Dokumentation für die software für zahnärzte der procedia GmbH Onlinedokumentation

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1 Dokumentation für die software für zahnärzte der procedia GmbH Onlinedokumentation (Bei Abweichungen, die bspw. durch technischen Fortschritt entstehen können, ziehen Sie bitte immer das aktuelle Handbuch zu Rate, das Sie unter dem Menü? mit dem Untermenü Hilfe direkt aufrufen können) o Inhaltsverzeichnis für die ersten drei Ebenen o Grundbegriffe o Beschreibung der Masken mit den Feldern und etwaigen Funktionen o Tipps, Tricks (in blau bzw. kursiv herausgestellt und > ) o Warnhinweise (in rot bzw. fett herausgestellt und (!!!) )

2 1 Zeiterfassung Auswertungen *Modul Darstellung der Arbeitszeiten Anmeldung für die Auswertungen Darstellung des angemeldeten Mitarbeiters Kontextmenü Zeiterfassung (rechte Maustaste) Anzeige für den ausgewählten Bereich (a) Auswahl: Urlaubszeit (b) Auswahl: Krankheit (c) Auswahl: Zusätzliche Arbeitszeit (d) Auswahl: Versäumte Arbeitszeit/Ausgleich (e) Auswahl: Löschen (f) Auswahl: Auswertung... (g) Auswahl Schichtmuster zuweisen (h) von 10 Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! Procedia GmbH (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten) :50

3 1 Zeiterfassung Auswertungen *Modul Die im System erfassten Anmeldungen und Abmeldungen können über eine Grafik mit den vorgegebenen Arbeitszeiten verglichen und ausgewertet werden. Überstunden und Fehlzeiten werden genauso verwaltet wie Urlaubstage und Krankheitstage. 1.1 Darstellung der Arbeitszeiten Wenn Sie den Befehl verwenden, dann öffnet sich eine Maske, in der Sie die jeweiligen Arbeitszeiten für einzelne Mitarbeiter ansehen können. Hier im Beispiel sind einmal Arbeitszeiten für einen Behandler, der schon einen Terminkalender eingerichtet hat und eine Mitarbeiterin, die keinen Terminkalender führt, dargestellt. im Fenster links sind also nur die Arbeitszeiten erfasst, die durch die An- und Abmeldungen zustande kommen. Im Fenster rechts sind die Dienstzeiten überlagert, die für den Mitarbeiter vorgesehen sind. Das geschieht in diesem Falle automatisch, weil für diesen Mitarbeiter auch ein Terminkalender für seine Behandlungstermin vorgehalten wird. Über das Popupmenü, in dem alle Mitarbeiter angezeigt sind (im rechten Bild rot umrandet), können Sie jeweils auf andere Arbeitszeitendarstellungen wechseln. Das Ansehen von Arbeitszeiten ist allen Mitarbeitern erlaubt. Sobald jedoch Änderung vorgenommen werden sollen oder Auswertungen gewünscht sind, muss man sich mit der richtigen Berechtigung in das System anmelden. 1.2 Anmeldung für die Auswertungen Alle Funktionen der Auswertung sind über den Rechtsklick abrufbar. Sobald Sie den Rechtsklick zum ersten Mal betätigen, erscheint abhängig davon, ob Sie ein RFID Lesegerät angeschlossen haben oder nicht folgende Abfrage: Procedia GmbH Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! 3 von :50 (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten)

4 Der Dialog links erscheint, wenn Sie keine Armbänder et cetera verwenden, sondern über Passworte in Form der PIN Nummer arbeiten. Der rechte Dialog erscheint, sobald ein RFID Lesegerät angeschlossen ist. Nachdem Sie die entsprechenden Eingaben vorgenommen haben, zeigt das System in einem gesonderten Fenster an, welcher Mitarbeiter derzeit angemeldet ist. Gleichzeitig wird eine Prüfung vorgenommen, ob in den Angaben zum Mitarbeiter in dem Bereich Berechtigung das Kontextmenü (rechte Taste) für den Auswertungsbereich freigeschaltet ist. > Wenn Sie keine Berechtigung für das Menü haben, obwohl sie das eigentlich ausführen sollen, dann wenden Sie sich an Ihren Administrator. Dieser kann Ihnen unter Pflege Mitarbeiter die entsprechende Berechtigung nach Eingabe des Administrator Passwortes freischalten. 1.3 Darstellung des angemeldeten Mitarbeiters Das folgende Fenster erscheint dauerhaft im System, sobald sich ein Mitarbeiter für eine Berechtigung im System angemeldet hat: Dieses Fenster bedeutet, dass derjenige, der gerade vor dem Computer sitzt und damit arbeitet, sämtliche Berechtigungen zur Verfügung hat, die für Dr. Kessler (in diesem Fall) vorgesehen sind. Wenn Sie den Bildschirm verlassen, dann sollten Sie sich abmelden. Wenn ein anderer Mitarbeiter den Bildschirm übernimmt, so kann dies schnell und einfach über den Knopf Mitarbeiterwechsel geschehen. Wenn für Sie die Berechtigung, das Kontextmenü der Zeiterfassung zu benutzen, eingetragen ist. So erhalten sie das auch. 4 von 10 Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! Procedia GmbH (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten) :50

5 Wenn Sie die Berechtigung nicht haben, dann erscheint folgende Meldung: Verfahren Sie dann gemäß den Hinweisen der entsprechenden Warnmeldung. 1.4 Kontextmenü Zeiterfassung (rechte Maustaste) Um das Kontextmenü zu sehen, müssen Sie die entsprechende Berechtigung als Mitarbeiter haben. Darauf ist im vorangegangenen Text hinreichend hingewiesen worden. Nach dem Aufruf des Menüs erscheint folgendes: Procedia GmbH Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! 5 von :50 (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten)

6 1.4.1 Anzeige für den ausgewählten Bereich (a) Hier werden der Startzeitpunkt und die Dauer des ausgewählten Bereichs (roter Kasten) angegeben Auswahl: Urlaubszeit (b) Tag ,5 Tag Bestimmen Sie durch dieses Menü, ob der vorher ausgewählte Bereich (roter Kasten) als Urlaubszeit für den Mitarbeiter eingetragen werden soll. Der Urlaub wird in der Auswertung mit dem zur Verfügung stehenden Urlaub, der beim Mitarbeiter eingetragen wurde, verrechnet. Urlaubszeiten wenn in der Farbe türkis gekennzeichnet. Wenn für den markierten Bereich ein ganzer Urlaubstag angerechnet werden soll, verwenden Sie diese Option. Wenn für den markierten Bereich ein halber Urlaubstag angerechnet werden soll, dann verwenden Sie 0, Auswahl: Krankheit (c) Durch dieses Menü können Sie den ausgewählten Bereich als Krankheitstag markieren. Krankheitstage werden ebenfalls in der Auswertung geführt und aufgerechnet. Krankheitstage wenn in der Farbe gelb gekennzeichnet. 6 von 10 Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! Procedia GmbH (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten) :50

7 Tag ,5 Tag Sollte der Mitarbeiter den ganzen Tag fehlen, so können Sie hier einen Krankheitstag anrechnen. Die Option 0,5 Tag steht zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter nach dem Beginn der Arbeit gehen muss oder später zum Dienst kommt Auswahl: Zusätzliche Arbeitszeit (d) Wenn der Mitarbeiter Zeiten abgeleistet hat, die nicht mit seinem Dienstplan übereinstimmen, so können Sie entscheiden, ob diese Zeiten als zusätzliche Arbeitszeit (Überstunden) gewertet werden können, weil Sie angeordnet worden ist. Markieren Sie den gewünschten Bereich und ordnen Sie die Option zusätzliche Arbeitszeit zu. Zusätzliche Arbeitszeiten werden in der Farbe grün dargestellt Auswahl: Versäumte Arbeitszeit/Ausgleich (e) Auswahl: Löschen (f) Wenn ein Mitarbeiter die vorgesehene Arbeitszeit nicht erfüllt, so können Sie hiermit markieren, dass die Zeit als Fehlzeit bzw. Ausgleich für geleistete Mehrarbeit (siehe zusätzliche Arbeitszeit) gilt. Diese Zeiten werden in der Farbe rot dargestellt. Über die Auswahl löschen, können Sie den markierten Bereich löschen. Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen Sie können den ausgewählten Bereich jedoch sofort nach dem Löschen wieder mit einer Anderen Kennung (bspw. Arbeitszeit) markieren Auswahl: Auswertung... (g) Ihre Arbeitszeitendarstellung kann zum Beispiel für einen Mitarbeiter wie folgt aussehen: Procedia GmbH Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! 7 von :50 (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten)

8 o o o o o a- Blau sind dabei die Arbeitszeiten, die automatisch durch das An- und Abmelden registriert wurden. b- Gelb sind die Kranktage, die als halbe oder ganze Tage eingetragen werden können. Wie Sie an diesem Beispiel gut sehen können, kann auch ein Bereich über alle Schichten hinweg komplett eingefärbt werden. D.h. sie müssen keine getrennten Balken für vormittags und nachmittags einzeichnen. Dies gilt übrigens auch für andere Markierungen. c- Türkies werden die Urlaubstage eingezeichnet. Auch diese können über die Schichten hinweg in einer Markierung eingezeichnet werden. Sie bestimmen selbst, ob ein halber oder ganzer Urlaubstag angerechnet wird, indem Sie das entsprechende unter Menü anwählen. d- Rot sind die Fehlzeiten dargestellt, bzw. auch die Zeiten, die als Ausgleich für Mehrarbeit herangezogen werden. e- Grün sind die Zeiten dargestellt, die als zusätzliche Arbeitszeit vom Vorgesetzten anerkannt wurden. Die entsprechende Auswertung dazu sieht wie folgt aus: 8 von 10 Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! Procedia GmbH (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten) :50

9 Sie können den Stichtag oben ändern und durch Return neu berechnen lassen, wie die Auswertung dann aussieht. Mit dem Druckersymbol kann die Auswertung ausgedruckt werden: Auswahl Schichtmuster zuweisen (h) Wenn der entsprechende Mitarbeiter keinen Terminkalender für Patienten Termine führt, so können Sie die Arbeitszeiten trotzdem im System eintragen. Dazu bedienen sie sich der Schicht Muster, die sie schon für den Terminkalender verwenden, oder sie legen eine neue Schicht Muster an, dass für diesen Mitarbeiter passt. Diese Vorhandensein Muster können dann über das folgende Popupmenü aufgerufen werden bzw. über die Funktion individuell Procedia GmbH Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! 9 von :50 (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten)

10 kann genau wie beim Terminkalender selbst ein individueller Arbeitszeitplan für eine Woche oder einen bestimmten Tag eingerichtet werden. Sobald Sie den entsprechenden Menüpunkt angewählt haben, wird die Schicht unverzüglich in der Woche aktiviert und eingezeichnet, in der sie das Popupmenü mit der rechten Maustaste bedient haben. Danach kann man auch der soll - ist Vergleich stattfinden und die Auswertung wird entsprechend korrekt geführt. 10 von 10 Beschriebenen Funktionen können zu kostenpflichtigen Softwaremodulen gehören! Procedia GmbH (Vervielfältigung jeglicher Art nur mit schriftlicher Genehmigung der Procedia GmbH, Irrtum und technischer Fortschritt vorbehalten) :50