Leseprobe. Social Intranet. - Kommunikation fördern- Wissen teilen- Effizient zusammenarbeiten. Herausgegeben von Frank Wolf ISBN:

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1 Leseprobe Social Intranet - Kommunikation fördern- Wissen teilen- Effizient zusammenarbeiten Herausgegeben von Frank Wolf ISBN: Weitere Informationen oder Bestellungen unter sowie im Buchhandel. Carl Hanser Verlag, München

2 Einleitung 7 Einleitung Am 6. August 1991 veröffentlichte Tim Berners-Lee die Beschreibung eines Hypertext-Dienstes, den er World Wide Web nannte, und legte damit den Grundstein für das Internet, wie wir es heute kennen. Es dauerte noch vier Jahre, bis sich ab 1995 Internetpioniere wie Yahoo etablieren konnten und das neue Medium auch eine größere kommerzielle Bedeutung bekam. Zur selben Zeit begannen verschiedene Unternehmen, neben ersten Präsenzen im Internet, auch intern die neue Technologie zu nutzen. Das Web 1.0 hatte seinen Weg als Intranet in die Unternehmen gefunden. Der Aufstieg des Internets ging unaufhaltsam weiter. Es produzierte und produziert in atemberaubender Geschwindigkeit neue Geschäftsmodelle und Innovationen und veränderte innerhalb kürzester Zeit die Art, wie wir einkaufen, Reisen buchen, Partner fi nden, Informationen suchen oder miteinander kommunizieren. Ab 2004 wurden Inhalte immer mehr dezentral erstellt und verteilt. Unter dem Begriff Web 2.0 entsteht damit eine neue Evolutionsstufe des Internets. Zwei Jahre später beschrieb Andrew McAfee die Nutzung dieser neuen Plattformen und Ansätze innerhalb von Unternehmen und prägte damit den Begriff Enterprise 2.0 (McAfee 2006). Viele Unternehmen waren begeistert von der einfachen Technologie und begannen intern mit der Nutzung von Wikis oder Blogs zu experimentieren. Das Web 2.0 war also unaufhaltsam dabei, wie schon sein Vorgänger, das Web 1.0, seinen Weg ins Unternehmen zu fi nden. An dieser Stelle passierte etwas Merkwürdiges. Wo würde man das neue Web denn am ehesten im Unternehmen erwarten? Doch dort, wo bereits Ideen und Technologien des Internets verwendet wurden, also beim Intranet! Schaut man auf Intranet-Studien (McConnell 2010; Walters 2010) und unsere eigene Erfahrung mit vielen Kunden, kommt man zu einem anderen Schluss. Web-2.0-Anwendungen wie ein Bereichswiki oder Managementblogs werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen benutzt, nur das Intranet selbst bleibt oft außen vor und verlinkt im besten Fall auf die neuen interaktiven Anwendungen. Man könnte die Separierung des Intranets 1.0 und der Enterprise-2.0-Ansätze gelassen sehen, wenn beide für sich große Erfolge wären. Das ist aber nicht der Fall. Das klassische Intranet ist oft nicht der erhoffte Dreh- und

3 8 Angelpunkt für die unternehmensweite Kommunikation geworden. Vielmehr präsentiert es sich als unübersichtlicher Ablageplatz für alles und nichts, der durch wenige Redakteure mühsam auf der Höhe der Zeit gehalten wird. Auf der anderen Seite kämpfen Enterprise-2.0-Anwendungen, wie ein internes Wikipedia oder Blogplattformen, mit zu geringer Beteiligung, der abschätzigen Beurteilung als nicht geschäftsrelevante Spielereien oder stehen im Erfolgsfall schnell in direkter Konkurrenz mit dem Intranet. Doch es gibt Hoffnung. Beide Problemkinder können viel füreinander tun und gemeinsam Großes erreichen (Abbildung Intranet 1.0 und Enterprise 2.0: Stärken und Schwächen ). Diesen gemeinsamen Weg verstehen wir als das Social Intranet. Es begreift sich als unternehmensweite Plattform für vielfältigste Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die Mitarbeiter besser informiert, motiviert und zusammenarbeiten lässt. Ein Social Intranet ist eine hervorragende Plattform und Basis für verschiedenste Anwendungsfälle von Social Software im Unternehmen, die sich hier geschützt und schrittweise entwickeln können. Dabei kann der Startpunkt durchaus ein eher klassisches Intranet sein, in dem dann Schritt für Schritt interaktive Komponenten wie Kommentare, Ratings, Kollaborationsbereiche oder Profi le eingeführt werden. Organisationen und Mitarbeiter werden so nicht überfordert und haben genügend Zeit, sich die neuen Möglichkeiten, aber auch die Herausforderungen in Ruhe zu erschließen. Wir möchten mit diesem Buch die bislang weitestgehend getrennt betrachteten Themen Intranet 1.0 und Enterprise 2.0 zusammenbringen, als gemeinsames Konzept für ein Social Intranet darstellen und mit konkreten Beispielen greifbar machen. Warum sind wir so zuversichtlich, dass diese Vision auch tatsächlich eintreten wird? Frank Schönefeld stellt in seinem Beitrag im ersten Kapitel sechs Thesen zur Weiterentwicklung von Intranets auf. Seine erste These lautet: Zukünftige Trends im Intranet werden wie bisher durch Weiterentwicklungen des freien Webs vorweggenommen. Das Web 1.0 ist im Internet längst mit dem Web 2.0 verschmolzen. Sorgfältig redaktionierte und kontrollierte Inhalte stehen auf Nachrichtenseiten wie Spiegel Online ganz selbstverständlich neben nutzergenerierten Kommentaren, Bewertungen und Empfehlungen. Persönliche Netzwerke und soziale Beziehungen sind im Internet mittlerweile einer der wichtigsten

4 Einleitung 9 Intranet 1.0 Enterprise 2.0 Etabliert bei den Nutzern Erprobte Anwendungsfälle Budgetiert Organisatorische Einbindung Oft Nischenanwendung Anwendungsfälle häufig unklar Kosten / Nutzen Diskussion Unklare Zuordnung Einwegkommunikation Redaktion oft komplex Kommunikationslastig Anonym Ziel: 100% Redakteure Einfache Bedienung Kommunikation + Zusammenarbeit Mensch im Mittelpunkt Intranet 1.0 und Enterprise 2.0: Stärken und Schwächen Wege, über den wir uns Inhalte und Informationen erschließen. Wenn eine Nachricht wichtig genug ist, dann wird sie mich über mein Netzwerk auch fi nden. Das Prinzip des Social Intranets ist im Internet schon heute weitestgehend Realität. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis diese Realität auf breiter Front auch in den Unternehmen ankommen wird. Der Aufbau des Buches Ein Social Intranet mit all seinen technologischen, kulturellen oder inhaltlichen Aspekten ist komplex und vielschichtig. Ein Einzelner ist kaum noch in der Lage, all dieses Wissen auf sich zu vereinen. Deshalb kommen in den folgenden Beiträgen verschiedene Experten und Praxisanwender zu Wort, um einen möglichst breiten und aktuellen Erkenntnisstand mit vielen neuen Ideen darzustellen. Das Buch gliedert sich in drei Teile. Der erste Teil hat den Titel Das Intranet erfindet sich neu und führt von der Geschichte und Entwicklung der Intranets hin zu den aktuellsten Trends. Auf dem Weg zum Social Intranet heißt der zweite Teil und beschreibt in acht Kapiteln eine Vorgehensweise und wichtige Schritte bei der technischen Gestaltung und organisatorischen Einbettung eines Social Intranets. Konkrete Beispiele und Ideen

5 10 für eine inhaltliche Ausgestaltung liefert schließlich der dritte Teil unter der Überschrift Social-Intranet-Fallstudien. Zur besseren Übersicht und einfachen Einordnung der einzelnen Beiträge benutzen wir ein Social-Intranet-Vorgehensmodell (Abbildung Das Social- Intranet-Vorgehensmodell ) jeweils vor den einzelnen Beiträgen als ordnenden Rahmen. Initialisierung Grobkonzept Feinkonzept Kontinuierliche + Umsetzung Verbesserung Strategie und Change Management Inhalt und Governance Technische Plattform Freigabe für Grobkonzept Freigabe für Umsetzung Betaphase/Go-Live Das Social-Intranet-Vorgehensmodell Das Modell wird im Kapitel 3 Zwischen Planung und Improvisation der Weg zum Social Intranet eingehender beschrieben. Das Vorgehensmodell beruht auf den drei übergreifenden Arbeitspaketen Strategie und Change Management, Inhalt und Governance sowie Technische Plattform. Die Beiträge aus dem zweiten Teil Auf dem Weg zum Social Intranet konzentrieren sich vor allem auf die Arbeitspakete Strategie und Change Management sowie die Technische Plattform. Die Social-Intranet-Fallstudien in Teil 3 veranschaulichen hauptsächlich die Ausgestaltung des Arbeitspaketes Inhalt und Governance.

6 Einleitung 11 Danksagung Wir haben viel Zeit darauf verwendet, die richtigen Themen und Autoren für dieses Buch zu fi nden. Deshalb hat es uns besonders gefreut, dass fast alle unserer Wunschkandidaten spontan für dieses Projekt zugesagt haben. Ein großes Dankeschön an alle Autoren dieses Buches, die jeweils trotz vielfältigster anderer Verpfl ichtungen die Zeit für ihre Beiträge gefunden haben. Vielen Dank an Lisa Hoffmann-Bäuml und Thomas Gerhardy vom Carl Hanser Verlag für die vertrauensvolle Zusammenarbeit bei der Abstimmung und Veröffentlichung dieses Buches, an Karl-Heinz Maget für die Korrektur der Texte, an unseren Arbeitgeber die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (T-Systems MMS) und die dort aktiven Unterstützer dieses Buches: Peter Klingenburg, Dr. Frank Schönefeld, Christine Rogge, Julia Kuhnert, Thomas Köplin, Jan Kochta und für die Layoutgestaltung Patrick Schönfeld und Franziska Richter. Besonderer Dank geht an Simone Happ für die fachliche Beratung und Betreuung der Autoren und Fanny Schreiter, ohne deren unermüdlichen organisatorischen Einsatz das Buch nicht hätte realisiert werden können. Alle Einnahmen aus dem Verkauf des Buches kommen einem Bildungsprojekt für Computergrundkenntnisse in Nicaragua zugute. Wir haben dieses Projekt gewählt, weil unser Mitarbeiter Bernd Appelhans selbst über ein Jahr in Nicaragua vor Ort war und wir so eine optimale Verwendung der Mittel sicherstellen können. Das Projekt wird am Ende des Buches kurz von Bernd vorgestellt. Und nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen und viele neue Einsichten für Ihr Social Intranet! Frank Wolf Literatur McAfee, Andrew (2006): Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration. McConnell, Jane (2011): Global Intranet Strategies Survey ( ) Walters, Tim (2010): SMBs Lag Behind Enterprises In Intranet Use And Maturity. Forrester Research Report,

7 12 Das Intranet erfi ndet sich neu Das Intranet erfindet sich neu Social-Intranet-Fallstudien

8 Wer die Zukunft noch besser verstehen will, dem hilft oft ein Blick auf die Wurzeln. Ob Intranet 2.0, Social Intranet oder Digital Workplace: Es bestehen noch Unklarheiten darüber, welche Bezeichnungen sich am Ende durchsetzen werden. Sicher ist nur, dass die neuen Intranets kommen. Wie sie sich entwickeln, zeigen ein Blick zurück sowie die aktuellsten Intranet-Trends.

9 14 Das Intranet erfi ndet sich neu Kapitel 1 Frank Schönefeld Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für Innovation und Technologieentwicklung der T-Systems MMS Initialisierung Grobkonzept Feinkonzept Kontinuierliche + Umsetzung Verbesserung Strategie und Change Management Inhalt und Governance Technische Plattform Freigabe für Grobkonzept Freigabe für Umsetzung Betaphase/Go-Live Der Beitrag von Frank Schönefeld hilft vor allem in der ersten Phase eines Intranet-Projektes, die Positionierung und strategische Ausrichtung eines Social Intranets zu entwickeln.

10 Social Intranet 15 Social Intranet Die neue Rolle des Intranets für den digitalen Arbeitsplatz 1.1 Einführung Zusammenarbeit in der Prä-Internet-Ära Können Sie sich vorstellen, die Zusammenarbeit von Mitarbeitern koordinieren zu müssen ohne Intranet und ohne ? Sie sagen, das sei gar nicht möglich? Und doch ist es im Apollo-Projekt gelungen, die Arbeit von über Menschen (Timmesh 2006) zwischen 1961 und 1969 auf ein Ziel auszurichten und erfolgreich abzuschließen: that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him safely to Earth (Kennedy 1961) Aus heutiger Sicht erscheint die Leistung in der Tat noch größer, wenn wir die technischen Möglichkeiten zur Unterstützung eines derartigen Großprojektes betrachten: Es gab seit etwa 1943 Computer, sie dienten allerdings vorrangig für wissenschaftlich-technische Berechnungen und nicht für Dokumentation geschweige denn für Kommunikation. Obwohl 1962 das verteilte Buchungssystem SABRE durch IBM eingeführt wurde, was eine verteilte Buchung von Flügen von über 50 Orten gleichzeitig ermöglichte, gab es keine elektronisch unterstützten Workfl ows oder Kalenderabstimmungen (Koordination, Transaktion). Dokumente wurden mit (elektronischen) Schreibmaschinen erfasst und das Originaldokument wurde mühsam kopiert (Dokumentation, Abbildung 1.1). Kopierer waren seit den 50er-Jahren im Einsatz (Chavis 2011). Der Abschlussbericht der Apollo-8-Mission lag drei Monate nach Abschluss der Mission vor (Kooperation) (Woods/O Brien 2009). Allgegenwärtiges Kommunikationsinstrument waren das Telefon und die dazugehörige Infrastruktur (Kommunikation) wurde der erste Telekommunikationssatellit in die Umlaufbahn gebracht (Wilkerson 2004).

11 16 Das Intranet erfi ndet sich neu 1829 Erste Schreibmaschine (patentiert durch William Austin Burt) 1907 Erster photomechanischer Kopierapparat - als Rectigraph bezeichnet (Georg C. Beidler) 1941 Computer: erster funktionsfähiger & praktisch einsetzbarer programmgesteuerter elektromechanischer Digitalrechner der Welt (Konrad Zuse) Text für Mengenanfertigungen wiederverwendbar (programmierte Korrespondenz) 1964 IBM - erste elektrische Schreibmaschine mit elektronischem Textspeicher (Magnetband) 1975 Erstes Open Source Verwaltungssystem (SCCS) 1995 Erste Office-Version 1901 Erste für den Handel produzierte elektrische Schreibmaschine (Thaddeus Cahill) 1941 IBM Executive - elektrische Schreibmaschine mit angepasster Buchstabenbreite 1949 Erster Farbkopierer der Welt (Xeros) 1969 Erstes Hypertext Redaktionssystem (Wiki) 1978/79 Word Star 1.0 Vorstufe der elektronischen Textverarbeitung Entstehung eines druckähnlichen Schriftbildes Schnelle Reproduktion von Dokumenten mgl. Beginn der elektronischen Textverarbeitung. Setzt Standard für alle folgenden Textverarbeitungsprogramme. Zugänglichkeit für jedermann. Abbildung 1.1 Zeitlinie zur Herausbildung elektronischer Textverarbeitung Owen Morris, Chefi ngenieur der Mondlandefähre, bringt die Herausforderungen des Apollo-Projektes auf den Punkt (Logsdon/NASA History Division 1999, S. 15): I think the biggest challenges that we had, or at least that I, from where I saw the program, was one of communication and coordination. And trying to get communication and organization set up so that everybody understood how the program worked was probably the biggest challenge. Die NASA setzte zur Beherrschung dieser komplexen Aufgabe Strategien ein, die auch heute noch zur Strukturierung von Komplexität verwendet werden: Defi nition von weitgehend unabhängigen Teilprojekten, Matrixstruktur zur Verwaltung und Zusammenführung der Teilprojekte (Malonis 2006), extensive Programmmanagementstrukturen, unabhängige Auftragsvergabe an Industriepartner bei Wahrung von eigenständigem Wissen in den NASA-Zentren, feste, regelmäßige Termine zur Kommunikation.

12 Social Intranet 17 Aus der vorangegangenen historischen Betrachtung können allerdings die auch heute noch wesentlichen Bestandteile von Zusammenarbeit (Kollaboration) abgeleitet werden. Ohne eine feste Defi nition anzustreben, kann festgehalten werden: Wer zusammenarbeiten will, muss folgende Fähigkeiten besitzen (Abbildung 1.2): Kommunizieren (von zwei oder mehr Personen via Sprache, Bewegtbild, Text, synchron, asynchron), Koordinieren (Termine, Arbeitsabläufe, Prozesse, auf Ereignisse reagieren), Kooperieren, Ergebnisse (unter anderem Dokumente, materielle Ergebnisse) erzeugen, bewahren und (ver)teilen, Sozialisieren (Feedback, Zusammenhänge herstellen, Wichtiges verstärken Teilen, Verankern, Ausrichten). Kooperation Kommunikation Zusammenarbeit / Collaboration Koordination Sozialisation Abbildung 1.2 Elemente und benötigte Fähigkeiten für Zusammenarbeit Das Argument, dass der Aspekt der Sozialisierung in den anderen drei Aspekten beinhaltet ist oder sich automatisch ergibt, ist berechtigt. Eine Analyse von Problemen der Zusammenarbeit (Hansen 2009) zeigt allerdings, dass insbesondere Probleme der Sozialisierung (Not-Invented- Here-Syndrom, Bunkermentalität, Entdecken von Möglichkeiten, Transfer von Ergebnissen) die wahren Showstopper erfolgreicher Zusammenarbeit sind. Daher wird diese Fähigkeit explizit erwähnt.

13 18 Das Intranet erfi ndet sich neu Wir fassen noch einmal die (elektronischen, Abbildung 1.3) Möglichkeiten zur Unterstützung von Zusammenarbeit zur Zeit des Apollo-Projektes bis zur ersten Mondlandung 1961 bis 1969 zusammen: Kommunikation: Telefon, Rundschreiben, Memoranden; keine ; keine Verwendung von Videoconferencing (zumindest nicht in Form standardisierter Zusammenarbeit in Meetings etc.) zur Zusammenarbeit (obwohl 1964 das Bildtelefon kommerziell eingeführt wurde, siehe Abbildung 1.3). Koordinieren: Telefon zur Terminkoordinierung; keine elektronische Unterstützung durch Methoden wie Gantt-Diagramme und Critical-Path- Darstellungen, die zum Aufzeigen von Projektstrukturen und Abhängigkeiten von Arbeitspaketen verwendet wurden. Kooperieren: elektronische Schreibmaschine; keine Möglichkeiten, gleichzeitig gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten; Dokumentenaustausch und -zusammenführung über den normalen Postweg. Sozialisieren: Video- und Fernsehansprachen, Telefonate; Präsenzmeetings; keine Möglichkeiten für asynchrones Feedback; kein systemisches Feedback. Dahin gehend kann spekuliert werden, ob das Vorhandensein von und Intranets das Gelingen des Apollo-Projektes beschleunigt oder im Gegenteil gar gefährdet hätte? 1831 Erster Telegraph 1880 Erstes Funksprechgerät (Bell & Tainter) 1909 Übertragung von 4 Telefongesprächen auf einer einzigen Leitung mittels Hochfrequenz (Ernst Ruhmer) 1964 Erster Videotelefonanruf Mod 1 durch AT&T durchgeführt erste öffentliche Glasfaser-Telefonleitung - Telefonkonferenz mit 15 Teilnehmern eingeführt (Deutsche Bundespost) 1979 Einführung des Telefaxes durch die Deutsche Bundespost 1991 Erfindung des World Wide Web 1876 Erster für den praktischen Telefonverkehr brauchbarer Fernsprecher (Bell) 1904 Beginn der Bildtelegrafie mit Einführung des Lichtstrahls als abtastendes Mittel (Korn) Beginn der Trägerfrequenztechnik 1926 Funktelefondienst in fahrenden Zügen durch Deutsche Reichsbahn angeboten 1971 Erste vom Erfinder Ray Tomlinson verschickt 1978 Erstes Mobiltelefon erhältlich Beginn des öffentlichen 1985 Einführung der Videokonferenz durch die Deutsche Bundespost Mobilfunks Originalgetreue Übertragung von Schriftstücken etc. über das öffentliche Fernsprechnetz Abbildung 1.3 Zeitlinie zur Herausbildung elektronischer Kommunikationsdienste