleistungen) Material-Verfügbarkeit und Disposition Ressourcenverwendung Zeit- und Kostenerfassung Soll-Ist-Vergleich/Budgetüberwachung Kalkulation, mitlaufend und nachgelagert Integriertes Auftragscontrolling Instandhaltungsplanung Integration in Material- und Warenwirtschaft und das gesamte Rechnungswesen Integration mit Office-/Internet-/Intranet- und Projektplanungs-Funktionen Vorgangsbearbeitung

12 Willkommen in der Wilken Welt Elektronisch sparsam: Einkauf und Beschaffung Überblick per Mausklick: Lager und Material Zentrale Steuerungseinheit: der Vertrieb Perfekt zugeordnet: Projekt-, Bau- und Auftragsmanagement Wilken Material- und Warenwirtschaft Wilken GmbH Hörvelsinger Weg D Ulm Telefon: +49(0) Telefax: +49(0) Wilken AG Herrenwiese 5 CH-9306 Freidorf Telefon: +41(0) Telefax: +41(0)

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