BR-Docs Android Handbuch

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1 BR-Docs Android Handbuch Version 0 GER

2 Inhaltsverzeichnis Android Handbuch Android-Anwendung... Technische Daten... Bei der Anwendung anmelden...2 Durch Verzeichnisse navigieren...3 Dashboard Arbeitsbereiche...6 Ordner oder Dokumente hinzufügen...2 Dokumentaktionen...6 Dokumente suchen...22 Aufgabenliste...24 Sitzungsprotokolle (nur Tablets)...26 Parameter...37 i

3 Android Handbuch Mit der BR-Docs Mobile App, einer Anwendung zur Dokumentverwaltung, können Sie die Remote-Zusammenarbeit mit Ihren Arbeitsgruppen (Kollegen, Partnern, Lieferanten, Kunden) verbessern, indem Sie private Arbeitsbereiche zum Informationsaustausch nutzen. Die BR-Docs Mobile App wurde speziell für Android-Smartphones und -Tablets entwickelt und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dokumente überall und jederzeit sicher zu suchen, anzuzeigen und zu teilen. Android-Anwendung Funktionen: Rufen Sie wichtige Dokumente direkt über die Berührungssteuerungen Ihres Mobilgeräts auf. Laden Sie die Dokumente von Ihrem Smartphone oder Tablet hoch, damit Sie sie später anzeigen können, wenn Sie keinen Zugriff auf ein Mobilnetz oder eine WiFi-Verbindung haben. Informationen zu den unterstützten Dateiformaten finden Sie im folgenden Abschnitt. Legen Sie aufgenommene Fotos direkt von Ihrem Mobilgerät in Ihrem BR-Docs-Arbeitsbereich ab. Lassen Sie Ihre Kunden Geschäftsdokumente (Angebote, Lieferscheine usw.) über die Berührungssteuerungen signieren. Übertragen Sie Ihre Dokumente dank der eingebetteten Kommunikationsfunktionen ( , sichere Verbindungen) problemlos an Dritte. Erstellen und pflegen Sie Diskussions-Threads zu Ihren strategischen Dokumenten. Ob im Büro oder auf Geschäftsreise Mit der BR-Docs Mobile App sind Ihre Dokumente stets verfügbar. Technische Daten Voraussetzungen: Eine BR-Docs-Plattform zur gemeinsamen Dokumentverwaltung Produktkompatibilität: Android 2.2 oder höher Größe: 5,2 MB Unterstützte Dateiformate: Bilddateien (png, jpeg, jpg, tiff, gif, bmp ) Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint ) Filmdateien (.mov,.mp4 ) Verschiedene Formate

4 Kapitel Bei der Anwendung anmelden Um sich von Ihrem Android-Smartphone oder -Tablet bei der BR-Docs Mobile App anzumelden, starten Sie die Anwendung über das Symbol auf dem Home-Bildschirm. Wenn das Anwendungsfenster geöffnet wird, müssen Sie die erforderlichen Felder ausfüllen: Benutzername und Passwort. WICHTIG Im Gegensatz zur -Adresse wird beim Passwort zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, tippen Sie auf die Schaltfläche. 2

5 Android Handbuch Durch Verzeichnisse navigieren Dokumente aufrufen Um durch die Ordner und Dokumente zu navigieren, tippen Sie links oben im Bildschirm auf die Registerkarte. Eine Navigationsleiste (auf Tablets auf der linken Seite) mit den verschiedenen Ordnern und Dateien wird angezeigt. Nun können Sie die Ordner und Unterordner durchsuchen und durch Ihre Dokumente navigieren, indem Sie auf die entsprechenden Verzeichnisse tippen. 3

6 Kapitel Verschieben Sie die Liste mit dem Finger nach oben oder unten, um durch die Listenelemente zu navigieren. Dokumente anzeigen Wenn Sie auf eine Datei tippen (PDF oder Bilddatei), wird im rechten Fenster eine Vorschau angezeigt. Tippen Sie im rechten Fenster auf. 4

7 Android Handbuch 5

8 Kapitel Dashboard Arbeitsbereiche Durch Arbeitsbereiche navigieren Der Home-Bildschirm Arbeitsbereiche wird angezeigt: Jeder Arbeitsbereich enthält weitere Informationen, wie in folgender gezeigt: 6

9 Android Handbuch John Smith's Workspace: Name des Arbeitsbereichs : Gibt die Anzahl der Benutzer im Arbeitsbereich an. : Gibt die Anzahl der Dokumente im Arbeitsbereich an. : Gibt die Anzahl der Kommentare im Arbeitsbereich an. Arbeitsbereiche suchen Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte geöffnet ist. In diesem Bildschirm müssen Sie lediglich in der Suchleiste den Suchtext eingeben, um nach dem gewünschten Arbeitsbereich zu suchen: Der Arbeitsbereich wird automatisch im rechten Bildschirmbereich angezeigt. 7

10 Kapitel Arbeitsbereiche durchsuchen Tippen Sie auf den Arbeitsbereich. Der Arbeitsbereich wird geöffnet und der folgende Bildschirm wird angezeigt: 8

11 Android Handbuch Wählen Sie einen der verfügbaren Abschnitte aus, um weitere Informationen anzuzeigen. Letzte Ereignisse Hier werden alle Ereignisse für den Arbeitsbereich angezeigt. Außerdem werden Datum und Uhrzeit dieser Ereignisse sowie Einzelheiten zu dem Benutzer angezeigt, der die Ereignisse erstellt hat. Kommentarliste Sie können die Liste der Kommentare für den Arbeitsbereich anzeigen. Dokumentenliste Enthält alle Dokumente, die dem Arbeitsbereich hinzugefügt wurden. 9

12 Kapitel Dokumente aus dem Arbeitsbereich anzeigen Um den Arbeitsbereich und die zugehörigen Dokumente anzuzeigen, tippen Sie auf Durchsuchen. Mit dieser Aktion kehren Sie automatisch zur Registerkarte zurück, wo Sie die Ordner und Dokumente im Arbeitsbereich durchsuchen können. 0

13 Android Handbuch Tippen Sie auf den Ordner, den Sie anzeigen möchten. Alle im Ordner enthaltenen Dokumente werden angezeigt. Tippen Sie auf das gewünschte Dokument, um eine Vorschau anzuzeigen.

14 Kapitel Ordner oder Dokumente hinzufügen Um einen Ordner oder ein Dokument hinzuzufügen, navigieren Sie in das gewünschte Verzeichnis und tippen Sie oben auf das Symbol. Ordner hinzufügen Um einen Ordner hinzuzufügen, tippen Sie auf das Symbol. Geben Sie anschließend den gewünschten Namen für den neuen Ordner ein. 2

15 Android Handbuch Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie auf tippen. 3

16 Kapitel WICHTIG Die BR-Docs Mobile App unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Daher ist es nicht möglich, 2 Ordner mit demselben Namen in unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung zu erstellen. Beispiel: rechnungen und RECHNUNGEN werden als derselbe Dateiname betrachtet. Dokumente hinzufügen (PDF- oder Bilddatei) Sie können zum Beispiel eine Bilddatei aus der Fotogalerie Ihres Mobilgeräts hinzufügen, indem Sie auf das Symbol tippen. Wählen Sie eine auf Ihrem Gerät gespeicherte Bilddatei aus. Geben Sie anschließend den gewünschten Namen für das Bild ein. 4

17 Android Handbuch Wenn das ausgewählte Bild eine bestehende Ablageregel in Ihrer BR-Docs-Plattform erfüllt, können Sie die Indizierung aktivieren und anschließend die gewünschte Regel auswählen. Füllen Sie nun die verschiedenen Metadatenfelder aus: Document type (Dokumenttyp) Document date (Datum des Dokuments) Document issuer (Herausgeber des Dokuments) Comment (Kommentar) Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie rechts unten auf tippen. 5

18 Kapitel Dokumentaktionen Dokumente hinzufügen Sie können in der BR-Docs Mobile App zum Beispiel aufgenommene Fotos direkt von Ihrem Mobilgerät ablegen und sie dadurch sofort für Ihr Team (Mitarbeiter, Kollegen, Partner, Lieferanten, Kunden) zugänglich machen. Siehe Ordner oder Dokumente hinzufügen. Diskussionen zu Dokumenten Mit der BR-Docs Mobile App können Sie Diskussions-Threads über Ihre Dokumente erstellen und pflegen. Dank dieser Funktion können Sie sich in einem virtuellen Privatbereich mit anderen Personen über ein Dokument austauschen. Um einen Diskussions- Thread zu erstellen, öffnen Sie zunächst das gewünschte Dokument. Tippen Sie oben in der Leiste über der Dokumentvorschau auf. Wenn bereits Kommentare für das Dokument vorhanden sind, wird diese Seite angezeigt. 6

19 Android Handbuch Um einen neuen Kommentar zu erstellen, tippen Sie auf das Symbol und fügen Sie Ihren Kommentar wie gezeigt hinzu. Bestätigen Sie, indem Sie auf tippen. Nachdem der Kommentar hinzugefügt wurde, wird im Dokumentsymbol die Anzahl der Kommentare für das Dokument angezeigt. Alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument können Ihren Kommentar anzeigen, beantworten und mit eigenen Kommentaren zur Diskussion beitragen. Um auf einen Kommentar zu antworten, tippen Sie rechts neben dem Kommentar auf das Symbol und geben Sie den neuen Kommentar ein. Wenn Sie Ihren Kommentar eingegeben haben, tippen Sie auf das Symbol. 7

20 Kapitel Ihr Kommentar wird hinzugefügt. 8

21 Android Handbuch Dokumente teilen Mit der BR-Docs Mobile können Sie Ihre Dokumente mithilfe der integrierten Kommunikationsfunktionen (Verteilung über , Veröffentlichung in anderen Anwendungen) an Dritte übertragen. Dokumente per senden Um ein Dokument per zu senden, wählen Sie es im Dokumentenbereich aus und tippen Sie in der Leiste über der Dokumentvorschau auf. Tippen Sie auf das Symbol. 9

22 Kapitel Geben Sie die Adresse des Empfängers und den Betreff der ein und tippen Sie oben auf die Schaltfläche. Dokumente in anderen Anwendungen öffnen Um ein Dokument in einer anderen Anwendung auf Ihrem Mobilgerät zu öffnen, wählen Sie das Dokument im Navigationsbereich aus und tippen Sie oben in der Leiste auf. Wählen Sie die gewünschte Anwendung aus der Liste der auf Ihrem Gerät installierten Anwendungen. 20

23 Android Handbuch Dokumente drucken Um ein Dokument zu drucken, wählen Sie es im Navigationsbereich aus und tippen Sie in der Leiste über der Dokumentvorschau auf. Beispiel: Wählen Sie einen Drucker aus, indem Sie auf tippen, und wählen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare aus. Tippen Sie abschließend auf. Dokumente herunterladen Wenn Sie ein Dokument in der BR-Docs Mobile App anzeigen, wird es automatisch im Cache (Verlauf) Ihres Geräts gespeichert. So können Sie das Dokument auch anzeigen, wenn keine Verbindung zum Internet oder einem WiFi-Netzwerk besteht oder sich das Gerät im Flugmodus befindet. 2

24 Kapitel Dokumente suchen Sie können von jeder Seite aus nach Ordnern oder Dokumenten suchen, indem Sie rechts oben im Bildschirm auf das Symbol tippen. Geben Sie anschließend im Suchfeld ein oder mehrere Wörter bzw. Zeichen ein und tippen Sie auf der Tastatur auf, um die Suche zu starten. 22

25 Android Handbuch HINWEIS Sie können nach Ordnern oder Dokumenten anhand von Wörtern aus folgenden Bereichen suchen: Titel Inhalt Eigenschaften Nach Abschluss des Suchvorgangs werden die Ergebnisse, die Ihren eingegebenen Kriterien entsprechen, links im Navigationsbereich als Liste angezeigt. Verschieben Sie die Liste mit dem Finger nach oben oder unten, um durch die Listenelemente zu navigieren. Sie können jedes Dokument anzeigen, indem Sie es in der Liste auswählen. 23

26 Kapitel Aufgabenliste Sobald ein Benutzer ein Dokument oder die Inhalte eines Ordners einem anderen Benutzer in der BR-Docs-Online-Plattform zuweist, wird das Dokument in der Liste der zu erledigenden Aufgaben für diesen Benutzer angezeigt. Bei einer Aufgabe handelt es sich demnach um ein Dokument, das der Benutzer verarbeiten muss, damit es abgelegt werden kann. Aufgaben aufrufen Um Dokumente anzuzeigen und zu verarbeiten, tippen Sie links oben im Bildschirm auf das Symbol. In der linken Seitenleiste wird eine Liste der Ihnen zugewiesenen Dokumente angezeigt. Tippen Sie auf ein zu bearbeitendes Dokument, um es anzuzeigen. Beispiel: 24

27 Android Handbuch Aufgaben verarbeiten Um die Aufgabe zu verarbeiten, signieren Sie einfach das Dokument mit dem Finger im Signaturbereich. Bestätigen Sie, indem Sie auf tippen. HINWEIS Um die Signatur zu löschen, tippen Sie auf das Symbol. Sie können auch einen Kommentar zum Dokument im folgenden Feld eingeben:. Das signierte Dokument befindet sich nun am Speicherort, der als Ablage ausgewählt wurde. 25

28 Kapitel Sitzungsprotokolle (nur Tablets) Tippen Sie im Home-Bildschirm der Registerkarte Dokumente auf zu erstellen., um ein Sitzungsprotokoll Sitzungsprotokolle erstellen Das folgende Menü wird angezeigt. Wählen Sie Besprechungsnotizen erstellen aus. Das Fenster Neue Besprechungsnotizen wird angezeigt. Geben Sie die Details des Sitzungsprotokolls ein. Geben Sie das Thema und die Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Meetings ein. 26

29 Android Handbuch Wählen Sie anschließend den Arbeitsbereich aus, in dem Sie das Protokoll speichern möchten. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, tippen Sie auf Weiter. Das folgende Fenster wird angezeigt: Unter Diktiergerät wird standardmäßig der Name der Person angezeigt, die bei der BR-Docs Mobile App angemeldet ist. Um Teilnehmer hinzuzufügen, tippen Sie auf das kleine Symbol. Wählen Sie die Teilnehmer aus, indem Sie auf die Namen der gewünschten Personen tippen. Wenn Sie die Teilnehmer ausgewählt haben, tippen Sie auf Auswahl hinzufügen. 27

30 Kapitel Das folgende Fenster mit den ausgewählten Namen wird angezeigt. Sie können Namen entfernen, indem Sie auf tippen. Um die Erstellung des Sitzungsprotokolls zu bestätigen und das Meeting zu starten, tippen Sie auf Meeting starten. Funktionen der Sitzungsprotokolle Wenn Sie beim Erstellen des Sitzungsprotokolls auf Meeting starten getippt haben, wird das folgende Dokument erstellt. Ein Countdown mit der verbleibenden Zeit im Meeting wird angezeigt (die Dauer wird anhand der Daten bestimmt, die Sie zuvor als Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Meetings eingegeben haben). 28

31 Android Handbuch Sitzungsprotokolle schreiben Standardmäßig werden Sie auf die Seite Allgemeine Diskussion weitergeleitet. Sie können Ihre Aufzeichnungen im Textbereich Allgemeine Diskussion eingeben. Tippen Sie hierzu auf. Geben Sie im Feld Subjekt das Thema des Meetings und im Bereich Inhalt die wichtigsten Punkte des Meetings ein. Um den eingegebenen Text zu bestätigen, tippen Sie in der Aufgabenleiste auf Zurück. 29

32 Kapitel Themen hinzufügen Sie können verschiedene Themen hinzufügen, indem Sie auf Subjekt hinzufügen tippen. Geben Sie den Namen des neuen Themas ein und bestätigen Sie ihn, indem Sie auf Hinzufügen tippen. Das neue Thema wurde nun erstellt. 30

33 Android Handbuch Wie beim allgemeinen Thema können Sie im Bereich Inhalt einen Text eingeben. Um den eingegebenen Text zu bestätigen, tippen Sie in der Aufgabenleiste auf Zurück. Gäste hinzufügen Im Bereich Teilnehmer werden alle Teilnehmer angezeigt, die Sie beim Erstellen des Sitzungsprotokolls hinzugefügt haben. Außerdem können Sie hier auch weitere Teilnehmer hinzufügen. 3

34 Kapitel Sitzungsprotokolle löschen Sie können die Sitzungsprotokolle auch abbrechen und löschen, indem Sie auf Abbrechen tippen. Tippen Sie auf Ja, um das Löschen des Protokolls zu bestätigen. 32

35 Android Handbuch Benutzern Protokolle zur Genehmigung zuweisen Sie können das Sitzungsprotokoll einem Benutzer zuweisen, damit dieser das Protokoll signiert. Weisen Sie das Dokument im Bereich Aufgabe zu, indem Sie auf tippen. Tippen Sie auf den Namen des Benutzers. Die Aufgabe wird dem ausgewählten Benutzer zugewiesen. 33

36 Kapitel Protokoll bestätigen/abschließen Um das Protokoll zu bestätigen und abzuschließen, tippen Sie auf Ende. Das Fenster Besprechungsnotizen teilen wird angezeigt. Im Bereich Senden an können Sie die Teilnehmer auswählen, an die Sie das Protokoll senden möchten. Unter Veröffentlichen in Arbeitsbereich können Sie außerdem den Arbeitsbereich auswählen, in dem Sie das Protokoll veröffentlichen möchten. Tippen Sie auf Bestätigen. 34

37 Android Handbuch Sitzungsprotokolle anzeigen Im Arbeitsbereich, in dem Sie das Protokoll gespeichert haben, können Sie das Dokument finden und anzeigen: Eine Reihe von PDF-Dokumenten wurde erstellt. Sie können alle Dokumente anzeigen, die den Namen des Meetings enthalten, das Sie beim Erstellen des Protokolls zugewiesen haben. Außerdem finden Sie verschiedene Versionen des Dokuments entsprechend den Themen, die Sie erstellt haben. Das gezeigte Beispiel enthält lediglich Allgemeine Diskussion. 35

38 Kapitel Dieses Dokument enthält nur das zweite besprochene Thema namens subject 2. Am Anfang jedes Dokuments ist diese Tabelle mit dem Namen, dem Datum, der Uhrzeit, dem Organisator und den Teilnehmern des Meetings enthalten. 36

39 Android Handbuch Parameter Tippen Sie rechts oben im Bildschirm auf das Symbol, um die Parameter aufzurufen. Das folgende Fenster wird angezeigt: Hier haben Sie folgende Optionen: Kontoinformationen anzeigen (Serveradresse, ID, Anwendungsversion) Cache leeren Online-Hilfe anzeigen Kundendienst für BR-Docs kontaktieren Sitzung beenden, indem Sie sich bei der Anwendung abmelden 37