Sparen Sie Geld und Nerven. Managed Print Services Essentials

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1 Sparen Sie Geld und Nerven Managed Print Services Essentials

2 So einfach ist es, Kosten zu managen und mehr... Wenn Sie nach einer einfachen und effektiven Methode suchen, unnötige Ausgaben bei den Druckkosten zu vermeiden, ist MPS Essentials genau das Richtige für Sie. Mit MPS Essentials finden Sie heraus, in welchen Bereichen Geld verschwendet wird, optimieren die Anzahl von Systemen und Zulieferern und passen Ihre Druckgewohnheiten an. Dabei wird Drucken für Sie insgesamt einfacher, sicherer und umweltfreundlicher. MPS Essentials ist das Ergebnis von 40 Jahren Erfahrung im Imaging, die Canon zum idealen Partner für das Management Ihrer Druckumgebung macht. Was kostet Sie das Drucken? Die Dokumentenerstellung ist in vielen Unternehmen ein großer Kostenfaktor. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht bewusst, wie hoch der Aufwand tatsächlich ist. Die sichtbaren Kosten machen meist nur 20% der Gesamtkosten für die Erstellung von Dokumenten in einer Büroumgebung aus und Branchenexperten sprechen von den versteckten Druckkosten. Deshalb ist es sinnvoll zu überlegen, ob Sie diese Kosten selbst managen wollen. MPS Essentials hilft! Bei MPS Essentials können Sie sich zurücklehnen und all den Aufwand mit Ihrer Druckinfrastruktur getrost uns überlassen. Somit können Sie und Ihre Mitarbeiter sich noch besser auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Wir sind Experten im Druck- und Dokumentenmanagement und Drucken ist unsere Leidenschaft. Das können wir nach 40 Jahren Erfahrung guten Gewissens sagen. Gesamtkosten für Drucken und Dokumentenmanagement Sichtbare Kosten 9,5 % IT-Support und Infrastruktur 9,5 % Administration und Beschaffung 5,0 % Nach einer Studie von ALL Associates Group, Inc 2012 Dokumentenausgabe und Interaktion 26,0 % Dokumentenmanagement 50,0 % 2

3 Zusammensetzung der Kosten für Drucken und Dokumentenmanagement Sichtbare Kosten Hardware, Toner und Tinte, Papier, Klickkosten, Kundendienst und Wartung, Strom IT-Support und Infrastruktur Helpdesk, Vor-Ort- Support, Installation, Asset Management, Testen, Schulung interner Support-Mitarbeiter, Druckserver, Netzwerkkonnektivität Administration und Beschaffung Anbieterauswahl, Bestellungen, Rechnungsprüfung, Angebote, Lagerung, Nachbestellungen, Service Center für Verbrauchsmaterial, Bestandsverwaltung, Zuliefererverwaltung Dokumentenausgabe Zeit/Aufwand der Endanwender für Erstellung und Druck, Wartezeit, Problembehebung, Endverarbeitung, Weg zum Drucksystem, Suchen nach Ausgabe Dokumentenmanagement Prozesse vor und nach dem Druck: Ablage, Archivierung, Indexierung, Scannen, Binden, Falzen, Abrufen, Frankieren, Kuvertieren und Versand, Poststelle, vorgedruckte Formulare, elektronische Formulare, Dokumentenerstellung. 3

4 Einfach sorgenfrei drucken Warum sollten Sie beim Drucken von Dokumenten Zeit mit Routineaufgaben verschwenden, die Sie in anderen Bereichen sinnvoller einsetzen könnten? Vor allem, wenn Sie dabei auch noch bares Geld sparen können? MPS Essentials umfasst eine Reihe von Dienstleistungen, mit denen Sie den Druckbetrieb in Ihrem Unternehmen revolutionieren können. Beurteilung Diese Dienstleistung liefert eine professionelle Beurteilung Ihrer derzeitigen Druckumgebung. Dabei werden Druckerdaten aus Ihrem Netzwerk mit einer webbasierten Endanwenderumfrage kombiniert. Im Ergebnisbericht werden Bereiche mit Optimierungspotential hervorgehoben sowie Lösungsvorschläge und Empfehlungen für die Zukunft genannt. Implementierung von MPS Essentials Diese Dienstleistung umfasst das Design und die Implementierung Ihrer optimierten Office Druckinfrastruktur, sowie Schulungen für die Anwender in Ihrem Unternehmen. Außerdem helfen wir Ihnen bei der Umsetzung der neuen Druckrichtlinie durch ein geeignetes Kommunikationspaket. Selbstverständlich wird dabei sichergestellt, dass alle Maßnahmen in Einklang mit der Druckrichtlinie stehen, die Sie beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele unterstützt. Wartung und Support Dieser nutzungsbasierte Servicevertrag umfasst Wartung und Reparatur Ihrer Systeme und Bereitstellung des jeweils benötigten Toners. Vor allem aber wird über einen zentralen Kontakt zu Canon sowie über den Canon Software- Support sichergestellt, dass Ihre Lösung jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Eine Lösung zum effizienten und effektiven Management Ihrer Office-Druckinfrastruktur 4

5 MPS Essentials Managed Service Im Rahmen dieses Service werden alle von Ihrem Vertrag abgedeckten Systeme überwacht und verwaltet und Sie können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Der Service umfasst automatisches Ablesen von Zählerständen, Tonermanagement und Firmware-Überwachung, sodass Sie sich nie mehr mit diesen zeitaufwendigen Routinearbeiten abgeben müssen. Wir stellen einen Servicedesk für Störungsmanagement und Problemeskalation zur Verfügung, über den Sie uns bei Bedarf auch direkt kontaktieren können. Darüber hinaus sorgen wir mit einem Devicemanagement-Service dafür, dass Ihre Firmware auf dem neuesten Stand ist und dass Druckertreiber und Geräte verwaltet werden. Entscheidend für den Erfolg Ihres Managed Print Service sind regelmäßige Berichte, mit denen Sie über die zugesagten und geleisteten Services auf dem Laufenden gehalten werden. Außerdem achten wir gezielt auf Abweichungen von den definierten Druckrichtlinien und sorgen so für kontinuierliche Transparenz in Bezug auf die Leistung und Effektivität Ihrer Druckinfrastruktur. Wenn sich Möglichkeiten zur weiteren Optimierung ergeben, werden die entsprechenden Vorschläge ebenfalls in diese Analysen integriert. Die Vorteile Ihrer neuen Infrastruktur MPS Essentials von Canon bietet Ihnen alle Vorteile einer modernen Druckinfrastruktur, ohne Sie mit deren Management oder Wartung zu belasten. Es wird eine Druckrichtlinie für Ihr Unternehmen entwickelt und umgesetzt, die Ihnen folgende Vorteile bietet: Kostenkontrolle wir machen für Sie transparent, wie viele Dokumente auf welche Art und Weise gedruckt werden. So können wir die optimale Druckumgebung zur Verfügung stellen und helfen Ihnen somit, Kosten zu reduzieren und zu kontrollieren. Effektive Integration wir sorgen dafür, dass die Integration von MPS Essentials in Ihre bestehende IT Infrastruktur problemlos funktioniert. Somit passt sich MPS Essentials in Ihre vorhandenen Abläufe ein und ermöglicht vereinfachtes Arbeiten mit Dokumenten. Produktivitätssteigerung Sie müssen nicht mehr nach Druckaufträgen suchen oder sie wegen eines Systemausfalls erneut drucken. Systeme stehen nicht mehr ungenutzt herum, weil vergessen wurde, Toner nachzubestellen. Und Mitarbeiter müssen Zählerstände nicht mehr mühsam manuell ablesen. Verbesserte Dokumentensicherheit Sie können vertrauliche Dokumente am System abrufen, wenn Sie sie tatsächlich benötigen und müssen nicht mehr sofort nach dem Absenden zum Drucker hasten. Verbesserte Nachhaltigkeit Ihre optimierte Infrastruktur sollte für einen geringeren Stromverbrauch sorgen und das Druckvolumen reduzieren. So steigern Sie die Umweltfreundlichkeit Ihres Unternehmens und sparen dabei bares Geld. Sorgenfrei genießen Sie alle Vorteile einer modernen Druckinfrastruktur - ohne sich mit deren Management herumärgern zu müssen. 5

6 Erwartungen erfüllen Selbst Experten können nicht erreichen, dass die Vermeidung von Ausschuss und die Optimierung von Abläufen über Nacht geschehen. Daher arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen kontinuierlich einen Zyklus mit fünf Phasen durch, wobei wir bewusst auf international anerkannte Service- und Projektmanagementmethoden setzen. So wissen Sie jederzeit, was Sie erwarten können, und wir sorgen dafür, dass diese Erwartungen erfüllt werden. 1 BEOBACHTUNG Der strukturierte Zyklus mit fünf Phasen basiert auf der Methodik von ITIL für Service- Management und PRINCE2 für Projektmanagement. MPS Essentials beginnt mit einem Audit, also einer sorgfältigen Analyse der aktuellen Situation. So verschaffen wir uns und Ihnen einen Überblick, wieviel, wo und auf welche Weise gedruckt wird. Davon ausgehend entwickeln wir eine für Sie optimale Drucklösung, damit Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. 5 EVOLUTION Drei Monate nach der ersten Installation und danach alle sechs Monate setzen wir uns mit Ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Drucklösung optimal für Sie läuft. Außerdem suchen wir kontinuerlich nach weiteren Möglichkeiten, Ihre Abläufe zu optimieren und unsere Services zu verbessern. EVOLUTION TAGESGESCHÄFT BEOBACHTUNG UMSETZUNG ENTWICKLUNG 2 ENTWICKLUNG Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen an der sorgfältigen Planung und Implementierung der Lösung schließlich geht es uns ebenso wie Ihnen darum, dass die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ausschließlich positiv sind. 4 TAGESGESCHÄFT Sobald die Lösung implementiert wurde, sorgen wir dafür, dass sie jetzt und in Zukunft - Ihren Anforderungen entsprechend - optimal läuft. Wir überwachen und managen Ihre Flotte, übernehmen das Tonermanagement und sorgen für die korrekte Erfassung und Auswertung von Zählerständen. Dadurch wird Ihr interner Aufwand für die Verwaltung von Toner und Drucksystemen reduziert und Abteilungen wie Beschaffung und Buchhaltung deutlich entlastet. 3 UMSETZUNG Anschließend bringen wir unsere Kompetenz, Erfahrung und unser Wissen in die Implementierung der Lösung ein und helfen Ihnen, Anwenderverhalten zu ändern; damit erzielen Sie möglichst schnell, aber auch langfristig optimale Ergebnisse. 6

7 Uns fehlten die Fähigkeiten und das Know-how für die Verwaltung unserer Druckumgebung. MPS kümmerte sich um alle unsere Druckanforderungen sowie um Kostenkontrolle und Produktivitätssteigerung, sodass unsere Mitarbeiter sich wieder auf ihre Kernkompetenz konzentrieren konnten. Imagingation, Großbritannien Canon lieferte eine verwaltete Druckstrategie, die in kürzester Zeit ROI generierte und bei druckbezogenen Kosten zu Einsparungen von über 60 % geführt hat. Horst Schlüchter, Leiter Anwendungsmanagement & Infrastruktur, R+V Versicherung, Deutschland Perfekt für Sie geeignet Vielleicht waren Sie der Meinung, Enterprise Print Services hätten ausschließlich globale multinationale Konzerne als Zielgruppe. Canon MPS Essentials wurde allerdings spezifisch für Unternehmen mittlerer Größe konzipiert: Unternehmen, die an einer Optimierung Ihrer Druckumgebung interessiert sind, aber nicht über die Zeit oder Ressourcen verfügen, um entsprechende Änderungen selbst in Angriff zu nehmen. 7

8 Arbeiten Sie mit den Experten zusammen Canon gehört zu den weltweit führenden Unternehmen in der Bereitstellung von Managed Print Services. Aufgrund unserer Erfahrung mit Tausenden von Kunden sowie unserer umfassenden Kenntnis Ihrer Druckabläufe sind wir perfekt geeignet, um Ihnen das Management der Druckumgebung in Ihrem Unternehmen abzunehmen. Wir richten uns nach einer klar definierten Methodik für Projektund Service-Management und setzen dieses Wissen sowie unsere Kompetenz ein, um Sie bei der Vermeidung von Ausschuss und der Beeinflussung des Anwenderverhaltens zu unterstützen und Ihre Druckumgebung umfassend und nachhaltig zu optimieren. Bei Canon können Sie sich darauf verlassen, dass wir unseren Zusagen in Ihrem Zeit- und Kostenrahmen zuverlässig nachkommen. Und um unserem guten Ruf in Forschung und Entwicklung gerecht zu werden, suchen wir auch weiterhin nach innovativen Möglichkeiten, die Ihnen bereitgestellten Services zu verbessern und an Ihre wachsenden Geschäftsanforderungen anzupassen. Canon Inc. canon.com Canon Europa N.V. canon-europe.com Canon Austria GmbH Oberlaaer Straße 233 A-1100 Wien Tel.: canon.at/mps German Edition 0171W693 Canon Europa N.V., 2012

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