Elektronischer Semesterapparat (ESA)

Transkript

1 Elektronischer Semesterapparat (ESA) Erstellung von Digitalisierungsaufträgen über das Learnweb und das ESA-Auftragssystem Ein Handbuch für Dozenten - erstellt von der ULB Münster Einstieg und Aufruf des Auftragssystems Digitalisierungsauftrag Stand: 4. Januar 2016 Bereitstellung im Kursraum Digitale Dienste

2 2 Inhalt Einleitung... 3 Hinweis zum Urheberrecht... 3 Aufrufen des ESA-Auftragssystems... 4 Navigation im ESA-Auftragssystem... 5 Veranstaltung... 5 Dozenten... 5 Aufträge... 5 Alle Aufträge... 5 Neu... 5 In Prüfung... 5 In Bearbeitung... 5 Abgeschlossen... 5 Storniert... 5 Recherche... 6 Aufträge übernehmen... 6 Nichts gefunden?... 6 Abmelden... 6 Recherche... 7 Suche eingrenzen... 7 Formular zurücksetzen... 7 Suche ausführen... 7 Trefferliste und Titelaufnahme... 8 Auftragserteilung... 9 Monographien... 9 Zeitschriften... 9 Auftragsbearbeitung durch die ULB Reklamation Kontakt ESA-Team der ULB Learnweb-Team der WWU... 13

3 3 Einleitung Über das ESA-Auftragssystem haben Sie die Möglichkeit, Zeitschriftenaufsätze oder Auszüge aus einschlägiger Literatur einscannen und in Ihrem Learnweb-Kurs bereitstellen zu lassen. Aus den Learnweb-Kursen teilnehmender Dozenten führt ein Link zum ESA-Auftragssystem, in dem Sie im lokalen Bestand der ULB recherchieren und für einzelne Titel Digitalisierungsaufträge anlegen und an die ULB schicken können. Die ULB unterstützt Sie bei der Prüfung, ob die Bereitstellung des Textes im Rahmen des Semesterapparates urheberrechtlich zulässig ist ( 52a UrhG). Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in Ihrer Verantwortung als Auftraggeber. Die Digitalisierungsaufträge werden von der ULB bearbeitet, eingescannt und gelangen automatisch als PDF-Dateien in den jeweiligen Learnweb-Kurs. Hinweis zum Urheberrecht Die Bereitstellung digitalisierter Dokumente im Rahmen von Semesterapparaten regelt 52a UrhG (Öffentliche Zugänglichmachung für Unterricht und Forschung). Hiernach dürfen urheberrechtlich geschützte Werke digitalisiert und für Lehre und Forschung öffentlich zugänglich gemacht werden, soweit es sich um einzelne Aufsätze aus Zeitschriften und Zeitungen sowie kleine Teile eines Werkes (z.b. einzelne Kapitel oder Beiträge) handelt. Die Digitalisierung vollständiger Werke ist nicht möglich, es sei denn, es bestehen andere Vereinbarungen mit dem Rechteinhaber oder das Urheberrecht ist erloschen. Die Digitalisate dürfen nur einem deutlich abgegrenzten Personenkreis - hier Teilnehmer eines Kurses - zugänglich gemacht werden. Dies wird über einen passwortgeschützten Zugang zum Learnweb gewährleistet.

4 4 Aufrufen des ESA-Auftragssystems In Ihrem Learnweb-Kurs sehen Sie auf der rechten Seite unten im Kasten Elektronischer Semesterapparat einen Link ESA-Auftrag, über den Sie das Auftragssystem aufrufen können.

5 5 Navigation im ESA-Auftragssystem Wenn Sie in das ESA-Auftragssystem gelangen, stehen Ihnen links verschiedene Boxen zur Verfügung. Diese enthalten Links, die Sie zu den verschiedenen Funktionen führen. Veranstaltung Hier sehen Sie den Namen Ihres Kurses und Ihren Namen. Dieser Link führt Sie zurück zu ihrem Learnweb-Kurs. Dozenten Diese Box wird nur eingeblendet, wenn mehrere Dozenten für diesen Kurs vorhanden sind. Durch Klick auf den entsprechenden Namen können Sie sehen, welche Aufträge der jeweilige Dozent für diesen Kurs eingestellt hat. Aufträge Durch einen Klick auf den entsprechenden Link werden Ihnen die Aufträge mit diesem Status angezeigt. Alle Aufträge Hier sehen Sie alle Ihre Aufträge, die zu diesem Kurs vorhanden sind. Neu Ihre Aufträge, die noch nicht im ESA-Auftragssystem verarbeitet wurden, werden hier angezeigt. Diese Aufträge können Sie noch bearbeiten oder löschen. In Prüfung Diese Aufträge werden von einem ESA-Mitarbeiter geprüft. Ggf. erfolgt eine Nachfrage zu einzelnen Aufträgen per Mail. In Bearbeitung Diese Aufträge werden im ESA-Auftragssystem verarbeitet: Das Werk wird für die Zentralbibliothek beschafft und der Digitalisierung zugeführt. Danach wird eine PDF-Datei erstellt, die für den Import in Learnweb bereitgestellt wird. Beachten Sie bitte, dass ein Titel ggf. durch einen anderen Bibliotheksbenutzer ausgeliehen ist. Der Status In Bearbeitung kann somit einige Zeit bestehen bleiben. Abgeschlossen Aufträge, die den ESA-Workflow erfolgreich durchlaufen haben. Storniert Aufträge, die nicht dem ESA-Workflow zugeführt werden konnten. In der Auftragsliste können Sie den Kommentar eines ESA-Mitarbeiters zur Auftragsstornierung einsehen.

6 Recherche Nutzen Sie den Link zum Suchformular, um im Bestand des Bibliothekssystems Titel zu finden, für die Sie Digitalisierungsaufträge vergeben möchten. Aufträge übernehmen Abgeschlossene Aufträge listet Scans auf, die Sie in alten Moodle-Kursen schon einmal beauftragt haben. Mit einem Klick auf "Übernehmen" können Sie einen alten Aufsatz einfach neu für den aktuellen Kurs in Auftrag geben, ohne vorher das Werk noch einmal suchen und die Daten eintragen zu müssen. Nichts gefunden? Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Anschaffungsvorschlag an die ULB zu senden, wenn Sie den gewünschten Titel nicht im Bestand des Bibliothekssystems gefunden haben. Abmelden Melden Sie sich vom ESA-Auftragssystem ab. Die Anmeldung können Sie jederzeit wieder aus dem Learnweb-System heraus vornehmen. 6

7 7 Recherche Auf der linken Seite finden Sie einen Bereich Recherche und darunter Suchformular. Ein Klick auf diesen Link öffnet eine Suchmaske, in der Sie nach Titeln aus dem Bestand der ULB recherchieren können. Suche eingrenzen Ihre Suche können Sie noch eingrenzen auf die Materialart Zeitschrift. Formular zurücksetzen Damit können Sie Eingaben aus allen Feldern entfernen. Suche ausführen Schicken Sie die Suche ab, indem Sie auf Suche ausführen klicken.

8 8 Trefferliste und Titelaufnahme Die Anzeige der Suchergebnisse erfolgt in einer Liste mit den wichtigsten Titelangaben. Zu jedem Titel werden der Publikationstyp und die Bestellbarkeit grafisch angezeigt. Pro Seite werden in der Trefferliste 10 Suchergebnisse ausgegeben, längere Listen können mit den Navigationselementen am unteren Ende der Seite durchgeblättert werden. An Ihrer Bibliothek online verfügbare Materialien können nicht digitalisiert werden. Ein Klick auf den Titel führt Sie zur Titelaufnahme des Werkes. Die Titelaufnahme zeigt ihnen genauere Angaben zum Titel. Sie können die Links der Autoren bzw. der Schlagworte verwenden, um entsprechende Suchen auszulösen und weitere Titel zu finden.

9 9 Auftragserteilung Vor einer Auftragserteilung bietet es sich generell an, eine Verfügbarkeitsprüfung im Katalog zu machen. Zu diesem Zweck steht Ihnen auf der rechten Seite oben ein Link zur Exemplarübersicht im Katalog der ULB zur Verfügung. An Status und Standort können Sie meistens absehen, ob eine Bearbeitung möglich ist und ob sie sich evtl. verzögert. Unterhalb der Titelaufnahme sehen Sie eine Eingabemaske, in der Sie die Daten zu Ihrem Auftrag eingeben können. Notwendige Angaben sind durch ein Sternchen (*) markiert. Optional können Sie Angaben zum Autor und Titel des Kapitels oder Aufsatzes machen und Bemerkungen einfügen. Das erleichtert den Mitarbeitern an den Scannern die Digitalisierung. Denken Sie bitte an die Einhaltung des Urheberrechts! Monographien Bei einem Auftrag über ein Digitalisat aus einer Monographie müssen Sie mindestens den Seitenbereich angeben, der eingescannt werden soll. Achten Sie bitte hierbei auf Einhaltung des Urheberrechts. Zeitschriften Hier müssen Sie mindestens Jahrgang/Band bzw. Heft, Jahr und den zu digitalisierenden Seitenbereich angeben.

10 Nachdem Sie Auftrag erteilen anklicken, wird eine Auftragsnummer vergeben, und Sie bekommen alle Titel- und Auftragsdaten noch einmal in einer Übersicht angezeigt. Der Auftrag erscheint mit dem Status Neu in der Liste der Aufträge. 10 Die Daten zu Ihrem Auftrag können Sie korrigieren/löschen, solange dieser noch nicht bearbeitet wird. Dazu lassen Sie sich im Bereich Dozenten auf der linken Seite alle von Ihnen in Auftrag gegebenen Aufträge anzeigen oder im Bereich Aufträge alle Aufträge mit den Status Neu. In beiden Ansichten können Sie sich die Aufträge auch nach Datum sortiert anzeigen lassen (oben rechts: Sortieren ). Bei allen unbearbeiteten Aufträgen bietet Ihnen die Schaltfläche Bearbeiten die Möglichkeit, z.b. die Seitenanzahl zu korrigieren oder den Auftrag über die entsprechende Schaltfläche zu löschen, wenn das Digitalisat doch nicht benötigt wird. Sobald der Auftragsschein in der ULB schon ausgedruckt wurde, können Sie sich die Auftragsdaten lediglich ansehen, nicht mehr ändern.

11 11 Auftragsbearbeitung durch die ULB In der ULB wird jeder Auftrag geprüft und dann ein Auftragsschein erstellt. Anhand dessen wird aus dem Buch oder der Zeitschrift der gewünschte Abschnitt gescannt. Der Auftrag erhält dadurch den Status In Bearbeitung. Sie können den Fortschritt bei der Bearbeitung Ihrer Aufträge also jederzeit im ESA-Auftragssystem einsehen. Sollte es Probleme bei der Bearbeitung geben, wird der Status In Prüfung oder Storniert vergeben. Sie werden ggf. per kontaktiert, um das jeweils aufgetretene Problem zu klären. Wenn der Auftrag fertig ist, bekommt er den Status Abgeschlossen. Die eingescannten Seiten werden als PDF-Datei in Ihrem Learnweb-Kurs bereitgestellt und können von allen Kursteilnehmern angesehen werden.

12 12 Reklamation Abgeschlossene Aufträge können Sie reklamieren, falls etwas mit den Digitalisaten nicht in Ordnung ist. Dazu wählen Sie im ESA- Auftragssystem die Auftragsliste der abgeschlossenen Aufträge und betätigen die Schaltfläche Reklamieren bei dem entsprechenden Auftrag. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Reklamationsgrund angeben müssen. Dieser Auftrag wird dann mit dem Kommentar zusammen als neuer Auftrag in das ESA-Auftragssystem eingestellt.

13 13 Kontakt ESA-Team der ULB Tel.: 0251/ Learnweb-Team der WWU Tel.: 0251/