Tipps & Tricks für Einsteiger und Profis

Transkript

1 Tipps & Tricks für Einsteiger und Profis Briefpapier gestalten Mit dem WISO Vermieter wickeln Sie auf Grundlage fertiger Vorlagen ganz bequem Ihre gesamte Vermieter- Korrespondenz ab - von A wie Abmahnung bis Z wie Zahlungserinnerungen. Dabei greifen Sie auf fertige Textbausteine zu, die von unseren Experten für Sie vorbereitet worden sind. Auch über die äußere Form brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Das Programm stellt Ihnen eine professionelle Briefvorlage zur Verfügung. Damit Sie Ihre Absender-Kontaktdaten und Ihre Bankverbindung nicht jedes Mal von Hand eingeben müssen, tragen Sie diese Informationen einmalig mithilfe eines einfachen Briefpapier- Assistenten ein. Bei Bedarf können Sie sogar ein eigenes Logo eingeben. Sie finden den Assistenten unter Einstellungen - Briefpapier gestalten. Er hat drei Eingabebereiche: 1. Logo : Hier haben Sie die Wahl zwischen einem Standard-Logo und einem eigenen Logo (im Format 85

2 WISO Vermieter JPG, BMP oder GIF mit den Abmessungen 900 x 300 Pixel und einer Auflösung von mindestens 300 DPI). 2. Im Bereich Felder haben Sie die Wahl, ob die Eigentümer -Angaben oder abweichende Kontaktdaten als Absender gedruckt werden sollen. Neben den üblichen Namens- und Adressangaben stehen drei Felder zur Verfügung, die Sie mit Informationen Ihrer Wahl belegen können (. B. Telefon- oder Faxnummer, adresse etc.) 3. Die Details der Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl und Name der Bank) werden standardmäßig in der Fußzeile am unteren Seitenrand angezeigt - können aber auch ausgeblendet werden. Die Auswirkungen Ihrer Eingaben sind unverzüglich im Bereich Vorschau auf der rechten Seite des Assistenten- Fensters sichtbar. Per Mausklick auf OK beenden Sie Ihre Eingaben im Briefpapier-Assistenten. Daten importieren Wenn Sie die Abrechnung Ihrer Mietobjekte bislang mit einer Vorversion von WISO Vermieter oder mit dem WISO Hausverwalter erledigt haben, übernehmen Sie die bereits vorhandenen Daten im Handumdrehen. Indem Sie auf den Menüpunkt Datei - Daten importieren klicken, starten Sie den Daten-Import-Assistenten: 86

3 1. Im ersten Schritt wählen Sie die Programmversion, mit der Sie bislang gearbeitet haben, und klicken auf Weiter. In den meisten Fällen ermittelt WISO Vermieter daraufhin automatisch die dazugehörige Datenbank- Datei. 2. Wenn nicht, klicken Sie auf den Link andere Datenbank wählen und geben den Speicherort und den Dateinamen von Hand ein. 3. Im nächsten Schritt wählen Sie die Mietobjekte und Wohnungen aus, die künftig mit dem WISO Vermieter verwaltet werden sollen. Wenn Sie die Daten sämtlicher Wohneinheiten übernehmen wollen, setzen Sie einfach alle Häkchen. Mit Weiter schließen Sie die Auswahl ab. 4. Falls erforderlich haben Sie im letzten Schritt noch die Möglichkeit, den Objekttyp sowie die voreingestellten Abrechnungszeiträume (getrennt nach Nebenkosten und Heizkosten) von Hand festzulegen. 5. Per Mausklick auf die Schaltfläche Daten importieren starten Sie die eigentliche Datenübernahme. Der erfolgreiche Abschluss des Importvorgangs wird mit einer Dialogbox angezeigt. Bitte beachten Sie: Die Importfunktion von WISO Vermieter übernimmt die wichtigsten Stammdaten Ihrer verschiedenen Mietobjekte und Wohneinheiten. Auf diese Weise ersparen Sie sich vermeidbaren Erfassungsaufwand und senken die Gefahr von Eingabefehlern. Die laufenden Einnahmen, Ausgaben und sonstigen Bewegungsdaten der einzelnen Abrechnungszeiträume und Steuerjahre tragen Sie anschließend von Hand ein. 87

4 WISO Vermieter Daten sichern Ihre Daten sind im WISO Vermieter zuverlässig und sicher aufgehoben. Damit die Inhalte Ihrer Vermieter-Datenbank notfalls aber auch nach einer Neuinstallation oder einem Computerumzug wieder zur Verfügung stehen, sind regelmäßige Datensicherungen unbedingt zu empfehlen. Mit WISO Vermieter ist die Datensicherung im Handumdrehen erledigt: Der anschließende Speichervorgang ist binnen weniger Sekunden erledigt. Sie klicken im Datei -Menü auf Datensicherung - Datensicherung erstellen, ändern bei Bedarf den vom Programm vorgeschlagenen Dateinamen sowie das Zielverzeichnis und starten das Backup per Mausklick auf Speichern : 88

5 Praxistipp: Datensicherung auf externem Laufwerk Damit Sie auch bei einem Hardwarefehler, einem Computer-Totalschaden, einem Diebstahl oder sonstigen Verlust handlungsfähig bleiben, sichern Sie Ihre Daten am besten auf einem externen Datenträger (z. B. einer zweiten Festplatte oder einem USB-Speichermedium). Daten wiederherstellen Sollte wirklich einmal ein Datenverlust entstehen oder die Neuinstallation auf einem anderen Computer erforderlich sein, stellen Sie die Daten blitzschnell und bequem wieder her: Sie klicken im Datei -Menü auf Datensicherung - Datensicherung wiederherstellen, wählen die Sicherungsdatei der Vermieter-Datenbank (Dateityp: *.sdf ) und starten die Wiederherstellung per Mausklick auf Öffnen. Die anschließende Datenrettung ist dann binnen weniger Sekunden erledigt. 89

6 WISO Vermieter Passwort vergeben Damit Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen und Steuerformulare vor den neugierigen Blicken Unbefugter schützen können, stellt WISO Vermieter im Datei -Menü die Funktion Passwort vergeben bereit: Dort... tragen Sie das gewünschte Passwort ein, wiederholen es zur Sicherheit ein zweites Mal und setzen es per Mausklick auf Daten verschlüsseln in Kraft. Künftig fragt das Programm die Zugangsdaten bei jedem Programmstart ab: 90

7 Praxistipp: Bitte notieren Sie das Passwort und bewahren Sie diese Information an einem sicheren Ort auf. Falls Sie Ihr Passwort ändern möchten, rufen Sie wieder den Menüpunkt Datei - Passwort vergeben auf, geben erst das alte Passwort und dann zweimal das neue Passwort ein: Indem Sie die Felder Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen leer lassen, deaktivieren Sie den Passwortschutz. 91

8 WISO Vermieter Verteilungsschlüssel anpassen / Eigene Verteilungsschlüssel einrichten Falls Sie unter den standardmäßig bereitgestellten Verteilungsschlüssel für Heiz-, Warmwasser- und sonstige Mietnebenkosten ein von Ihnen bevorzugtes Umlageverfahren vermissen, können Sie über den Menüpunkt Einstellungen - Verteilungsschlüssel anpassen eigene Schlüssel definieren oder Änderungen an Vorgaben machen: Bitte beachten Sie: Die fünf Haupt-Verteilungsschlüssel (von der Wohnfläche bis zum Verbrauch (Heizkostenverteiler) ) sind fest verdrahtet und können nicht bearbeitet werden. 92

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