Implementierung des Kreditoren Rechnungsgenehmigungs-Workflows

Transkript

1 Community Day E-Business Suite Implementierung des Kreditoren Rechnungsgenehmigungs-Workflows Ein Anwendungsbeispiel Michael Binder PRIMUS DELPHI GROUP GmbH 1

2 Agenda / Kontext Primus Delphi Group Standard-Prozess Anwendungsbeispiel Ausgangssituation und Anforderungen Umsetzung Resümee Benefits Probleme/Einschränkungen Q & A 2

3 Primus Delphi Group Fokus auf Oracle Business Software Über 50 qualifizierte deutsche Berater Mehrere hundert Mannjahre an Erfahrung in der E-Business Suite 3

4 PDG AddOns zu Oracle Applications Mit unseren AddOns erweitern und ergänzen wir die Oracle EBS um Funktionalitäten mit hohem betriebswirtschaftlichen Nutzen, z.b im Finanzund Rechnungswesen: Zahlungsmanagement/ SEPA Dokumenten- Management GDPDU Rechnungs- Workflow Finanz und Rechnungswesen E-Bilanz Umfangreiches, praxiserprobte Regelwerk für etax S H 4

5 PDG AddOns zu Oracle Applications Warenwirtschaft, Fertigung und Logistik, z.b.: Touch-Screen basierte Datenerfassung (auch mobil) für Fertigung und Warenwirtschaft Optimierte Workflow-basierte Lösung zur Materialdatenverwaltung (Artikel, Stücklisten, Preise,...) 5

6 Rechnungsgenehmigung - Standard 6

7 Rechnungsgenehmigung - Standardprozess EDI/XML Invoice Review & Approval Self Billing (ERS/Consigned Inventory Usage) isupplier Portal Invoices Payments Services Invoices Invoice Validation, Control & Exception Handling 7

8 Rechnungsgenehmigung - Standardprozess Mit Aktivierung muss jede erfasste Rechnung genehmigt werden, bevor sie bezahlt werden kann Mit Erfassung der Rechnung wird der Genehmigungsworkflow gestartet und per AME der/die Genehmiger ermittelt Option: Rechnung muss vor dem Start der Genehmigung validiert werden Option: Manuelle Genehmigung R12: Genehmigung auch auf Positionsebene Genehmiger muss als EBS-Benutzer angelegt sein Distributions können während der Genehmigung erfasst/geändert werden über Self Service Maske 8

9 Workflow-Genehmigungsprozess Ermittlung der Genehmiger durch AME Aussendung der ersten Benachrichtigung Erinnerung nach 5 Tagen Ermittlung des Vorgesetzten (HR) Aussendung Eskalation, z.b. nach 5 Tagen Sequentielle Wiederholung über die gesamte Genehmgingshierarchie 9

10 Genehmigungs-Benachrichtigung, z.b. 10

11 Rechnungsdetails mit Aufteilungen 11

12 Anwendungsbeispiel 12

13 Anwendungsbeispiel - Ausgangssituation Aufwands-Rechnungen werden im Archivsystem erfasst verschlagwortet kontiert nach Genehmigung an Oracle übertragen archiviert Genehmigungsworkflow, Kontierung und Verwaltung der Zugriffsrechte als Anpassungen im Archivsystem Unternehmensweiter Zugriff auf das Archiv 13

14 Anwendungsbeispiel - Anforderungen Scannen als eigener Arbeitsplatz, aber auch in Kombination mit Verschlagwortung (Vorerfassung) Multi-Org Access bei Verschlagwortung Kontierung als eigener Arbeitsschritt im Workflow Kontierer/Genehmiger auch manuell vorgeben Kontierung als Rolle/Position: erster Bearbeiter gewinnt Bild/Rechnungsscann muss sichtbar sein Abweichungen in Genehmigungsreihenfolge/-zuständigkeit müssen möglich sein Validierung/Buchung der Rechnung erst nach Genehmigung Übergabe des Rechnungsbildes mit Schlagworten an Archiv- System nach Genehmigung 14

15 Umsetzung: Prozessüberblick und -ablauf Lieferanten rechnung Scannen Verschlagwortung/OCR-Zuordnung Start Workflow, Ermittlung Genehmiger Oracle Kreditoren Genehmigung Kostenstelle, Konto, Projekt Benachrichtigung ( oder Arbeitsliste) 15

16 Umsetzung: Scan-Arbeitsplatz 16

17 Umsetzung: Verschlagwortung 17

18 Umsetzung: Verschlagwortung 18

19 19

20 Umsetzung: Benachrichtigung 20

21 Umsetzung: Kontierungsmaske 21

22 Umsetzung: Genehmigungshistorie 22

23 Umsetzung: Rechnungssuche und -anzeige 23

24 Resümee 24

25 Benefits Rechnung ist bereits bei Eingang in Verbindlichkeiten sichtbar (bisher erst nach Genehmigung) Berücksichtigung von Skonto-/Nettofälligkeiten im Erinnerungs-/Eskalationsablauf Validierung der Kontierung bereits bei Erfassung von Konto/Kostenstelle Genehmigung per (auch über Smartphone) Einheitliche Benutzeroberfläche Beschleunigung und Verringerung des Arbeitsaufwands in der Rechnungsgenehmigung 25

26 Probleme/Einschränkungen Genehmigung im Standard nur Sequentiell Im Standardablauf kann nicht verhindert werden, dass die Rechnung während der Genehmigung validiert/gebucht wird Eingabe der Kontierung auf Aufteilungsebene und nicht wie in R12 auf Positionsebene Probleme bei Tax-Engine und SLA, wenn Kontierung/Besteuerung verändert wird (Dateninkonsistenzen) Verlust der Genehmigungshistorie im Workflow bei Erinnerung und Eskalation Nur Mitarbeiter/Benutzer und Positionen als Genehmigungsberechtigte über AME möglich Sicherheits- und Cross-Validation Rules nicht MOAC-fähig, da über Zuständigkeit gesteuert 26

27 Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Binder Geschäftsführer Birkerfeld Warngau bei München Tel. +49(0)8024/