Handbuch WM AuGeMa. Sankt-Salvator-Weg Lauf a.d. Pegnitz Tel / Fax 09123/

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1 Handbuch WM AuGeMa Sankt-Salvator-Weg Lauf a.d. Pegnitz Tel / Fax 09123/ info@rummel-ag.de

2 Copyright Rummel AG WM AuGeMa, Version 4.11 (Dezember 2012) Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der Rummel AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Alle technischen Angaben wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht auszuschließen. Die Rummel AG muss deshalb darauf hinweisen, dass sie unter keinen Umständen verantwortlich gemacht werden kann für den Verlust von Daten und Einkünften oder für jedwede mittelbaren oder unmittelbaren Schäden in Zusammenhang mit diesem Produkt. Bei Hinweisen zu dieser Dokumentation (Tippfehler, Verbesserungsvorschläge etc.) freuen wir uns auf Ihre . Erwähnte Produkt- und Firmennamen sind in der Regel Marken oder Handelsnamen der jeweiligen Eigentümer und werden ohne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. Dok.-Vers b

3 Inhaltsverzeichnis Inhalt Einleitung... 2 Schnelleinstieg... 3 EGVP-Verfahren... im Speziellen 4 Vorbereitungen... 5 AuGeMa-Gericht... einrichten 6 Kennziffern... verwalten 7 WinMACS:... Forderungssachen bearbeiten 10 AuGeMa-Mahnbescheid AuGeMa-Vollstreckungsbescheid AuGeMa:... Aufträge bearbeiten 14 Aufträge... anzeigen Mahn... oder Vollstreckungsbescheide exportieren Import... der Nachrichten des Gerichts Neuzustellung Optionen Systemparameter Arbeitsplatzspezifische... Einstellungen 21 Anhang:... EGVP-Client-Software 22 Informationen... zum Programm und Hersteller 24 Index

4 Einleitung Einleitung WM AuGeMa ("Automatisiertes Gerichtliches Mahnverfahren") ist ein Zusatzmodul für die Kanzleisoftware WinMACS. Mit ihr können Sie am automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren teilnehmen, indem Mahn- und Vollstreckungsbescheide, die in WinMACS angelegt wurden, an das jeweilige Gericht verschickt und die Gerichtsantworten automatisiert eingelesen und verwertet werden können. Das Übermitteln der von WM AuGeMa erzeugten Daten an das Gericht kann dann auf zwei Wegen erfolgen: per Internet mit der zusätzlichen, kostenlosen Fremd-Software EGVP ("Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach"). Dafür ist zusätzlich eine Signaturkarte und Lesegerät erforderlich. Einzelheiten hierzu erfahren Sie unter Da es sich bei EGVP um ein Projekt der Gerichte handelt, kann die Rummel AG für die EGVP-Software leider keinen Support bieten. per Diskettenaustausch mit dem Gericht: Sie verschicken die Disketten mit dem unterschriebenen Begleitschreiben an das Gericht und erhalten die Disketten mit den Rückmeldungen zurück. WM AuGeMa enthält aktuell: EDA-Format (mit Zustellempfängern bei den Folgeanträgen zu MB Neu, VB sowie VB Neu) Ausbaugrad 127 (auch Monierungen durch das Gericht können in WM AuGeMa eingelesen, angezeigt und gedruckt werden) 2

5 Schnelleinstieg Schnelleinstieg Die wesentlichen Schritte, um Daten über das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren zu verschicken, sind folgende: 1. einmalig: Mahngericht(e) in WM AuGeMa anlegen und dort die Teilnehmer-Kennziffern (pro Kanzlei oder pro Anwalt) hinterlegen 2. In WinMACS: Daten für den Antrag auf Erlass eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids erfassen: Verfahrensstand in der WinMACS-Akte muss auf "Mahnverfahren" stehen das betreffende Mahngericht muss in der WinMACS-Akte hinterlegt sein die Daten werden per Mausklick aus dem WinMACS-Forderungsbereich direkt an das WM-AuGeMa-Modul übergeben 3. In WM AuGeMa: die in WinMACS vorbereiteten Daten über die Schaltfläche MB (Mahnbescheid) oder VB (Vollstreckungsbescheid) exportieren (Sie erhalten eine Datei oder eine bespielte Diskette) 4. Daten übermitteln: per EGVP: Die EGVP-Client-Software starten, dort die erzeugte Datei aus dem WM-AuGeMa-Modul einlesen, signieren und verschicken (für nähere Einzelheiten lesen Sie bitte im EGVP-Handbuch nach) bei Diskettenaustausch: Begleitschreiben unterzeichnen und Disketten aus Schritt 3 per Post an das Gericht schicken 5. Rückmeldungen des Gerichts importieren: Die später vom Gericht rückübermittelte Datei wird über die Schaltfläche Import in WM AuGeMa eingelesen und deren Inhalte an WinMACS übermittelt. Die WinMACS-Akten werden insbesondere mit Einträgen in Historie und Wiedervorlagen ergänzt. 3

6 EGVP-Verfahren im Speziellen EGVP-Verfahren im Speziellen Wenn Sie Ihre Daten mittels der EGVP-Software über das Internet übermitteln möchten, verfahren Sie folgendermaßen: Einmalige Einrichtung: Beantragen Sie die Teilnahme am EGVP-Verfahren und installieren Sie die kostenlose EGVP-Software ( Beschaffen Sie sich ein Lesegerät mit einer Signaturkarte, um die Dateien mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (quasi einer "Unterschrift") versehen zu können. Installieren Sie WM AuGeMa. Legen Sie darin ein oder mehrere AuGeMa-Gerichte an, mit denen Sie Daten austauschen werden (vgl. AuGeMa-Gericht einrichten). Definieren Sie dort auch den Exportordner, in den WM AuGeMa die zu übermittelnden Dateien schreiben soll. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Rummel AG Ihnen ausschließlich Support zu der Software WM AuGeMa bieten kann. Bei Fragen zu EGVP, Lesegerät oder Signaturkarte wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Hersteller oder an das zuständige Mahngericht. Anträge mittels EGVP an das Gericht übermitteln: 1. Erstellen Sie Ihre Anträge auf Erlass eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids in WinMACS wie gewohnt. Der einzige Unterschied ist, dass Sie dort zum Abschluss kein Dokument erstellen, sondern den Vorgang über die gleichnamige Schaltfläche an WM AuGeMa übergeben. (vgl. Kapitel WinMACS: Forderungssachen bearbeiten) 2. Starten Sie WM AuGeMa und erstellen Sie aus den Daten eine Datei, indem Sie auf die Schaltfläche MB (für Mahnbescheids-Antrag) oder VB (für Vollstreckungsbescheid-Antrag) klicken. Die Daten liegen dann in dem jeweiligen Exportordner. 3. Starten Sie die EGVP-Software. Dort wird die erzeugte WM-AuGeMa-Datei automatisch eingelesen. Sie müssen Sie nur noch mittels Ihrer Chipkarte signieren und abschicken. Rückmeldungen vom Gericht einlesen: 1. Die Rückmeldungen des Gerichts kommen in Ihrem EGVP-Postfach an. Importieren Sie diese Meldungen aus EGVP in den WM-AuGeMa-Import-/Exportordner. 2. In WM AuGeMa importieren Sie die Gerichtsmeldungen, indem Sie dort Import wählen und so verfahren, wie unter Import der Nachrichten des Gerichts beschrieben. 4

7 Vorbereitungen Vorbereitungen Die Verarbeitung der Mahnbescheide und Vollstreckungsbescheide im AuGeMa-Verfahren (Automatisiertes Gerichtliches Mahnverfahren) setzt voraus, dass Sie Teilnehmer an diesem Verfahren sind und die entsprechenden Teilnehmerdaten (Prozessbevollmächtigten-Kennziffer (PVKezi) und dreistellige Disketten-ID) vom Gericht erhalten haben,... Sie im Programm WM AuGeMa das für Sie zuständige Gericht angelegt und dessen Daten eingetragen haben (vgl. Kapitel AuGeMa-Gericht einrichten), und... bei Nutzung des EGVP-Verfahrens (Datenübermittlung per Internet): dass Sie die kostenlose Software EGVP installiert und sich zur Nutzung angemeldet haben ( sowie dass Sie mittels Signaturkarte Dateien digital signieren können, oder... bei Nutzung des Diskettenaustauschs: dass Sie einen Satz Disketten gefertigt haben (vgl. Kapitel AuGeMa-Gericht einrichten). Voraussetzungen in WinMACS Sie können nur dann das AuGeMa-Verfahren mit den Daten aus einer WinMACS-Akte durchführen, wenn in dieser WinMACS-Akte auf der Registerseite "Gericht" im Verfahrensstand das "Mahnverfahren" eingestellt ist und dort das im AuGeMa-Modul eingerichtete Gericht zugeordnet wurde und... in der WinMACS-Akte im Forderungsbereich auf der ersten Registerseite "Parameter" als Mahnverfahren AuGeMa gewählt wurde und... im WinMACS-Forderungsbereich alle Angaben für den Antrag auf Erlass eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids hinterlegt wurden und auf der Registerseite "Dokumente" der AuGeMa-Auftrag über die gleichnamige Schaltfläche an das AuGeMa-Modul übergeben wurde. 5

8 AuGeMa-Gericht einrichten AuGeMa-Gericht einrichten Vor der Beantragung von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden per Datenaustausch müssen Sie im AuGeMaModul diejenigen Mahngerichte anlegen, mit denen Sie Daten austauschen möchten. Zu jedem angelegten Gericht definieren Sie, ob Sie die Daten per Disketten oder per EGVP (Internet) mit ihm austauschen werden. Außerdem können pro Gericht mehrere Kennziffern hinterlegt werden, falls in einer Sozietät die Anwälte mit eigenen Kennziffern arbeiten (nur im EGVP-Verfahren möglich). Um ein Gericht für WM AuGeMa einzurichten, öffnen Sie das Menü "Optionen" > "AuGeMa-Gerichte". Das Fenster enthält folgende Eingabezeilen: Suchbegriff Suchbegriff für das anzulegende AuGeMa-Gericht (wie in der WinMACS-Adressverwaltung) Gericht Wählen Sie hier das zutreffende Mahngericht aus der Liste aus. Nur wenn diese Angabe korrekt ist und übereinstimmt mit dem Gericht, das in der jeweiligen WinMACS-Akte hinterlegt ist, kann in WinMACS das AuGeMa-Verfahren gestartet werden. Ansprechpartner Hier ist ggf. Platz für den Namen des für Sie zuständigen Ansprechpartners bei Gericht (nur zur Info) Telefon Telefonnummer des Ansprechpartners bei Gericht (nur zur Info) Fax Faxnummer des Ansprechparters bei Gericht (nur zur Info) Version EDA Die EDA-Version ("Elektronischer Datenaustausch") ist programmseitig vorgegeben und kann nicht verändert werden. XJustiz-ID Wenn Sie Ihre Daten mit Hilfe der EGVP-Software übermitteln, müssen Sie hier die IDNummer des jeweiligen Empfänger-Gerichts eintragen. Die aktuelle XJustiz-ID kann ermittelt werden über > Menüpunkt "Orts-/Gerichtsdatenbank". Falls in WinMACS eine XJustiz-ID in WinMACS vorhanden ist, wird diese hierher übernommen Versandart Stellen Sie hier ein, ob Sie "per EGVP" (Internet) oder "per Diskette" mit dem Gericht kommunizieren. Mit der Einstellung "per Diskette" wird in der unteren Fensterhälfte ein Bereich eingeblendet, in dem die Disketten vorbereitet werden (s.u.) 6

9 AuGeMa-Gericht einrichten Per EGVP Wenn Sie die Daten mit dem Gericht über das Internet per EGVP-Software austauschen, müssen Sie die entsprechenden weiteren Angaben treffen. Öffnen Sie dazu das Fenster über einen Klick auf Kennziffern verwalten (weiter im Unterkapitel Kennziffern verwalten). Per Diskette Wenn Sie die Daten mit dem Gericht über Disketten austauschen, müssen Sie die Teilnehmer-Kennziffer über Kennziffern verwalten erfassen (vgl. Kapitel Kennziffern verwalten). Außerdem müssen Sie die Disketten für ihren Einsatzzweck vorbereiten. Dazu dient die untere Fensterhälfte, die erst aufklappt, wenn Sie oben per Diskette markieren. Benötigte Disketten: Es ist ratsam, so viele Disketten vorzubereiten, dass diese für den Zeitraum von mindestens zwei Wochen ausreichen bei täglicher Verarbeitung also mindestens 10 Disketten pro Gericht. Außerdem können Mahn- und Vollstreckungsbescheide nicht gleichzeitig auf derselben Diskette-Vorlage gespeichert werden, so dass Sie ggf. die doppelte Menge an Disketten benötigen. Um eine Diskette für den Datenträgeraustausch anzulegen, klicken Sie auf Neu und füllen Sie die Felder aus: Abstand Verarbeitung Zeitlicher Abstand in Tagen, der zwischen zwei Verarbeitungen mit derselben Nummer liegen muss. Standardwert sind 16 Tage. Laufende Nummer Die Nummer wird aus dem Nummernkreis heraus automatisch vergeben und sollte nicht ohne Anlass verändert werden. Dadurch erhält die Diskette eine eindeutige Kennzeichnung. letzte Verarbeitung Geben Sie das Datum der letzten Verarbeitung von genau dieser Diskette ein (es gelten, wie in jedem Datumsfeld, die Regeln der Datums-Automatik und -Berechnung, also wandelt sich z.b. die Eingabe "0" in das Tagesdatum). Um eine versehentliche Mehrfachbearbeitung zu verhindern, akzeptiert das Gericht nur Disketten, die das letzte Mal vor mehr als soviel Tagen verwendet wurden, wie oben unter Abstand Verarbeitung eingetragen ist. Klicken Sie auf die nun aktive Schaltfläche Diskette erstellen. Die eingelegte Diskette wird dann zur Verwendung für das AuGeMa-Verfahren vorbereitet. Verfahren Sie mit den weiteren Disketten ebenso. Kennziffern verwalten Für jedes in WM AuGeMa angelegte Mahngericht ist eine oder ggf. mehrere Kennziffern einzutragen. Diese dienen der Identifikation des Absenders. Öffnen Sie dazu über die Schaltfläche Kennziffern verwalten dieses Fenster: 7

10 AuGeMa-Gericht einrichten Mit Neu wird ein neuer Datensatz angelegt, in dem die Kennziffer und weitere Angaben hinterlegt werden. Ein einziger Datensatz (also nur eine Teilnehmer-Kennziffer) pro Gericht genügt für Kanzleien, die mit einer einheitlichen (Kanzlei-) Kennziffer arbeiten Gerichte, mit denen Sie Diskettenaustausch betreiben (hier ist technisch bedingt die Verwendung nur einer Kennziffer möglich) Mehrere Datensätze pro Gericht benötigen Sie nur dann, wenn mehrere Anwälte jeweils unter ihrer eigenen Kennziffer Daten austauschen möchten. Pro Datensatz sind folgende Angaben möglich: Teilnehmer-Kennziffer Die Kennziffer wird Ihnen vom Gericht zugeteilt. Wenn die Anwälte jeweils mit eigenen Kennziffern arbeiten, legen Sie entsprechend viele Datensätze an. Einreicher-Kennziffer Dieses Feld bleibt in der Regel leer. Nur wenn Sie eine spezielle Einreicher-Kennziffer erhalten haben (für externe Einreicher wie etwa ein Rechenzentrum), tragen Sie diese Ziffer hier ein. Rechtsanwalt Der Name des Rechtsanwalts bzw. WinMACS-Nutzers. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nur eine Kennziffer für die ganze Kanzlei verwenden! EDA-ID Eine dreistellige Abkürzung, die Ihnen vom Gericht mitgeteilt wird (z.b. KKL). Nummernkreis Die Nummern für die Übermittlungsvorgänge per EGV oder Diskette werden Ihnen vom Gericht mitgeteilt. Export-Dateiname Der Dateiname muss in folgender Form aufgebaut werden: im EGVP-Verfahren setzt er sich zusammen aus der EDA-ID und der Dateiendung.EDA (also beispielsweise KKL.EDA) bei einem Datenaustausch per Diskette lautet er stets JM.DTA (bei Tests immer JT.DTA) Später wird er automatisch um die laufende Nummer aus dem angegebenen Nummern- 8

11 AuGeMa-Gericht einrichten kreis ergänzt, um unterschiedliche Aufträge voneinander abzugrenzen. Exportverzeichnis Der Pfad, in welches die Exportdatei geschieben werden soll (nur für das EGVP-Verfahren notwendig; im Disketten-Verfahren werden die Daten immer auf das Laufwerk A:\ geschrieben). Legen Sie am Besten für jeden Rechtsanwalt einen eigenen Ordner (mit Unterordnern für die AuGeMa-Gerichte) auf dem Server an und definieren Sie hier den Pfad zu diesem entsprechenden Ordner. Wird diese Angabe leer gelassen, so wird der Eintrag aus der Eingabezeile EGVP-Importverz. verwendet. Importverzeichnis Der Pfad, in dem die Rückmeldungen des Gerichts liegen, die nach WM AuGeMa importiert werden (z.b. über Kosten oder Zustellung). Stellen Sie hier den Ordner ein, in dem die EGVP-Software die heruntergeladenen Nachrichten des Gerichts ablegt. EGVP-Fachdatenverz. Der Pfad, in dem WM AuGeMa die Nachrichten ablegt, die über EGVP zu verschicken sind. Wenn die EGVP-Software dort Nachrichten vorfindet, zeigt es sie automatisch im Postfach an, so dass sie von dort schnell signiert und verschickt werden können. In EGVP ist der entsprechende Pfad über "EGVP" > "Optionen" > "Importverzeichnis Fachdaten" einzustellen. Für jeden Benutzer kann hier ein eigener Ordner definiert werden. 9

12 WinMACS: Forderungssachen bearbeiten WinMACS: Forderungssachen bearbeiten Um in einer WinMACS-Akte die Mahn- oder Zwangsvollstreckungsdaten per AuGeMa übermitteln zu können, muss auf der Akten-Registerseite "Gericht" als Verfahrensstand das "Mahnverfahren" eingestellt sein. Außerdem ist dort als Antraggericht MB ein Gericht einzutragen, das im AuGeMa-Modul hinterlegt ist (AuGeMa-Gericht einrichten). Die Bearbeitung der Forderung findet dann wie in WinMACS gewohnt auf der Registerseite "Forderung" der Akte statt. Erstellen Sie den Antrag auf Erlass des Mahn- oder Vollstreckungsbescheids so wie gewohnt und wie im WinMACS-Handbuch beschrieben. Achten Sie darauf, dass Sie auf der ersten Registerseite "Parameter" die Option AuGeMa markiert haben: Füllen Sie das Forderungskonto so aus wie üblich und wie im WinMACS-Handbuch beschrieben. Abgewichen von diesem Vorgehen wird erst, wenn die Dokumente erstellt werden. Üblicherweise würden Sie dazu (auf der Registerseite "Dokumente" im WinMACS-Forderungsbereich) sonst auf die Schaltfläche Dokument klicken nicht so im AuGeMa-Verfahren: Hier klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche AUGEMA (welche in Nicht-AuGeMa-Forderungsakten gar nicht sichtbar ist): 10

13 WinMACS: Forderungssachen bearbeiten Weiter geht es unterschiedlich, je nachdem ob Sie einen AuGeMa-Mahnbescheid oder einen AuGeMa-Vollstreckungsbescheid beantragen. AuGeMa-Mahnbescheid Wenn Sie in WinMACS eine Forderungssache bearbeiten (vgl. vorhergehendes Kapitel) und den Erlass eines Mahnbescheids beantragen, erscheint nach dem Klick auf die Schaltfläche AUGEMA folgendes neue Fenster: Hier sind eventuell bereits vorhandene Mahnbescheide früherer Vorgänge aufgelistet. Der aktuelle Mahnbescheid muss der Liste nun hinzugefügt werden, indem Sie oben auf Auftrag hinzufügen klicken. 11

14 WinMACS: Forderungssachen bearbeiten Die Liste ist nun um den aktuellen Auftrag ergänzt. Schließen Sie das Fenster über EXIT und kehren Sie zurück in das Forderungsfenster. Dort verfahren Sie weiter wie gewohnt (insbesondere Übergabe der Daten an den Buchhaltungsbereich über Buchen im Forderungskonto). Die weitere Verarbeitung des Antrags, also die Vorbereitung zur Datenübermittlung findet als Gesamtvorgang aller registrierten Aufträge aller Akten im AuGeMa-Modul statt (vgl. AuGeMa: Aufträge bearbeiten). AuGeMa-Vollstreckungsbescheid Wenn Sie in WinMACS eine Forderungssache bearbeiten (vgl. WinMACS: Forderungssache bearbeiten) und den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen, erscheint nach dem Klick auf die Schaltfläche AUGEMA folgendes neue Fenster: 12

15 WinMACS: Forderungssachen bearbeiten Füllen Sie die Felder aus und registrieren Sie den Auftrag mit Auftrag hinzufügen. Damit werden diese Daten aus WinMACS dem AuGeMa-Modul zur Verfügung gestellt. Schließen Sie dann das Fenster über EXIT und kehren Sie zurück in das (WinMACS-)Forderungsfenster. Dort verfahren Sie weiter wie gewohnt (insbesondere Übergabe der Daten an den Buchhaltungsbereich über Buchen im Forderungskonto). Die weitere Verarbeitung des Antrags, also die Vorbereitung zur Datenübermittlung findet als Gesamtvorgang aller registrierten Aufträge aller Akten im AuGeMa-Modul statt (vgl. AuGeMa: Aufträge bearbeiten). 13

16 AuGeMa: Aufträge bearbeiten AuGeMa: Aufträge bearbeiten Um die AuGeMa-Aufträge für die Übermittlung vorzubereiten, starten Sie WM AuGeMa. Über die Schaltflächen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Aufträge Auftragsbestand einsehen (vgl. Aufträge anzeigen) Import Import der Nachrichten (Rückmeldungen) des Gerichts (vgl. Import der Nachrichten des Gerichts) MB Mahnbescheide zur Übermittlung vorbereiten (nach AuGeMa-Gerichten gesammelt; vgl. Mahn- oder Vollstreckungsbescheide exportieren) VB Vollstreckungsbescheide zur Übermittlung vorbereiten (nach AuGeMa-Gerichten gesammelt; vgl. Mahn- oder Vollstreckungsbescheide exportieren) MB Neu Mahnbescheide für eine Neuzustellung vorbereiten (nach AuGeMa-Gerichten gesammelt; vgl. Neuzustellung) VB Neu Vollstreckungsbescheide für eine Neuzustellung vorbereiten (nach AuGeMa-Gerichten gesammelt; vgl. Neuzustellung) Aufträge anzeigen Einen Überblick, welche Aufträge zur Übermittlung ausstehen oder bereits versendet wurden (Auftragsbestand), erhalten Sie über die Schaltfläche Aufträge (oder über das Menü "Datei" > "Aufträge anzeigen"). Wählen Sie zunächst das AUGEMA-Gericht aus, für das Sie die Daten einsehen möchten. 14

17 AuGeMa: Aufträge bearbeiten nur unerledigte Wenn die Markierung gesetzt ist (Standard), werden nur solche Vorgänge in der Liste angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind. von... bis... Hier können Sie einen Zeitrahmen definieren, innerhalb dessen die Vorgänge liegen müssen, um in der Liste angezeigt zu werden. Rechtsanwalt Nur noch solche Aufträge werden angezeigt, bei denen der ausgewählte Anwalt in der WinMACS-Akte zugeordnet ist (Feld RA in der WinMACS-Akte). Zurücksetzen Bei dem in der unteren Liste markierten Vorgang wird das Verarbeitungsdatum zurückgesetzt. Dadurch kann er erneut verarbeitet werden. Mahn- oder Vollstreckungsbescheide exportieren Um die gesammelten Anträge für Mahn- oder Vollstreckungsbescheide für die Übermittlung (den Export) vorzubereiten, klicken Sie in der Symbolleiste des WM-AuGeMa-Moduls auf MB (für Mahnbescheide) oder VB (für Vollstreckungsbescheide). Die Vorgehensweise läuft für beide Verfahren in unterschiedlichen Fenstern ab, ist aber ansonsten identisch. Es müssen jeweils für Mahn- und Vollstreckungsbescheide getrennte Datenträger verwendet werden! Es erscheint folgendes Fenster: 15

18 AuGeMa: Aufträge bearbeiten Wählen Sie in diesem Fenster das AuGeMa-Gericht aus, das die Mahnbescheids-Anträge empfangen sollen. Handelt es sich um ein EGVP-Gericht, können Sie des weiteren einstellen, ob die Aufträge nur eines Anwalts oder von allen Anwälten exportiert werden sollen (bei einem Diskettenaustausch-Gericht werden immer sämtliche Aufträge der Kanzlei auf die Diskette exportiert). Sobald ein Gericht gewählt wurde, sind auch die folgenden Felder EDA-ID und Lfd.Nr. unabänderbar vorausgefüllt. Beim Datenaustausch per Disketten legen Sie dann die Diskette mit der Nummer ein, die im Feld Disk lfd. Nr. angezeigt wird. Sollte es keine freie Diskette mehr geben, erhalten Sie die Aufforderung, zuerst eine neue Diskette anzulegen. Zudem ist im Feld Protokolldruck auf der Drucker einzustellen, auf dem die Begleitpapiere und das Protokoll gedruckt werden. Der Export wird gestartet mit einem Klick auf Diskette erstellen. Dadurch werden alle Mahnbescheids- (oder Vollstreckungsbescheids-) Anträge, die den eingestellten Kriterien entsprechen, in eine Datei oder auf Diskette geschrieben. Sie können den Fortgang der einzelnen Verarbeitungsstufen am Bildschirm verfolgen: Anschließend wird das Begleitschreiben erstellt und ausgedruckt (dieses ist zu unterzeichnen und den Disketten beifügen). Ohne Unterschrift auf dem Begleitschreiben lehnt das Gericht die Verarbeitung der Disketten ab! 16

19 AuGeMa: Aufträge bearbeiten Abschließend erhalten Sie am Bildschirm ein Protokoll, das normalerweise folgendes Aussehen hat und Sie über eventuelle Probleme, die bei der Verarbeitung aufgetreten sind, informiert: Achten Sie auf dieses Protokoll besonders, wenn Aufträge von allen Anwälten (mit verschiedenen Kennziffern) an ein Gericht gleichzeitig verarbeitet wurden. Denn dann wird pro Anwalt eine eigene Exportdatei erzeugt und es wird ein Protokoll pro Kennziffer ausgegeben. Wie geht es nun weiter? Bei einem Datenaustausch per Diskette übersenden Sie diese an das Gericht (zusammen mit dem Begleitschreiben). Bei einem Datenaustausch über die EGVP-Software: Starten Sie EGVP und importieren Sie dort die soeben erzeugte AuGeMa-Datei. Wie die Software EGVP zu bedienen ist, entnehmen Sie bitte deren Anleitung. Import der Nachrichten des Gerichts Rückmeldungen des Gerichts, die in Form einer Datei vorliegen, können in das AuGeMa-Modul importiert und automatisiert ausgewertet werden. Um den Import der Gerichtsmeldungen zu starten, klicken Sie in der AuGeMa-Symbolleiste auf Import (oder klicken Sie im Menü "Datei" auf "Import Nachrichten Gericht"). 17

20 AuGeMa: Aufträge bearbeiten Stellen Sie in diesem Fenster von Gericht und Importdatei ein und klicken Sie dann auf Datei verarbeiten. Anschließend sehen Sie in der Liste alle einzelnen Aufträge, die in der Importdatei vorhanden sind. Die Felder im Einzelnen: von Gericht Wählen Sie hier den Absender der Nachrichten aus. Es stehen diejenigen Gerichte zur Verfügung, deren Daten Sie in AuGeMa-Gericht einrichten angelegt haben. Rechtsanwalt Je nachdem, welcher Rechtsanwalt eingestellt wird, ändert sich die Vorgabe des nachfolgenden Feldes Importdatei. Dafür wird zurückgegriffen auf die Importverzeichnis-Einstellung in der Gerichte-Kennziffernverwaltung. Importdatei Wählen Sie den Pfad und Dateinamen derjenigen Datei, welche die Gerichtsnachrichten enthält. Im EGVP-Verfahren stellen Sie den Pfad zur Importdatei ein. Dies ist eine Datei mit der Endung.eda. Beim Diskettenaustausch ist dies in der Regel Laufwerk A:\, auf dem sich eine Datei mit dem Namen jm.dta befindet. Die restlichen Felder in der Zeile darunter zeigen daraufhin selbstständig Details zur Importdatei an. Datei verarbeiten Klicken Sie als nächstes auf diese Schaltfläche, um die gewählte Datei einzulesen. Deren Inhalte werden dann Listenform auf den vier Registerseiten "Kosten", "Zustellung", "Abgabe" "Widerspruch" und "Quittungsnachricht" dargestellt. Druck 18 Zur Kontrolle kann die aktuelle Liste der jeweiligen Registerseite ausgedruckt werden.

21 AuGeMa: Aufträge bearbeiten in Akten übertragen Um die Daten, die auf einer der Registerseiten stehen, an WinMACS zu übermitteln, klicken Sie pro Registerseite ein Mal auf die Schaltfläche. Dadurch werden insbesondere folgende Daten in die entsprechenden WinMACS-Akten automatisch eingetragen: Historieneintrag (Datum mit entsprechender Nachricht wie z.b. "Erlass MB", "Zustellung MB", "NICHT-Zustellung MB wegen..." oder "Widerspruch eingegangen") Wiedervorlage in 14 Tagen (oder nach einem anderen Zeitraum, je nach Einstellungen in den Optionen) gerichtliches Aktenzeichen (eingetragen im Forderungsbereich) Bereits erfolgreich importierte Datensätze (Zeilen) werden mit einem "X" in der ersten Spalte markiert. Neuzustellung Wenn der Mahn- oder Vollstreckungsbescheid nicht zugestellt werden konnte, weil zum Beispiel die Adresse falsch war, können Sie den alten Antrag korrigieren und neu zustellen lassen. Dadurch müssen Sie den Vorgang nicht noch einmal neu erfassen. Außerdem ist eine Neuzustellung günstiger, da nur die Zustellkosten, nicht aber Gerichts- oder ähnliche Kosten neu anfallen. 1. Vorarbeiten in WinMACS: Korrigieren Sie in WinMACS die entsprechenden Angaben (z.b. die Adresse). Erzeugen Sie dann im WinMACSForderungsbereich ein neues "Dokument": Öffnen Sie dazu die bereits erfasste Forderung und rufen Sie die Registerseite "Dokument" dort auf. Wählen Sie dann als neuen Vorgang die "MB Neuzustellung" (bzw. "VB Neuzustellung") aus und klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche AuGeMa. Falls die Vorgänge "MB Neuzustellung" oder "VB Neuzustellung" im WinMACS-Forderungsbereich nicht zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden. Öffnen Sie dazu in WinMACS das Menü "Optionen" > "Stammdaten" > "Forderungsmaßnahmen" und legen Sie den Vorgang jeweils über die Schaltfläche Neu an. Der Suchbegriff sollte lauten MB Neuzustellung bzw. VB Neuzustellung und unter Grundform ist der Eintrag "Neuzustellung MB" bzw. "Neuzustellung VB" auszuwählen. Alle restlichen Felder können leer bleiben. 2. Neuzustellung in WM AuGeMa veranlassen: In WM AuGeMa starten Sie dann eine erneute Datenübermittlung des Auftrags, indem Sie in der Symbolleiste auf MB Neu (für Mahnbescheide) bzw. VB Neu (für Vollstreckungsbescheide) klicken. Das Vorgehen in diesem Fenster ist das gleiche wie beim erstmaligen Antrag eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids (vgl. Kapitel Mahn- oder Vollstreckungsbescheide exportieren). 19

22 Optionen Optionen Die Progammoptionen befinden sich im Menü "Optionen". Dort befinden sich drei Einträge: AuGeMa-Gericht Systemparameter Arbeitsplatzspezifische Einstellungen Systemparameter Mit dem Öffnen der Systemparameter (Menü "Optionen" > "Systemparameter") öffnet sich ein Fenster, das zwei Registerseiten enthält: Wiedervorlagen Auf der ersten Seite werden Wiedervorlagen definiert, die nach dem Import von Gerichtsmitteilungen und dem Vorliegen bestimmter Ereignissen automatisch in WinMACS eingetragen werden. Im ersten Feld Sachb. wird das Kürzel des zuständigen Sachbearbeiters eingetragen, an den sich die Wiedervorlagen richten. Über kann ein anderer vorhandener Sachbearbeiter ausgewählt werden. Darunter befinden sich Ereignisse, die bei einem Import der Gerichtsnachrichten auftreten können. Für jedes Ereignis ("Erlass MB/VM", "Zustellung MB" usw.) wird die Anzahl von Tagen definiert, zu dem die Wiedervorlage in der WinMACS-Akte eingetragen werden soll. Das Datum der Wiedervorlage berechnet sich ab dem Datum des Ereignisses. Sollte das errechnete Datum im Einzelfall bereits in der Vergangenheit liegen (beispielsweise durch eine verspätete Übermittlung), wird stattdessen das aktuelle Tagesdatum als Wiedervorlagendatum eingetragen. Nachrichtenimport Die zweite Registerseite "Nachrichtenimport" enthält weitere Angaben zu einem Import von Nachrichten. 20

23 Optionen Die Nachrichten können nach ihrem Import zur Sicherung in einen anderen Ordner kopiert werden. Dazu muss Nachrichten nach Import verschieben markiert sein und dieser Ort in Ablageverzeichnis angegeben werden. Der Bereich "EDA-Fehlerschlüssel" dient dazu, bei Monierungen durch das Gericht den Fehlerschlüssel entschlüsseln zu können. Die Liste wird normalerweise von WM AuGeMa automatisch übernommen. Bei Änderungen oder Problemen kann die entsprechende eec-datei hier manuell eingelesen werden. Arbeitsplatzspezifische Einstellungen Im Menü "Optionen" > "Arbeitsplatzspezifische Einstellungen" werden Einstellungen zum Drucker getroffen. Im oberen Bereich wird eingestellt, welcher Drucker für den Ausdruck des Protokolls verwendet wird, und im unteren Bereich, welcher Drucker für den Ausdruck des Begleitschreibens verwendet wird. Sie können hier den im Betriebssystem Windows jeweils hinterlegten Standard-Drucker oder ein anderes spezifisches Gerät voreinstellen. Diese Angabe dient dann als Vorschlag vor einem Ausdruck, kann jedoch in jedem Einzelfall abgeändert werden. 21

24 Anhang: EGVP-Client-Software Anhang: EGVP-Client-Software In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie 1. EGVP als Verknüpfung auf Ihrem Desktop ablegen 2. temporäre Java-Dateien löschen, um andere Probleme zu lösen. Der EGVP-Client wird nicht von der Rummel AG herausgegeben. Diese Informationen erfolgen daher ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Verbindliche Auskünfte kann allein der Hersteller der EGVP-Software erteilen. 1. Verknüpfung auf dem Desktop erstellen Starten Sie zunächst das "Java Control Panel", indem Sie über das Windows-Startmenü die Systemsteuerung aufrufen und dort (gegebenenfalls über den Oberpunkt "Programme") "Java" öffnen. Sie sehen nun folgendes Fenster: Klicken Sie auf der ersten Registerseite "Allgemein" auf den Button Anzeigen... Im folgenden Fenster klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der die Anwendung EGVP-Client steht. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Verknüpfung installieren" aus. 22

25 Anhang: EGVP-Client-Software Sie erhalten dadurch auf Ihrem Windows-Desktop einen Button, mit dem Sie die EGVP-Software direkt starten können. 2. Temporäre Dateien löschen Wenn Sie in EGVP keine signierten Nachrichten mehr senden können oder es andere Probleme in Bezug auf den EGVP-Client gibt, sollten Sie dessen temporäre Dateien löschen. Öffnen Sie dazu das "Java Control Panel" wie unter 1. beschrieben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einstellungen... und anschließend im neuen Fenster auf Dateien löschen... Achten Sie darauf, dass im folgenden Dialogfenster ein Haken mindestens vor "Anwendungen und Applets" gesetzt ist, und bestätigen Sie mit Ok. Zum Schluss ist es notwendig, die EGVP-Client-Software erneut herunterzuladen ( und die Verknüpfung anzulegen (siehe 2.). 23

26 Informationen zum Programm und Hersteller Informationen zum Programm und Hersteller Im Menü "Hilfe" erhalten Sie Angaben zum Programm und über den Hersteller: Die aktuelle Versionsnummer sowie die Adresse des Herstellers erhalten Sie über "Hilfe" > "zum Programm". Über "Hilfe" > "Systeminfo" sehen Sie technische Angaben über die verwendete Datenbank und deren IPAdresse sowie die Alias-Einstellungen für den Server. WM AuGeMa wird hergestellt und vertrieben von der Sankt-Salvator-Weg Lauf a.d. Pegnitz Tel. (09123) Fax (09123) info@rummel-ag.de Homepage: Für Hinweise und Anmerkungen zu dieser Dokumentation (Tippfehler, Verbesserungsvorschläge etc.) freuen wir uns. Gerne können Sie uns dazu eine senden. 24

27 Index Fehlerschlüssel 20 Index G Achtung: Die Seitenzahlen beziehen sich jeweils auf den Anfang des Kapitels, in dem das Indexwort zu finden ist. Gericht 6 H Hauptfenster 14 Hersteller 24 A Abstand Verarbeitung Arbeitsplatzspezifische Einstellungen Aufträge anzeigen Aufträge bearbeiten Auftragsbestand AuGeMa-Gericht einrichten Ausbaugrad I Import Gerichts-Nachrichten 17 Importverzeichnis 7 K Kennziffer Kurzbeschreibung B 7 3 Begleitpapiere 15 L D Diskette 6 Diskette beschreiben 15 Diskettenaustausch (Einleitung) 2 Druckereinstellungen 21 laufende Nummer letzte Verarbeitung 6 6 M Mahnbescheids-Anträge exportieren 15 Monierungs-Nachricht 17 E EDA-Fehlerschlüssel 20 EDA-Format 2 EDA-ID 7 EDA-Version 6 EGVP Einleitung... Versandart... wählen Zusammenfassung EGVP-Client-Software 22 EGVP-Fachdatenverz. 7 Einleitung 2 Einreicher-Kennziffer 7 Export-Dateiname 7 Exportverzeichnis 7 N Nachrichten-Import 17 Nachrichtenimport (Optionen) 20 Neuzustellung 19 Nummernkreis 7 O Optionen 20 P Programmoptionen 20 Protokolldruck 15 F Fachdaten (EGVP) 7 25

28 Index Q Quittungsnachricht 17 R Rechtsanwalt Aufträge... anzeigen 14 eigene... Kennziffer 7 Rummel AG 24 S Schnelleinstieg 3 Systemparameter 20 T Teilnehmer-Kennziffer 7 U Überblick 2 V Versandart 6 Vollstreckungsbescheids-Anträge 15 exportieren Vorbereitungen 5 W Wiedervorlagen für WinMACS 20 WinMACS Forderungssachen... bearbeiten Mahnbescheid... übermittelte... Daten Vollstreckungsbescheid... Vorbereitungen... Wiedervorlagen XJustiz-ID 6 X 26