Prozessmanagement als Schlüssel zur Verwaltungsmodernisierung

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1 Prozessmanagement als Schlüssel zur Verwaltungsmodernisierung Integriertes Prozess- und Dokumentenmanagement zur Schaffung einer transparenten und steuerbaren Ablauf- und Aufbauorganisation Referent: Dipl.-Ing. Frank Schroeder binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

2 Unternehmen Kernkompetenzen Organisationsberatung, Software für Business Process Management (BPM), Managementsystemberatung, und Anwendungen zur Prozessautomatisierung Historie 1985 Dr. Binner Unternehmensberatung 1988 Vorstellung des Prototyps sycat Prozessmanagement zur CeBIT als erster Anbieter am Markt 1994 Gründung von Dr. Binner CIM-House GmbH 1998 Umbenennung des Unternehmensauftrittes in Dr. Binner Consulting & Software 2005 Gründung der PROF. BINNER AKADEMIE 2007 Neugründung von binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

3 Geschäftsfelder Process Management Tools für integriertes Business- und Prozessmanagement Consulting für systematisches Qualitäts- und Organisationsmanagement Process Engine für ganzheitliches Projekt-, IT- und Workflowmanagement binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

4 Produktportfolio for Audit S by Babtec FMEA S by Babtec binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

5 Referenzen Öffentliche Verwaltung Optimierung der Prozessorganisation Optimierung von Kommunalenverwaltungsprozessen Prozessanalyse im Personalbereich Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Prozessorientierte Personalbedarfsanalyse Prozessorientierte IT Auswahl Durchführung von Audits Ganzheitliches Prozessmanagement binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

6 Ausgangslage Strategische Anforderungen Organisationsänderungen Wirtschaftliche Anforderungen Optimierung der Verwaltung/Abläufe Prozessmanagement Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001 ITIL IT-Systemeinführungen Risikomanagement binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

7 Ausgangslage Strategische Anforderungen Organisationsänderungen Wirtschaftliche Anforderungen Optimierung der Verwaltung/ Abläufe Integriertes Managementsystem Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001 ITIL IT-Systemeinführungen Risikomanagement binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

8 Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung Funktionsorientierung Bereichsdenken Teiloptimum viele Schnittstellen personenspezifische Abarbeitung Bereichsübergreifende Probleme im Tagesgeschäft nicht lösbar hoher Koordinierungsaufwand Prozessorientierung bereichsübergreifendes Denken Gesamtoptimum wenige Schnittstellen schnellere Abläufe definierte Zusammenarbeit lernende Organisation Transparenz Teambildung binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

9 Prozessdarstellung mit sycat Ministerium 1 Änderungen im Tarif und Beamtenrecht beschließen M M M M M Schnittstellendefinition Änderungen im Tarif und Beamtenrecht Arbeitsorganisaton Personalsteuerung 2 erstellen PS PS 7 Beteiligungsverfahren PS einleiten 8 weiterleiten PS PS 011 L 3 prüfen 4 L i.o.? JA 5 freigeben NEIN (freigegeben) 6Fehlende (neue) Anforderungen einarbeiten L lassen 011 (freigegeben) L Präsident L Rollen/ Aufbauorganisation Amtsleitung AL AL AL 9 AL veranlassen AL Ablauforganisation (freigegeben) Personalstelle PSt PSt PSt PSt 10Konzept in der Personaladministration umsetzen PSt 11 Steuerung - Admistration binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

10 Kundenanforderungen Kundenzufriedenheit Aufbau verschiedener Modell-Levels Prozessmodell Level 1 Führungsprozesse 1 FP 1 2 FP 2 3 FP 3 4 FP 4 5 FP 5 6 FP 6 Prozessübersicht Level 2 Kernprozesse 8 7 Untersuchungen HABB Kassel durchführen Zentrale Verwaltung Gutachterliche HABB Darmstadt Tätigkeiten 9 10 Entsorgungsmanagement HABB Wetzlar UP 1 UP 2 UP 3 UP 4 UP 5 UP Unterstützungsprozesse Formulare/Dienstanweisungen Level 4 Prozessablauf Level 3 binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

11 Prozessanalyse Geschäftsprozessanalyse im Workshop Prozessorientierte Audits Prozessreifegradermittlung Umfeld- und Stakeholderanalyse Aufgabenanalyse Personalbedarfsmessung Ermittlung der Prozessdurchlaufzeiten Arbeitsplatzbegehungen Arbeitspsychologische Begleitung Unzureichende Information Doppelarbeit Unnötige Schnittstellen Papierablagen Lieferant a1 3 Preisverhandlung //-abstimmung durchführen durchführen a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten bearbeiten // bestätigen bestätigen a3 11 klären klären a4 20 klären klären a5 26 neue neue Terminzusage geben geben LF Preis Preis Bestätigung Bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung Mahnung Mahnung Termin Termin JA NEIN Disposition b1 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in NEIN Ordnung? Ordnung? b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen b4 12 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 14 Bestätigung Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? Bestellung? b6 18 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern Lieferstatus b7 22 b8lieferstatus 23 überprüfen Bestätigung überprüfenbezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile b9 25 LF LF mahnen mahnen b10 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? Dispo JA NEIN JA JA Anfrage Anfrage Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Info Info bestätigung bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Liste Liste bestätigte bestätigte Liste Liste Info Info NEIN Einkauf c1 1 Dispo-Liste drucken drucken c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? Lieferantenauswahauswahl c3 4 durchführen n. n. billigstem billigstem Angebot Angebot c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5 6 eingeben eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen erstellen c6 13 Kenntnisnahme c7 17 Geänderte Bestätigung akzeptieren? NEIN c8 19 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen c9 21 weiterleiten c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen c11 29 Kenntnisnahme c12 32 weiterleiten EK JA Auftragsabwick lung klung NEIN Arbeitsvorbereitung d1 30 Termin Termin akzeptabel? JA d2 31 Auftrag Auftrag verschieben AV Medienbruch Zuständigkeit nicht definiert Unzureichende Prüfungen EDV- Probleme binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

12 sycat Document Manager Prozesssicht persönliche Mitarbeitersicht der Prozesse und Dokumente (Eigene Sicht!) Benachrichtigung per bei Prozess- bzw. Dokumentenänderung einfachste Handhabung binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

13 sycat Document Manager Dokumentensicht flexible Struktur einfachste Auffindbarkeit durch Volltextsuche und persönlich Favoriten eigene Sicht für ungelesene Dokumente Verweis auf zugehörige Prozesse binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

14 Meinungen von beteiligten Mitarbeitern zu Prozessanalysen mit sycat fördert das Verständnis für andere Bereiche spürbare Optimierungen es wird das Tagesgeschäft optimiert einfach verständlich Prozesse schaffen eine gemeinsame Ebene schnelle Ergebnisse zielorientiert Probleme werden auf einer sachlichen Ebene diskutiert es werden Probleme übergreifend gelöst binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions Schützenallee 1 l Hannover Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@binner-ims.de Internet binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions