Aareal. Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank

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1 Aareal Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank

2 2 Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank Herausforderungen für eine gute Kautions verwaltung Das Verwalten von Kautionen ist jener Arbeitsbereich eines Woh nungsunternehmens, der sich am schwersten in Einklang mit den anderen Abläufen bringen lässt. Da die Kautionsverwaltung eher ein notwendiges Übel als eine wertschöpfende Arbeit darstellt, soll sie am besten geräuschlos vonstatten gehen. Idealerweise gliedert sie sich nahtlos in andere Prozesse ein, sodass keine abweichenden Tätigkeiten und Prozessschritte ein geübt und durchgeführt werden müssen. In der Praxis ist sie jedoch häufig ein separater Tätigkeitsbereich mit eigenen Anforderungen. Zudem ist die gewünschte schnelle Verfügbarkeit der Gelder durch eventuell nötige Kommunikation mit dritten Banken gestört, es sei denn die Kaution wird bar hinterlegt daraus resultieren immerhin die größten Vorteile für beide Seiten: der Vermieter kann die Gelder leicht in Anspruch nehmen, der Mieter hat keine bleibenden Kosten wie zum Beispiel die Gebühren für eine Bürgschaft. prinzipiell ein, erfordern aber einen hohen Verwaltungsaufwand, weil sie den Überblick erschweren und wiederholt die gleichen Tätigkeiten notwendig machen. Wo die elektronische Bearbeitung der Kautionen nicht möglich ist und daher tagesaktuelle Stände fehlen, fällt auch das genaue und spontane Saldieren einer Kaution schwer. Aareal Account Kautionen nimmt diese Anforderungen auf und minimiert die arbeitsintensiven Prozessschritte der Kautionsverwaltung. Es ist eine Kombination aus Kautionsbuchhaltung und Kautionskontoführung, gebündelt in einer einzigen Oberfläche und mit Electronic Banking-Prozessen, die traditionell händisch durchzuführende Arbeitsschritte ersetzen. Verwaltungstechnisch vor allem zu beachten, und zugleich gesetzlich geboten ist, dass die Einzelkautionen deutlich erkennbar und getrennt vom Eigenvermögen des Vermieters bzw. Verwalters aufbewahrt werden. Sparurkunden oder vergleichbare Dokumente sowie Einzelkonten lösen diese Voraussetzung zwar

3 3 Ein einfaches Verfahren Ein Konto volle Übersicht Aareal Account Kautionen ist ein komplett elektronisches Verfahren, das Ihnen jegliche Dokumentenverwahrung erspart. Jede einzelne Kaution wird per Überweisung oder Lastschrifteinzug problemlos auch in Raten auf ein Kautionssammelkonto eingezahlt. Dank hierbei verwendeter eindeutiger virtueller Kontonummern bleibt jede Kaution und jeder einzelne Umsatz auf dem Sammelkonto kenntlich und kann automatisch dem entsprechenden Kautionsgeber zugeordnet werden. Zudem kann jede Kaution wie auf einem Einzelkonto individuell bearbeitet werden. Das gilt etwa bezüglich der Ein- und Auszahlung einschließlich eventueller Einbehalte und es betrifft Zwischenschritte im Lebenszyklus einer Kaution, z. B. die jährliche Zinsberechnung. Die Nachteile der Einzelkontoführung entfallen, nämlich die Notwendigkeit ständiger Kontoeröffnungen und -schließungen sowie das Aufbewahren von Urkunden u. ä. und die damit verbundenen Prozesskosten. Selbstverständlich ist die Kontoführung des treuhänderischen Sammelkontos kostenfrei. Elektronische Kontoinformationen halten Sie über den Status der Kautionseinlagen auf dem Laufenden. Automatisch gleichen die Informationen entsprechende offene Posten aus. Ohne jeden manuellen Anstoß ist Ihre Kautionsverwaltung stets auf dem neuesten Stand, und Sie sind auf Knopfdruck und tagesaktuell auskunftsbereit. Sie verfügen damit über bare Sicherheiten ohne den Aufwand einer Einzelkontenverwaltung ein durchgehendes Electronic Banking auch in der Kautions verwaltung schlanke Prozesse im Einklang mit anderen Verwaltungstätigkeiten komfortable Kontoführungsservices, auf die Sie direkt von Ihrem Arbeitsplatz aus zugreifen können Konditionen Auf dem Sammelkonto werden alle Kautionen nach dem gesetzlichen Standardsatz verzinst. Sie können bei der Aareal Bank wählen, ob Sie die Kautionen im Inland oder in der Bankfiliale in Dublin anlegen wollen und damit selbst entscheiden, wie Sie die Besteuerung der Kautionsanlagen gestalten wollen. Aufgrund der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung erreichen Sie im Falle der Anlage in Dublin eine stärkere Erhöhung der Sicherungsleistung, da keine Kapitalertragsteuer und kein Solidarzuschlag abgeführt werden.

4 4 Unternehmen Aareal Account Kautionen Online- Bearbeitung Treuhandsammelkonto des Unternehmens Verwaltungssoftware Kaution 1 Kaution 2 Kaution 3 Sicherheit der Kautionen Die Sicherheit der Einlagen Ihrer Kunden ist in vollem Umfang gewährleistet. Wie bei allen anderen Banken greifen im hypothetischen Ernstfall die bekannten Einlagensicherungssysteme dies gilt ausdrücklich auch für Anlagen auf Sammelkonten, die für die Kautionsverwaltung der Einzelkontoführung juristisch gleichgestellt sind. Ein perfektes System Aareal Account Kautionen bietet Ihnen neben der grundlegenden Bank-Infrastruktur z.b. das Sammelkonto auch eine schlanke Software zur umfassenden buchhalterischen Verwaltung der Kautionen. Da das Gesamtsystem als Rechenzentrumslösung konzipiert ist, läuft diese Software auf einem Bankserver, auf dem sämtliche Informationen zu den Kautionsgebern, den Kautionen und dem Sammelkonto vorgehalten werden. Über eine gesicherte Verbindung greifen Sie auf den Aareal Account Kautionen-Server von jedem Internet-PC aus genau so schnell und einfach zu, als befände sich die Anwendung auf Ihrem eigenen System. Sie sparen jedoch Rechnerkapazitäten und haben keinerlei Aufwand im Falle von Wartungen oder Updates durch die Aareal Bank. Selbst die Datensicherung wird Ihnen vollständig abgenommen. Zudem umfasst die Rechenzentrumslösung auch den mehrfachen gleichzeitigen Zugriff durch unterschiedliche Anwender. Tagesaktuell haben Sie Zugriff auf die Buchhaltungssoftware und damit auf die Kautionen auf dem Sammelkonto. Um die Aufteilung der Gesamtsumme auf dem Konto müssen Sie sich nicht kümmern. Bezogen auf jede einzelne Kautionseinlage übernimmt Aareal Account Kautionen den Ausgleich offener Kautionsforderungen die Auswertung offener Posten falls nötig die Aktivierung eines automatisierten Mahnverfahrens (inklusive diverser Mahnstufen mit individuellen Mahngebühren und -fristen sowie der Fertigung von Standardschreiben) die automatische Buchung eingehender Gutschriften (per Überweisung oder aufgrund Lastschrifteinzugs) die von Ihnen angestoßene Inanspruchnahme sowie Teil- oder Gesamtauszahlung (für Einbehalte benötigen Sie dank der Systematik von Aareal Account Kautionen keine Forderungsnachweise)

5 5 Mehrwerte durch langjährige Kautionsexpertise Die Produktfamilie Aareal Account Mit Aareal Account Kautionen erhalten Sie alle im Rahmen der Kautionsverwaltung notwendigen Schriftstücke, zum Bei spiel einen jährlichen Kontoauszug und die Bescheinigung über die Verteilung der vergüteten Zinsen. Kautionsabrechnungen können Sie unterjährig jederzeit automatisiert erstellen lassen. Rückläufer aus eingezogenen Lastschriften werden automatisch erkannt, entsprechend gebucht, und der ausgeglichene Kautionsposten wird wieder geöffnet. Die Gebühr wird separat vom Rückläuferbetrag ausgewiesen. Mittels einer Importschnittstelle übernehmen Sie die notwendigen Bestandsdaten aus Ihren Stammdaten einfach und schnell nach Aareal Account Kautionen. ist Teil der Aareal Account-Produkt familie. Aareal Account ist das branchenneutrale, systemunabhängige und modi fikationsfrei einsetzbare Electronic Banking-Paket der Aareal Bank. Es vereinigt ein modernes Kontoführungssystem, eine sicherheitstechno logisch hochwertige Kommunikationslösung sowie virtuelle Kontonummern, die eine optimale Zuordnung von Zahlungs bewegungen zu Posten der Buchhaltung ermöglichen unabhängig von der Interpretation beispielsweise von Ver wendungszweckangaben. Aareal Account Kautionen bietet Ihnen umfassende Verwaltungs services: übersichtlich und aktuell ressourcenschonend und kostengünstig arbeitserleichternd und professionell gesetzlich und technisch up to date sicher und komfortabel (für die Freigaben ausgehender Zahlungen erhalten Sie einen vorkonfigurierten USB- Software stick, der alle notwendigen Authentifizierungsdaten enthält und mit dem Sie Ihre Dateien signieren).

6 Aareal Bank Geschäftsbereich Wohnungswirtschaft Wohnungswirtschaft Filiale Berlin Wallstraße Berlin Telefon: Fax: Wohnungswirtschaft Filiale Essen Alfredstraße Essen Telefon: Fax: Wohnungswirtschaft Filiale Hamburg Pelzerstraße Hamburg Telefon: Fax: fkb-hamburg@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: fkb-leipzig@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale München Prinzregentenstraße München Telefon: Fax: fkb-muenchen@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Rhein-Main Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: fkb-rheinmain@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax: fkb-stuttgart@aareal-bank.com Integrated Payment Solutions Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: ips@aareal-bank.com Aareal Account ist eine eingetragene Marke der Aareal Bank AG. Änderungen von Leistungsmerkmalen vorbehalten. Aufgrund der Kürze der Darstellung finden Sie in dieser Broschüre nicht alle Merkmale des Aareal Account Verfahrens beschrieben. Es kann daher aufgrund technischer Einzelheiten zu Abweichungen kommen. Die Broschüre dient lediglich Informationszwecken; sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt somit keine Beschaffenheitsgarantie dar. 12/2011