Sebastian Herwig. Dezernat für Forschungsangelegenheiten Leiter Abteilung Forschungsinformationen & Forschungsberichterstattung

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Hartmut Böhme
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1 Sebastian Herwig Dezernat für Forschungsangelegenheiten Leiter Abteilung Forschungsinformationen & Forschungsberichterstattung

2 Quelle: David Simonds Erfahrungen aus der Einführung und dem Betrieb 2

3 Abstrakte Zielsetzung des Forschungsinformationssystems Universitätsweite Harmonisierung und Zusammenführung dezentraler Bestände an Forschungsinformationen Etablierung eines zentralen Instruments

3 3 Abstrakte Zielsetzung des Forschungsinformationssystems Universitätsweite Harmonisierung und Zusammenführung dezentraler Bestände an Forschungsinformationen Etablierung eines zentralen Instruments zur konsistenten und kontinuierlichen Kommunikation und Dokumentation aller Forschungsaktivitäten Stärkung der Wahrnehmung und Sichtbarkeit des gesamtuniversitären Forschungsprofils und der interdisziplinären Forschungsaktivitäten der WWU Einmal gepflegt, mehrfach verwendet Darstellung in universitätsweitem Forschungsportal Einbindung von in dezentrale Webangebote Erstellung des jährlichen Forschungsberichts Erstellung von Lebensläufen und Publikationslisten

Forschungsberichte der WWU Zentrales Content Management System Imperia

4 4 Integrierte Bereitstellung von Forschungsinformationen Zentrales Forschungsportal der WWU Dezentrale Webangebote der Fachbereiche, Institute, Arbeitsgruppen und Forschungszentren der WWU Forschungsberichte der WWU Zentrales Content Management System Imperia Forschungsinformationssystem Projektinformationen Publikationen Personen- und Organisationsinformationen Patentinformationen

5 Wiederverwendung bestehender Datenquellen Fluch oder Segen? Erfahrungen aus der Einführung und dem Betrieb 5 Projekte Patente Haushaltssystem (WWU) Projektverwaltung (Universitätsklinikum) Deutsches Patentund Markenamt (DEPATIS) European Patent Office (EPO) GEPRIS (DFG) Zentrale Nutzerverwaltung (IdM) CORDIS (EU) Forschungsinformationssystem CRIS@WWU SCOPUS (Elsevier) ISI Web of Science (Tomson Reuters) Deutsche Nationalbibliothek PubMed.gov (NCBI) EVALuna biblio (Universitätsklinikum) Personalverwaltung (WWU) Personalverwaltung (Universitätsklinikum) Dezentrale Publikationsbestände (EndNote, BibTeX) Organisationsinformationen (Aufbauorganisation) Personen Legende Genutzte Datenquelle an der WWU Publikationen Genutzte externe Datenquelle Potenzielle externe Datenquelle

6 Einführung und Kommunikation von CONVERIS an der WWU kurz und schmerz(los/arm/voll?) 6 Big bang vs. schrittweise Einführung mit Pilotnutzern Vollständiges System vs. Grundsystem mit schrittweiser Erweiterung Konzept zur Kommunikation und Verbreitung gegenüber Nutzerkreisen An der WWU Big Bang Erweitertes Grundsystem mit schrittweiser Anpassung und Erweiterung Kommunikation in den verschiedenen Gremien (z.b. Senat, Dekanerunden) Empfehlung Schrittweise Einführung mit Pilotnutzern Grundsystem mit klar kommuniziertem Entwicklungsplan Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation so früh und offen wie möglich!

7 Verbreitung und Akzeptanz abhängig von Nutzerkreisen Nachdrückliche Unterstützung durch Leitungsebene Schrittweise Einbindung in Verwaltungsprozesse Zunehmende Abwicklung von Berichtsaufgaben Hoher

7 7 Verbreitung und Akzeptanz abhängig von Nutzerkreisen Nachdrückliche Unterstützung durch Leitungsebene Schrittweise Einbindung in Verwaltungsprozesse Zunehmende Abwicklung von Berichtsaufgaben Hoher Leidensdruck durch mangelnder Verfügbarkeit und wiederholtem Einfordern von Daten Benefits in besserer Datenverfügbarkeit und vereinfachtem Abruf sowie Auswertung von Daten Niedriger Leidensdruck hinsichtlich Verwaltung von Forschungsinformationen zu eigener Person Sehr unterschiedliche Akzeptanz, kaum bis keine Benefits

8 8 Kontinuierlicher Betrieb von CONVERIS Technischer Betrieb (3rd Level Support) Betreuung & Entwicklung von CONVERIS (2nd Level Support) Direkte Nutzerbetreuung (1st Level Support)

9 9 Nächste Schritte und zugehörige Wünsche Forschungsinformationssystem befindet sich in stetigem Wandel Konkrete Entwicklungsschritte Erweiterung um Kooperationen und Partnerschaften (Forschung und Lehre) Prozess zur Validierung von Publikationen Erweiterung der Berichte und Exportmöglichkeiten (insb. REST-Schnittstelle) Kontinuierliche Überarbeitung der Konfiguration (Datenmodell, Templates, Labels, Rechtekonzept) und der Anbindungen Schrittweise Einbindung in administrative Prozesse Datenerhebung Berichterstattung Antragsberatung Drittmittelanzeige Abgeschlossene Promotionsverfahren Erstellung von Berichten für interne Gremien (z.b. Rektorat, Senat, Hochschulrat, Forschungsbeirat) Laufende Evaluation und Mittelvergabe Ad-hoc Abfragen (intern/extern)

10 10 Wünsche und Entwicklungsperspektiven für CONVERIS Smarte Funktionen zur Erleichterung der Datenpflege und Erstellung von Relationen (z.b. Auto Suggest, Vorschlagswesen auf Basis bestehender Inhalte und Relationen) Systeminterne Suche über alle Inhalte Funktionen zur Bestätigung von Relationen (durch Ersteller oder Besitzer des Inhalts) Browsen zwischen Inhalten innerhalb von CONVERIS Stärker prozessorientierte Unterstützung bzw. Anleitung der Nutzer bei der Dateneingabe Interner Bereich für Hilfe und Anleitung Flexiblere Eingabe-Templates (z.b. dynamische Anpassung je nach angegebenen Attributwerten) Grafisch- oder bausteinorientierte Definition von Berichten

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