Sage 50 Lohnbuchhaltung Praxiserprobte Lohnbuchhaltungssoftware für Schweizer KMU.

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1 Sage 50 Lohnbuchhaltung Praxiserprobte Lohnbuchhaltungssoftware für Schweizer KMU. 1

2 Rechnungswesen Auftrag Fakturierung Lohnbuchhaltung Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Option Harmonisiertes Rechnungsmodell (HRM )/NRM Option Treuhand Schnittstelle Rechnungswesen Schnittstelle Archivierung (DMS) Option E-Banking und E-Rechnung Kosten- und Leistungsrechnung Option Konsolidierung Schnittstelle Performance & Interfaces Anlagenbuchhaltung Fakturierung Auftragsbearbeitung inkl. Einkauf, Lager und Inventur Option Wiederkehrende Faktura Schnittstelle Auftragsbearbeitung Lohnbuchhaltung Option Einheitliches Lohnmeldeverfahren ELM Option Anwesenheits- und Absenzenverwaltung Option E-Banking Option Kostenrechnung Schnittstelle Rechnungswesen Drittanbieter Quellensteuer (ganze CH) Titelfoto: Claudia Fischer Bei den Fotoaufnahmen in dieser Broschüre handelt es sich um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sage Schweiz AG. 2

3 «Die Lohn- Schätzungen zufolge arbeiten immer noch rund ein Viertel der Schweizer buchhaltung Unternehmen ohne spezialisierte KMU- Software. Und auch die Zahl der Betriebe, von Sage 50 wird die ihr Lohnwesen nach wie vor mit einer Tabellenkalkulation verwalten und administrieren, ist gross ein hoher zeitlicher in Tausenden Schweizer KMU Aufwand die Folge. Gemäss swissdec, dem Schweizer SUVA-Qualitätslabel für eingesetzt.» Lohnbuchhaltungssysteme, lassen sich mit einer Lohnsoftware viele Arbeits- Marc Ziegler, stunden einsparen und Fehler vermeiden. Managing Director Small Business Die Lohnbuchhaltung von Sage 50 baut auf der langen Expertise von Sage in der Entwicklung von Buchhaltungs- und Personalsoftwarelösungen auf. Sie ist ein eigenständig einsetzbares Programm von Sage 50, der seit Jahren erfolgreichsten kaufmännischen Softwarelösung in Schweizer Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden. Die Lohnbuchhaltung ist swissdec-3.0-zertifiziert, branchenunabhängig einsetzbar und lässt sich dank ihrer hohen Anpassungsfähigkeit in jedem Schweizer KMU schnell einsetzen. 3

4 Sage 50 Lohn: Tausendfach in Schweizer KMU bewährt Eine korrekte und fristgerechte Entlöhnung zeugt von Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden. Dazu leisten Lohnbuchhaltungssysteme einen wichtigen Beitrag. Sage 50 Lohnbuchhaltung wird seit vielen Jahren in Tausenden von Schweizer KMU eingesetzt und laufend weiterentwickelt. Separat oder als Teil der Finanzbuchhaltung Als separate Lösung eignet sich die Lohnbuchhaltung von Sage 50 für KMU, die höhere Ansprüche an das Lohnwesen haben, aber auch für Schweizer Niederlassungen international tätiger Firmen. Unternehmen, welche die Sage 50 Finanzbuchhaltung einsetzen, können diese nahtlos mit der Lohnbuchhaltung ergänzen und so sämtliche Lohnverbuchungen automatisieren. KMU, die für das Rechnungswesen eine Software eines anderen Herstellers verwenden, haben die Möglichkeit, die Lohndaten und -zahlungen dank der Schnittstelle «Rechnungswesen Drittanbieter» direkt an ihre Finanzbuchhaltung zu übergeben. Logisch, verständlich und Suva-zertifiziert Die hohe Bedienerfreundlichkeit von Sage 50 ist einer der Gründe für die grosse Beliebtheit dieser Software. Der Aufbau des Lohnprogrammes folgt den logischen Arbeitsabläufen im Lohnwesen. Dank übersichtlicher Eingabemasken, einem kontextgeführten Hilfesystem, der Navigationshilfe «My Sage», einem konfigurierbaren Auswertungsbaum und einer intelligenten Datenverwaltung sind sämtliche Funktionen rasch auffindbar, Daten schnell eingegeben und wiederkehrende Lohnarbeiten effizient erledigt. Für die Analyse der Daten bietet das Programm leistungsfähige Auswertungswerkzeuge, die mithilfe vielfältiger Filter- und Darstellungsmöglichkeiten unterschiedliche Kennzahlen generieren. Die Lösung ist bereits seit der Einführung des SUVA-Qualitätslabels für Lohnbuchhaltungssysteme (swissdec) mit diesem zertifiziert und verfügt über den zurzeit aktuellsten Standard swissdec 3.0. Das neue ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren), welches für den elektronischen Austausch von Lohndaten mit den Institutionen sorgt, ist als Option zur Lohnbuchhaltung von Sage 50 erhältlich. Branchenunabhängig und maximal anpassungsfähig Die Sage 50 Lohnbuchhaltung lässt sich branchenunabhängig einsetzen und wird auch von vielen Treuhandunternehmen, die mit der Sage 50 Buchhaltung arbeiten, verwendet. Darüber hinaus stehen für die folgenden Branchen und Regionen spezifische Erweiterungen und Anpassungen in den Bereichen Lohnarten-, Firmen- und Personalstamm sowie Reporting zur Verfügung, namentlich für die Gastro- und Schreinerbetriebe, für die Baubranche sowie auch für das Fürstentum Liechtenstein. Sage 50 Angebot: Durchdacht und flexibel Sage 50 besteht aus den unabhängig voneinander einsetzbaren Modulen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung und Fakturierung. Beim gemeinsamen Einsatz mit der Sage 50 Finanzbuchhaltung können die Daten aus der Lohnbuchhaltung automatisch übernommen und verbucht werden. Durch die Kombination der Module von Sage 50 entsteht ein umfassendes Softwaresystem für die kaufmännische Führung des Unternehmens. Die Module sind einzeln erhältlich oder können innerhalb von Paketlösungen was preislich attraktiver ist erworben werden. Zudem stehen für die Sage 50 Lohnbuchhaltung drei Produktvarianten zur Auswahl: Sage 50 Produktvarianten Sage 50 Professional für kleinere und mittlere Unternehmen. Sage 50 Standard für kleinere Unternehmen. Sage 50 Lite für das Kleinunternehmen (unter 10 Mitarbeitende). Alle Programme von Sage 50 sind in Deutsch und Französisch erhältlich. 4

5 Der Nutzen Mehr Effizienz in der Administration mehr Zeit für die Führungsaufgaben Gerade in KMU belastet der administrative Aufwand die Führungsverantwortlichen. Eine Lohnbuchhaltung wie Sage 50 automatisiert das Lohnwesen und liefert wichtige Informationen für die Führungsaufgaben im Unternehmen. Zudem ist sie Garant für die korrekte und fehlerfreie Abrechnung der Löhne mit den Sozialversicherungen und Steuerbehörden. Osman Julen und Muriel Eichenberger 5

6 Lohnbuchhaltung: Diese Investition lohnt sich Sage 50 Lohnbuchhaltung ist ein bewährtes swissdec-zertifiziertes Lohnsystem. Die Personal- und Lohnstammdaten sind darin zentral erfasst, gleichbleibende Lohnzahlungsläufe lassen sich effizient durchführen und sämtliche Daten für die Versicherungen und für unternehmerische Auswertungen sind in wenigen Arbeitsschritten aufbereitet und ausgewertet. Die Grundlage für ein gut funktionierendes und weitgehend automatisiertes Lohnwesen bildet die saubere Erfassung der Personal- und Lohndaten. Hier bietet die Sage 50 Lohnbuchhaltung wertvolle Unterstützung: Das Programm zeigt an, welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, wodurch eine lückenlose Berechnungsgrundlage zur Verfügung steht und die Zahlen und Informationen für Lohnzahlungen und Auswertungen mit Sicherheit korrekt sind. Im Personaldatenstamm werden alle relevanten Informationen zur Person, zu den Sozialversicherungen, wie AHV- und Sozialversicherungsnummern, sowie Quellensteuerangaben zentral erfasst. Ebenso umfassend und flexibel ist auch der Lohnartenstamm, in dem verschiedene Lohnarten sowie sämtliche Abzüge und Zulagen der Sozialversicherungen zentral verwaltet werden. Die Versicherungssätze sind in Sage 50 bereits vordefiniert und lassen sich von jedem Unternehmen einfach parametrisieren. Dazu zählen AHV / ALV / NBU / BVG / KTG, die Kinderzulagen sowie die Quellensteuertarife aller Kantone. Darüber hinaus bietet das Programm auch die Möglichkeit, firmen- und abteilungsspezifische Lohnarten zu definieren. Die Lohnbuchhaltung integriert einen Schnellerfassungsmodus, wodurch Personaldaten schnell und programmgesteuert eingegeben werden können. Lohnzahlungsläufe weitgehend automatisiert Die Lohnläufe sind bei Sage 50 weitgehend automatisiert. Dank der Verwaltung der Daten auf der Zeitachse lassen sich relevante Informationen und Berechnungen vorerfassen, die beim Lohnlauf automatisch berücksichtigt werden. Auf Tastendruck werden die Lohnabrechnungen aufbereitet, ausgedruckt und für die Zahlungen via DTA / EZAG vorbereitet. Dabei ist es möglich, Löhne auch in Fremdwährungen auszuzahlen. Setzt ein Unternehmen die Sage 50 Finanzbuchhaltung ein, werden die Löhne aus der Lohnbuchhaltung direkt verbucht, wobei verschiedene Lohnarten separat kontiert werden können. Doris Fellmann, Franz Hugener, Severin Kunz 6

7 Der Erfolg In der Praxis bewährt auf die Zukunft programmiert Sage ist seit Jahren einer der führenden Schweizer Anbieter von betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen. Die starke Verbreitung im Schweizer KMU-Markt speziell auch in kleineren Treuhandbüros das dichte Netz an Vertriebspartnern und die laufende Weiterentwicklung gewährleisten einen erfolgreichen und langfristigen Einsatz von Sage 50. Korrekte Lohndaten schnell verfügbar Auch bei den jährlichen Lohnabschlussarbeiten und Lohnmeldungen an die Versicherungen sind in Sage 50 viele Abläufe weitgehend automatisiert. Dabei unterstützt das Programm den neuen Lohnausweis und druckt diesen für jeden Mitarbeitenden korrekt aus. Als swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung ist das Programm auf das neue Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) vorbereitet, das optional erhältlich ist. Dieses erlaubt, die Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge elektronisch zu erledigen. Sämtliche Lohndaten und Kennzahlen lassen sich mit der Sage 50 Lohnbuchhaltung übersichtlich darstellen, ausdrucken, zur weiteren Analyse und Bearbeitung in Dateiform speichern und dank integriertem Listengenerator komfortabel auswerten. Dabei sind Standardauswertungen in vier Sprachen (deutsch, französisch, italienisch und englisch) wählbar. Der integrierte Berichtsmanager minimiert das monatliche und jährliche Reporting auf wenige Mausklicks. Fünf Gründe für Sage 50 Lohnbuchhaltung Hohe Bedienerfreundlichkeit und strukturierte Erfassung aller relevanten Daten vermeidet Fehlerquellen und führt zu enormen Zeitersparnissen im Lohnwesen. swissdec-zertifizierung bestätigt die Einhaltung von Qualitätskriterien und gewährleistet den korrekten Austausch der Lohndaten mit den Sozialversicherungen, Behörden und Ämtern. Lässt sich als separate Lösung einsetzen, aber auch in die Sage 50 Finanzbuchhaltung oder in Drittsysteme integrieren. Erhöht die Transparenz bei den Löhnen dank vielfältiger Auswertungsmöglichkeiten. Ist Teil von Sage 50, der Software, die in Zehntausenden von Schweizer KMU und in jedem dritten kleineren Treuhandunternehmen eingesetzt wird. «Der Lohnartenstamm ist das Herz und die Stärke von Sage 50.» Roger Graber, Graber EDV Treuhand 7

8 Optionen zur Lohnbuchhaltung: Auf jeden Fall lohnenswert Zur Sage 50 Lohnbuchhaltung sind eine Reihe optional erhältlicher Softwarebausteine verfügbar, mit der sich das Lohnwesen noch effizienter organisieren lässt. Anwesenheits- und Absenzverwaltung Diese Option erlaubt Unternehmen auf einfache Art und Weise, Ferien, Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Weiterbildung usw. sowie Fehlzeiten konsequent zu erfassen, und bildet eine gute Grundlage für ein besseres Kostenmanagement. Sie berechnet automatisch die Präsenzzeiten unter Berücksichtigung der lokalen Feiertage und der firmenindividuellen Arbeitszeitregelungen. Dank der direkten Verknüpfung mit der Lohnbuchhaltung via Lohnarten können die Stunden auf der Lohnabrechnung transparent ausgewiesen werden. Zudem lassen sich die Kosten für Fehlzeiten berechnen. Die Option ist für die Produktvarianten «Standard» und «Professional» erhältlich. E-Banking: Lohnzahlungen online schnell erledigt Mit der Option E-Banking können Lohnzahlungsläufe einfach und schnell organisiert werden. Die Lösung bietet praktisch für alle Bank- und Finanzinstitute eine Online-Anbindung und erlaubt somit, Banktransaktionen papierlos und direkt aus dem Programm abzuwickeln. Die Zahlungsdateien werden automatisch erstellt, Stapelvergütungen über mehrere Zahlungsverbindungen ausgeführt und der Zahlungsverkehr kann über DTA / EZAG, LSV+ / DD und ESR abgewickelt werden. Beim Import von ESR-Dateien werden Unklarheiten bei Zuweisungen sofort angezeigt und Änderungen automatisch in die Lohnbuchhaltung von Sage 50 übernommen. Die E- Banking-Option ist für die Produktvarianten «Standard» und «Professional» erhältlich. Einheitliches Lohnmeldeverfahren ELM: Elektronisch korrekt abrechnen Die Lohnbuchhaltung von Sage 50 wurde schon früh von der Suva mit dem swissdec-qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme zertifiziert. Als zentrale Informationsplattform regelt swissdec die elektronische Übermittlung der Lohndaten an die Versicherungen, Ämter und Kassen. Die Option ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) erlaubt die vollständige und korrekte elektronische Übermittlung der Lohndaten aus Sage 50 an die zuständigen Institutionen nach dem neuen Standard swissdec 3.0. Quellensteuer: Für jeden Kanton vorbereitet Die Option Quellensteuer umfasst die gültigen Tarife aller 26 Schweizer Kantone und sorgt dafür, dass die Steuern von quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden korrekt abgerechnet werden. Dabei berücksichtigt das Programm auch Spezialfälle, wie beispielsweise den Eintritt von Mitarbeitenden während eines Monats. Die Tarife werden jährlich aktualisiert. Kostenrechnung: Transparenz bei den Lohnkosten Mit der Option Kostenrechnung werden sämtliche Lohnkosten automatisch den entsprechenden Kostenstellen, Kostenträgern und Projekten zugeteilt. Die Zuweisung erfolgt auf Basis eines fixen Prozentanteils pro Mitarbeitendem bzw. kann stunden- oder betragsmässig auf die Kostenstellen verteilt werden. Schnittstelle Rechnungswesen: Lohndaten mit Drittsystemen austauschen Die Schnittstelle «Rechnungswesen Drittanbieter» ermöglicht den Datenaustausch und -abgleich der Sage 50 Lohnbuchhaltung mit einer bereits vorhandenen Buchhaltungssoftware. Die Voraussetzung dafür ist eine individuelle (kostenpflichtige) Parametrisierung von Sage 50 auf die eingesetzte Buchhaltungssoftware. 8

9 Unser Versprechen Mit Herz und Verstand auf dem Wissen der Praxis Sage zählt seit vielen Jahren zu den führenden Schweizer Softwareunternehmen mit Niederlassungen und Vertriebspartnern in allen Landesteilen. Zusammen mit unseren Vertriebspartnern legen wir höchsten Wert auf moderne, stets aktualisierte KMU-Lösungen und auf Dienstleistungen, die den optimalen Einsatz unserer Softwareprogramme in der Praxis sicherstellen. Rita Suter 9

10 Sage 50: Weil Wissen sich bezahlt macht Ob als separate Lösung eingesetzt oder integriert in eine Sage 50 Paketlösung Sage bietet eine Reihe von Serviceleistungen, mit denen sich die Module effizient nutzen lassen und Kunden auf ihre Fragen Antworten erhalten. Sage 50 ist mit seinen unabhängig einsetzbaren Modulen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung und Fakturierung eine der erfolgreichsten kaufmännischen Softwarelösungen in Schweizer KMU. Die Gründe dafür liegen in der hohen Bedienerfreundlichkeit der Lösung, dank der sich die Software schnell einführen lässt. Zudem bietet sie vielfältige Schnittstellen zu weiteren Datenquellen und ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die hohe Akzeptanz gründet aber auch auf einer Reihe von Service- und Dienstleistungen, die Sage als führendes Schweizer Softwareunternehmen ihren Kunden anbietet. Dazu zählen verschiedene Dienstleistungspakete, mit denen KMU ein automatisches Update sicherstellen können und gleichzeitig von attraktiven Ermässigungen auf das gesamte Kursangebot von Sage profitieren. Darüber hinaus betreibt Sage mit der Sage Academy ein eigenes Schulungscenter und führt in der ganzen Schweiz produkt- und fachspezifische Schulungen, Workshops und Seminare durch. Die Sage Knowledge-Datenbank und von Mitarbeitenden des Unternehmens verfasste Fachbücher liefern Antworten auf Fragen rund um das Finanzwesen. Speziell für lohnspezifische Fragen bietet Sage mit dem HR Advisory Service einen telefonischen Beratungsservice. Dieser hat zum Ziel, Antworten auf Fragen bei der Einführung neuer gesetzlicher Vorlagen zu geben, aber auch bei sonstigen betriebswirtschaftlichen Aspekten im Zusammenhang mit dem Lohnwesen die Kunden umfassend und kompetent zu betreuen. Der HR Advisory Service kann unabhängig vom Einsatz einer Sage Software genutzt werden. 10

11 Sage 50 Business Paket Sage 50 Small Business Paket Buchhaltungspaket Buchhaltungspaket = Finanzbuchhaltung + Debitoren- / Kreditorenverwaltung + elektronischer Zahlungsverkehr Sage 50 Auftragsbearbeitung/ Fakturierung Fremdwährungen Elektr. Zahlungsverkehr Kreditoren Debitoren Finanzbuchhaltung Sage 50 Lohnbuchhaltung Small Business Paket = Buchhaltungspaket + Auftragsbearbeitung Business Paket = Buchhaltungspaket + Auftragsbearbeitung + Lohnbuchhaltung Optional: Sage 50 Kostenund Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung Sage 50 Professional richtet sich an Unternehmen, mit hohen Anforderungen an die Lohnbuchhaltung sowie an das Rechnungs-, Reporting- und Berichtswesen. mit qualifizierten Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung. die den Jahresabschluss weitgehend selbstständig erledigen. Die Professional-Variante ist in den Abstufungen für die Administration von 50, 100 und 250 Mitarbeitenden erhältlich. Sage Dienstleistungspakete Die Markt- und Branchenkenntnisse von Sage sowie das umfassende Know-how in der Softwareentwicklung fliessen in verschiedene Dienstleistungspakete ein. Diese bieten Sicherheit und einen hohen Investitionsschutz. Kunden profitieren über die Einführung hinaus von Updates sowie von hochwertigen Service- und Supportleistungen. Sage 50 Standard richtet sich an Unternehmen, mit höheren Anforderungen an die Funktionalität und Auswertungsmöglichkeiten mit qualifizierten Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung. Die Standard-Variante ist in den Abstufungen für die Administration von 10, 25, 50, 100 und 250 Mitarbeitenden erhältlich. Sage 50 Lite richtet sich an Unternehmen, ohne Bedarf an firmenindividuellen Auswertungen. mit geringeren Ansprüchen an die Funktionalität. die in der Regel eng mit einem Treuhänder zusammenarbeiten. die keine Fremdwährungen buchen oder Kostenstellen führen. Die Lite-Variante ist in den Abstufungen für die Administration von 10, 25 und 50 Mitarbeitenden erhältlich. 11

12 Sage Schweiz AG Infoline: Telefax: KMU Business-Software. Damit Ideen Erfolg haben. 12

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