Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management. Interne Social Networks am Beispiel der Stadt Ulm

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1 Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management Interne Social Networks am Beispiel der Stadt Ulm

2 Agenda Grundlage & Konzept ulm 2.0 ulmshare Idee & Hintergrund Einsatzszenarien Erfahrungen Ausblick Zusammenfassung & Fazit Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 2

3 Grundlage & Konzept

4 Hintergrund Wandel in Gesellschaft & Wirtschaft durch neue Technologien politischer, gesellschaftlicher Technologischer Fortschritt & Wandel durch neue Technologien & Medien Veränderungen für die Stadtpolitik und die Verwaltung als Resultat Initiative zu ulm Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 4

5 Steckbrief ulm 2.0 Das Innovationsprojekt in Ulm Zeitraum Projektstart 2011 Ziele Zielgruppen Innovation Transparenz Bürgerorientierung Bürgerbeteiligung Infrastruktur Bürgerinnen & Bürger Politik & Verwaltung Wirtschaft & Unternehmen Touristinnen & Touristen Vereine & Verbände Presse & Medien Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 5

6 Ansatz Ziele von ulm 2.0 ulm 2.0 als Ansatz um intern und extern die Themen der Transparenz, der Beteiligung und der Zusammenarbeit stärker zu diskutieren und erfolgreich umzusetzen Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 6

7 Politischer & gesellschaftlicher Wandel, Fortschritt Strategie Diskussion Gemeinderat Verwaltung Bürger Grundsatzfragen & Herausforderungen Organisation Information? Zusammenarbeit? Integration? Effizienz? Bürger, Initiativen, Internetauftritte & Neue Ideen Technik

8 7 Themenbausteine & 6 Handlungsfelder systematische Zuordnung bestehender & neuer Einzelprojekte bei ulm 2.0 Gesellschaft, Verwaltung & Politik Wirtschaft, Beschäftigung & Arbeit + Bildung, Forschung & Technologie Freizeit, Kultur & Soziales Mobilität, Energie & Vernetzung Gesundheit, Demografie & Alter Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 8

9 Status Bericht zu Social Media- Angeboten in Ulm Links zu verschiedenen Social Media - Kanälen Informationen zum Projekt ulm Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 9

10 Social Media und Web 2.0 in Ulm Kanäle bei der Stadt Ulm Bibliothek Bibliothek Onleihe Donaubüro Donaubüro Donauportal Donaubüro Facebook Donaubüro Twitter Europe direct Europe direct Facebook Europe direct Twitter Portale Geoportal Nanuuu Novum aus Neu-Ulm und Ulm Innovation Open Data - Portal Stadt Ulm Stadt Ulm App ios Betriebssystem Stadt Ulm Facebook Stadt Ulm Flickr Stadt Ulm Foursquare Stadt Ulm Google+ Stadt Ulm Twitter Stadt Ulm Instagram Stadt Ulm Youtube Stadt Ulm Xing Stadtarchiv Stadtarchiv Facebook Stadthaus Stadthaus Facebook Stadthaus Twitter Theater Theater Facebook Theater App Apparition Android Betriebssystem Theater Google+ Theater Livestream Theater Youtube Touristik Ulm Neu-Ulm Touristik UNT Touristik Facebook Touristik Google+ Touristik Youtube Touristik Twitter Großprojekte & Aktionen A-cappella-award Facebook (Abstimmung beendet) Map-it... zeig mir Deinen Lieblingsplatz (Umfrage beendet) Citybahnhof Entwürfe und Informationen Linie 2 Informationen zu Planung und Bau der neuen Straßenbahnlinie Sanierung B10 Informationen zur Sanierung der Bundesstraße 10 B10 Sedelhöfe Informationen und Hintergründe zum Projekt Verkehrsentwicklungsplan Fortschreibung des VEP (Diskussion beendet) Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 10

11 Facebook-Postings pushen Aktionen Beispiel map-it.ulm Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 11

12 map-it.ulm Seitenbesucher und editierte Punkte 466 Punkte Seitenbesucher Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 12

13 ulmshare

14 Idee & Hintergrund

15 Idee & Hintergrund behördeninternes Soziales Netzwerk ulmshare als modulare Erweiterung von intrexx United Planet Betrieb auf städtischen Servern Realisierung der vernetzten Verwaltung Umsetzung des Gedankens Eine Stadt Verwirklichung von Abteilungsebenen übergreifender Zusammenarbeit Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 15

16 Idee & Hintergrund II intrexx zur Organisation der verwaltungsinternen Prozesse Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Organisation von Inhalten & Ergebnissen Facebook-Auftritt zur Außenkommunikation ulmshare zur Innenkommunikation und direkten Einbindung der Nutzer in die Prozesse technische Umsetzung aufbauend auf der Lösung Intrexx Share von United Planet / Freiburg Integration in bestehendes Mitarbeiterportal Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 16

17 Einsatzszenarien

18 Einsatzszenarien Ziele und Potenziale von ulmshare schnellerer Austausch informelle Kommunikation Stärkung des WIR-Gefühls ulmshare weniger s & Besprechungen bessere Nachvollziehbarkeit mehr Transparenz in Kommunikation virtuelle Arbeitsräume schnelle Abstimmungen schnellere Arbeitsprozesse unentdecktes Wissen freisetzen Vernetzung aller Mitarbeiter Freisetzung von Wissen & Innovation Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 18

19 Einsatzszenarien II Auswahl schnelles Teilen aktueller Informationen, Hilfestellung bei Fragen, sowie informelle Kommunikation Auffinden & Ansprache passender Ansprechpartner Abteilungsebenen übergreifende Kommunikation & Zusammenarbeit Durchführung von Abstimmungen & Abfragen Sammlung & Formulierung innovativer Ideen Bereitstellung von Bildern Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 19

20 Information & Kommunikation

21 Einsatzszenarien Information & Kommunikation Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 21

22 Einsatzszenarien Information & Kommunikation Information & Kommunikation schnelle & unkomplizierte Bereitstellung von Inhalten Sortierung nach eigenen Wünschen Einbindung verschiedener Formate, wie Bildern, Videos und Text möglich Nutzung eigener Dokumente & zusätzlicher Internetquellen Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 22

23 Einsatzszenarien Information & Kommunikation Nutzung interner und externer zusätzlicher Arbeitsmaterialien für Terminbekanntmachungen & -erinnerungen (z.b. Bewerbung von Events durch Anzeigen) zur direkten Hilfestellung bei Fragen zur Ermöglichung einer informellen Kommunikation Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 23

24 Ansprechpartner & Kontakte

25 Einsatzszenarien Ansprechpartner & Kontakte Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 25

26 Einsatzszenarien Ansprechpartner & Kontakte Ansprechpartner & Kontakte schnelles & unkompliziertes Auffinden richtiger Ansprechpartner Suche nach bestimmten Kriterien & Schlagworten Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 26

27 Einsatzszenarien Ansprechpartner & Kontakte Nutzung als Nachschlagewerk für richtige Ansprechpartner zur Förderung des internen Wissensmangement für eine stärkere Vernetzung der städtischen Belegschaft Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 27

28 Zusammenarbeit

29 Einsatzszenarien Zusammenarbeit Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 29

30 Einsatzszenarien Zusammenarbeit Zusammenarbeit geschlossene Räume für die Kommunikation von Teams Einbindung einzelner Personen möglich Einbindung verschiedener Formate, wie Bildern, Videos und Text möglich Nutzung eigener Dokumente & zusätzlicher Internetquellen Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 30

31 Einsatzszenarien Zusammenarbeit Nutzung zur Projektarbeit vor allem bei Abteilungsebenen übergreifenden Projekten Bündelung verstreuter -Kommunikation Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 31

32 Ideen & Innovation

33 Einsatzszenarien Ideen & Innovation Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 33

34 Einsatzszenarien Ideen & Innovation Ideen & Innovation niederschwelliger Ansatz zur Formulierung und Sammlung innovativer Ideen direkte Rückmeldungen auf Vorschläge möglich Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 34

35 Einsatzszenarien Ideen & Innovation Nutzung zur Sammlung neuer Ideen für sämtliche Bereiche denkbar als ständige Plattform im Rahmen spezieller Fachgruppen (z.b. Web 2.0 in der Stadtverwaltung Ulm ) Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 35

36 Bildkatalog

37 Einsatzszenarien Bildkatalog Bilderkatalog Bereitstellung von lizenzfreien Bildern bzw. Bildern mit Rechten bei der Stadt Archivierung ähnlich den Vorlagen für Präsentationen Reduktion von Abmahnkosten wegen fehlender Bildrechte Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 37

38 Einsatzszenarien Bildkatalog Nutzung zur Bereitstellung von Bildern für den stadtinternen Gebrauch für Publikationen und Veranstaltungen zur Wahrung der Urheberrechte Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 38

39 Erfahrungen

40 ulmshare Hintergrund Pilotierung eines geschlossenen Sozialen Netzwerkes innerhalb der Stadtverwaltung Ulm Pilot in drei Fachabteilungen Zeitraum: 10/2013 bis 01/2014, fortlaufender Betrieb Evaluation nach Projektende Pilotierung mit weiterer Fachabteilungsübergreifender Gruppe soll stattfinden Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 40

41 ulmshare Nutzung Welche Funktionen haben Sie bei ulmshare genutzt? Nutzung Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 41

42 ulmshare Nutzungshäufigkeit Wie häufig kamen die einzelnen Funktionen von ulmshare bei Ihnen zum Einsatz? (in Prozent) Häufigkeit Nutzung Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 42

43 ulmshare Nutzungszufriedenheit Wie zufrieden waren Sie mit der Nutzung der einzelnen Funktionen? (in Prozent) Zufriedenheit Nutzung Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 43

44 ulmshare Usability & Einarbeitung Wie empfanden Sie die Einarbeitung in ulmshare? Einarbeitung Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 44

45 ulmshare Einschätzung Der Verhaltenskodex soll allen Anwenderinnen und Anwendern eine Orientierungshilfe bei der Nutzung von internen sozialen Medien sein. War der Kodex für Sie hilfreich? Verhaltenskodex Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 45

46 ulmshare Mehrwert Stellt ulmshare einen Mehrwert bzw. eine Vereinfachung für Ihre Arbeit dar oder empfinden Sie die Nutzung der Software als zusätzlichen Aufwand? Mehrwert großer Mehrwert Mehrwert weder noch Aufwand großer Aufwand keine Angabe Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 46

47 ulmshare kritische Stimmen Formulierte Bedenken & Vorbehalte zu ulmshare Vermischung verschiedener Kommunikationskanäle zusätzlicher Aufwand bei unklarem Mehrwert Eignung für den jeweiligen Zweck schwierige Bedienung Unsicherheit, wer welche Beiträge sieht Fortführung nach Pilotierung ungewiss Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 47

48 ulmshare Fazit & Erfahrungen Erfahrungen zum Einsatz von ulmshare neuer Kanal zur Information und Kommunikation Netzwerk kann & soll persönliche Kommunikation nicht komplett ersetzen kritische Masse für Erfolg erforderlich Einfache Nutzung, aber Schulungen zum Aufzeigen der Funktionalitäten sinnvoll mobiler Zugriff derzeit (in Ulm) noch nicht möglich Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 48

49 ulmshare Fazit & Erfahrungen II Erfahrungen zum Einsatz von ulmshare zukünftige Einbindung in die produktiven Prozesse der Verwaltung in Ulm ist möglich & sinnvoll Aufwand für Einführung & Betrieb entsteht erst mit dem stadtweiten Roll-Out wird der komplette Mehrwert deutlich & spürbar Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 49

50 Ausblick

51 ulmshare Ausblick Videos Einführung Neuigkeiten Eingabemaske: Feeds Benachrichtigungen Profilseite Nachrichten Gruppen Fotoalben Suche Filterfunktionen (Fälligkeit, Kalender, Kategorie, Wichtigkeit) PluginManager Anzeigen Dateiablage Veranstaltungen Kurzanleitung Social Media Guideline Schulungen Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 51

52 ulmshare Ausblick ulmshare Zukunft Potenziale & Denkansätze mobile Anwendbarkeit auf iphone & ipad Integration in das neue Mitarbeiterportal Erweiterung der Funktionalitäten als Backend individuelles Dashboard für Mitarbeiter Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 52

53 Zusammenfassung

54 ulmshare Fazit Potenziale und Anwendungsmöglichkeiten Bereitstellung zentraler Informationen & Veröffentlichungen Kommunikation zu Schwerpunktthemen, z.b. in Fachgruppen interne Kommunikation von dezentralen Einheiten an verschiedenen Standorten übergreifende Zusammenarbeit versch. Abteilungen Informelle Abstimmungen innerhalb der Verwaltung z.b. bei Entscheidungen in Projektgruppen Einbindung des SN in interne Abläufe & Prozesse Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 54

55 Nachrichtenstream ulmshare Zusammenfassung Profilseite Gruppenfunktion Anzeigen schalten Events Terminkalender Dateiablage Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 55

56 Einbindung von Bildern Videos Links

57 Funktionen wie Gefällt mir Teilen Kurznachrichten ( Poken ) Kommentieren

58 ulmshare Fazit oder in aller Kürze ulmshare als Teil eines konsequenten Open Government-Ansatzes Open Government bedeutet auch Information und Transparenz innerhalb der Verwaltungsorganisation Es geht um einen kulturellen Paradigmenwechsel Es geht darum, Chancen zu nutzen, Verwaltung neu zu denken Fangen Sie einfach an Christian P. Geiger Innovationszirkel Social Media Management 58

59 Kontakt Christian P. Geiger Stadt Ulm Grundsatzfragen ulm 2.0 Zentrale Steuerung Team IT Marktplatz Ulm Tel.: Mobil: c.geiger@ulm.de Twitter: Geichris