Rechtskonforme Archivierung von s. Anforderungen, technische Möglichkeiten und ihre effiziente Umsetzung in der Praxis

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1 Anforderungen, technische Möglichkeiten und ihre effiziente Umsetzung in der Praxis

2 Ausgangslage Schätzungsweise s weltweit pro Sekunde s machen ca. 70 % der Unternehmenskommunikation aus Vorgaben aus GoB und GoBS bzw. 238, 239, 257 HGB Unsicherheit bezüglich Daten und Revisionssicherheit Online-Umfrage Computerwoche: Gibt es in Ihrer Firma Regeln für die Archivierung von s 64 % Nein 12 % Weiß nicht Folie 2

3 Ziele Rechtssicherheit (IT-Compliance) Kostenreduzierung durch Langzeitarchivierung 70 % 80 % aller s sind Altdaten Erhöhung der Produktivität Schnellere Verfügbarkeit von Informationen Document Lifecycle Management Wahrung des Datenschutzes Folie 3

4 Übersicht IT Compliance: Rechtliche Rahmenbedingungen Rechtsquellen für Archivierungs- und Buchführungspflichten u.a.: Handelsrecht Steuerrecht Bankenaufsicht Corporate Gouvernance Pflichten Archivierungs- und Buchführungspflicht u. a. bei: s mit handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevantem Inhalt s mit aufsichtsbehördlich relevantem Inhalt Folie 4

5 Was muss ich archivieren? Das Gleichnis von der weißen Tür GoB: Handelsrechtlich und steuerrechtlich relevante Daten (auch s) sind ordnungsgemäß zu archivieren Was sind z. Bsp. steuerrechtlich relevante Daten? Eindeutige Festlegung des BMF vom (S /01): Steuerlich relevante Daten sind Daten, die steuerlich relevant sind Oder Eine weiße Tür ist eine Tür die weiß ist Folie 5

6 Was muss ich archivieren? Compliance-Modus: Echtzeit-Journaling archiviert alle Mails die über das Mailgateway gehen Klassifizierung erzeugt unter Umständen Faults positives Eine einzige nicht archivierte relevante Mail widerspricht dem Compliance-Modus Empfehlung INNEO: Echtzeit-Journaling ohne Klassifizierung Lieber zuviel als zuwenig archivieren Folie 6

7 Wo sollten meine archivierten Daten liegen? GoBS: DV-System muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten Archivierte Daten müssen mit einer definierten Lebensdauer versehen werden (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) Archivierte Daten dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht mehr im Zugriff sein (es besteht kein Auswerteverbot für versehentlich überlassene Daten) Idealerweise wird in einen WORM-Speicher archiviert Write Once Read Multiple Folie 7

8 WORM Technologien TrueWORM Schreibschutz durch physikalische Eigenschaften des Datenträgers SoftWORM Schreibschutz durch Verwaltungssoftware HardWORM Schreibschutz durch Festplattencontroller Z. Bsp. UDO Zertifiziert Sehr geringer Energiebedarf Geringe Kapazität Keine Retention (Aufbewahrungsfrist) Aussterbende Technologie Z. Bsp. NetApp mit SnapLock Zertifiziert Hoch flexibel Viel mehr als ein Archiv Hohe Sicherheit SnapShots Verwaltete Aufbewahrungsfristen Hoher Energiebedarf Relativ teuer Z. Bsp. SilentCube Zertifiziert Sehr hohe Datensicherheit Einfach zu verwalten Sehr gute Skalierbarkeit Sehr geringer Energiebedarf Verwaltete Aufbewahrungsfristen Preisgünstig Relativ unflexibel Folie 8

9 Produktvorstellung Enterprise Vault von Symantec Erfüllt alle rechtlichen Anforderungen Modulares System Echtzeit-Journaling, Mailbox-, File- und Sharepoint-Archivierung E-Discovery und Suche Seit Jahren Marktführer im Bereich Mailarchivierung (weltweit ca. 8 Mio. Mailboxen) Skaliert von KmU bis zu weltweiten Großkonzernen Einfache Implementierung und Rollout Folie 9

10 Wie Enterprise Vault arbeitet Mailserver JOURNALING Maileingang. Extern/Intern Archivierung aller ein und ausgehenden s. Kontinuierlicher Prozess. Compliance. Journal- Task Enterprise Vault Server Journal-Archiv (WORM) Folie 10

11 Wie Enterprise Vault arbeitet Mailserver Susi s Mailbox Susi s PST-Files MAILBOX- ARCHIVIERUNG Maileingang. Extern/Intern Archivierung von Postfächern anhand der eingestellten Archivierungsregeln Journal- Task Mailbox/PST -Task Enterprise Vault Server PST-Migration Migration und Eliminierung von PST-Dateien Journal-Archiv Mailbox-Archiv Folie 11

12 Wie Enterprise Vault arbeitet Mailserver Susi s Mailbox Susi s PST-Files Fileserver Maileingang. Extern/Intern Journal- Task FILE-ARCHIVIERUNG Archivierung von Files anhand der eingestellten Archivierungsregeln Mailbox/PST -Task File-Task Enterprise Vault Server Journal-Archiv (WORM) Mailbox-Archiv File-Archiv Folie 12

13 Wie Enterprise Vault arbeitet Mailserver Susi s Susi s Fileserver Sharepoint SHAREPOINT- Mailbox PST-Files ARCHIVIERUNG Maileingang. Extern/Intern Archivierung von Webs, Listen, Bibliotheken etc. anhand der eingestellten Archivierungsregeln Journal- Task Mailbox/PST -Task File-Task Sharepoint- Task Enterprise Vault Server Journal-Archiv (WORM) Mailbox-Archiv File-Archiv Sharepoint- Archiv Folie 13

14 Wie Enterprise Vault arbeitet Mailserver Fileserver Sharepoint Susi s Mailbox Susi s PST-Files Maileingang. Extern/Intern Journal- Task Volltext Mailbox/PST Index File-Task -Task Sharepoint- Task Enterprise Vault Server Single Instance Journal-Archiv Mailbox-Archiv File-Archiv Sharepoint- Archiv Folie 14

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