teamspace Die Lösung der 5 POINT AG für effiziente Gruppenarbeit

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1 teamspace Die Lösung der 5 POINT AG für effiziente Gruppenarbeit Mit teamspace können Gruppen unabhängig von Zeit und Ort über das Internet zusammenarbeiten, Wissen bündeln und Fähigkeiten effizient nutzen. Projektmanagement Dateiablage Chat Bewertung Ideenfindung Diskussionsforum Terminplanung

2 Zusammenfassung teamspace ist Ihr virtuelles Büro im Internet. Mit teamspace können geographisch und organisatorisch verteilte Teams professionell und effizient zusammenarbeiten. Die notwendige Infrastruktur zur Kommunikation, Koordination und Kooperation wird online durch teamspace bereitgestellt. Jede Arbeitsgruppe kann hierzu einen eigenen virtuellen Raum anlegen und mit den notwendigen Funktionalitäten ausstatten. Der gestaltete Raum, Ihr "team space", steht Ihnen und Ihren Kollegen sofort zur Verfügung und ist durch Benutzernamen, Passwort und SSL-Verschlüsselung geschützt. teamspace unterstützt die Koordination und Kooperation in der virtuellen Gruppe. Es sammelt und verteilt Informationen, erinnert an Termine und bietet den Mitgliedern eine Kommunikationsplattform untereinander. teamspace ist leicht zu bedienen und bietet Ihnen schnelle und spürbare Erleichterungen bei Ihren Gruppenarbeitsprozessen. Der Online-Service garantiert Ihnen den Zugang zu Ihrem Team von jedem Internetanschluss weltweit. Die 5 POINT AG bietet Ihnen neben diesem Online-Angebot auch die Möglichkeit, teamspace im Rahmen einer Enterprise Server-Lizenz als eigenes individuelles Portal für virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Intranet oder als angemieteten Server über das Internet zu nutzen. Alles Weitere über teamspace, den Online-Service sowie die Enterprise Server- Lizenz erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Let's work together! Ihre 5 POINT AG

3 Benefits teamspace ist benutzerfreundlich, d.h. jeder Mitarbeiter kann sofort und problemlos mit teamspace arbeiten und hat dadurch schnell spürbare Erfolgserlebnisse. Man ist nicht auf die Hilfe Ihrer oder unserer EDV-Fachleute angewiesen um einen neuen virtuellen Raum einzurichten oder damit zu arbeiten. teamspace lässt sich problemlos in jede EDV-Landschaft integrieren, braucht keine speziellen Hard-/Software-Voraussetzungen und beeinflusst sonstigen EDV-Einrichtungen nicht. teamspace vereinfacht die Koordination von Gruppenarbeitsprozessen und spart Ihren Mitarbeitern Arbeitszeit ein. Zudem kann durch die weitgehende virtuelle Zusammenarbeit die Zahl der notwendigen persönlichen Treffen von Arbeitsgruppen deutlich reduziert werden, was zusätzlich Einsparungen an Zeit und Geld für Reisen bedeutet. Durch die günstigen Lizenzgebühren stellen sich die Kosteneffekte für Ihr Unternehmen schnell ein und durch die variablen Lizenzmodelle sind die zukünftigen Kosten exakt kalkulierbar. Unabhängig davon, ob Sie vorerst nur ein Projektteam oder Ihr gesamtes Unternehmen unterstützen möchten. Nutzungsmöglichkeiten: Online-Service oder Enterprise Server Sie können für einzelne Projekte Teamräume im Internet unter anmieten oder das vollständige System als eigenes Portal im Internet oder in Ihrem Intranet im Rahmen eines Enterprise Servers nutzen. Bei der Enterprise Server-Lizenz erhalten Sie Ihr unternehmensspezifisches Portal nach Ihren Anforderungen und in Ihrem Design. teamspace wird auf Wunsch in Ihrem Unternehmen installiert und mit Schnittstellen in Ihre EDV integriert. Darüber hinaus bieten wir Ihnen Web Hosting an, d.h. Ihr teamspace-server wird bei uns installiert und Sie greifen über Internetverbindung darauf zu. In diesem Fall kombinieren Sie die Freiräume des Enterprise Servers mit der Unabhängigkeit von eigenen EDV-Anlagen und der hohen Erreichbarkeit des Online-Services. Referenzen Die BMW AG nutzt bereits seit 2001 sehr erfolgreich einen eigenen Enterprise Server zur Unterstützung ihrer Teams. Die DaimlerChrysler AG ist seit 2003 Kunde im Bereich Enterprise Server. Der Online Service wird vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen und Verbänden genutzt, aber auch u. a. von der Degussa AG und Philips.

4 Über teamspace Ein eigenes Team einrichten Das Einrichten eines eigenen virtuellen Raums geht schnell und einfach. Alle vom Teamleiter ausgewählten Mitglieder werden von teamspace automatisch per benachrichtigt und bekommen ihren Benutzernamen und ihr Passwort. Der Raum mit allen ausgewählten Funktionalitäten steht sofort zur Verfügung. Die Einstellungen des Teams kontrolliert der Teamleiter, jedes Teammitglied kann zudem persönliche Daten, z.b. Sprache (Englisch oder Deutsch) individuell einstellen. Ist ein Projekt beendet, kann das Team inklusive aller Daten archiviert werden. Kommunikationsunterstützung Nachrichtenmodul Eine Nachricht kann bequem und schnell an einzelne Personen oder das gesamte Team adressiert werden. Hierbei dient das Telegramm dazu, Teammitglieder, die sich ebenfalls gerade im Teamraum befinden zu kontaktieren. Das Versenden von s dagegen dient der Kontaktaufnahme zu Personen außerhalb des Teamraums. Pinnwand Die Nutzungsmöglichkeiten sind vergleichbar mit einer physischen Pinnwand. Zettel können von allen Mitgliedern hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. Die Pinnwand ist eine Plattform für den informellen Austausch zwischen den Teammitgliedern. Abbildung: Pinnwand

5 Diskussionsforum Abbildung: Diskussionsforum Das Diskussionsforum bietet dem Team die Möglichkeit, Fragen, Ideen oder Probleme zur Diskussion zu stellen, um auf diese Weise die Meinung des gesamten Teams zu erheben. An den Diskussionen können sich alle Teammitglieder beteiligen. Ergebnisse können archiviert werden, so dass sie für eine spätere Verwendung zur Verfügung stehen. Das Diskussionsforum dient vornehmlich dem zeitlich asynchronen Austausch, so ist es auch möglich, auf weiter zurückliegende Beiträge zu antworten. Chat Der Chat bietet im Gegensatz zum Diskussionsforum die Möglichkeit zu zeitlich synchronen Konferenzen. Er eignet sich auch zum Protokollführen während Telefon-/Videokonferenzen, denn alle Teilnehmer sehen was geschrieben wird und können selbst Kommentare einfügen. Koordinationsunterstützung Adressverwaltung Die Adressverwaltung sammelt zentral alle projektrelevanten Adressen. Dadurch kann jedes Teammitglied zu jeder Zeit bequem auf benötigte Informationen zugreifen. Über die integrierte Möglichkeit Weblinks einzupflegen können alle wichtigen Webadressen zentral von hier erreicht werden. Abbildung: Adressenverwaltung Adressen können aus teamspace heraus automatisch in gängige Programme wie z.b. Outlook oder Lotus Notes exportiert werden.

6 Kalender Der Kalender erfasst alle projektrelevanten Termine und hilft die Aktivitäten der Teilnehmer optimal aufeinander abzustimmen. Neben der üblichen Tages-, Wochen- und Monatsansicht besteht auch die Möglichkeit nur Termine eines bestimmten Teammitgliedes oder die des gesamten Teams anzuzeigen. Bei Bedarf können automatisch zu bestimmten Zeitpunkten Erinnerungsmails verschickt werden. Analog der Adressverwaltung ist auch beim Kalender ein Export von Daten zu Outlook und Lotus Notes möglich. teamspace zeigt jedem Mitglied Uhrzeiten immer in seiner lokal eingestellten Uhrzeit. Abbildung: Kalender Zeiterfassung Die Zeiterfassung dient der Protokollierung bzw. Dokumentation aller projektinternen Tätigkeiten des Teams. Neben der detaillierten Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten kann die dafür benötigte Zeit angegeben werden. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick darüber, inwiefern sich ein Projekt innerhalb des Planungsrahmens befindet. Projekt-/Aufgabenmanagement Im Aufgabenmodul werden Projekte in Arbeitspakete geteilt und koordiniert. Anfallende Aufgaben können mit Prioritäten versehen und einzelnen Projektphasen und Teammitgliedern zugeordnet werden. Hinzu kommt die Möglichkeit, Aufwand, Start- und Enddatum, sowie Meilensteine, Bearbeiter und Verantwortliche festzulegen. Zu jeder Aufgabe wird der Bearbeitungsstatus visualisiert. Das Team kann sich jederzeit einen Eindruck über den Projektverlauf verschaffen. Zudem bietet dieses Modul die Möglichkeit Aufgaben an andere Teammitglieder zu übergeben bzw. von ihnen zu übernehmen. Abbildung: Aufgaben

7 Kooperationsunterstützung Ideen sammeln und bewerten Ziel dieses Moduls ist es, alle Mitglieder an Kreativitäts- und Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Hier können Informationen gesammelt, Brainstormings durchgeführt oder die Meinungen in der Gruppe erhoben werden. Auch Bewertungen, Punkteabfragen oder anonyme Wahlen können mit Hilfe dieses Moduls realisiert werden. Die Auswertung der Bewertungen wird automatisch durchgeführt. Die Brainstormings und Ideenbewertungen, bzw. Umfragen funktionieren wie bei lokalen Befragungen, nur dass in teamspace die Eingabe von den Mitgliedern zeitlich asynchron durchgeführt werden kann. Dadurch muss eine Gruppe keinen aufwendigen gemeinsamen Termin finden, um ein Brainstorming durchzuführen oder Meinungen zu erheben. Dateiablage Über die Dateiablage können alle Mitglieder Daten austauschen sowie an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. Über Zugriffsrechte kann gesteuert werden, wer welche Daten lesen und verändern darf. Während des Bearbeitens können einzelne Dateien für die übrigen Mitglieder gesperrt werden, um Versionsfehler zu vermeiden. Abbildung: Dateiablage Führung teamspace interagiert bei Bedarf automatisch mit den Teammitgliedern. Es verschickt Erinnerungen an Termine oder Statusberichte über den Projektfortschritt und erhält somit immer die Verbindung der Teammitglieder zur Teamaufgabe. Bei neuen Aktivitäten in einem Team informieren Änderungsberichte die Teammitglieder per . Alle Tätigkeiten im virtuellen Raum werden automatisch protokolliert. In einer Tagesansicht sieht jedes Teammitglied auf einen Blick was jeweils für ihn wichtig ist.

8 Vorteile der Arbeit mit teamspace Ihre Mitarbeiter können teamspace einfach und schnell nutzen und spüren die Verbesserungen in ihrer täglichen Arbeit schon nach kurzer Anwendung. Ihre Mitarbeiter sind nicht auf externe Hilfe angewiesen, um mit teamspace zu arbeiten. Alle Teammitglieder bekommen zeitig alle für sie relevanten Informationen und werden automatisch über neue Entwicklungen informiert. Man ist zur Erfüllung seiner Aufgaben im Team weitgehend zeitlich unabhängig und kann dann arbeiten, wenn es der eigene Terminplan erlaubt. Aufgaben werden effizient verteilt und abgearbeitet. Zeitpläne mit Prioritäten sorgen für eine disziplinierte Einhaltung gesetzter Fristen. Projektleiter und Teammitglieder können sich jederzeit einen genauen und umfassenden Überblick über den Stand ihres Projektes verschaffen. Dies entlastet vor allem die Teamleiter bei ihren Führungsaufgaben, besonders diejenigen, die als Leiter oder Mitglied parallel in mehreren Gruppen tätig sind. teamspace macht Ihre Gruppenarbeitsprozesse effizienter und verbessert somit gleichzeitig deren Erfolgsaussichten. teamspace wurde von der 5 POINT AG speziell zur Lösung der Probleme virtueller Arbeitsprozesse in Unternehmen entwickelt. Die Erfahrungen unserer Kunden, vor allem unseres Lead Users BMW, fließen ständig in teamspace ein. Bislang haben bereits über Teams unser Angebot im Internet genutzt. Unsere Kunden bestätigen uns vor allem die leicht erlernbare Bedienung von teamspace sowie das große Potenzial zur Effizienzsteigerung und damit Kostensenkung.

9 Online-Nutzung im Internet Nutzen Sie teamspace im Internet über Die 5 POINT AG bietet teamspace als Online-Service über Internet an. Sie können einzelne Teams anlegen und über unseren Internet-Server nutzen. Der Online-Service bietet Ihnen u.a. folgende Vorteile: Es ist keine Installation in Ihrem Intranet oder auf Ihrem Rechner notwendig. Sie nutzen das komplette Programm über unseren teamspace-server. teamspace wird in einzelnen Teams angemietet und abgerechnet. Sie können teamspace in Ruhe kennen lernen und testen. Wir bieten Ihnen als Neukunden eine 30-tägige unverbindliche und kostenfreie Testphase an. Sie haben Zugriff auf alle aktuellen Standardfunktionen von teamspace. Sie haben von jedem Internetanschluss weltweit jederzeit Zugriff auf Ihr Team. Im Internet unter: Abb. Mitglieder-Login Lizenzgebühren pro Monat (zzgl. MwSt.): Standardlizenz inklusive 10 Mitglieder und 50 MB Speicher: 35,- Erweiterung des Teams um weitere 10 Mitglieder: 10,- Erweiterung des Teams um weitere 50 MB Speicher inkl. Traffic: 10,- Alles Weitere über die Online-Version inklusive Abrechnungs- und Lizenzierungsmodus finden Sie auf der teamspace-homepage ( Dort können Sie auch neue Teams gründen und sich bei Ihren bestehenden Teams anmelden.

10 teamspace Enterprise Server Nutzen Sie teamspace im Internet oder Ihrem Intranet mit einem eigenen Enterprise Server Für einzelne Projekte ist es sinnvoll, teamspace in der Online-Version zu nutzen, wer regelmäßig und häufig mit teamspace arbeitet, sollte auf das eigene Projektportal nicht verzichten. teamspace wird als Komplettlösung im Internet oder im Intranet Ihres Unternehmens installiert und von Ihnen genutzt. Das bietet Ihnen besonders in den Bereichen Kosten, Sicherheit und Funktionalität eindeutige Vorteile: Sie können beliebig viele Teams in Ihrem Unternehmen zu einem festen Preis anlegen. teamspace kann jederzeit unternehmensspezifisch angepasst, in Ihre EDV integriert und bei Bedarf um weitere Module erweitert werden. teamspace läuft unabhängig von anderen Anwendungen und Programmen und benötigt keine speziellen EDV-Voraussetzungen Ihrerseits. Alle Daten sind auf Wunsch im Intranet des Unternehmens gespeichert. Sie bekommen von uns regelmäßige Updates ohne Aufpreis. Alternativ können wir Ihr teamspace extern bei uns auf einem Host-Server installieren, was vor allem den Zugriff von außerhalb Ihres Intranets vereinfacht. Zu empfehlen ist diese Variante vor allem für Unternehmen, die Mitarbeiter ohne Zugang zum Intranet der Firma haben oder die Externen einen möglichst einfachen Zugang zu ihrem teamspace ermöglichen wollen. Lizenzgebühr pro Jahr inkl. Support und Updates (zzgl. MwSt.) Die Lizenzen werden benutzerabhängig berechnet und beinhalten unbegrenzte Teamgründungen und doppelte Mitgliedschaften. Einige Beispiele: 10 Benutzer: 540 EUR pro Jahr; 100 Benutzer: EUR pro Jahr 1000 Benutzer: EUR pro Jahr; Ohne Limit: EUR pro Jahr Zusatzleistungen: Installation: ab 375,- Graphische Anpassung: ab 750,- Web Hosting (pro 50 MB inkl. Traffic, pro Jahr): 60,- Weitere Anpassungen und Weiter-/ Neuentwicklungen auf Anfrage. Abbildung: Login des teamspace-servers der BMW AG

11 Referenzprojekt BMW Die BMW Group in München ist seit 2001 teamspace-kunde und nutzt die Enterprise Server-Lizenz. Der individualisierte BMW-teamspace-Server wird von der 5 POINT AG gehostet und wird über Internet von BMW und seinen externen Partnern genutzt. Wartung und Weiterentwicklung des Systems werden von der 5 POINT AG geleistet. Zudem sorgen regelmäßige Updates dafür, dass sich das BMW-teamspace immer auf dem neuesten Stand befindet. BMW (Bereich: Weiterbildung) war auf der Suche nach einer unternehmensweit einsetzbaren Lösung, die einzelnen Lernund Arbeitsgruppen eine regelmäßige Kommunikation und Interaktion ohne persönliche Treffen ermöglicht. Der Informationsaustausch sollte in einem einheitlich gestalteten virtuellen Raum stattfinden. Den Ausschlag für die Entscheidung von BMW, teamspace von der 5 POINT AG als Collaboration Tool systematisch im Unternehmen einzusetzen, gab nicht zuletzt die einfache Implementierung und die problemlose Bedienung. Dadurch können die Mitarbeiter das neue Tool ohne spezielle Schulung intuitiv nutzen. Das Haupteinsatzgebiet von teamspace bei BMW ist der Bereich Aus- und Weiterbildung. Im Rahmen des Blended Learning wird teamspace in allen Arten von Seminaren bei BMW genutzt. teamspace bietet auch nach Ablauf eines Seminars eine enge und regelmäßige Betreuung der Mitarbeiter durch die jeweiligen Trainer und einen einfachen Zugriff auf das jeweils aktuelle Lernmaterial. Daneben wird teamspace dort im Unternehmen eingesetzt, wo interne Projekte mit einem oder mehreren externen Partnern zusammen durchgeführt werden. So arbeiten z. B. im Bereich Entwicklung BMW-Mitarbeiter in gemeinsamen Projekten mit Zulieferern über teamspace. Dies alles wurde erreicht ohne dass BMW intern aktiv für das neue Tool geworben hat. teamspace spricht sich im Unternehmen ausschließlich durch Mund-zu-Mund- Propaganda herum. Mitarbeiter, die bei einer ihrer Aufgaben, hauptsächlich im Rahmen interner Weiterbildungen, einmal mit teamspace gearbeitet haben BMW-teamspace im Internet nutzen es immer wieder und empfehlen es zudem weiter an Kollegen. Angesichts der inzwischen großen Zahl an Usern sind die nur 4-5 Supportanfragen pro Woche, die bei BMW zu teamspace insgesamt eingehen ein Beweis für die problemlose Handhabung des Systems.

12 Über uns Die 5 POINT AG ist Spezialist für IT-Systeme zur Vernetzung von in- und externen Stellen in und zwischen Unternehmen. Wir erstellen moderne Client-Server-Applikationen z. B. zur Anbindung von Kunden und Lieferanten oder zur Vernetzung von Telearbeitsplätzen und Home Offices. Vom einfachen Datenaustausch über individuelle Schnittstellen bis zur komplexen webbasierten Anwendung, die Ihnen und Ihrem Partner gleichermaßen zur Verfügung steht, bieten wir Ihnen die passende Lösung. Unser Angebot umfasst alle Bereiche von der Beratung über individuelle Entwicklungen bis zu fertigen Produkten, Support und Schulungen, schwerpunktmäßig in folgenden Bereichen: Anbindung von Kunden und Lieferanten Wir standardisieren Aktivitäten und automatisieren Prozesse zwischen Abteilungen und/oder Kunden und Lieferanten. Dadurch werden Prozesse schneller und reibungsloser abgewickelt und Fehler vermieden. Bsp.: Automatisierte Garantieabwicklung, Händler-Betriebsvergleich Optimierung von verteilten Arbeitsabläufen Wir unterstützen verteiltes Arbeiten, d.h. Gruppen, die regional oder international von unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten wollen. Bsp.: teamspace, ProblemSolver Auszüge aus unseren Referenzen BMW: Daimler-Chrysler: Degussa: Procter & Gamble: teamspace Enterprise Server teamspace Enterprise Server teamspace Online-Service, Problemlösungssoftware ProblemSolver Projektplanungssystem DevelopmentAdvisor SkodaAuto Deutschland: Management-Informationssystem QuickCheck SEAT Deutschland: Händler-Betriebsdatenvergleich HBV-Online Kontakt Konstantin Krümpel 5 POINT AG Heidelberger Str Darmstadt Tel.: ; Fax: kruempel@5point.de Internet: ;