Sparkasse. SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa. Sparkassen-Finanzgruppe

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1 Sparkasse SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa. Handlungsempfehlungen für öffentliche Verwaltungen und Kommunen. In Kooperation mit: Sparkassen-Finanzgruppe

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 03 Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Migration für öffentliche Verwaltungen 05 Was ist SEPA überhaupt? 07 Die SEPA-Zahlverfahren 08 SEPA-Überweisung 08 SEPA-Basis-Lastschrift 08 SEPA-Firmen-Lastschrift 12 Rückgabearten bei SEPA-Lastschriften (R-Transaktionen) 13 Die gesetzlichen Anforderungen aus der SEPA-Migrationsverordnung im Überblick 14 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Anpassungsbedarf in öffentlichen Verwaltungen 17 IBAN und BIC die neue Kundenkennung 18 Das SEPA-Lastschriftmandat 20 Weiternutzung der Einzugsermächtigung im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren 21 Die Mandatsverwaltung 22 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz 22 Handlungsempfehlungen und Checkliste 23 Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für öffentliche Verwaltungen 24 Unsere Handlungsempfehlungen im Detail 25 Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren 32 Unterstützungsleistungen der Sparkasse oder Landesbank Zahlungsverkehrsanwendungen für öffentliche Verwaltungen 37 SEPA Account Converter 37 SEPA File Converter 38 SEPA XML Checker 39 SFirm 39 Technische Anforderungen Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren 41 SEPA-Überweisung: pain.001 (Customer Credit Transfer Initiation) 41 SEPA-Lastschriftverfahren: pain.008 (Customer Direct Debit Initiation) 43 Konto- und Umsatzinformationen 44 Verfügbarkeit Altformate 44 Buchungsinformationen 45 Zugangskanäle/Standards 46 EBICS Standard für die multibankfähige Kunde-Bank-Kommunikation 46 FinTS Standard für sicheres Online-Banking 47 Glossar 48 2

3 Vorwort Sparkassen und Landesbanken bieten öffentlichen Verwaltungen attraktive Zahlungsverkehrsprodukte an, mit denen sie Zahlungen aus Bescheiden und Vereinbarungen sicher, schnell und bequem abwickeln können. Die bevorstehende Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs innerhalb Europas bringt zahlreiche auch nationale Veränderungen mit sich, die eine umfassende und frühzeitige Planung und Umsetzung erfordern. Gerade die große Vielfalt der mittels Lastschriftzahlungen auszugleichenden Forderungen machen eine eingehende Analyse der bestehenden Abläufe erforderlich, um die Umstellung auf die neuen SEPA-Zahlungsverkehrsprodukte sowohl in organisa torischer wie auch in technischer Hinsicht rechtssicher vornehmen zu können. Diese Broschüre soll Sie bei diesem Prozess begleiten und Ihnen Hilfestellung geben. Selbstverständlich stehen Ihnen die Berater und Experten Ihrer Sparkasse oder Landesbank hierbei unterstützend zur Seite. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Beratungstermin, damit keine Frage unbeantwortet bleibt. Diese Broschüre wurde vom Deutschen Sparkassen- und Giroverband in Kooperation mit den Verbänden Deutscher Landkreistag, Deutscher Städtetag und Deutscher Städte- und Gemeindebund erstellt. Wir danken dem Deutschen Landkreistag für die redaktionelle Mitwirkung.

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5 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Migration für öffentliche Verwaltungen Die Einführung des Euros im Jahr 1999 (Buchgeld) bzw (Bargeld) stellte einen wichtigen Schritt für die Schaffung des europäischen Binnenmarktes dar, in dem Unternehmen und Verbraucher Waren und Dienstleistungen ohne besondere Hürden erwerben können. Diese Entwicklung wurde durch die schrittweise Standardisierung der in Europa existierenden Bezahlverfahren begleitet. Hierfür entwickelte die europäische Kreditwirtschaft neue einheitliche europäische Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Der zweite Schritt war die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums, der sogenannten Single Euro Payments Area kurz SEPA. Dies ging einher mit der Umsetzung der EU-Zahlungsdiensterichtlinie im Jahr 2009 und begleitete die Einführung der SEPA-Überweisung im Jahr 2008 und der SEPA-Lastschrift In einem abschließenden Schritt hat der europäische Gesetzgeber im März 2012 eine Verordnung verabschiedet, die unter anderem die Abschaltung der nationalen Zahlverfahren (Überweisung und Lastschrift) in Euro zugunsten der neuen SEPA-Zahlverfahren vorschreibt. Stichtag hierfür ist der 1. Februar Durch die gesetzlich vorgeschriebene Abschaltung der nationalen Euro-Zahlverfahren stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Die Umsetzung der Verordnung stellt auch die Anforderung an Sie, Ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme für die Abwicklung von SEPA-Zahlungen fit zu machen. Wahrscheinlich sind Sie schon heute zumindest passiv mit SEPA-Zahlungen in Berührung gekommen und haben SEPA- Zahlungen in Form von Gutschriften bzw. Belastungen in Ihrer Buchhaltung bereits ver arbeitet. Nun gilt es allerdings, Ihren gesamten Zahlungsverkehr auf die SEPA-Zahlverfahren umzustellen. Mithilfe dieser Broschüre können Sie sich mit der SEPA-Migration auseinandersetzen und Ihre Planung individuell gestalten. Egal, ob Sie nur einen kurzen Überblick über die SEPA-Zahlverfahren bekommen wollen oder sich tiefer mit den technischen Anforderungen der Datenformate auseinandersetzen möchten die verschiedenen Kapitel begleiten Sie auf allen Ebenen, Fachbegriffe haben wir in einem Glossar zusätzlich erläutert. Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Kapitel 3 Unterstützungsleistungen der Sparkasse oder Landesbank Kapitel 4 Technische Anforderungen 5

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7 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Was ist SEPA überhaupt? Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA zielt darauf ab, dass grenzüberschreitende bargeld lose Euro-Zahlungen ebenso einfach, schnell und effizient abgewickelt werden können wie inländische Zahlungen. Nach Auffassung der EU- Kommission ist der einheitliche europäische Zahlungsverkehrsraum der nächste Schritt zur Vollendung des gemeinsamen europäischen Binnenmarktes. Durch Zusammenarbeit der europäischen Kreditwirtschaft im European Payments Council (EPC) wurden ein europäisches Über weisungsverfahren (SEPA Credit Transfer Scheme) und zwei europäische Lastschriftverfahren (SEPA Core Direct Debit Scheme und SEPA Business to Business Direct Debit Scheme) entwickelt und per 28. Januar 2008 bzw. 1. November 2009 zum Einsatz gebracht. Das SEPA-Überweisungsverfahren und die beiden SEPA-Lastschriftverfahren traten als neue Produkte neben die bekannten deutschen Überweisungs- sowie Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigungsund Abbuchungsauftragsverfahren). Der Wechsel zu den SEPA-Zahlverfahren wird für die meisten Privatkunden fast unbemerkt stattfinden. Für öffentliche Verwaltungen hingegen wird die Umstellung auf SEPA je nach Nutzungsumfang arbeitsintensiver sein. Beispielsweise müssen die von Ihnen genutzten Electronic-Banking-Produkte SEPA-fit gemacht werden. Des Weiteren müssen auch die bei SEPA- Zahlungen verwendeten Angaben zu Bank verbindungen (IBAN und BIC) in den Buchhaltungssystemen und Zahlungsverkehrsanwendungen hinterlegt werden. Bei all den notwendigen SEPA-Umsetzungsarbeiten wird Sie Ihre Sparkasse oder Landesbank umfassend unterstützen. Für genaue Informationen, in welcher Form diese Unterstützung erfolgt, stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Die Sparkassen-Finanzgruppe ist im Bereich des Zahlungsverkehrs mit einem Transaktionsanteil von rund 8 % am gesamten bargeldlosen europäischen Zahlungsverkehr der größte Zahlungsverkehrsdienstleister Europas. Allein die große Anzahl der täglich vollautomatisiert verarbeiteten Transaktionen versetzt die Sparkassen-Finanzgruppe in die Lage, ihren Kunden die SEPA-Zahlungsverkehrsprodukte auf einem sicherheitstechnisch hohen Niveau zu einem guten Preis- Leistungs-Verhältnis anzubieten. Der Geltungsbereich der SEPA umfasst die 30 Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)¹ sowie die Schweiz und Monaco. 1 Staaten des EWR: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland, Zypern. 7

8 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Die SEPA-Zahlverfahren Die Verfahrensbeschreibungen für SEPA-Zahlverfahren des European Payments Council (EPC) gewährleisten eine einheitliche Abwicklung von Euro-Zahlungen zwischen Zahlungsdienstleistern in allen SEPA-Teilnehmerländern. Die für Sie relevanten Bestimmungen und Vorgaben fließen in die Vereinbarungen und Kundenbedingungen ein, die Ihr Institut mit Ihnen abschließt, und werden bei Bedarf angepasst. SEPA-Überweisung Wenn auch die SEPA-Überweisung die wesentlichen Merkmale der nationalen Überweisung bzw. der EU-Standardüberweisung widerspiegelt, so weist sie doch einige markante Unterschiede auf: Überweisungen in Euro können ohne Betragsgrenze auf Konten in Deutschland und den anderen 31 Teilnehmer ländern vorgenommen werden. Als Kundenkennung werden ausschließlich IBAN und ggf. BIC genutzt. Auf beleglos erteilte Aufträge findet das SEPA-Datenformat Anwendung, das den XML-basierten ISO Standard konkretisiert. Beleglose SEPA-Überweisungsaufträge werden spätestens am ersten Geschäftstag nach Zugang beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben (beleghafte SEPA-Überweisungen plus ein Geschäftstag). Verwendungszweckangaben des Auftragsgebers werden dem Empfänger ungekürzt mit bis zu 140 Zeichen übermittelt (Hinweis: Bisher standen im nationalen Überweisungsverfahren 378 Zeichen zur Verfügung). Rückgaben von SEPA-Überweisungen erfolgen europaweit nach einheitlichen Regeln. Anfallende Entgelte der Kreditinstitute werden von den jeweiligen Kunden direkt getragen, d. h., jeder Kunde trägt die Entgelte seines Kreditinstituts, wie bei der Inlandsüberweisung. Die Übernahme der Abwicklungsentgelte des jeweils anderen Kreditinstituts ist nicht möglich. SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift schließt eine bislang bestehende Lücke im europäischen Zahlungsverkehr: Grenzüberschreitende Lastschriften wurden bisher aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher und vertraglicher Regelungen zu Erstattungsansprüchen kaum genutzt. Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigungslastschrift ab, weist jedoch einige markante Unterschiede auf: 8

9 Um SEPA-Basis-Lastschriften einreichen zu können, ist zunächst ein vom Zahlungspflichtigen unterschriebenes SEPA-Last - schriftmandat durch den Zahlungsempfänger einzuholen. Dieses ermächtigt den Zahlungsempfänger, Lastschriften auf das Konto des Zahlungspflichtigen zu ziehen, und weist zugleich dessen Bank an, die Einlösung vorzunehmen. Als Lastschrifteinreicher in den SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier). Diese ist im SEPA-Lastschriftmandat und in allen SEPA-Lastschriften anzugeben. In Deutschland ist sie bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen ( Neben der Gläubiger-Identifikationsnummer ist jedes SEPA-Lastschriftmandat durch eine eindeutige Mandatsreferenz zu kennzeichnen. Beide Angaben ermöglichen es dem Zahlungspflichtigen, das Bestehen eines SEPA-Lastschriftmandats bei der Belastungsbuchung zu überprüfen. Das Fälligkeitsdatum (= Belastungsdatum) ist der Tag, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet werden soll, und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen, die beim SEPA-Lastschriftverfahren eine Rolle spielen. SEPA-Lastschriftmandate sind grundsätzlich unbefristet gültig. Sofern 36 Monate seit dem ersten bzw. letzten Lastschrifteinzug vergangen sind und kein erneuter Lastschrifteinzug erfolgt ist, verfällt das SEPA-Lastschriftmandat. Vor dem Lastschrifteinzug muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag informieren sogenannte Vorabankündigung (Pre-Notification). Diese Information kann auch als Teil eines Bescheides oder einer Rechnung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenz erfolgen. Soweit nichts anderes vereinbart wurde, muss der Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit angekündigt werden. Sofern die Vorabankündigung mit einem Bescheid oder einer Rechnung verbunden wird, ist das auf dem Bescheid angege bene Fälligkeits datum beim Lastschrifteinzug unbedingt einzuhalten. Beim erstmaligen Einzug nach der Umstellung auf die SEPA-Basis-Lastschrift, aber auch bei allen Folgeeinzügen ist auf die Einhaltung der Fälligkeitsdaten und die Mitteilungselemente zu achten. Werden z. B. Realsteuern mit einem Jahresbescheid festgesetzt und ist im Laufe des Steuerjahres die SEPA- Umstellung vorgesehen, muss der Bescheid bereits die Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenz und die jeweiligen Fälligkeitsdaten mit den jeweils fälligen Beträgen enthalten, wenn keine zusätzliche Vorabankündigung erstellt werden soll. Bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften sind Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorlage der Erstlastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren spätestens fünf TARGET-Tage vor Fälligkeit und jede Folgelastschrift spätestens zwei TARGET-Tage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) erfolgt. Der Zahlungspflichtige hat das Recht, innerhalb von acht Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Lastschriftbetrages ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Sollte ein Einzug erfolgen, ohne dass der Zahlungspflichtige ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, besteht der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung. Das SEPA-Datenformat, das den XML-basierten ISO Standard konkretisiert, findet Anwendung. 9

10 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 5 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabankündigung (z. B. D-14) 3. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) 5. Zahlungsverrechnung (D) 6. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 7. Gutschrift Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Hinweis: Gemäß SEPA-Basis-Lastschriftverfahren muss die Lastschrift spätestens 5 bzw. 2 TARGET-Arbeitstage vor Fälligkeit (D-5/D-2) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist Seit November 2012 erlaubt das Regelwerk für die SEPA-Basis-Lastschrift als Option, die Vorlagefrist bei SEPA-Basis- Lastschriften bei der Zahlstelle zu verkürzen. Statt der Standardfristen von 5 TARGET-Tagen (Erstlastschrift) oder 2 TARGET- Tagen (Folgelastschrift) ermöglicht diese Option eine Vorlagefrist von einem Tag vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen. Damit würde die Vorlagefrist in etwa der im deutschen Lastschriftverfahren entsprechen. Damit diese Option nutzbar ist, müssen allerdings die jeweils beteiligten Kreditinstitute eine Vereinbarung treffen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat den von der Marktseite geäußerten Wunsch nach einer verkürzten Vorlagefrist als zusätzliches Produktangebot basierend auf dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren aufgenommen. Eine Sicherstellung der Erreichbarkeit der deutschen Banken und Sparkassen könnte nach derzeitigen Planungen voraussichtlich im 4. Quartal 2013 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass es für diese Option keine verpflichtende Erreichbarkeit seitens der europäischen Kredit wirtschaft gibt. Das bedeutet für Sie, dass Sie im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr auch weiterhin die Standardvorlagefristen beachten müssen. Ihre Sparkasse oder Landesbank wird Sie informieren, sobald die Vorbereitungsarbeiten seitens der Deutschen Kreditwirtschaft zur SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist innerhalb Deutschlands abgeschlossen sind. 10

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12 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift ermöglicht eine frühe Finalität, wie sie im Geschäft zwischen Unternehmen gewünscht ist, und baut grundsätzlich auf dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren auf. Die nachfolgende Aufzählung beschreibt die wesentlichen Unterschiede des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens gegenüber dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren: Erstattungsansprüche des Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Kreditinstitut werden ausgeschlossen. º Daher darf bei SEPA-Firmen-Lastschriften der Zahlungspflichtige kein Verbraucher 2 sein. Dieser Verzicht wird im Text des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats erklärt. Die Einlösung einer SEPA-Firmen-Lastschrift durch das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen erfolgt nur, wenn der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats vor der ersten Belastung bestätigt. Die Vorlagefrist beträgt einheitlich sowohl für die Erst- als auch für die Folgelastschrift einen Tag vor Fälligkeit. Aufgrund der fehlenden Möglichkeit, die Erstattung einer bereits eingelösten SEPA-Firmen-Lastschrift zu verlangen, sollten Sie sehr genau prüfen, in welchen Fällen Sie ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat gegenüber Dritten erteilen. Gleichwohl können Sie von zahlungspflichtigen Unternehmen SEPA-Firmenlastschrift-Mandate einholen, um eine schnellere Finalität der Zahlung zu erreichen (z. B. Gewerbesteuerzahlungen). Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabankündigung (z. B. D-14) 3. Bestätigung Mandat Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-1) 5. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-1) 6. Zahlungsverrechnung (D) 7. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 8. Gutschrift Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Hinweis: Gemäß SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren muss die Lastschrift spätestens einen TARGET-Arbeitstag vor Fälligkeit (D-1) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. 12 ²SEPA-Migrationsverordnung 2 Nr. 24.

13 Rückgabearten bei SEPA-Lastschriften (R-Transaktionen) Bezeichnung der R-Transaktion Beschreibung der R-Transaktion Gründe für die Rückgabe Reject Refusal Return Refund Request for cancellation Reversal Rückgabe/Zurückweisung einer Lastschrift vor Belastung des Kontos des Zahlungspflichtigen Zurückweisung vor Fälligkeit durch den Zahlungspflichtigen Rückgabe einer SEPA-Lastschrift nach Belastung durch die Zahlstelle Bis 5 TARGET-Tage nach Fälligkeit bei SEPA-Basis-Lastschriften Bis 2 TARGET-Tage nach Fälligkeit bei SEPA-Firmen-Lastschriften Rückgabe einer SEPA-Basis-Lastschrift durch die Zahlstelle Bis 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen Bis 13 Monate nach Belastung bei einer unautorisierten Lastschrift Rückruf einer Lastschrift durch die Bank des Zahlungsempfängers vor Buchung Rückbuchung der Lastschrift nach Buchung durch die Bank des Zahlungsempfängers Formatfehler, ungültige IBAN, Konto nicht existent Sperrung des Kontos für Lastschriften durch den Zahlungspflichtigen Keine Belastung des Kundenkontos möglich (keine Deckung, Konto für Lastschriften gesperrt, Konto nicht existent) Erstattungsverlangen des Zahlungspflichtigen Bspw. Doppelausführung (Wirkung wie Überweisung) 13

14 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Die gesetzlichen Anforderungen aus der SEPA-Migrationsverordnung im Überblick Am 31. März 2012 trat die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. März 2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 924/2009 kurz SEPA-Migrationsverordnung in Kraft. Die wesentlichen Inhalte der SEPA-Migrationsverordnung sind folgende: Die Verordnung gilt für alle auf Euro lautenden Überweisungen und Lastschriften im EWR. Nicht erfasst sind z. B. Schecks und Wechsel, Electronic Cash, Geldkartetransaktionen, Barein- und Barauszahlungen sowie Überweisungen in und aus Drittstaaten. Zahlungsdienstleister in den Euroländern, die inländische Überweisungen bzw. Lastschriften in Euro abwickeln, müssen für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften erreichbar sein. Ab dem 1. Februar 2014 müssen Überweisungen und Lastschriften in Euro im Rahmen der SEPA-Zahlverfahren abgewickelt werden. Nationale Euro-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften dürfen grundsätzlich nicht mehr weiterbetrieben werden (Zwangsabschaltung). Das bedeutet: Unternehmen und somit auch die öffentlichen Verwaltungen müssen das ISO XML-Format für beleglose Dateieinreichungen nutzen. Kunden können inländische SEPA-Zahlungen nur mit Angabe der IBAN beauftragen (BIC ist ab 1. Februar 2014 optional). Die sogenannte Kontinuitätsregel (Artikel 7) untermauert rechtlich die Weiternutzung bestehender Einzugser mächtigungen auch im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. In Deutschland schuf die Kreditwirtschaft bereits ab dem 9. Juli 2012 durch die Anpassung der Kundenbedingungen die entsprechenden Voraussetzungen zur Weiternutzung. Bestehende Abbuchungsaufträge fallen nicht unter diese Regelung, d. h., vor einem Wechsel in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren oder SEPA-Basis-Lastschriftverfahren sind neue SEPA-Lastschriftmandate einzuholen. Die einzelnen Mitgliedstaaten haben die Möglichkeit, befristete Übergangs- und Ausnahmeregelungen zu treffen. Der Gesetzgeber hat im deutschen SEPA-Begleitgesetz folgende Regelungen festgelegt: Zahlungsdienstleister dürfen vor dem 1. Februar 2016 für Verbraucher Kontonummer und Bankleitzahl in die IBAN im Rahmen der Beauftragung einer Zahlung konvertieren. Karteninitiierte Lastschriften dürfen vor dem 1. Februar 2016 weiterhin im nationalen Verfahren abgewickelt werden. Die SEPA-Migrationsverordnung und die damit verbundene verpflichtende Abschaltung der nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro haben weitreichende Auswirkungen auch auf die Kunde-Bank-Beziehung. Die Umsetzung der Verordnung stellt auch die Anforderung an öffentliche Verwaltungen, ihre Zahlungsverkehrsanwen dungen und Buchhaltungssysteme vor dem 1. Februar 2014 für die Abwicklung von SEPA-Zahlungen fit zu machen. Ihr Berater bei Ihrer Sparkasse oder Landesbank steht Ihnen hierbei gern zur Seite. 14

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17 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Anpassungsbedarf in öffentlichen Verwaltungen Im Hinblick auf die weitreichenden Auswirkungen ist es erforderlich, die Umsetzung der Anforderungen aus der SEPA- Migrationsverordnung durch entsprechende Maßnahmen in Ihrer öffentlichen Verwaltung zu begleiten. Dabei stellt die SEPA-Umstellung organisatorische und strategische Anforderungen an öffentliche Verwaltungen. Die Herausforderung besteht vor allem darin, bis zum 1. Februar 2014 den Zahlungsverkehr reibungslos auf die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift umzustellen. Deshalb empfiehlt sich eine frühzeitige Identifizierung der erforderlichen Anpassungsmaßnahmen und deren aktive Umsetzung. Folgende wichtige Handlungsfelder wurden für öffentliche Verwaltungen identifiziert: Anpassung von Finanzbuchhaltungssystem und Zahlungsanwendungen Anpassung der Fachanwendungen, soweit Daten mit der Buchhaltung oder unmittelbar mit Kreditinstituten ausgetauscht werden Anpassung von Bescheiden, Rechnungen und Vordrucken inklusive der Lastschriftmandate Anpassung der Kommunikation mit Bürgern und Lieferanten, beispielsweise bei Internetauftritten und elektronischen Vordrucken Umstellung auf das SEPA-Datenformat Nutzung von IBAN und BIC Einrichtung einer Verwaltung für SEPA-Lastschriftmandate ( Mandatsverwaltung ) Qualifizierung der Mitarbeiter 17

18 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen IBAN und BIC die neue Kundenkennung Um eine zuverlässige und schnelle Zahlungsverkehrsabwicklung zu ermöglichen, wurden europaweit einheitliche Kundenkennungen für SEPA-Zahlungen festgelegt: IBAN und BIC. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine international standardisierte Bankkontonummer, die im Rahmen von SEPA für nationale und internationale Zahlungen verwendet wird. Die IBAN ist international einheitlich zusammengesetzt und besteht aus einem Länderkennzeichen, einer Prüfziffer sowie einer nationalen Komponente in Deutschland sind das die Bankleitzahl des Kreditinstituts und die Kontonummer. Die Länge der IBAN ist von Land zu Land unterschiedlich. Sie ist aber auf maximal 34 alphanumerische Zeichen begrenzt und hat in Deutschland 22 Stellen. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code ) und ist eine international standardisierte Bankleitzahl. Durch den BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Oftmals auch als SWIFT-Code bezeichnet, wird der BIC neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von SEPA-Zahlungen genutzt. Der BIC setzt sich aus acht bzw. elf alphanumerischen Zeichen zusammen. A Die IBAN hat je nach Land eine feste Länge, z. B. in Deutschland einheitlich 22 Stellen. B Länderkennzeichen mit 2 Stellen C Prüfziffer mit 2 Stellen D Bankleitzahl mit 8 Stellen E Kontonummer mit 10 Stellen 1 Der BIC hat 8 oder 11 Stellen 2 Bankkennung mit 4 Stellen 3 Länderkennzeichen mit 2 Stellen 4 Ortskennung mit 2 Stellen 5 Erweiterte Bankkennung oder Filialkennung mit 3 Stellen 18

19 Aufbau der IBAN in den SEPA-Ländern Land IBAN- Länge IBAN-Format Belgien 16 BEpp bbbk kkkk kkkk Bulgarien 22 BGpp bbbb ssss ddkk kkkk kk Dänemark 18 DKpp bbbb kkkk kkkk kk Deutschland 22 DEpp bbbb bbbb kkkk kkkk kk Estland 20 EEpp bbkk kkkk kkkk kkkk Finnland 18 FIpp bbbb bbkk kkkk kp Frankreich 27 FRpp bbbb bsss sskk kkkk kkkk kpp Griechenland 27 GRpp bbb bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Irland 22 IEpp bbbb ssss sskk kkkk kk Island 26 ISpp bbbb kkkk kkkk xxxx xxxx xx Italien 27 ITpp xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxx Lettland 21 LVpp bbbb kkkk kkkk kkkk k Liechtenstein 21 LIpp bbbb bkkk kkkk kkkk k Litauen 20 LTpp bbbb bkkk kkkk kkkk Luxemburg 20 LUpp bbbk kkkk kkkk kkkk Malta 31 MTpp bbbb ssss sskk kkkk kkkk kkkk kkk Monaco 27 MCpp bbbb bsss sskk kkkk kkkk kpp Niederlande 18 NLpp bbbb kkkk kkkk kk Norwegen 15 NOpp bbbb kkkk kkk Österreich 20 ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk Polen 28 PLpp bbbb bbbp kkkk kkkk kkkk kkkk Portugal 25 PTpp bbbb bbbb kkkk kkkk kkkp P Rumänien 24 ROpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Schweden 24 SEpp bbbk kkkk kkkk kkkk kkkk Schweiz 21 CHpp bbbb bkkk kkkk kkkk k Slowakei 24 SKpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Slowenien 19 SIpp bbbb bkkk kkkk kpp Spanien 24 ESpp bbbb ssss PPkk kkkk kkkk Tschechische Republik 24 CZpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Ungarn 28 HUpp bbbb bbbk kkkk kkkk kkkk kkkk Vereinigtes Königreich 22 GBpp bbbb ssss sskk kkkk kk Zypern 28 CYpp bbbs sssss kkkk kkkk kkkk kkkk AD, BE... pp b k P x = zweistelliges ISO-Länderkennzeichen = zweistellige IBAN-Prüfziffer = Bankleitzahl/Bankcode = Kontonummer = Prüfziffer = sonstige Funktionen Aktuelle Informationen zum Aufbau der IBAN finden Sie in der IBAN Registry von SWIFT unter der folgenden Internetadresse: Registry.pdf 19

20 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Das SEPA-Lastschriftmandat Gerade in der öffentlichen Verwaltung wird das heutige Einzugsermächtigungsverfahren häufig für die Einziehung kommunaler Dauerforderungen genutzt. Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind verfahrensspezifische SEPA-Lastschriftmandate. Ein SEPA-Lastschriftmandat ist grundsätzlich papierhaft mit der händischen Unterschrift des Zahlungspflichtigen zu erteilen. Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eigenständig erteilt werden, d. h. mit einer separaten Unterschrift. Sofern eine qualifizierte elektronische Unterschrift zum Einsatz kommt, kann die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats auch beleglos erfolgen. Aufgrund der unterschiedlichen öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen einer Behörde und der häufigen Situation, dass ein Schuldner mehrere Beträge verschiedener Forderungsarten gleichzeitig schuldet, kann sich der Einsatz sogenannter Rahmen mandate empfehlen. Neben den nachfolgend dargestellten Pflichtangaben des SEPA- Lastschriftmandats muss in einem solchen Rahmenmandat, das für wiederkehrende Lastschrifteinzüge zu kennzeichnen ist, auf die einzelnen Forderungs- oder Abgabearten verwiesen werden. Sofern weiterhin Einzugsermächtigungen genutzt werden, aber bereits jetzt SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden sollen, kann ein Kombimandat eingesetzt werden. Dieses enthält neben dem bisher gebräuchlichen Text der Einzugs ermächtigung auch den vorgeschriebenen Inhalt des SEPA-Lastschriftmandats. In diesem Fall ist die Unterschrift des Zahlungspflichtigen nur einmal erforderlich und gilt für beide Mandatsteile. Der Zahlungsempfänger ist zur Verwendung eines einheitlichen Autorisierungstextes verpflichtet. Der Autorisierungstext muss sowohl die Ermächtigung des Zahlungsempfängers, Zahlungen vom Konto des Zahlungspflichtigen mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen, enthalten wie auch die Weisung an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen, SEPA-Lastschriften einzulösen. Der Zahlungspflichtige muss im SEPA-Lastschriftmandat folgende Angaben machen: Name Adresse Kundenkennung (ausschließlich IBAN und ggf. BIC) Datum und Unterschrift Folgende Angaben müssen öffentliche Verwaltungen als Zahlungsempfänger auf jedem SEPA-Lastschriftmandat machen: Name Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Kennzeichnung, ob das SEPA-Lastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird Übersetzungen des Mandatstextes in den Amtssprachen des EWR stehen auf der Website des European Payments Council zur Verfügung: FINANZKASSE MUSTERSTADT, ROSENWEG 2, MUSTERSTADT Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz CB2 Ich ermächtige die Finanzkasse Musterstadt von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Finanzkasse Musterstadt auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Nachname (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort IBAN BIC (8 oder 11 Stellen) Ort Unterschrift Abbildung: SEPA-Lastschriftmandat Datum TTMM JJ Alle Formulare dienen nur der Illustration. Beispiel SEPA-Lastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen. 20

21 Weiternutzung der Einzugsermächtigung im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Bestehende rechtswirksame Einzugsermächtigungen müssen Sie nicht durch neue SEPA-Lastschriftmandate ersetzen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat über AGB-Anpassungen für Zahlungspflichtige die Grundlage dafür geschaffen, dass möglichst alle ab dem 9. Juli 2012 vorgenommenen Einzüge als vorautorisiert gelten und damit auch als SEPA-Basis- Lastschriften rechtssicher eingezogen werden können. Ziehen Sie Lastschriften ein, so müssen Sie den Zahlungspflichtigen unbedingt vor dem tatsächlichen ersten Einzug mittels einer SEPA-Basis-Lastschrift den Verfahrenswechsel ankündigen und dabei auch die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitteilen (siehe Abschnitt zur SEPA-Basis-Lastschrift). Hierzu können Sie auch Steuerbescheide, Rechnungen oder eine zu versendende Vorabankündigung nutzen. Als Datum des SEPA-Lastschrift mandats ist das Datum der Umstellungsinformation an den Bürger zu verwenden. Nutzen Sie bereits Kombimandate, muss nur noch über den Zeitpunkt des Wechsels informiert werden. Eine Weiternutzung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Wenn Sie das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren nutzen wollen, müssen Sie neue SEPA-Firmenlastschrift-Mandate einholen. Da von Verbrauchern keine SEPA-Firmenlastschrift- Mandate erteilt werden dürfen, müssen für diese Schuldverhältnisse eventuell neue SEPA-Lastschriftmandate für die SEPA- Basis-Lastschrift eingeholt werden. 21

22 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Die Mandatsverwaltung Die Daten eines neuen oder geänderten SEPA-Lastschriftmandats sind idealerweise in eine Mandatsverwaltung der Zahlungsverkehrsanwendung zu überführen bzw. mit dieser zu verknüpfen. Bei Änderungen eines SEPA-Lastschriftmandats muss sichergestellt werden, dass für den nächsten Inkassovorgang die aktualisierten Daten mit dem Hinweis auf den alten und den neuen Wert (z. B. bei der Mandatsreferenz) herangezogen werden. Widerruft der Zahlungspflichtige Ihnen gegenüber ein SEPA-Lastschriftmandat oder erfolgt eine Rücklastschrift mit dem Rückgabegrund Es liegt kein gültiges Mandat vor (MD01), müssen Sie dies in der Mandatsverwaltung kennzeichnen, damit keine weiteren Einzüge erfolgen. SEPA-Lastschriftmandate müssen deaktiviert werden, wenn der Zahlungspflichtige sie widerrufen hat bzw. wenn innerhalb von 36 Monaten seit dem ersten bzw. letzten Einzug keine erneute Lastschrift gezogen wurde. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen im Original bzw. in einer gesetzlich zulässigen Weise (siehe Inkassovereinbarung) aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen sie eine Mandatskopie anfordern, die innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen weitergeleitet werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um eine einmalige oder eine wiederkehrende SEPA-Lastschrift für eine Zahlung bei der zentra len Zahlungsabwicklung (Kasse) oder einer dezentralen Zahlstelle (Einnahmekasse) handelt oder ob im Rahmen der Verwal tungsvollstreckung eine Ratenzahlung per SEPA-Lastschrift vereinbart wird, sind die engen Vorgaben für das SEPA- Lastschriftmandat zu beachten. Hierzu gehören nicht nur der einheitliche Autorisierungstext, die besonderen Aufbe wahrungs vorschriften oder die zu beachtenden Fristen bei der Vorlage des Lastschrifteinzugs beim Kreditinstitut. Es muss zudem durch eine geeignete Mandatsverwaltung sichergestellt sein, dass diese Vorgaben eingehalten werden. In einer entsprechenden Dienstanweisung oder als Ergänzung zu einer bereits bestehenden Dienstanweisung für den Zahlungsverkehr sind daher neben der grundsätzlichen Entscheidung über eine zentrale oder dezentrale Mandatsverwaltung ebenso Regelungen zum Verfahrensablauf zu treffen, bei denen auch die Behandlung von Rückläufen (R-Transaktionen) und deren Auswirkungen auf das SEPA-Lastschriftmandat nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Die dem Lastschrifteinreicher zugeordnete Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier) und die von diesem vergebene Mandatsreferenz wird im SEPA-Datensatz über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg bis zum Zahlungspflichtigen übermittelt. Durch die so eindeutig gekennzeichneten Zahlungen kann der Zahlungspflichtige bzw. sein Kreditinstitut bei Vorlage einer SEPA-Lastschrift prüfen, ob die Belastung vereinbarungsgemäß erfolgt ist. Die aus maximal 35 Stellen bestehende Mandatsreferenz kann z. B. mit der gewohnten Personenkonten- oder Bescheidnummer belegt werden. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann ausschließlich elektronisch und einheitlich unter beantragt werden. Dort finden sich auch alle weiteren notwendigen Informationen. 22

23 Handlungsempfehlungen und Checkliste Grundsätzlich sind alle nationalen Überweisungen und Lastschriften in Euro, die innerhalb der SEPA bestehen, ab dem Ende der Migrationsfrist zum 1. Februar 2014 auf die entsprechenden SEPA-Zahlverfahren umzustellen. Deshalb gehen wir im Folgenden hauptsächlich auf die Erfordernisse einer aktiven SEPA-Umstellung in öffentlichen Verwaltungen und die damit verbundenen Handlungsfelder vor allem im Lastschriftbereich ein. Unsere Checkliste soll Sie dabei unterstützen, die für Sie notwendigen Handlungsfelder zu identifizieren.

24 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für öffentliche Verwaltungen Projekt aufsetzen sofern notwendig und noch nicht erfolgt SOFORT Bei Nutzung der Lastschrift als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen Analyse der vorhandenen IT-Systeme SOFORT BIS ENDE 2012 Angabe von IBAN und BIC in der Geschäftskorrespondenz Zukünftige Mandatsverwaltung klären IBAN und BIC in den Personenkonten- bzw. Stammdaten ergänzen Geschäftsprozesse bezüglich der notwendigen Umstellungsmaßnahmen auf die SEPA-Zahlverfahren überprüfen BIS Mitte 2013 BIS Mitte 2013 Zukünftige Gestaltung der Vorabankündigung definieren Abschluss von SEPA-Inkassovereinbarungen mit der Hausbank Überarbeitung der eigenen Bescheide und Vereinbarungen bzgl. der Integration von SEPA-Lastschriftmandaten Prüfung der möglichen Migration von vorhandenen Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für die SEPA-Basis-Lastschrift und des weiteren Vorgehens bei vorhandenen Abbuchungsaufträgen BIS BIS ENDE ENDE FEBRUAR Sukzessive Umstellung der Überweisungen und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren Überweisungen und Lastschriften können nur noch als SEPA-Zahlverfahren beauftragt werden 24

25 Unsere Handlungsempfehlungen im Detail Verwendung der neuen Kundenkennung IBAN und BIC Sachverhalt Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor. Umsetzungshinweise Zukünftige Verwendung der Kundenkennung IBAN und BIC: Bis 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR-Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA Account Converter), mit denen nationale Bestandsdaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Sachverhalt Bescheide, Vereinbarungen und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung IBAN und BIC entsprechend angepasst werden. Umsetzungshinweise In Bescheiden und Vereinbarungen müssen IBAN und BIC hinterlegt werden können. Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Bürgern bzw. Antragstellern Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. 25

26 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten: Tipps für die Kommunikation mit Bürgern und Antragstellern Sachverhalt Umsetzungshinweise Um Bürgern, Antragstellern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angeben. Die eigenen Bescheide und Vereinbarungen und die Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar Prüfung der Erreichbarkeit des Zahlungspflichtigen bei SEPA-Firmen-Lastschriften Sachverhalt Umsetzungshinweise Das SEPA-Clearer-Directory (SCL-Directory), ein Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister, dient der auto mati sierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Es besteht die Möglichkeit, mithilfe des SCL-Directory zu prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. 26

27 Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate Sachverhalt Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Lastschriftman date aus dem Einzugsermächtigungsverfahren im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (Inkrafttreten am 9. Juli 2012). Umsetzungshinweise Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel informieren und folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Dafür können auch andere Anlässe wie ein Bescheid oder dessen Änderung genutzt werden. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat ist das Datum der Information des Zahlungspflich tigen über den Verfahrenswechsel zu verwenden. Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren bei Kombimandaten Sachverhalt Umsetzungshinweise Ihnen liegen bereits Kombimandate vor und Sie möchten nun vom Einzugsermächtigungs verfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren wechseln. Sie müssen beim Wechsel auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Alternativ können Sie auch einheitlich entsprechend der Weiternutzung der Einzugs ermächtigung informieren. 27

28 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Umstellung von Abbuchungsaufträgen Sachverhalt Ihnen liegen von Bürgern oder Antragstellern Abbuchungsaufträge zum Einzug von Lastschriften vor. Rechtlich gesehen, sind das Abbuchungsauftragsverfahren und das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Umsetzungshinweise Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren scheitert des Weiteren daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht von Verbrauchern genutzt werden darf. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen sollen, SEPA-Firmenlastschrift- Mandate zwischen Ihnen und dem zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren umgestellt werden. Hierfür ist ein SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-Basis-Lastschrift durch den Zahlungspflichtigen zu erteilen. Sie müssen prüfen, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen, Selbstständige) handelt, und entsprechende SEPA-Lastschriftmandate mit Ihren Zahlungspflichtigen vereinbaren. 28

29 Vergabe einer Mandatsreferenz Sachverhalt In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann dem Bürger oder Antragsteller bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Umsetzungshinweise Die Mandatsreferenz wird vom Zahlungsempfänger individuell für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben. Länge (max. 35 Stellen) und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Zahlungsempfänger individuell festgelegt werden. Als (Sonder-)Zeichen können verwendet werden: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) / Andere Zeichen sind nicht zulässig, z. B. ä, ö, ü oder Leerzeichen. Aufbau einer Mandatsverwaltung Sachverhalt Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängen zum Beispiel davon ab, ob bestehende Stammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Bescheid-, Abo-, Versicherungsnummer); ob bei neuen Forderungs- oder Steuerarten neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind; wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind Bezug zum Bürger oder Antragsteller insgesamt (Rahmenmandat); Bezug zu einer bestimmten Veranlagungs- oder Steuerart (Einzelmandat); fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Bei der Entscheidung für eine dieser Varianten sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. 29

30 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Aufbau einer Mandatsverwaltung Rahmenmandat Vorteile eines Rahmenmandats C C C C Reduziert bei mehreren Steuer- oder Veranlagungsarten die Mandatsanzahl auf das Rahmenmandat. Zahlungspflichtiger muss nur ein SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben, das auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann. Erlaubt die Nutzung von Personenkonten- oder Bescheidnummern. Mandatsänderungen, die sich auf alle Steuer- oder Veranlagungsarten eines Bürgers oder Antragstellers erstrecken, erfordern nur die Änderung des Rahmenmandats (z. B. Änderung der Kontoverbindung). Umsetzungshinweise Nachteile eines Rahmenmandats D D D D D Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft alle Steuer- oder Veranlagungsarten des Bürgers oder Antragstellers. Zugriff auf eine zentrale Mandatsverwaltung und -pflege muss allen betroffenen Abteilungen möglich sein. Größere Sorgfalt notwendig, um die irrtümliche Einholung mehrerer SEPA-Lastschriftmandate zu vermeiden. Sofern mehr als eine Steuer- oder Veranlagungsart besteht, ist die Nutzung einer Bescheidnummer als Mandatsreferenz nicht sinnvoll. Zweites Rahmenmandat könnte erforderlich werden, falls der Zahlungspflichtige mehrere Kontoverbindungen nutzt. 30

31 Aufbau einer Mandatsverwaltung Einzelmandat Umsetzungshinweise Vorteile eines Einzelmandats C C C Der Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft nur eine Steuer- oder Veranlagungsart. Je Steuer- oder Veranlagungsart kann ein anderes Konto des Zahlungspflichtigen genutzt werden. Die Nutzung von Personenkonten- oder Bescheidnummern ist möglich. Nachteile eines Einzelmandats D D D Der Zahlungspflichtige muss je Steuer- oder Veranlagungsart ein neues SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben. Mandatsänderungen, die sich auf alle bestehenden SEPA-Lastschriftmandate eines Bürgers oder Antragstellers erstrecken (z. B. Änderung der Kontoverbindung), erfordern die Änderung aller SEPA-Lastschriftmandate in einer dezentralen bzw. zentralen Mandatsverwaltung. Mandatsverwaltung wird komplexer. 31

32 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren in öffentlichen Verwaltungen Organisation SEPA-Verantwortlichen benennen. Festlegung Zeitplan mit Entscheidung über den genauen Zeitpunkt der Umstellung (entweder gemeinsamer Umstellungszeitpunkt für SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften oder getrennte Umstellung mit teilweisem Parallelbetrieb). Interne Richtlinien schaffen oder bestehende Dienstanweisungen im Hinblick auf die Einführung und den Umgang mit den neuen Zahlungsverkehrsprodukten ergänzen. EDV-Systeme Festlegung, welche SEPA-Datenelemente (z. B. IBAN, BIC, Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz) in den Datenbestand übernommen werden müssen und welche weiteren Elemente übernommen werden sollen (z. B. prüfziffergesicherte Kundenreferenznummer nach ISO 11649:2009 oder End-to-End-Identification). Prüfung, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind; eine Umstellung auf die SEPA-Datenelemente ist erforderlich für den direkten Austausch von Zahlungsverkehrsdateien mit dem Kreditinstitut (Senden und Empfangen) und bei indirekter Verarbeitung über die Buchhaltungssoftware (Schnittstellenverarbeitung) sowie bei Übernahme aus der Buchhaltungssoftware. Prüfung der SEPA-Fähigkeit der Buchhaltungssoftware und der eingesetzten Fachanwendungen (hier sind auch Fachanwendungen zu berücksichtigen, die bei Rechenzentren geführt werden); zu prüfen ist nicht nur, ob die jeweilige Software in der Lage ist, die SEPA-Datenelemente aufzunehmen, sondern auch, ob das ISO XML-Format gelesen und verarbeitet werden kann. SEPA-Datenelemente der eigenen Bankverbindungen in die Buchhaltungssoftware und die Fachanwendungen einpflegen. Konvertierung der vorhandenen Stammdaten (sowohl im Kreditor- wie im Debitor-Bereich müssen IBAN und BIC eingepflegt werden). Nicht konvertierbare Stammdaten abfragen. Verknüpfung Mandatsreferenz mit Stammdaten und Steuer- oder Veranlagungsdaten sicherstellen. 32

33 Integration des Verzeichnisses der erreichbaren Zahlungsdienstleister der Deutschen Bundesbank (SCL-Directory) Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank ( Verwendungszweckangaben auf 140 Zeichen eingrenzen. SEPA-Textschlüssel (Purpose Codes) erfassen und Zuordnung bei der automatisierten Verbuchung von Einzahlungen anpassen. Gerade im Zusammenhang mit der eingesetzten Software sind eine rechtzeitige Planung und umfangreiche Tests sowie eine enge Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern hinsichtlich der Umstellung ausdrücklich zu empfehlen. Vordrucke und Korrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Zahlscheine und Überweisungsvordrucke auf SEPA-Vordrucke umstellen. Für Lastschriftzahlungen auf Kombimandat oder SEPA-Lastschriftmandat umstellen. Bescheide, Rechnungen und Kopfbögen mit IBAN und BIC versehen. Vordruck für Vorabankündigung entwerfen oder Ergänzungen in Bescheiden, Rechnungen etc. vornehmen. Neben den papierhaften Bescheiden, Vordrucken etc. sind auch die automatisiert hinterlegten Korrespondenzdaten und elektronischen Vordrucke anzupassen. 33