V o r l a g e an den Rat der Stadt Helmstedt über den Verwaltungsausschuss und den Ausschuss für Finanzmanagement

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1 Stadt Helmstedt Der Bürgermeister Finanzservice, Haushalt V090/16 V o r l a g e an den Rat der Stadt Helmstedt über den Verwaltungsausschuss und den Ausschuss für Finanzmanagement Beschluss über den Jahresabschluss 2014 und die Entlastung des Bürgermeisters für das Haushaltsjahr 2014 Zur Umsetzung des Neuen Kommunalen Rechnungswesens (NKR) hat der Rat der Stadt Helmstedt in seiner Sitzung am beschlossen, dass die doppelte kaufmännische Buchführung ab dem Haushaltsjahr 2009 eingeführt wird und legt somit gem. 129 Abs. 1 NKomVG den Jahresabschluss 2014 nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vor. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde darzustellen. Der Jahresabschluss besteht nach 128 Abs. 2 NKomVG aus: 1. einer Ergebnisrechnung 2. einer Finanzrechnung, 3. einer Bilanz sowie 4. einem Anhang. Dem Anhang sind gemäß 128 Abs. 3 NKomVG beizufügen 1. ein Rechenschaftsbericht, 2. eine Anlagenübersicht, 3. eine Schuldenübersicht, 4. eine Forderungsübersicht, 5. eine Übersicht über die in das folgende Jahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen. Die Ergebnisrechnung, die Finanzrechnung und die Bilanz 2014 (Anlage 1) sowie die Stellungnahme des Bürgermeisters zum Prüfbericht (Anlage 2) sind dieser Vorlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschlusses und der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes sind aus Kostengründen der Vorlage nicht beigefügt worden. Diese sind im Ratsinformationssystem unter dem Punkt Telegramm und Stellungnahmen im Ordner Jahresabschluss 2014 einzusehen. Das Jahr 2014 wurde mit einem Überschuss i. H. v ,64 abgeschlossen (Vorjahr: ,31 ). Vorrangig vor 123 Abs.1 NKomVG (Zuführung zur Rücklage aus Überschüssen des ordentlichen Ergebnisses) sind Jahresüberschüsse nach Artikel 6 Abs. 9 GemHausRNeuOG (Gesetz zur Neuordnung des Gemeindehaushaltsrechts) zuerst mit den Sollfehlbeträgen aus kameralen Abschlüssen zu verrechnen.

2 Nach 129 Abs. 1 Satz 1 NKomVG ist der Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten nach Ende des Haushaltsjahres aufzustellen. Diese Frist konnte aufgrund von Verzögerungen (Nachholung doppischer Jahresabschlüsse) nicht eingehalten werden, so dass der Bürgermeister gemäß 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG die Vollständigkeit und Richtigkeit des Abschlusse erst am endgültig feststellen konnte. Daher konnte der Abschluss auch nicht innerhalb der gesetzlichen Frist nach 129 Abs. 1 Satz 3 NKomVG bis spätestens zum dem Rat zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Helmstedt hat den Jahresabschluss 2014 geprüft und seinen Schlussbericht vom vorgelegt. In den Schlusserklärungen fasst das Rechnungsprüfungsamt das Ergebnis der Prüfungen wie folgt zusammen und bestätigt, dass Es wird bestätigt, dass der Haushaltsplan eingehalten wurde, die einzelnen Buchungsvorgänge und Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch in vorschriftsmäßiger Weise begründet und belegt sind, bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren wurde. Ferner hat die Prüfung ergeben, dass der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage vermittelt und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachtet worden sind. Feststellungen, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegen stehen, haben sich nicht ergeben. Die Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes gemäß 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG ist der Vorlage beigefügt (Anlage 2), diese ist dem Rechnungsprüfungsamt parallel zuzusenden. Beschlussvorschlag: 1. Der Jahresabschluss der Stadt für das Haushaltsjahr 2014 wird gem. 129 Abs. 1 NKomVG beschlossen. 2. Das Jahresergebnis 2014 (Überschuss i. H. v ,64 ) wird gem. Artikel 6 Abs. 9 GemHausRNeuOG mit dem kameralen Sollfehlbetrag verrechnet. 3. Gemäß 129 Abs. 1 NKomVG erteilt der Rat dem Bürgermeister für die Führung der Haushaltswirtschaft im Haushaltsjahr 2014 die Entlastung. Gez. Schobert (Wittich Schobert) Anlagen - 2 -

3 Anlage 1 zu V090/ Gesamtergebnisrechnung Die Ergebnisrechnung 2014 stellt sich mit den Erträgen und Aufwendungen wie folgt dar: Erträge und Aufwendungen Ergebnis des Vorjahres Ergebnis des HH-Jahres Ansätze des HH-Jahres mehr (+) / weniger (-) Ordentliche Erträge 1 Steuern und ähnliche Abgaben , , , ,28 Zuwendungen und allgemeine Umlagen 2 (nicht für Investitionstätigkeit) , , , ,73 3 Auflösungserträge aus Sonderposten , , , ,27 4 sonstige Transfererträge , , , ,39 öffentlich-rechtliche Entgelte (ohne Beiträge und Entgelte für Inv.-tätigkeit) , , , ,26 6 privatrechtliche Entgelte , , , ,52 7 Kostenerstattungen und Kostenumlagen , , , ,76 8 Zinsen und ähnliche Finanzerträge , , , ,16 9 aktivierte Eigenleistungen 6.956, , ,00 363,18 10 Bestandsveränderungen 11 sonstige ordentliche Erträge , , , ,41 12 = Summe ordentliche Erträge , , , ,98 Ordentliche Aufwendungen 13 Aufwendungen für aktives Personal , , , ,38 14 Aufwendungen für Versorgung , , , ,86 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen , , , ,65 16 Abschreibungen , , , ,49 17 Zinsen und ähnliche Aufwendungen , , , ,93 18 Transferaufwendungen , , , ,21 19 sonstige ordentliche Aufwendungen , , , ,14 20 = Summe ordentliche Aufwendungen , , , ,94 ordentliches Ergebnis (ordentliche 21 Erträge abzüglich ordentliche Aufwendungen) , , , ,92 22 außerordentliche Erträge , , , ,91 23 außerordentliche Aufwendungen , , , ,81 außerordentliches Ergebnis (außerord. 24 Erträge abzgl. außerord. Aufwendungen) , , , ,72 Jahresergebnis (Saldo ordentliches 25 Ergebnis und außerordentliches Ergebnis) , , , ,64 Erträge aus internen Leistungsbeziehungen , , , ,50 Aufwendungen aus internen Leistungsbeziehungen , , , ,50 28 Saldo aus internen Leistungsbeziehungen Ergebnis unter Berücksichtigung der 29 internen Leistungsbeziehungen , , , ,64 Seite 6

4 3.2 Gesamtfinanzrechnung Die Finanzrechnung 2014 stellt sich mit den Einzahlungen und Auszahlungen wie folgt dar: Einzahlungen und Auszahlungen Einzahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit Ergebnis des Vorjahres Ergebnis des HH-Jahres Ansätze des HH-Jahres mehr (+) weniger (-) 1. Steuern und ähnliche Abgaben , , , ,44 2. Zuwendungen und allgemeine Umlagen (außer für Investitionstätigkeit) , , , ,77 3. sonstige Transfereinzahlungen , , , ,39 4. öffentlich-rechtliche Entgelte (außer Beiträge u. ä. Entgelte für Investitionstätigkeit) , , , ,06 5. privatrechtliche Entgelte (außer für Investitionstätigkeit) , , , ,41 6. Kostenerstattungen und Kostenumlagen (außer für Investitionstätigkeit) , , , ,01 7. Zinsen und ähnliche Einzahlungen , , , ,53 8. Einz. a. d. Veräußerung geringwert. VermGG 0,00 0,00 0,00 9. sonstige haushaltswirksame Einzahlungen , , , , = Summe d. Einz. aus lfd. Verwaltungstätigkeit , , , ,11 Auszahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit 11. Auszahlungen für aktives Personal , , , , Auszahlungen für Versorgung , , , , Auszahlungen für Sach- und Dienstleistungen , , , , Zinsen und ähnliche Auszahlungen , , , , Transferauszahlungen (außer für Investitionstätigkeit) , , , , sonstige haushaltswirksame Auszahlungen , , , , = Summe d. Ausz. aus lfd. Verwaltungstätigkeit , , , , Saldo aus laufender Verwaltungstätigkeit ( 10 abzgl. 17) Einzahlungen für Investitionstätigkeit , , , , Zuwendungen für Investitionstätigkeit , , , , Beiträge u. ä. Entgelte für Investitionstätigkeit , , , , Veräußerung von Sachvermögen , , , , Veräußerung von Finanzvermögensanlagen , ,00 0, , sonstige Investitionstätigkeit 8.230, , ,00-40, = Summe d. Einz. für Investitionstätigkeit , , , ,91 Auszahlungen für Investitionstätigkeit 25. Erwerb von Grundstücken und Gebäuden 0, , , , Baumaßnahmen , , , , Erwerb von beweglichem Sachvermögen , , , , Erwerb von Finanzvermögensanlagen , ,01 0, , Aktivierbare Zuwendungen , , , , sonstige Investitionstätigkeit 7.160,23 0, , , = Summe d. Ausz. für Investitionstätigkeit , , , , Saldo aus Investitionstätigkeit (Summe Einz. abz. Summe Ausz. für Inv.-tät.) 33. Finanzmittel-Überschuss/-Fehlbetrag (Summen 18 und 32) , , , , , , , ,89 Seite 21

5 Einzahlungen und Auszahlungen Ergebnis des Vorjahres Ergebnis des HH-Jahres Ansätze des HH-Jahres mehr (+) weniger (-) Ein-, Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit 34. Einzahlung; Aufn. v. Kred. u. inneren Darl. 0,00 0, , , Auszahlung; Tilg. v. Kred. u. Rückz. v. inn. Darl , , , , Saldo aus Finanzierungstätigkeit (Saldo 34 und 35) , , , , Finanzmittelbestand (Saldo aus 33 und 36) , , , , haushaltsunwirksame Einzahlungen , , , haushaltsunwirksame Auszahlungen , , , Saldo aus haushaltsunwirksamen Vorgängen (38 und 39) +/- Anfangsbestand an Zahlungsmitteln zu Beginn des Jahres = Endbestand an Zahlungsmitteln (Liq. M. am Ende des J.) (Summe aus 37,40 u. 41) Nachrichtlich: , , , , , , ,74 Bestand feste Liquiditätskredite: , ,00 Zusammen: , ,74 Der Bestand der festen Liquiditätskredite hat sich im Haushaltsjahr 2014 um 5 Mio. auf 12,0 Mio. verringert. Diese sind dem Endbestand der Ziffer 42 hinzuzurechnen. Daneben sind das ganze Jahr über auch die liquiden Mittel der Abwasserentsorgung Helmstedt (i. H. v ,67 am Stichtag) in Anspruch genommen worden. Seite 22

6 4. Bilanz AKTIVA Bilanz der Stadt Helmstedt zum Vorjahr -Euro- Haushaltsjahr -Euro- A1. Immaterielles Vermögen , ,00 A1.2 Lizenzen , ,00 A1.4 Geleistete Investitionszuw. u.-zuschüsse , ,00 A2. Sachvermögen , ,45 A2.1 Unbebaute Grundstücke u. ä , ,85 A2.2 Bebaute Grundstücke u. ä , ,79 A2.3 Infrastrukturvermögen , ,14 A2.5 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler , ,39 A2.6 Maschinen und techn. Anlagen; Fahrzeuge , ,00 A2.7 Betriebs- und Geschäftsausstattung , ,44 A2.8 Vorräte , ,99 A2.9 Geleistete Anz., Anlagen im Bau , ,85 A3. Finanzvermögen , ,71 A3.1 Anteile an verb. Unternehmen , ,75 A3.2 Beteiligungen , ,41 A3.3 Sondervermögen mit Sonderrechnung , ,32 davon AEH , ,32 Waldbad Birkerteich 0,00 0,00 A3.4 Ausleihungen , ,69 davon Stiftung Denkmalschutz 0,00 0,00 A3.5 Wertpapiere , ,93 davon Stiftung Denkmalschutz , ,93 Stiftung A. u. A. Müller , ,00 A3.6 Öffentlich-rechtliche Forderungen , ,77 A3.7 Forderungen aus Transferleistungen , ,23 A3.8 Sonstige privatrechtliche Forderungen , ,88 davon Stiftung Denkmalschutz ggü. Stadt HE , ,29 Stiftung A.u.A. Müller ggü Stadt HE 663, ,34 A3.9 sonstige Vermögensgegenstände , ,73 A4. Liquide Mittel , ,96 A5. Aktive Rechnungsabgrenzung , ,95 davon Stiftung A.u.A. Müller 3.059, ,50 A Bilanzsumme Aktiva , ,07 Seite 36

7 Bilanz der Stadt Helmstedt zum Fortsetzung- PASSIVA Vorjahr -Euro- Haushaltsjahr -Euro- P1. Nettoposition , ,06 P1.1 Basis-Reinvermögen , ,69 P1.1.1 Reinvermögen , ,82 P1.1.2 Sollfehlbetrag kameraler Abschluss , ,13 P1.2 Rücklagen , ,06 P1.2.1 Rücklagen aus Überschüssen ordentl. Ergebnisses P1.2.2 Rücklagen aus Überschüssen außerordentl. Ergebnisses P1.2.4 Zweckgebundene Rücklagen , ,06 P1.2.5 Sonstige Rücklagen P1.3 Jahresergebnis , ,98 P1.3.1 Fehlbeträge aus Vorjahren , ,62 P1.3.2 Jahresüberschüsse/-fehlbeträge mit Angabe d. Betr , ,64 d. Vorbelast. aus HH-Rest. f. Aufwendungen ( ,85) ( ,15) P1.4 Sonderposten , ,29 P1.4.1 Investitionszuweisungen und -zuschüsse , ,76 P1.4.2 Beiträge und ähnliche Entgelte , ,21 P1.4.3 Gebührenausgleich P1.4.5 erhaltene Anzahlungen auf Sonderposten , ,32 P1.4.6 Sonstige Sonderposten P2. Schulden , ,01 P2.1 Geldschulden , ,47 P2.1.1 Anleihen P2.1.2 Verbindlichkeiten aus Krediten für Inv , ,72 P2.1.3 Liquiditätskredite , ,75 P2.3 Verbindlichkeiten aus L.u.L , ,18 P2.4 Transferverbindlichkeiten 8.119, ,05 P2.4.2 Verbindlichkeiten aus Zuweisungen lfd , ,05 P2.4.4 Soziale Leistungsverbindlichkeiten 0,00 P2.4.6 Steuerverbindlichkeiten 4.525, ,00 P2.5 Sonstige Verbindlichkeiten , ,31 P2.5.1 Durchlaufende Posten , ,12 P Verrechnete Mehrwertsteuer P Abzuführende Lohn- und Kirchensteuer , ,81 P Sonstige durchlaufende Posten , ,31 P2.5.4 Andere sonstige Verbindlichkeiten , ,19 P3. Rückstellungen , ,61 P3.1 Pensionsrückstellungen u. ä , ,00 P3.2 Rückstellungen für Altersteilzeit u. ä , ,61 P3.6 Rückstellungen im Rahmen des Finanzausgleichs ,00 0,00 P3.8 Andere Rückstellungen , ,00 P4. Passive Rechnungsabgrenzung , ,39 P Bilanzsumme Passiva , ,07 Helmstedt, Gez. Wittich Schobert Seite 37

8 Vorbelastungen künftiger Haushaltsjahre: insbesondere Haushaltsreste ,16 Bürgschaften ,30 Gewährleistungsverträge - In Anspruch genommene Verpflichtungsermächtigung - Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsgeschäften - über das Haushaltsjahr hinaus gestundete Beträge - Summe der Vorbelastungen ,46 Seite 38

9 Anlage 2 zu V090/16 Stadt Helmstedt Der Bürgermeister Finanzverwaltung Stellungnahme zum Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum In seiner Zusammenfassung im Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2014 führt das Rechnungsprüfungsamt folgendes aus: Der zur Prüfung vorgelegte Jahresabschluss 2014 wurde ordnungsgemäß aus den Büchern und den sonst erforderlichen Aufzeichnungen der Stadt entwickelt. Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsführung, der sonstigen Teile des Rechnungswesens, der wirtschaftlichen Verhältnisse und des Kassen- und Vergabewesens hat Feststellungen ergeben. Zu einzelnen Feststellungen im Schlussbericht des RPA s werden von der Verwaltung folgende Stellungnahmen abgegeben: Zu 1.2 Vorangegangene Prüfung Bz Zuschüsse an helmstedt aktuell / Stadtmarketing e.v. Die vom RPA beanstandete Ungleichbehandlung des Vereins erfordert eine Neugestaltung der städtischen Richtlinie über die Gewährung von Zuschüssen aus Haushaltsmitteln, um eine Gleichbehandlung aller Zuwendungsempfänger zu gewährleisten. Bis zum Zeitpunkt der Prüfung des Jahresabschlusses 2014 (März 2016) wurde eine Neugestaltung der Richtlinie nicht vorgenommen. Das RPA behält sich eine wiederholte Prüfung der Zuschussgewährung an helmstedt aktuell / Stadtmarketing e.v. im Rahmen des kommenden Jahresabschlusses vor. Das Verfahren zur Gewährung des Zuschusses an helmstedt aktuell wurde in 2015 dahingehend umgestellt, dass es der städtische Richtline entspricht. Bz Überarbeitung Ratsrichtlinie Das RPA hat eine Überarbeitung/Konkretisierung der Ratsrichtlinien empfohlen, um insbesondere die Zuständigkeitsregelungen bei Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen übereinstimmend mit denen der Hauptsatzung zu gestalten. Eine Überarbeitung der Richtlinie ist bislang nicht vorgenommen worden, so dass die Feststellungen weiterhin ihre Gültigkeit behalten. Die Richtlinie des Rates soll in diesem Jahr überarbeitet werden. Die vom RPA explizit geforderte Stellungnahme zu Bz Abwasserbeseitigungsgebühren - wurde dem RPA nicht vorgelegt. Die Stellungnahme wurde erstellt und im Rahmen der Entlastungserteilung dem Rat vorgelegt. Es wurde jedoch versäumt diese explizit dem RPA vorzulegen.

10 Anlage 2 zu V090/16 Zu Richtlinien und Dienstanweisungen Die Dienstanweisung der Stadt Helmstedt zu 41 GemHKVO enthält nicht alle erforderlichen Festlegungen. Es fehlen konkrete Regelungen zu den folgenden Punkten: Abs. 2 Nr. 1b) Befugnisse zur Verwendung elektronischer Signaturen, Abs. 2 Nr. 3 d) Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel Abs. 2 Nr. 4 c) Ausgestaltung der Aufsicht über Buchhaltung und Zahlungsabwicklung Abs. 2 Nr. 4 e) Beteiligung des RPA und der Kassenaufsicht an der Festlegung der Sicherheitsstandards Zu 1. Die DA wird wie folgt zu Punkt 29 ergänzt: Regelungen über Inhalt und Umfang von Unterschriftsbefugnissen mit den jeweiligen Banken sind durch den Bürgermeister getroffen und in der Stadtkasse dokumentiert abgelegt. Zu 2. Die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel ist Aufgabe des FB 15. Die Abwicklung dieser Aufgabe erfolgt durch die Kassenleitung bzw. dessen Vertretung in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung. Liquide Mittel, die anhand der vorliegenden Liquiditätsinformationen aus den Fachbereichen kurzfristig nicht benötigt werden, werden nach Angebotseinholung bei einer der Banken angelegt, mit denen die Stadt Helmstedt Girokontenverkehr pflegt. Die Angebotseinholung für Festgelder erfolgt analog den Bestimmungen für die Aufnahme von Liquiditätskrediten. Die Dienstanweisung wird entsprechend erweitert. Zu 3. Die DA wird wie folgt zu Punkt 3.2 ergänzt: Von der Übertragungsmöglichkeit der Kassenaufsicht vom Bürgermeister auf den Kassenaufsichtsbeamten gem. 126 Abs. 5 S. 2 NKomVG ist durch eine Einzelverfügung auf Frau Stute Gebrauch gemacht worden. Der Kassenaufsichtsbeamte hat mindestens einmal jährlich eine unvermutete Prüfung der Stadtkasse und stichprobenartiger Kontrollen des gesamten Geschäftsvorganges durchzuführen. Gem. 40 Abs. 7 ist die Zahlungsabwicklung mindestens einmal jährlich zu prüfen. Die Prüfungen und Kontrollen sind zu dokumentieren. Zu 4. Die DA wird wie folgt zu Punkt 3.2 ergänzt: An der Festlegung der Sicherheitsstandards werden das RPA und die Kassenaufsicht beteiligt. Zu 6.1 Erfassung der Sicherheitseinbehalte Die Honorare der Leistungsphase 9 werden zur Zahlung fällig mit Ablauf der Mängelbeseitigungsfristen aller beteiligten Gewerke. Durch den FB 52 sollte eine Überprüfung dahingehend erfolgen, wann die Auszahlungen insbesondere für das Parkhaus Edelhöfe fällig sind. Hinsichtlich der Einbehalte aus der Übernahme des Waldbades Birkerteich lagen dem RPA keine weiteren Informationen über betreffende Maßnahmen, Fälligkeiten usw. vor, so dass auch hier eine Überprüfung durch den zuständigen Fachbereich erforderlich scheint. - Parkhaus Edelhöfe: die Mängelbeseitigungsfristen sind hier in der Tat bereits abgelaufen und eine Zahlung der Honorare ist fällig. Auf Grund diverser personeller Wechsel und Umzüge ist dies übersehen worden; die Zahlungen werden kurzfristig nachgeholt. - Pferdestall: die Mängelbeseitigungsfristen sind hier noch nicht für sämtliche Gewerke abgelaufen. Die Auszahlung erfolgt, sobald dies der Fall ist.

11 Anlage 2 zu V090/16 - Aus Übernahme Waldbad: hier handelt es sich nicht um einen Einbehalt aus LP 9, sondern um einen Gewährleistungseinbehalt gegenüber der Elektrofirma, welche im Jahr 2006 Elektroarbeiten im Waldbad ausführte. Der Betrag wurde bei der Übernahme des Waldbades durch die Stadt Helmstedt von der BDH ungeprüft übernommen. Da der Gewährleistungszeitraum mittlerweile schon lange verstrichen ist, erfolgt nun kurzfristig eine Auszahlung des Betrages an die Firma. Zu Prüfungsfeststellungen (Prüfung von Vergaben) Prüfungsfeststellungen ergaben sich für die nachfolgend aufgeführten Vergaben, da der erforderliche Wettbewerb nicht durchgeführt wurde, bzw. Ausnahmen von diesem Erfordernis nicht aktenkundig gemacht wurden. - Ersatz Spielgerät Kindergarten Emmerstedt Der Anschaffung lag eine vorteilhafte Gelegenheit zugrunde, da der Kaufpreis des Spielgerätes seitens des Anbieters im Rahmen eines Messe-/Jubiläumsangebotes um etwa ein Drittel reduziert wurde. In zukünftigen Fällen wird ein entsprechender Vergabevermerk gefertigt. - Kugelstoßanlage Maschstadion Vertragsgrundlage der Maßnahme Erneuerung der Kugelstoßanlage war die Jahresausschreibung Tiefbau -. Die beauftragte Firma hat die Öffentliche Ausschreibung seinerzeit gewonnen und wurde im Nachgang mit der Sanierung der Kleinstfläche Erneuerung der Kugelstoßanlage beauftragt. Soweit vorhanden, wurden die Einheitspreise der Öffentlichen Ausschreibung zur Abrechnung herangezogen. Durch diese Vorgehensweise wurde die Wirtschaftlichkeit sichergestellt. - Behinderten-WC Rathaus Fliesenarbeiten Auf Grund der zu erwartenden geringfügigen Auftragssumme (3-4 T ) wurde kein schriftliches Leistungsverzeichnis für die auszuführenden Leistungen erstellt. Die Leistungsbeschreibung erfolgte in diesem Fall mündlich bei Ortsbegehungen mit den beiden zur Angebotsabgabe aufgeforderten Fachfirmen. Die zwei auf dieser Grundlage erstellten Angebote waren dabei in ihren einzelnen Positionen nicht vollständig identisch, aber dennoch miteinander vergleichbar, so dass eindeutig feststellbar war, welcher der wirtschaftlichste Bieter war. Eine schriftliche Beauftragung der Firma erfolgte im Anschluss. Die zusätzlichen Leistungen, welche mit der Rechnung vom abgerechnet wurden, ergaben sich im Zuge der fortschreitenden Bauarbeiten im Bürgerbüro. Nach erfolgten Abbrucharbeiten stellte sich heraus, dass diverse Oberflächen intensiver für die Fliesenverlegung vorbereitet werden mussten als ursprünglich angenommen. Eine schriftliche Begründung sowie ein formeller Nachtragsauftrag wurden in diesem Fall - ausnahmsweise - versäumt. Im Regelfall erfolgt ansonsten selbstverständlich eine vollständige Dokumentation. Zu Erfassung der Aufträge Die Regelungen der DA zur Auftragserfassung werden durch den FB 15 nicht umgesetzt. Die durch die Fachbereiche ausgelösten Aufträge werden nicht dem FB 15 per Vordruck zur Erfassung und Überwachung weitergeleitet. Durch die Fachbereiche ist eine Haushaltsüberwachung über das Finanzprogramm nur eingeschränkt möglich, da die Auftragsvormerkungen nicht davon erfasst werden. Damit ist eine ordnungsgemäße Überwachung der Haushaltsmittel nicht gewährleistet. Die Auftragsüberwachung geschieht noch überwiegend in den Fachbereichen selbst. Systembedingt ist die Auftragsabwicklung noch nicht umgesetzt worden. Es werden jedoch noch in diesem Jahr Überlegungen hierzu angestellt.

12 Anlage 2 zu V090/16 Zu 6.3 Kaution Fahrradhaus Der Handvorschuss wurde mittlerweile aufgelöst und in die Zahlstelle Bürgerbüro überführt. Die Rückzahlungen von Kautionen für das Fahrradhaus werden ab sofort bargeldlos abgewickelt. Zu 6.4 Jubiläumsfest 25 Jahre Wiedervereinigung Nach dem Prinzip der Bruttoveranschlagung sind im Haushaltsplan alle Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen in voller Höhe und getrennt voneinander auszuweisen ( 10 GemHKVO). Dieses Bruttoprinzip wurde nicht beachtet. Die Stadt hätte die vorstehenden Beträge in der jeweiligen Höhe sowohl als Aufwand als auch als Ertrag veranschlagen müssen. Zukünftig werden die Veranschlagungsgrundsätze des 10 GemHKVO beachtet. Gez. Schobert (Wittich Schobert)