TManager Ihr Zugang zu TOMAS. Version 2.2

Transkript

1 Ihr Zugang zu TOMAS Version 2.2

2 1 ZUGANG ZUM TMANAGER Mit dieser Dokumentation erhalten Sie Informationen, wie Sie mit dem TManager Ihre Daten pflegen können. Zusätzlich finden Sie auch Informationen direkt in den Hilfefunktionen des TManagers. 2 ZUGANG ZUM TMANAGER Sie haben im Moment Zugriff auf folgende Bereiche Ihrer Daten: Belegungsplan Stammdaten Kontingente / Preise Vorgangsübersicht Vertriebswäge Tipps Tricks Infos Datenausdruck So gelangen Sie zum TManager: Starten Sie Ihren Internet-Browser und verbinden Sie sich mit Wichtig der TManager ist aktuell optimal auf die folgenden Browser optimiert: Firefox GoogleChrome Anschliessend: Klick auf Kundenlogin Klick auf das Logo des TManagers nun öffnet sich die Login-Seite Diese Login-Seite speichern Sie sich am besten unter den Favoriten / Lesezeichen ab, dann müssen Sie nicht mehr lange suchen beim nächsten Login. Wird die Checkbox Angemeldet bleiben aktiviert, dann wird das Login und Passwort gespeichert. TouristDataShop SA 2011 Seite 2-20

3 Tragen Sie nun die Zugangsdaten ein, die Sie von Ihrer Tourist-Information bekommen haben. Sobald Sie angemeldet sind, sehen Sie folgendes Fenster: 3 ARBEITEN MIT DEM TMANAGER Alle Bereiche, die dunkelblau gefärbt sind, stehen Ihnen zur Verfügung: - Belegungsplan, Stammdaten, Vorgangsübersicht, Kontingente/Preise, Vertriebswege, Datenausdruck, TippsTricksInfos Die grau hinterlegten Bereiche werden erst zu einem späteren Zeitpunkt frei geschaltet. Grundsätzlich gilt: Die Navigation zwischen den einzelnen Bereichen Belegungsplan Stammdaten, Kontingente/Preise, Vertriebswege, Datentausdruck und Vorgangsübersicht finden Sie auf jeder Seite oben links: Klicken Sie einfach auf Startseite, Belegungsplan Stammdaten, Kontingente/Preise, Vertriebswege, Datentausdruck und Vorgangsübersicht oder Sie erhalten die gewünschte Ansicht. TouristDataShop SA 2011 Seite 3-20

4 4 BELEGUNGSPLAN Der Belegungsplan dient als Mini-PMS für kleine und mittelgroße Vermieter. Neben dem Hinterlegen von Infos ist es in dem Modul ist möglich die bestehenden Buchungen über die verschiedenen Vertriebswege der betreuenden touristischen Organisation auf die Zimmer zuzuteilen. Außerdem können vom Vermieter eigene Belegungen der Zimmer eingetragen sowie Angebote verschickt werden. 4.1 INFORMATIONEN Durch Klick auf das Eingaberädchen können neue Typen für Informationen eingetragen werden, beispielsweise "Urlaub", "Termine". In bestehende Typen können Sie dann Informationen hinterlegen - mittels Anklicken des Eintragsymbols oder direktem Linksklick auf den jeweiligen Tag. 4.2 NEUE BUCHUNGEN Hier können die neuen Buchungen, die Aufteilung der Buchungen sowie der eigenen Belegungen auf die Zimmer im Belegungskalender, eigene Angebote sowie die Aufgelaufenen Stornos eingesehen werden. TouristDataShop SA 2011 Seite 4-20

5 4.3 BELEGUNG Durch Klick auf ein Tag in dem Belegungskalender kann der Vermieter selbst Gäste in die zur Verfügung stehenden Zimmer einbuchen. Es ist möglich den Preis für die Belegung durch Anklicken des Preises selbst zu setzen. Mittels Klick auf Änderungen speichern tragen Sie die Belegung ein. Anschließend ist es möglich die Buchungsbestätigung, die direkt beim Eintragen der Buchung erzeugt wird, per an den Gast zu senden oder diese lokal zu drucken. 4.4 ANGEBOT In dem Block Angebote kann der Gastgeber eigene Angebote erstellen. Durch das Anlegen des Angebots wird ein Angebotsdokument im PDF Format erstellt. 4.5 STORNOS Unter Stornos laufen alle stornierten Vorgänge auf und können vom Gastgeber eingesehen werden. Dies betrifft sowohl Stornierung von Buchungen der betreuenden Organisation sowie Stornierungen der eigenen Belegungen. TouristDataShop SA 2011 Seite 5-20

6 5 STAMMDATEN 5.1 STAMMDATEN AUF OBJEKT-/HAUSEBENE Bitte klicken Sie nun auf Stammdaten. Sie haben in diesem Bereich Lese- und Schreibrechte für die Adresse, Merkmale, Lage, Bilder und Beschreibungen. Bitte beachten Sie, dass sich alle aufgeführten Informationen auf das gesamte Objekt beziehen, also das Hotel oder das Haus, in dem die Zimmer oder die Ferienwohnung/en liegen. Die Pflege der Beschreibungen und Merkmale für die einzelnen Leistungen (Ferienwohnung/en und Zimmer) wird unter Punkt 5.2 erklärt BEREICH ADRESSE Hier können Sie Ihre Adresse einsehen und anpassen: Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts BEREICH BESCHREIBUNGSTEXTE Hier können Sie Texte für Ihre Objektbeschreibung, Ihre Anreisebeschreibung und für Ihre Konditionen/Extras einsehen und ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen auch in den verschiedenen Sprachen angepasst werden müssen. TouristDataShop SA 2011 Seite 6-20

7 Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts BEREICH MERKMALE Hier können Sie die Ausstattungs-Merkmale Ihres Hauses einsehen sofern vorhanden. Bei den Wohnungen sind die Merkmale auf der Leistung und beim Hotel auf dem Leistungsträger. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts BEREICH LAGE Hier sehen Sie die Georeferenzierung in GoogleMaps. Sollte Ihr Objekt nicht richtig verortet sein, dann nehmen Sie bitte die korrekte Platzierung vor. TouristDataShop SA 2011 Seite 7-20

8 Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts BEREICH BILDER: Hier können Sie die Bilder einsehen, die Sie Ihrer Tourist-Information zur Verfügung gestellt haben. Mit Datei auswählen können Sie neue Bilder auf dem TOMAS hochladen. Die Bilder dürfen max. 1 MB gross/schwer sein. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts STAMMDATEN AUF LEISTUNGSEBENE Bitte klicken Sie in der linken Spalte auf Ihren Objektname (Beispiel Testfewo Schlei ). Es öffnen sich darunter Ihre Leistungen. In diesem Bespiel heißen die Leistungen Ferienwohnung am Wald, Ferienwohnung Test usw. TouristDataShop SA 2011 Seite 8-20

9 Wenn Sie nun eine einzelne Leistung anklicken (Beispiel Ferienwohnung Test ), dann öffnen sich die Stammdaten für diese entsprechende Leistung im rechten Bereich. Auf Leistungsebene haben Sie Lese- und Schreibrechte für folgende Bereiche: Leistung, Merkmale und Bilder und Beschreibungen. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts BEREICH KONDITION AUF LEISTUNGSEBENE In diesem Bereich können Sie die Belegung Ihres Objektes einsehen. Die bereits eingegebene Belegung entspricht den Informationen, die Sie an die Tourist-Information geliefert haben. Zusätzlich können auch noch die enthaltenen Leistungen definiert werden welche für diese Leistungen gültig sind. Im Feld Vorausbuchungsfrist in Tagen, kann man definiert bis wie viele Tag vor Ankunft diese Leistung buchbar ist. Fehler und/oder Änderungen besprechen Sie bitte mit der Tourist-Information. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts. TouristDataShop SA 2011 Seite 9-20

10 5.2 BEREICH BESCHREIBUNG AUF LEISTUNGSEBENE Hier können Sie die Beschreibung einsehen und verändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen auch in den verschiedenen Sprachen angepasst werden müssen. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts. 5.3 BEREICH MERKMALE Hier können Sie die Ausstattungs-Merkmale der Ferienwohnung/des Zimmers einsehen. Je nach Konfiguration ist die Anzahl der angezeigten Gruppen unterschiedlich. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts. TouristDataShop SA 2011 Seite 10-20

11 5.4 BEREICH BILDER Hier können Sie die Bilder auf der Leistung bzw. die Bilder der Wohnung einsehen, die Sie Ihrer Tourist-Information zur Verfügung gestellt haben. Auch auf der Leistung können neue Bilder hochgeladen werden. Mit Datei auswählen können Sie neue Bilder auf dem TOMAS hochladen. Die Bilder dürfen max. 1 MB gross/schwer sein. Bitte beachten Sie den Speichern Button unten rechts. TouristDataShop SA 2011 Seite 11-20

12 6 VORGANGSÜBERSICHT In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Vorgänge in TOMAS. Aktuell werden in dieser Rubrik nur Buchungen angezeigt. In den Boxen aktiv und storniert können Sie Ihre Suche noch konkreter gestalten. In dem Feld Name können Sie nach einem Gastnamen suchen. Weiterhin können Sie nach dem An- oder Abreisedatum suchen oder nach dem Buchungsdatum. Mit den Kästchen Gestern, Heute, Morgen, Letzte Woche, Diese Woche und Nächste Woche können Sie gezielt nach entsprechenden Vorgängen suchen. Bitte wählen Sie sofern Sie mit diesen Kästchen arbeiten ZUSÄTZLICH aus, ob Sie nach Anreisedatum, Abreisedatum oder Buchungsdatum suchen möchten. Rate: Diese Anzeige belassen Sie bitte auf Alle Raten. Vertriebskanal: Lassen Sie sich diejenigen Vorgänge anzeigen, die über das Internet oder über die Tourist-Information gebucht wurden. Bitte beachten Sie den Suchen Button unten rechts. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie, wie Ihre Vorgänge angezeigt werden. Wenn Sie auf einen bestimmten Vorgang klicken, sehen Sie darunter Detail-Informationen zu dem ausgewählten Vorgang. TouristDataShop SA 2011 Seite 12-20

13 7 KONTINGENTE/PREISE In diesem Bereich können Sie die Verfügbarkeiten und Preise pflegen sowie die angeschlossenen Vertriebskanäle sperren und entsperren. Sie sehen zunächst eine Gesamtübersicht vom gesamten Objekt und die Kontingente in den verschiedenen Zimmern / Ferienwohnungen. TouristDataShop SA 2011 Seite 13-20

14 Indem Sie auf das rote Dreieck bei den Kategorien klicken öffnen oder schließen sich die zusätzlich freigegeben Parameter. Sie können das Erscheinungsbild des Kalenders für Ihre Bearbeitung anpassen. Leistungsdetails können ein- und ausgeblendet werden sowie sichtbare Parameter hinzuund weggeklickt werden: 7.1 GENERELLE INFORMATION ZUM ÄNDERN DER PREISE UND KONTINGENTE Prinzipiell können Sie Änderungen (wenn durch ihr Profil zugelassen) mittels direktem Klick mit linker Maustaste auf das Kontingent, den Preis, die An-/Abreisebedinungen usw. oder mittels Öffnen des Änderungsgenerator mit rechter Maustaste vornehmen. TouristDataShop SA 2011 Seite 14-20

15 Eintrag direkt im Kalender: 1) Klicken Sie z.b. auf das zu ändernde Kontingent, Preis, Konditionen 2) Das Feld wird aktiviert 3) Neuen Wert eintragen 4) mit Enter bestätigen Bei kleinen Änderungen ist der Direktklick, bei zeitlich umfangreichen Änderungen der Generator zu empfehlen (siehe nächstes Kapitel). 7.2 ÄNDERUNGEN MIT DEM ÄNDERUNGSGENERATOR Mit dem Änderungsgenerator können die Preise über eine zeitlich umfangreiche Periode geändert werden. TouristDataShop SA 2011 Seite 15-20

16 Sie können, ähnlich wie bei der Direktänderung, folgende Parameter ändern: Sperren eintragen für den Änderungszeitraum mittels Markieren von Änderung vornehmen und Auswahl Sperren bzw. Entsperren. Verfügbarkeit kann für den Änderungszeitraum mittels Markieren von Änderung vornehmen und Eintragen des Kontingents geändert werden. Die Anreisekonditionen Anreisetage und Mindestaufenthalt ändern für den Änderungszeitraum mittels Markieren von Änderung vornehmen und Eintragen der neuen Konditionen. Preis bearbeiten indem Sie die jeweilige Preislasche wählen. Innerhalb der Leistung der zugehörigen Preisgruppe können die Grundpreise für den Änderungszeitraum bearbeitet werden. Für definierte Zu-/Abschläge können die Preise für den Änderungszeitraum eingetragen und geändert werden. Vertriebskanäle können einzeln durch Markieren für einzelne Kanäle für den Änderungszeitraum gesperrt und entsperrt werden. 7.3 INKLUSIVE LEISTUNGEN Die inklusiven Leistungen erscheinen neben dem Namen der Kategorie/Leistung. Dies sind z.b. Frühstück, Kurtaxe. Die inklusiven Leistungen müssen von ihrer betreuenden Organisation hinterlegt werden. WICHTIG: Die eingeschlossenen Leistungen z.b. Zimmer/Frühstück sollten mit booking.com und anderen Portalen übereinstimmen. 7.4 DEFINIEREN VON ZU- UND ABSCHLÄGEN Sie können selbstständig im TManger Zu-/Abschläge anlegen, bearbeiten oder entfernen. Folgende Zuschläge können erfasst werden: - Verpflegung (Halbpension, Vollpension etc.) - Kinderpreise - Aufenthalt (Long-Stay-Rabatte, Short-Stay-Rabatte usw.) - Sonstige (Endreinigung usw.) TouristDataShop SA 2011 Seite 16-20

17 Mittels Linksklick auf das Bearbeitungsrädchen in der Preislasche öffnet sich der Generator für die Zu-/Abschläge. Zwingend muss die Art definiert werden, eine Bezeichnung muss vergeben werden, eine Berechnungsregel ausgewählt werden sowie ggf. weitere Konditionen wie Alter und Aufenthaltstage mitgegeben werden. Die Pflege der Preise erfolgt dann durch Direktänderung im Kalender oder im Änderungsgenerator WICHTIG: Nicht alle Zu- und Abschläge können auf booking.com und andere Portale übernommen werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an TOMAS. TouristDataShop SA 2011 Seite 17-20

18 8 VERTRIEBSWEGE Das Modul Vertriebskanäle dient zur Verwaltung der Verkaufskanäle, über die die Leistungen ihres Objekts vertrieben werden. Auf der einen Seite finden Sie hier eine Übersicht und Informationen über die aktivierten/deaktivierten Kanäle, auf der anderen Seite können Sie diese verwalten, also eigenständig aktivieren bzw. deaktivieren. Name: Der Name des Vertriebskanals bezeichnet den Vertriebsweg innerhalb der betreuenden Organisation oder an diese angeschlossen Fremdsysteme oder Portale.Datenausdruck Status: Vertriebskanal aktiviert oder deaktiviert. Beschreibung: Kurzinfo nur von TOMAS-Support zu bearbeiten. Infos: Durch Infos kommen sie auf zusätzliche Informationen zu dem jeweiligen Vertriebskanal, di von ihrer touristischen Organisation hinterlegt werden können. Aktivierung/Deaktivierung: Der Sonderfall Aktivierung beantragen/deaktivierung beantragen gilt für spezielle Vertriebskanäle. Diese können nicht einfach aktiviert werden. Daher werden von der betreuenden Organisation Informationen hinterlegt was notwendig ist, um diese speziellen Kanäle für den Verkauf freizugeben bzw. vom Vertrieb auszuschließen. Die Anzeige Änderung Nicht Möglich signalisiert, dass an dem jeweiligen Kanal keine Änderungen des Status durchgeführt werden dürfen. 9 DATENAUSDRUCK Sie haben die Möglichkeit, sich einen Kontrollbogen auszudrucken. Gehen Sie dazu bitte in den Menüpunkt Datenausdruck. Es öffnet sich das folgende Fenster: TouristDataShop SA 2011 Seite 18-20

19 Bevor Sie drucken können, klicken Sie bitte an der linken Seite auf den Namen Ihres Hauses (hier: Haus Sia Sun (Wittdün), dann öffnen sich darunter die einzelnen, zugehörigen Leistungen. Bitte klicken Sie den kleinen Kasten vor dem Hausnamen sowie den Kasten vor der Leistung, die Sie ausdrucken wollen, an. Wenn Sie mehrere Leistungen haben, drucken Sie bitte jede Leistung extra aus. Wählen Sie bitte einen Datumsbereich aus, welchen Sie drucken wollen (z. B. für das ganze Jahr/nur die Hauptsaison etc.). Markieren Sie bitte nun die Bereiche, die Sie ausdrucken möchten, in dem Sie sie mit einem Haken ankreuzen: Objektdaten drucken, Leistungsdaten drucken, Preise drucken, Verfügbarkeiten drucken. Wenn Sie diese Haken setzen, werden alle Unterpunkte ebenfalls markiert, durch Klick in das jeweilige Kästchen können Sie auch einzelne Unterpunkte nicht drucken. TouristDataShop SA 2011 Seite 19-20

20 Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte rechts unten auf den Button Ausgabe. Es öffnet sich ein pdf-dokument, welches Sie ausdrucken und/oder auf Ihrem Computer abspeichern können. Bitte kontrollieren Sie die Angaben. Änderungen/Fehler markieren Sie bitte und teilen diese Ihrer Tourist-Information mit. 10 TIPPS UND INFOS VON IHREM PARTNER Hier finden Sie wertvolle Tipps rund um die Pflege und Aktualisierung Ihrer Ferienunterkünfte. Die betreuende Organisation kann hier diverse Hinweise, Information, Ansprechpartner oder Termine hinterlegen. Diese Seite wird von der Organisation komplett selbst verwaltet und mit Inhalt gefüllt. Sollten Sie weitere Fragen zum TManager haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Tourist-Information. TouristDataShop SA 2011 Seite 20-20