von Web Self Service bei dtms Erfolgreiches Contactcenter 2014 in Hanau Referentin: Pamela Pietzsch

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1 Von den Schwierigkeiten bei der Einführung von Web Self Service bei dtms Erfolgreiches Contactcenter 2014 in Hanau Referentin: Pamela Pietzsch dtms converting communication GmbH

2 dtms - Ihr Spezialist für Kundendialog-Lösungen g dtms ist ein qualitativ ti führender Anbieter von kundenorientierten t netzbasierten Kommunikations- und Abrechnungs-Lösungen. Wir entwickeln den Kundendialog von Unternehmen und Organisationen nachhaltig, gewinnbringend i und herstellerneutral t l weiter.

3 Daten 15 Jahre Erfahrung 50 + Mio Umsatz 130 Mitarbeiter Mainz, Hamburg, Wien, Mailand 2000 Kunden in Europa

4 Web Self Service ist nützlich in der Kunden- Kommunikation Web Self Service reduziert das Kontaktvolumen im Contact Center Web Self Service gehört auf die Website Web Self Service hilft redundante Fragen zu beantworten Web Self Service sollte man machen 60% der s werden durch Kunden erzeugt, die online keine Antwort t auf ihre Fragen finden* Quelle: IntelliResponse, White Papers-Knowledge Series: 5 Reasons Why Web Self Service Pays Off

5 Web Self Service für die Interne Anwendung Wissensmanagement Zeitersparnis Reduzierung von s und Telefonanrufen <

6 Ausgangssituation dtms hat ein neues Produkt gelauncht. Die eigenen Mitarbeiter wussten zu wenig über das neue Produkt Nur wenige Personen hatten tiefgehendes Produkt- und Systemwissen, das Sie jedoch nur im 1:1 Dialog per oder Telefon weitergaben Informationen zu Produkten sind verstreut t Die vorhandene Wissensdatenbank (Wiki) wurde nur selten genutzt und lieferte hauptsächlich technische Infos Die Suchfunktion im Intranet und der Wiki-Datenbank ist unzureichend

7 Zielsetzung: Das Wissen über Produkte und Prozesse soll gebündelt werden Wissen soll über Abteilungsgrenzen hinweg ausgetauscht und für alle zugänglich gemacht werden Das Telefon- und -Aufkommen im Produktmanagement und anderen Abteilungen soll reduziert werden Zeiteinsparung und effizientes Arbeiten in den Abteilungen Vertrieb, Technik, Produktmanagement und Customer Management Sukzessives Roll-Out eines Web Self Service Tools für dtms

8 Fragestellungen Welche Informationsquellen/Tools stehen aktuell zur Verfügung? Welche Funktionen/Fragen werden mit bestehenden Tools abgedeckt? In welchem Umfang soll das Projekt aufgesetzt werden? Welche Inhalte sollen in das Tool eingepflegt werden? In welchen Schritten soll das Roll-Out erfolgen? Welche Anforderungen werden an das Web Self Service Tool gestellt?

9 Anforderung an das Web Self Service Tool einfache Bedienbarkeit dynamische Suchfunktion leicht zu integrieren preisgünstig Datensicherheit kein hoher Pflegeaufwand Verlinkung auf externe Datenbanken muss möglich sein Fragen sollen direkt online eingegeben werden können

10 Definition der Inhalte Welche Inhalte sollen in das neue Tool eingestellt werden? Fragen zu Produkten allgemein Fragen zu Produkteinrichtungen Supportfragen Produktrelevante Beiträge Verlinkung auf externe Datenbanken, wenn dort das Thema besser definiert ist

11

12 Erstes Roll-Out Erstes Roll-Out Umfang: Neues Produkt Informationen zur Technischen Migration Informationen zu Neuen Produktfeatures Betroffene Abteilungen: Customer Service als User Technik und betroffene Produktmanager als Experten Nutzeranzahl Große Nutzer-Gruppe Große Experten-Gruppe Inhalte Definierte Inhalte sollen eingetragen werden Jeder darf kommentieren und seinen Wissensbeitrag leisten

13 Wir haben doch ein Wiki Schon wieder ein neues Tool! Über das Telefon bekomme ich schneller meine Infos Was soll das bringen? Das ist doppelter Pflege- und Zeitaufwand! Das nutzt doch eh keiner Muss ich da jeden Tag reingucken?

14 Ergebnisse Erstes Roll-Out Zu wenige Fragen wurden eingestellt Zu wenige Beiträge wurden eingestellt => Die Datenbank wurde nicht in dem Maße gefüllt, wie erwartet

15 Zweites Roll-Out Projektumfang: Neues Produkt und dbestandsprodukte d Technische Migration Neue Produktfeatures Bestandsprodukte News aus Marketing und Produktmanagement Betroffene Abteilungen: Customer Service als User Vertrieb als User Technik, Marketing und alle Produktmanager als Experten Nutzeranzahl Größere Nutzer-Gruppe Größere Experten-Gruppe Inhalte Definierte Inhalte sollen eingetragen werden Jeder darf kommentieren und seinen Wissensbeitrag leisten

16 Ergebnisse Zweites Roll-Out Es wurden immer noch zu wenige Fragen eingestellt Es wurde mal lieber schnellh zum Hörer gegriffen Fragen wurden teilweise erst nach langer Zeit beantwortet => Akzeptanz des Tools ist noch nicht stark ausgeprägt + Das Tool wird intensiv von Marketing als Kommunikationskanal genutzt + Neue Vertriebs-Mitarbeiter nutzen das Tool zur Einarbeitung Disziplin sowohl von Nutzern Disziplin sowohl von Nutzern als auch Experten ist ausbaufähig

17 Feedbackschleife Zeit Disziplin

18 Analyse Der Experten- und Nutzerkreis wurde zu groß gewählt Commitment der Experten wurde nicht intensiv genug eingefordert Experten haben auch die klassischen Kommunikationswege Experten haben auch die klassischen Kommunikationswege zugelassen =>Nutzer haben herausgefunden: Es geht ja doch anders

19 3. Roll Out Optimierungsmaßnahmen Reduzierung auf wenige Experten mit Commitment Experten dürfen nur den Kommunikationsweg über das Self Service Portal zulassen Adhoc-Fragen Fragen, die per Telefon gestellt werden, müssen von Experten im Tool nachgepflegt werden Regelmäßige Feedback-Runden Einführung eines einfachen und automatisierten Bewertungsverfahrens für Experten-Antworten und Reaktionszeiten. Neue Motivationsveranstaltung mit kleineren Teams und Fokus auf dem persönlichen und dem Team-Nutzen.

20 Zeit Nutzen Disziplin Akzeptanz

21 Weitere Ausbaustufen Web Self Service für alle Abteilungen bei dtms erweitern Das Web Self Service Tool gezielt als Trainingstool für (neue) Mitarbeiter einsetzen Inhalte für Kunden auf der Website abrufbar machen

22 Weitermachen!

23 Pamela Pietzsch Produktmanagerin dtms converting communication GmbH Isaac-Fulda-Allee Mainz Fon: +49 (0) 6131 / Fax: +49 (0) 6131 /

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