IT-Haus GmbH. Sage DMS. Archivierung leicht gemacht

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1 IT-Haus GmbH Sage DMS Archivierung leicht gemacht 1

2 Inhalt - DMS Grundverständnis - Warum Sage DMS? - Live Demo - Revisionssicherheit - Fazit 2

3 DMS Grundverständnis DMS steht für Dokumenten Management System DMS beschreibt ein Software-System, mit dem es möglich ist, alle denkbaren Arten von Dateien bzw. Dokumenten, die in digitaler Form vorliegen, zu archivieren und zu verwalten. Archivierung steht hierbei für das geordnete bzw. strukturierte Ablegen und (wieder-) Abrufen der Dokumente. 3

4 DMS Grundverständnis - Alle Vorgänge und Prozesse in Unternehmen basieren auf Dokumenten jeglicher Art - Verwaltung und Erfassung von Vorgängen und Prozessen in ERP- System - Verwaltung und Archivierung zumeist unabhängig davon (analoge Ablage und Pflege) Doppelte Verwaltung von Vorgängen kostest Geld und Zeit Verarbeitung und Archivierung gehören ganz eng zusammen! 4

5 DMS Grundverständnis - Bindung der Dokumente an Vorgänge bzw. Prozesse - Vermeidung aufwändiger Suche - Scheller Überblick über aktuellen Status des Vorgangs/Prozess - Mehr als reine Archiv-Systeme - Vorgangsbezogenes Scannen (z.b. Eingangsrechnungen) - -Archivierung - Versionsverwaltung - Workflow-Management - Revisionssichere Archivierung - u.v.m. 5

6 DMS Grundverständnis Nicht Suchen sondern Finden - Geschwindigkeit - Schneller finden - Schneller erfassen - Schneller bearbeiten - Schneller warnen - Schneller erstellen - Schneller publizieren - Zuverlässigkeit - Keine verschwundene Post - Keine verschwundenen Dateien - Keine verschwundenen s - Vollständige Backups - Management Tool 6

7 DMS Grundverständnis Nicht Suchen sondern Finden - Zugriff - Ausleihen von Akten/Originale viel leichter - Standort unabhängig - Mitarbeiter unabhängig - Software unabhängig - Kosten - Einsparung von Zeit - Mitarbeiter arbeiten effizienter - Platzersparnis - Geringerer Papierverbrauch - Weniger Postsendungen 7

8 Warum Sage DMS? 8

9 Warum Sage DMS? DMS-Hersteller in Deutschland

10 Warum Sage DMS? d.3 und d.velop auf einen Blick 10

11 Warum Sage DMS? Integration in Sage Office Line Einfachheit statt Komplexität 11

12 Warum Sage DMS? Leistungen von Office Line DMS DMS Basispaket für Office Line Arbeitsplätze - Automatische Archivierung relevanter Office Line Belege - Integrierte Archivierung weiterer Dokumente wie z.b. s, Eingangsbelege - Recherche und Anzeige archivierter Dokumente - Vordefinierte Archivstruktur für einen einfachen Start - Integriert in jeden Office Line Client und in die Hauptpakete Wawi und Rewe für bequemes Arbeiten in der gewohnten Office Line Oberfläche DMS-Client Smart Start für beliebige Arbeitsplätze - Archivierung weiterer Dokumente wie z.b. s - Recherche und Anzeige archivierter Dokumente - Bearbeitung und Versionierung von Dokumenten, die nicht in der Office Line bearbeitet werden - Wiedervorlagefunktion - Microsoft Office Integration 12

13 Warum Sage DMS? Features, Features, Features Dokumentenarten, die automatisch archiviert werden - Verkaufsbelege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. - Einkaufsbelege wie Bestellung, Preisanfragen, Retouren - Belege aus Rechnungswesen wie Mahnungen/Zahlungsavis, etc Dokumentenarten Aufrufe des DMS aus der OL - Aufruf aus der Menüstruktur - Aufruf über Bildschirmauskunft sowie aus sem Control Center - Aufruf über die Schaltfläche Optionen und die Listenfeldauswahl aus den unterschiedlichen Funktionsdialogen - Über 80 Aufrufe geplant Technische Auflagen - Office Line 2012 ist Voraussetzung - Erweiterte Infrastruktur (z.b. zus. Server) wird empfohlen ist aber im Einzelfall vor Ort zu bestimmen. 13

14 Live Demo Archivierung von Eigenbelegen 14

15 Live Demo Archivierung von Eigenbelegen - Automatische Archivierung aller Einkauf- und Verkaufsbelege im Modul Warenwirtschaft bei jedem Druck aus der Office Line - Automatische Archivierung aller Mahnungen, Zahlungs- und Lastschriftavis im Modul Rechnungswesen bei jedem Druck aus der Office Line - Übergabe ins Archiv per PDF-Ausdruck im Hintergrund - Dabei automatische Indizierung (Verschlagwortung) mit über 20 Indizes aus Daten der Office Line 15

16 Live Demo Archivierung von Fremdbelegen 16

17 Live Demo Archivierung von Fremdbelegen - Kontextbezogene Archivierung externer Dokumente, die nicht aus der Office Line stammen, mit automatisch vorgeschlagener Indizierung in Office Line Warenwirtschaft und Rechnungswesen - Kontextunabhängige Archivierung externer Dokumente mit manueller Indizierung - Integrierte Plausibilitätsprüfung für diverse Indizes - Manuelle Auswahl der Fremdbelege aus dem digitalen Eingangsverzeichnis/Postkorb 17

18 Live Demo Recherche und Anzeige archivierter Belege 18

19 Live Demo Recherche und Anzeige archivierter Belege 19

20 Live Demo Recherche und Anzeige archivierter Belege 20

21 Live Demo Recherche und Anzeige archivierter Belege (Kontext) - Kontextintegrierte automatische Recherche und Dokumentenanzeige - Trefferliste nach Dokumentenarten geschlüsselt und über alle Dokumentenarten - Filterfunktion in der Trefferliste Sortierung auf- oder absteigend in der Trefferliste pro Indexbegriff - Exportfunktion für ausgewähltes Dokument - Anzeige der Dokumente mit ihren Indizes auf einen Blick - Integrierte Dokumentenanzeige mit rotierender Dokumentdarstellung, Zoom- und Blätterfunktion - Dokumentenanzeige unterstützt verschiedene Formate wie jpg, tif, bmp, png, pdf, doc, etc. 21

22 Live Demo Recherche und Anzeige archivierter Belege (Kontextunabhängig) - Kontextunabhängige, freie Suche über Volltext auf Indizes und PDF-Dokumentinhalte - Kontextunabhängige Suche über Dokumentart und Indizes und/oder Volltext - Manuelle Suchbegriffeingabe mit integrierter Plausibilitätsprüfung - Lupenfunktion für Office Line Standardsuche - Automatische Adressfeldfüllung nach Auswahl Kreditor/Debitor - Erweiterte Suchoptionen - Trefferliste nach Dokumentenarten geschlüsselt und über alle Dokumentenarten - Filterfunktion in der Trefferliste, Sortierung auf- oder absteigend 22

23 Live Demo Arbeiten mit dem externen Client ( smart start ) 23

24 Live Demo Arbeiten mit dem externen Client ( smart start ) - Dezente Integration in den Desktop - Integration in MS Office für direkte Archivierung mit Speichern unter -Funktion und manueller Indizierung - Archivierung mit manueller Indizierung gemäß Office Line - Recherche und Anzeige aller archivierter Belege - Recherche von Informationen auch direkt aus MS Word - Bearbeitungsmöglichkeit archivierter Fremdbelege und Versionierung - Wiedervorlagefunktion - Hinterlegung Haftnotizen 24

25 Revisionssicherheit - Verwendung eines Dokumentenarchivs stellt keine Revisionssicherheit dar bzw. genügt nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten - DMS kann Grundlage bzw. Bestandteil einer als revisionssicher anerkannten Prozessdefinition bzw. beschreibung sein (Verfahrensdokumentation) Ein DMS alleine ermöglicht es dem Anwender nicht, seine Papierbelege zu entsorgen 25

26 Revisionssicherheit 26

27 Revisionssicherheit 27

28 Fazit 28

29 Fazit Sage DMS d.velop Erweiterungen 29

30 Fazit Warum digitale Archivierung? 30

31 Fazit Realisierbare Kosteneinsparungen: - Reduzierung der Ablagezeiten um ca % - Reduzierung der Suchzeiten um ca % - Reduzierung der Materialkosten um 80-90% - Hinzu treten die positiven Effekte aus Prozessoptimierungen 31

32 Fazit 32

33 Fazit Gute Gründe für Sage DMS - ERP und DMS aus einer Hand - Integrationsvorteil (Anwenderakzeptanz) - Mittelstandsfähiges Preismodell für ein hochqualitatives DMS - Mittelstandsfähige Inbetriebnahme - Mittelstandsfähiges Einstiegs-DMS mit Ausbaupotential 33

34 Fazit 34

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