Nutzung von Social Software im Unternehmen ein erster Erfahrungsbericht. BWV München Jahresveranstaltung 07. Oktober 2014 Stephan Kaiser

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1 Nutzung von Social Software im Unternehmen ein erster Erfahrungsbericht BWV München Jahresveranstaltung 07. Oktober 2014 Stephan Kaiser

2 Agenda Die Provinzial Rheinland Einordung: Social Software im Unternehmen ZDF: IBM Connections bei der Provinzial Erfolgsfaktoren bei der Einführung Fakten & Mythen Einblicke (Live-Demo) Seite 2

3 Agenda Die Provinzial Rheinland Einordung: Social Software im Unternehmen ZDF: IBM Connections bei der Provinzial Erfolgsfaktoren beim Einsatz Fakten & Mythen Einblicke (Live-Demo) Seite 3

4 Die Provinzial Rheinland Gegründet 1836 in Koblenz Seit 1875 Hauptsitz in Düsseldorf Nummer 4 unter den öffentlichen Versicherern Rund 2 Mio. Kunden Mehr als Mitarbeiter im Innen- und Außendienst Anwendungsentwicklung in Cobol und Java Host Betrieb bei der Finanz Informatik IT Mitarbeiter an den Standorten Düsseldorf und Detmold Seite 4

5 Unsere Unternehmensstruktur Provinzial Rheinland Konzern Kompositversicherer Lebensversicherer Spezialversicherer Service-Anbieter Versicherung AG Lebensversicherung AG Seite 5

6 Unsere Eigentümer Sparkassenverband Rheinland-Pfalz Rheinischer Sparkassenund Giroverband 33 1/3 % 34% 32 2/3 % Landschaftsverband Rheinland Seite 6

7 Unser Geschäftsgebiet Im Geschäftsgebiet der Provinzial Rheinland und der Lippischen Landes-Brandversicherungsanstalt wohnten zum rund 12 Mio. Einwohner. Das sind knapp 14 Prozent der Einwohner des Bundesgebietes. Lippische Landes-Brandversicherungsanstalt Provinzial Rheinland Nordrhein- Westfalen Bremen Schleswig- Holstein Hamburg Niedersachsen Thüringen Mecklenburg- Vorpommern Sachsen- Anhalt Berlin Brandenburg Sachsen Hessen Rheinland- Pfalz Saarland Bayern Baden- Württemberg Seite 7

8 Das Beraternetz der Provinzial Rheinland Gebietsdirektion/S-Vertriebsdirektion Sparkassen-Hauptsitz Provinzial-Geschäftsstellen 620 Geschäftsstellen mit mehr als Mitarbeitern 46 Sparkassen, Filialen mit ca Kundenberatern Seite 8

9 Provinzial Rheinland Versicherungsgruppe Beiträge - Gesamtgeschäft in Millionen Euro 2013 Provinzial Rheinland Versicherung (+4,5%) Provinzial Rheinland Lebensversicherung (+4,3%) Provinzial Rheinland gesamt (+4,3%) ProTect 74 (-7,4%) Sparkassen DirektVersicherung 59 (+12,5%) Lippische Landes-Brandversicherungsanstalt 93 (+1,9%) Provinzial Gruppe gesamt (+4,1%) davon Komposit (+3,8%) Seite 9

11 Social Software im Unternehmen, Einordnung Enterprise World Wide Web Kunden, Partner und Öffentlichkeit Worker Online Community Social Search, Analytics Customer Communities The Social Web Seite 11

13 Die Provinzial ist im Social Web agil unterwegs Seite 13

16 Timeline IBM Connections bei der Provinzial 02/ / /2010 Erste Technologiestudie Social Software & Connections, Demo bei potentiellen Anwendern Testinstallation auf Hardware der Provinzial Umsetzung und Tests erster Use-Cases auf Basis Connections 3.0 Workshop mit der IBM (bis F1-Ebene) auf Basis der Testinstallation 06/2010 Produktive Installation von Connections 3.5 Vorstand, F1 Ebene und Assistentinnen beginnen mit produktiver Nutzung von Connections Seite 16

17 Timeline IBM Connections (Fortsetzung) 05/ / /2013 Migration DB2 Backend von Windows auf AIX Mitbestimmung Connections im Konzern und Erweiterung des Nutzerkreises zunächst nur auf IT, BO und Teilnehmer an IT - Projekten Automatisierte Anbindung und Pflege durch zentrale Vollmachtendatenbank & Directory (Standort etc.) Aktion Geben Sie der Provinzial Ihr Gesicht Fotos für Ausweiskarte, Telefonbuch, Sametime, und Connections 04/2014 Aktualisierung auf Connection 4.5 geplant: Erweiterung des Nutzerkreises um DV-Koordination Personal Seite 17

18 Übersicht Infrastruktur Seite 18

19 Zahlen, Daten, Fakten ~ 520 Benutzer aktiv (ohne geplante Erweiterung) 140 aktive Blogs, davon 126 mit mehr als einem Autor 186 aktive Communities, davon 38 geschlossen, 18 öffentlich, 130 moderiert 120 aktive Wikis, davon 63 öffentlich Seite 19

21 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software Social Software alleine Seite 21

22 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software ist nur EIN Spieler! Seite 22

23 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software Erfolg beim Einsatz von Social Software erfordert aber auch Eine abgestimmte Organisation! Seite 23

24 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software Erfolg beim Einsatz von Social Software erfordert aber auch Eine Einpassung in die Technologie-Landschaft! Seite 24

25 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software Erfolg beim Einsatz von Social Software erfordert aber auch Einen neuen Teamgeist (= Kulturveränderung)! Seite 25

26 Collaboration ist nicht nur Technologie Skills, Attitude Motivation Teamwork 70% People Technologie ist die Voraussetzung, aber nicht ausreichend, um erfolgreich eine Kollaborationslösung unternehmensweit zur Verfügung zu stellen Workflow Integration Best Practices 20% Technologie 10% Infrastructure System Standards Quelle: Dilip Bhatt (2000) Seite 26

27 Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Social Software nur mit diesen Faktoren passt alles zusammen! Neuer Teamgeist Social Software Abgestimmte Organisation Integration Technologie- Landschaft Seite 27

28 Organisation Wir haben jetzt Social Software! Toll! Und was macht Ihr damit???? Seite 28

29 Organisation Start Small, Think big! Zielbild entwickeln! Konkretes Problem als Pilot adressieren! Pilot umsetzen, Erfahrungen sammeln. Pilot verbessern, neue Anwendung starten. Seite 29

30 Organisation Task Force Connections Schnittmenge aus Anwendern, ProductOwner, Betriebsorganisation und Technik - Anwenderunterstützung (Webinare, Foren etc ) - Entwicklung von Use Cases / Best Practices - Kommunikation von Success-Stories - Entwicklung von Richtlinien und Checklisten (z.b. was gehört in das Intranet, was gehört nach Connections, was muss migriert werden,?) Seite 30

31 Integration Technologielandschaft Ich finde es nicht im Intranet! Hast Du schon im Wiki gesucht??[&\!!!grrrrr Seite 31

32 Integration Technologielandschaft Welche Rolle spielt Social Software? Heute als Prototyp Strategische Relevanz? High Potential Support Strategic Key Operational Derzeitiger Nutzen für das Geschäft Seite 32

33 Integration Technologielandschaft Welche Rolle spielt Social Software? und in Zukunft als Kernapplikation! Strategische Relevanz? High Potential Strategic Support Key Operational Derzeitiger Nutzen für das Geschäft Seite 33

34 Integration Technologielandschaft Social Software ist mehr als ein Wiki! Seite 34

35 Integration Technologielandschaft Jede Technologie hat Ihre besonderen Vorzüge und Einsatzmöglichkeiten. Doch erst die Kombination und damit die Wahlmöglichkeit im täglichen Gebrauch bringt das volle Potential zur Geltung! Seite 35

36 Welche Software? Seite 36

37 Welche Software? Spezialisierte Software hat in Einzelfunktionen Vorteile! Aus Kundensicht muss Connections hier in einzelnen Funktionsbereichen beständig weiter ausgebaut werden, um den Gesamtvorsprung zu halten! Wiki Seite 37

38 Teamgeist / Kulturveränderung Was kann passieren? Wir probieren das jetzt aus! Seite 38

39 Teamgeist / Kulturveränderung Kulturwechsel: Kultur 1.0: Welche Information wollen wir preisgeben? Seite 39

40 Teamgeist / Kulturveränderung Kulturwechsel: Kultur 2.0: Welche Information müssen wir schützen? Seite 40

41 Teamgeist / Kulturveränderung Das Teilen von Wissen als Nebeneffekt der täglichen Arbeit verstehen Seite 41

42 Teamgeist / Kulturveränderung Kulturwechsel: Kultur verändern! Seite 42

43 Teamgeist / Kulturveränderung Kulturwechsel: Kultur verändern! (vor)leben! Seite 43

44 Teamgeist / Kulturveränderung Strategiekreis Social Intranet F1 Ebene aus Personal, Unternehmenskommunikation, Betriebsorganisation, IT, Vertrieb und Marketing Weiterentwicklung des Zielbildes! Weiterentwicklung der bestehenden Mitarbeiter-Portale zu einem "Social Intranet in denen neben statischer Informationsvermittlung dynamische Formen der Zusammenarbeit (Kollaboration) sowie aktiver Wissensaustausch möglich wird. Damit soll die Kommunikation im Unternehmen verbessert und zudem der Austausch von Wissen, Daten und Dokumenten unterstützt werden. Letztlich soll so die Zusammenarbeit effizienter gemacht werden. Seite 44

45 Die spezielle Herausforderung von Social Collaboration Senioren 60+ Boomers Generation X Weiß alles, weil er es erfunden hat Verwaltet alles, weil er es aufgebaut hat Arbeitet am meisten, weil er es erweitert hat Digitale Immigranten Geboren vor dem Internet, mussten es lernen Social Collaboration- Tools sind nicht die natürliche Art der Kommunkation und Arbeitsweise Nur teilweise Übernahme in Altersgruppe Kollaboration wird als zusätzliche Arbeit gesehen Kollaborieren vorwiegend mit Menschen, die sie kennen Generation Y Suchen gemeinsam nach ihrem Platz in der Welt Digitale Eingeborene Das Internet war immer da Verwenden solche Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit Arbeit geschieht meist öffentlich Inhalt wird durch Interaktion u. Partizipation entwickelt Seite 45

47 Fakten & Mythen Wir verwenden einfach das gleiche Vorgehen wie Fa. XYZ! Realität: Die Implementation von Social Software ist mehr als nur Technik Das Vorgehen zur Einführung muss Ihren spezifischen Kontext berücksichtigen! Kontext = Arbeitsumfeld, Werte, Anpassungsfähigkeit, Bereitschaft zur Veränderung Vermeiden Sie, sich mit anderen zu vergleichen in Bezug auf Dauer und Adaptionsrate Seite 47

48 Fakten & Mythen Die Community wird sich selber organisieren! Realität: Sie brauchen Comunity-Moderatoren die die Beteiligung orchestrieren! Community-Moderatoren: - Regeln die Rahmenbedingungen und Ziele zur Nutzung der Community! - Definieren die Nutzung der einzelnen Komponenten in der Community. - Pflegen Inhalte, kommunizieren fortlaufend! - Halten die Community am Leben! Seite 48

49 Fakten & Mythen Social Software ist nichts für den Vorstand! Realität: Die Unterstützung des oberen Management ist entscheidend für eine erfolgreiche Adaption Zeigen Sie den Nutzen von Social Software anhand passender UseCases (z.b. Adaption Reduzierung aufkommen, Gremienvorbereitung, Maßnahmenverfolgung, etc). Stellen Sie die positiven Effekte für die Unternehmensziele dar. Suchen Sie verbündete in der Betriebsorganisation, Personal, Fachbereichen Entwickeln Sie eine gemeinsame Vision! Seite 49

50 Fakten & Mythen Nach dem Anfang wird es zum Selbstläufer! Realität: Dauerhaftes Investment für dauerhaften Nutzen! Die Initiale Eigendynamik bei der Begeisterung über die Software verschleißt sich schnell! Dauerhaft Eigendynamik erhalten! - Community Management - Teilen von Erfolgsgeschichten - Anerkennung / Fortschittsberichte / Marketing - Task-Force / Botschafterprogramme / Beauftrage Seite 50

51 Fakten & Mythen Die Software ist Intuitiv; Schulung ist nicht notwendig! Realität: Die Komponenten sind spezifisch; die Komplexität liegt in der Anwendung der jeweiligen Use-Cases. Hier besteht Unterstützungsbedarf! - Tutorials - Inhalte / Templates vorbereiten! - Evangelisten / Beauftragte die neuen Nutzern helfen und beraten - New-Features: Information bei jedem neuen Release - Tipps und Tricks für den Start! - Hinweise erstellen die erläutern wie mit sensitiven Informationen umgegangen werden soll! Seite 51

52 Fakten & Mythen Das wird einfach! Wir haben bereits einige begeisterte Nutzer! Realität: Lassen Sie sich nicht täuschen! Es ist falsch das die Adaption mit wenigen Enthusiasten zum Selbstläufer wird! Überzeugen Sie die Pragmatiker: - Nutzen erläutern, Identifizierung und Erarbeitung von UseCases die bei der täglichen Arbeit unterstützen - Inhalte bereitstellen die Mehrwerte bringen - Integration (!) in die gewohnte Arbeitsumgebung - Funktionierende Communities benötigen Zeit! Seite 52

53 Fakten & Mythen Wenn Social Software verpflichtend ist, wird Sie jeder nutzen! Realität: Verpflichtender Einsatz führt langfristig zum Scheitern! Die Mitarbeiter müssen verstehen, was sie miteinander Teilen sollten und warum dies für Sie von Vorteil ist. Behandeln Sie Beiträge in der Social Software Plattform wie andere Arbeitsergebnisse auch! Ermuntern Sie Teams sich aktiv zu beteiligen und von anderen zu lernen! Seite 53

55 Seite 55 Demo

56 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Austausch? Gerne persönlich in der Pause oder über die Sozialen Netzwerke Seite 56