und sind Gastgeber and host inbound exchanges is called the Exchange Matching process.

Transkript

1 Jedes Jahr reisen hunderte von Friendship Force Clubs im Rahmen von ausgehenden Austauschen Each year hundreds of Friendship Force clubs travel on outbound exchanges, und sind Gastgeber and host inbound exchanges Damit sind tausende von Botschaftern und hunderte von Plätze auf der ganzen Welt einbezogen. involving thousands of ambassadors and hundreds of locations all over the world Jeden Club mit einem aus- oder eingehenden Austausch zu verbinden Matching each club with an outbound or in-bound exchange geschieht im Austauschzuteilungsprozess. Diese mehrstufige, mehrere Monate andauernde Tätigkeit wird vom FFI Planungs Team geleitet ist aber abhängig von der Mitarbeit und dem Zusammenspiel von allen FF Clubs. is called the Exchange Matching process. This multi-step, multi-month activity is managed by the FFI Planning Team but counts on the participation and cooperation of all FF Clubs. Das Planungs Team bei FFI verfolgt dabei die bevorzugten Reiseziele jedes Clubs oder ihre Club Einladungen und gestalten damit ein Jahr von flüssigen Reiseabläufen.... the planning team at FFI works to track each club s preferred outbound destination or in-bound hosting request to create an efficient year of smooth traveling on the WOrld Friendship Superhighway

2 Viele Faktoren werden in Betracht gezogen bevor eine Zuteilung fertig gestellt wird bevorzugte Reiseziele, Anzahl der reisenden Botschafter, angestrebte Reisedaten und Kapazität in den gastgebenden Clubs. Many factors are considered before a match is made: preferred destinations, number of ambassadors traveling, and preferred dates, & hosting capacity Das Durcharbeiten von verschiedenen Austauschwünschen von hunderten von Clubs... Sorting through multiple preferences for hundreds of clubs... ist eine komplizierte Aufgabe die zu tausenden von möglichen Kombinationen führt also nutzt das FFI Plannungs Team Technologie - mit einer elektronischen Weltkarte die einen Punkt für die Lage jedes Clubs hat und eine Tabelle is a complex task that creates thousands of possible combinations... so the FFI Planning Team uses technology - with An electronic world map that has a pin for each club location- And a spreadsheet

3 im die die bevorzugten Ziele im Auge zu behalten Wenn Clubs zu Austauschen kombiniert werden, wird die Tabelle nach und nach grün und die Punkte auf der Weltkarte färben sich rosa. To keep track of preferences As clubs are paired for exchanges, the spreadsheet entries turn green... and the world map dots turn pink... Was können Clubs tun, um dabei zu helfen, dass der Planungsprozess flüssig vorangeht und ihre Chancen erhöhen, eines der bevorzugten Ziele zu erhalten What can Clubs do to help the planning process go smoothly and increase your chances of getting ONE OF YOUR REQUESTS? Sich an die Fristen halten! Keep track of the deadlines! Der Austauschzuteilungsprozess läuft jedes Jahr nach dem gleichen Zeitplan ab The Exchange Matching process follows the same calendar schedule each year... beginnend im September schickt FFI das Planungs-Befragungs-Formular an alle Clubs beginning in... September - FFI sends the Planning Request Form to all Clubs. Clubs sollten ihren Austauschwerdegang berücksichtigen, bevor sie ihre Anfrage schicken und Ziele vermeiden zu denen sie in den letzten 3-4 Jahren gereist sind. Dies wird die Chancen erhöhen, eines der bevorzugten Ziele zugeteilt zu bekommen. Consider your club s exchange history BEFORE YOU MAKE YOUR REQUEST. avoid requesting destinations WHERE your club has traveled within the past 3 to 4 years. This will increase your chances for getting ONE OF YOUR REQUESTS

4 Clubs sollten auch die Anzahl der Clubs in dem Land berücksichtigen, welches sie anfragen:...es ist viel einfacher die Austauschwünsche zu erfüllen, wenn es in einem Land viele Clubs gibt. Clubs sollten darüber nachdenken, ihre eingegenden Austausche als globale oder themenbezogene Austausche zu organisieren. Diese spezielle Kategorie von Austausch ist sehr beliebt als Ziel für andere Clubs und kann einen Club als Ziel aus der Menge herausstehen lassen. Nicht die Details vergessen! Clubs sollten im Voraus die Beispiels- Planungs-Formulare kennen und sicherstellen dass sie bereit sind alle Fragen beantworten zu können. Sobald sie fertig sind sollten sie das offizielle Planungsformular ausfüllen und es an FFI einreichen. Consider the number of clubs in the country you are requesting:... its much easier to fulfill requests to countries with many clubs. Consider making your in-bound exchange a Global or Themed exchange. This special category of exchange has high appeal as a destination for clubs and could make your club a stand-out as destination. Don t forget the details! Remember to look ahead of time at the Sample Planning Request Form TO MAKE SURE YOU ARE PREPARED TO ANSWER ALL OF THE QUESTIONS. ONCE YOU RE READY, FILL IN THE OFFICIAL ON-LINE PLANNING FORM AND SUBMIT IT TO FFI.

5 Der 1. November ist ein wichtiger Tag im im Austausch-Zuteilungs-Prozess! Dieser Tag ist die Abgabefrist um das Planungs- Anfrage-Formular einzureichen. Nov. 1st is a big day in the exchange matching process! This is the deadline to submit the PLANNING REQUEST FORM. FFI weist darauf hin, dass Anfragen, die bis zum 1. November eingehen, zuerst berücksichtigt werden. Please note requests received by the Nov. 1st deadline will be consider first. Als nächstes im Austauschzuteilungsprozess: Zwischen November und Januar arbeitet die FFI Planungsabteilung hart, um die Kombinationen zwischen Clubs und Zielorten zu erstellen. Es gibt vier wichtige Teile dieses Prozesses: 1) Zuerst kombiniert FFI die gegenseitigen Anfragen 2) Als nächstes werden Austausche nach der Verfügbarkeit im jeweiligen Land kombiniert. Das bedeutet, dass es einfacher ist, Anfragen für Länder zu erfüllen, die viele Clubs haben. 3) Die besten Monate für Reise und eingehende Austausche beeinflussen den Zuteilungsprozess 4) Sowie die Anzahl von Reisenden und Gastgebern Next on the Exchange Matching Process calendar: Between November and January the FFI Planning Dept. works hard to make the matches between clubs and destinations. There are four important components in the process: 1) First FFI works to match mutual and reciprocal requests 2) Next, exchanges matches are made based on availability of the requested country... meaning it is easier to fulfill requests to countries that have many clubs. 3) THE BEST months for travel and hosting affect the matching process 4) A n d t he number of a club s ambassadors and hosts also affects the matching decision

6 Als letztes werden auch die vergangenen Austausche eines Clubs im Zuteilungsprozess berücksichtigt. Finally, Your club s recent exchange history is also considered in the exchange matching process Als nächstes im Austauschzuteilungsprozess Zeitplan... Next on the Exchange Matching process calendar -- Angebote PROPOSALS Zu diesem Zeitpunkt werden die Austausche, die von der FF Planungsabteilung zusammengestellt wurden, Angebote genannt. Sobald das Planungs Team die Zuteilungen abgeschlossen hat, werden sie an lokale FFI Vertreter zur Abstimmung geschickt. Als nächstes werden die Angebote spätestens am 31. Januar an die Club Vorsitzenden geschickt. At this stage the exchanges made by the FFI Planning Dept. are called Proposals. Once the planning team has finished the matching process these proposals are sent to the Field Representatives for approval. Next, the Proposals are sent on to the Club presidents no later than January 31st. Clubs haben etwa 2 Monate, um die Angebote durchzusehen und zu prüfen. Clubs have about 2 months to review and consider the proposal. Der 31. März ist die Abgabefrist für Clubs, um FFI zu informieren, ob sie die FFI Austausch Angebote annehmen oder ablehnen. March 31 is the deadline for clubs to inform FFI about whether they WILL or WILL NOT accept the FFI Exchange Proposal.

7 Wenn sowohl der ausgehende als auch der gastgebende Club FFI darüber informieren, dass sie das Angebot annehmen: Dann ist es eine Zuteilung! Zu diesem Zeitpunkt erhält die Club- Leitung eine mit allen nötigen Kontaktinformationen, um die direkte Kommunikation zwischen reisenden und gastgebenden Clubs anzustoßen Zusammenfassung: Der Austauschzuteilungsprozess ist eine mehrstufige, mehrere Monate andauernde Tätigkeit und wird vom FFI Planungs Team geleitet. When both the outbound club and the host club have notified FFI that they accept the proposal then IT S A MATCH! At that point club leaders will receive an with all the necessary contact information to begin direct communication between the host and traveling clubs. SUMMARY: The Exchange Matching process is a multi-step, multi-month activity, managed by the FFI Planning Team Erfolgreiche Zuteilung hängt von der Teilnahme und der Zusammenarbeit von allen FF Clubs ab. Successful matching counts on the participation and cooperation of all FF Clubs. Die folgeden Daten müssen im Auge behalten werden: 1.November: Abgabe des Plannungs-Anfrage- Formulars an FFI 31. Januar: Clubs bekommen die Angebote von FFI 31. März: Clubs nehmen die Angebote an oder lehnen sie ab. Remember these important dates: NOV 1st: Submit your Planning request form to FFI Jan 31st: Clubs receive proposals from FFI March 31st= Club deadline to accept or decline proposal Es kommt auf die Beteiligung von allen an, den Austauschvorgang flüssig zu gestalten, It is this team effort that keeps the Club Exchange Superhighway Running smoothly. Dieses Video ist Teil des FFI-Führungs- Informations Pakets. Für mehr Details zu diesem und anderen Themen: thefriendshipforce.org/toolkit This video is a part of the FFI Leadership Resources Tool Kit. For details on this topic and others, visit: thefriendshipforce.org/toolkit

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